PERANCANGAN DATABASE UNTUK MENGELOLA DATA PENJUALAN, PENGGAJIAN DAN MENGHITUNG KOMISI KARYAWAN PADA PT.BERLIAN KOMPUTER UTAMA Kevin, Okky Nanda Imawan, Devy Ratnasari, Eka Miranda School of Information Systems Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 Susatiokevin@yahoo.com, bleach_organic@hotmail.com, dvnbii@gmail.com, ekamiranda@binus.ac.id ABSTRACT This major project explain about design the database on PT. Berlian Komputer Utama which located at Jakarta. The scopes in this major project are related with managing sales data, payroll and calculate commissions. The purpose of this research is to design a database to manage the data and create sales reports, payroll and commissions. The method of analysis is purpose identification and database design, collection data method which use is sampling, and developing database model with design method of database life cycle Connoly and Beg(2010). The results achieved in this major project is a database design that minimizes redundancies, help in recording transactions was walking along activities commission calculation and payroll employees who help business processes running. ABSTRAK Penelitian ini membahas mengenai rancangan database pada PT. Berlian Komputer Utama yang terletak di Jakarta. Ruang lingkup yang bahas berkaitan dengan Penjualan, Penggajian, dan Perhitungan Komisi. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang database untuk mengelola data dan membuat laporan penjualan, penggajian dan komisi. Adapun metode penelitian yang digunakan meliputi: analisa kebutuhan dan perancangan database, Metode pengumpulan data dengan pengambilan contoh/ sampling, dan Metode pengembangan rancangan database dengan pendekatan Database Application Life Cycle (Connoly & Begg, 2010). Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah rancangan database yang meminimalkan redudansi, membantu dalam pencatatan transaksi yang sedang berjalan berserta kegiatan perhitungan komisi dan penggajian karyawan yang membantu proses bisnis berjalan. Kata Kunci : Database, DBMS, Penjualan, Penggajian, Komisi.
Pendahuluan Sistem berbasis komputer kini menjadi kebutuhan pokok dalam memenuhi kebutuhan kita sehari-hari. Contohnya banyak pekerjaan suatu institusi atau perusahaan untuk menyelesaikan suatu masalah menggunakan komputer, seperti memeriksa persediaan barang dan banyak lainnya. Namun dibalik itu masih banyak yang belum menfaatkan secara optimal sistem berbasis komputer untuk perusahannya, seperti proses bisnis yang terdapat pada PT. Berlian Komputer Utama, meskipun mengusung nama PT (Persereoan Terbatas) yang identik dengan perusahaan besar. Perusahaan sudah terkomputerisasi hanya
saja masih menggunakan spreadsheet (Ms. Excel) tetapi perusahaan belum menggunakan database untukmengelola data. Dari permasalahan ini, penulis memberikan solusi dengan membangun sebuah aplikasi database untuk menampung dan mengelola data yang terdapat pada PT. Berlian Komputer Utama, yang terkait dengan megelola data penjualan,penggajian serta perhitungan komisi karyawan. Penulisan yang terkait dengan masalah pada modul Administrasi Pembelian, dan Penjualan di mana pengelolaannya masih menggunakan spreadsheet, lalu penyimpanan dokumen secara manual, dan data yang tidak terintegrasi telah dilakukan pada penelitian sebelumnya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pembelian, Penjualan dan Penggajian Oleh Heru Prasetya (2010). Penulisan lainnya yang masih terkait dengan skripsi ini dilakukan oleh David Reinhard (2004),dengan judul Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang Mobil dan Sepeda Motor pada Toko Utama Motor Gorontalo tanpa menggunakan metode The Database System Development Life Cycle sedangkan kami menggunakan The Database System Development Life Cycle sebagai metode perancangan. Pada penulisan ini, kami menambahkan modul Penggajian dan Perhitungan Komisi pada Karyawan yang digunakan untuk menghitung komisi setiap penjualan barang pada bagian Sales, kemudian digunakan untuk menghitung jumlah gaji karyawan tersebut dan selain itu penulis juga membuatnya dalam suatu aplikasi database. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan ini terdiri dari beberapa tahap, antara lain : Analisa Kebutuhan Pengumpulan data yang berkaitan dengan penjualan, penggajian dan perhitungan komisi. Tehnik pengumpulan data yang digunakan : a. Studi Pustaka Penulis menggunakan buku-buku sebagai referensi yang dapat menunjang terhadap penulisan skripsi ini. b. Survey Pada analisa kebutuhan ini, penulis melakