PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DI SUKU DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA, DAN KEHUMASAN PADA KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT DENGAN MENGGUNAKAN METODE ENTERPRISE ARCHITECTURE Nikko Bina Nusantara University, Jakarta, 087889996169, norumasu@yahoo.com David Ricardo Bina Nusantara University, Jakarta, 08389639047, ricardositorus75@gmail.com Yoga Sena Wahyu Hutama Bina Nusantara University, Jakarta, 085727159990, yogasena7@gmail.com Bernadus Gunawan Sudarsono, S.T., M.Kom Abstract RESEARCH OBJECTIVES, is to make strategic planning and information technology systems by analyzing information systems and technology that runs on the sub-communication Information West Jakarta Administration.. The METHODS used is the study of literature and field studies. Methods of literary Methods of literary study contains activities to collect materials such as reference or reference scientific books and other reference materials. Methods of field studies conducted by interview and observation. ANALYSIS is done by using the method of enterprise architecture, PEST. The RESULTS to be achieved in this research is to produce a system of strategic planning and information technology to help Sub Communication Information in order to improve the performance effectively and efficiently serve the community in West Jakarta. The CONCLUDE that with the design of a system of strategic planning and information technology is expected to make the sub-communication Information West Jakarta Administration can provide better services to the people of West Jakarta. Keywords: strategic planning, information systems, information technology, methods of Enterprise Architecture Abstrak TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk membuat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan cara menganalisis sistem dan teknologi informasi yang berjalan pada Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat. METODE PERANCANGAN yang digunakan adalah metode studi kepustakaan dan studi lapangan. Metode studi kepustakaan berisi tentang kegiatan mengumpulkan bahan-bahan referensi atau acuan seperti buku-buku ilmiah dan bahan referensi lainnya. Metode studi lapangan dilakukian dengan wawancara dan pengamatan. ANALISIS dilakukan dengan menggunakan metode enterprise architecture, PEST. HASIL YANG INGIN DICAPAI dalam penelitian ini adalah menghasilkan sebuah perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk membantu Sudin Kominfomas agar bisa meningkatkan kinerja secara efektif dan efisien dalam melayani masyarakat Jakarta Barat. SIMPULAN bahwa dengan adanya perancangan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi diharapkan mampu menjadikan Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat dapat memberikan pelayanan yang lebih baik untuk masyarakat Jakarta Barat. Kata Kunci : Perencanaan strategi, sistem informasi, teknologi informasi, metode Enterprise Architecture
PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan sistem informasi saat ini telah mengalami pertumbuhan yang sangat pesat. Hal ini mengakibatkan timbulnya persaingan yang semakin ketat baik pada suatu organisasi. Oleh sebab itu, banyak organisasi yang memulai memanfaatkan penerapan sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk membantu dan mendukung organisasi dalam melayani pelayanan yang lebih optimal. Seperti yang diketahui Suku Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan di Kota Adminsitrasi Jakarta Barat (Sudin Kominfomas) adalah sebuah unit / departemen yang bertugas menyampaikan informasi kepada masyarakat maupun kepada organisasi lainnya. Dalam penyampaian informasi kepada masyarakat maupun organisasi lain masih ditemukan permasalahan dalam pengolahannya, seperti sistem informasi yang belum terintegrasi dengan baik, pemanfaatan sumber daya yang tidak tepat dalam memenuhi kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi. Dengan adanya perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi yang matang dan tepat, maka akan menghasilkan sebuah informasi yang baik, tepat, dan sesuai dengan kebutuhan. Sehingga akan mendukung setiap proses fungsi organisasi yang ada didalam Suku Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat (Sudin Kominfomas) untuk melaksanakan kegiatannya. Dari permasalahan diatas, dibutuhkan perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi dengan metode enterprise architecture. Sehingga mampu memanfaatkan sistem dan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas operasi organisasi sekaligus upaya mengurangi redudansi antara sistem dan teknologi informasi, menggunakan kembali informasi dan komponen software, pemilihan solusi dan teknologi baru secara efektif. Oleh karena itu ingin disusun skripsi yang berjudul Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Di Suku Dinas Komunikasi, Informatika Dan Kehumasan Pada Kota Administrasi Jakarta Barat Dengan Metode Enterprise Architecture. Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan penelitian ini yang berhubungan dalam penulisan skripsi, agar lebih terarah dan fokus pada tujuan yang ingin dicapai. Berikut ruang lingkup pembahasan penelitian yang berhubungan dengan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi ini, meliputi : 1. Analisis data, informasi serta teknologi informasi yang ada pada Suku Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk meningkatkan proses penyebaran dan pengolahan informasi. 2. Penyusunan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi Suku Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat pada proses penyebaran dan pengolahan informasi. 3. Memberikan sebuah rekomendasi solusi perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. 4. Sistem pengolahan dan penyebaran informasi masyarakat di wilayah Jakarta Barat. Dengan ruang lingkup penelitian ini, diharapkan penyusunan skripsi lebih terarah dan fokus, sehingga dapat membantu mengatasi masalah yang terjadi pada Sudin Kominfomas. Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian dari perencanaan strategi sistem informasi pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Membuat perencanaan strategi sistem informasi Suku Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat agar data, berita, informasi bisa diakses dengan mudah oleh masyarakat/media massa. 2. Mengimplementasikan perencanaan strategi sistem informasi Suku Dinas Komunikasi, Informasi, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat dalam peningkatan sarana, prasana dengan menggunakan metode EA.
3. Memberikan sebuah solusi sistem dan teknologi informasi yang bersifat strategis agar dapat memberikan dampak yang maksimal. Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Memiliki perencanaan strategi sistem informasi untuk Suku Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat dalam menyediakan akses data, berita, serta informasi untuk masyarakat/media massa. 2. Memiliki hasil perencanaan strategi sistem informasi yang digunakan sebagai salah satu cara untuk meningkatkan sarana, prasana komunikasi dan informatika. 3. Mencapai visi dan misi Suku Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat agar lebih terstruktur karena didukung oleh perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. 4. Membantu Suku Dinas Komunikasi, Informatika dan, Kehumasan Kota Administrasi Jakarta Barat dalam memberikan dan mengolah informasi. METODE PENELITIAN Metode penelitian terdiri dari studi kepustakaan, studi lapangan, dan studi analisis. Studi kepustakaan berisi tentang kegiatan mengumpulkan bahan referensi seperti buku-buku ilmiah, dan bahan referensi lainnya yang mempunyai kaitan dengan topik skripsi ini. Studi lapangan dilakukan dengan cara melakukan wawancara dan pengamatan. Dan metode analisis dengan menggunakan metode enterprise architecture dan analisis PEST. HASIL DAN BAHASAN A. Goals and Initiatives Dengan menggunakan analisis SWOT dan PEST (Politic, Economic, Social, Technology) ditemukan peluang dan kekuatan yang dimiliki oleh Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat. Dengan adanya peluang dan kekuatan dapat membentuk sebuah strategi yang akan dipakai untuk peningkatan kinerja organisasi selama beberapa tahun ke depan. Dan beberapa faktor dari internal dan eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi. B. Product and Services Karena adanya penambahan dan perubahan pad sistem dan teknologi informasi yang diusulkan, maka terdapat perubahan aktivitas pada proses perizinan pos dan telekomunikasi, serta kliping pada Sudin Kominfomas. Dengan harapan dapat meningkatkan kinerja secara efektif dan efisien. C. Data and Information Pada proses perizinan pos dan telekomunikasi, serta pembuatan dan penyebaran kliping mengalami perubahan pada penyimpanan data dan informasi di seksi Postel dan Kehumasan. Karen masih menggunakan kertas atau dokumen untuk menyimpan data dan informasu yang dapat menyebabkan masalah seperti kehilangan data, rusak atau memakan waktu yang lama dalam pencarian data yang diinginkan. Oleh karena itu, diusulkan penggunaan database dalam penyimpanan data dan informasi, sehingga dapat mengintegrasikan sistem pada organisasi. D. System and Application Dengan diterapkannya future architecture yang menyebabkan usulan pada perubahan sistem di seksi Postel yang digunakan untuk proses perizinan pos dan telekomunikasi kepada masyarakat. Dan sistem e- kliping yang digunakan oleh seksi Kehumasan untuk menyebarkan kliping dengan cara meng-upload kliping tersebut yang ditujukan kepada Kelurahan, Kecamatan dan Walikota di Jakarta Barat.
E. Network and Infrastructure Pada bagian network and infrastructure mengalami perubahaan yang mendukung sistem dan teknologi informasi untuk jangka waktu beberapa tahun kedepan. Seperti perubahaan dan penambahan hardware dan software, serta tata letak untuk ruang controlling server. F. Security / Standard / Workforce Pada bagian keamanan, diusulkan perubahan keamanan operasional fisik dengan menggunakan CCTV, petugas keamanan 24 jam. Dengan adanya standar yang diusulkan seperti penggunaan technology forecast yang diharapkan mampu mendukung teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi. Sedangkan pada usulan workforce lebih menekankan dalam perekrutan pegawai yang lebih selektif untuk menghasilkan calon pegawai yang lebih berkualitas sesuai dengan bidang yang dibutuhkan organisasi. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dengan dilakukannya analisis menggunakan metode Enterprise Architecture pada Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat, maka didapatkan kesimupulan sebagai berikut: 1. Perencanaan pengembangan sistem dan teknologi informasi ini diharapakan dapat memberikan hasil yang efektif dan efisien untuk proses perizinan pos dan telekomunikasi, serta pembuatan dan penyebaran kliping. 2. Setelah melakukan analisis current architecture, ditemukan masalah yang terjadi pada proses perizinan pos dan telekomunikasi, serta penyebaran kliping seperti sistem yang belum terintegrasi yang menyebabkan masalah dalam ketidak transparan alur informasi dalam pengawasan proses yang dilakukan, tempat penyimpanan data yang masih menggunakan kertas atau dokumen yang dapat menyebabkan kehilangan, kerusakan, dan pencarian data yang dapat mempengaruhi penyelesaian proses tersebut, serta penggunaan sumber daya yang tidak efektif dan efisien. 3. Berdasarkan lingkup metode Enterprise Architecture, strategi yang diusulkan sebagai acuan Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat dalam hal mengintegrasikan sistem, mengamankan jaringan, membantu menganalisis kebutuhan jaringan infrastruktur yang mendukung sistem dan teknologi informasi yang diusulkan, rencana strategi kemanan, perancangan standar sistem dan teknologi yang akan digunakan, memberikan usulan perekrutan dan pengembangan karyawan, serta membantu organisasi agar mempunyai perencanaan tersturuktur dalam masa transisi dari current architecture ke futurue architecture. Saran Berikut adalah saran yang diperuntukan kepada Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakrata dalam mengimplementasikan usulan future architecture, sebagai berikut: 1. Agar memperoleh hasil dari perencanaan strategi sistem dan teknologin informasi yang diusulkan, maka Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat agar melakukan pengimplementasian future architecture yang diusulukan. 2. Jika future architecture sudah diterapkan organisasi yang menyangkut sistem dan teknologi informasi, maka diperlukan maintenance dan pengembangan sesuai dengan kebutuhan Sudin Kominfomas Kota Administrasi Jakarta Barat. 3. Memberikan pelatihan kepada pegawai pada saat sistem baru yang diusulkan mulai diterapkan organisasi, sesuai dengan bagian yang dikerjakan dimana diharapkan hasil penerapannya mampu berfungsi secara maksimal sesuai dengan hasil rancangan future architecture. 4. Membuat Team Project Program EA dalam penerapan future architecture. 5. Melakukan Evaluasi dari hasil penerapan future architecture pada Sudin Kominfomas Kota Adminsitrasi Jakarta Barat.
REFERENSI Bernard, A. S. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. Pennsylvania: Authorhouse. Depdikbud, (1998). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems, Edisi ke-12. New York: McGrawHill/Irwin Companies,inc. Mathiasen, L., Munk-Madsesn, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object-oriented Analysis & Design. Aalborg-Denmark: Marcko Publishing. Mulyadi. (2001). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke-3. Yogyakarta: Universitas Gajah Mada. Rainer, R., & Cegielski, C. (2011). Introduction to Informastion System : Enabling and Transforming Business. MA, USA: Wiley. Rangkuti, Freeddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Satzinger, W, J., Jackson, B, R., Burd, D, S.(2005). System Analysis and Design in a Changing World. Cengage Learning, Inc., US. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly, Jr; Potter, Richard E. (2003). Introduction to Information Technology, Edisi ke-2. John wiley & sons, New-York. Ward,John. Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System. Edisi ke-3. Chichester: John Willey & Sons, Buffins Lane. Whitten, J., & Bantley, L. (2007). System Analysis and Design Method. California: McGraw Hill. RIWAYAT PENULIS Nikko lahir di kota Jakarta pada 09 November 1993. Nikko menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015. David Ricardo lahir di kota Jakarta pada 08 Juli 1993. David Ricardo menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015. Yoga Sena Wahyu Hutama lahir di kota Jakarta pada 18 Oktober 1993. Yoga Sena Wahyu Hutama menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem informasi pada tahun 2015.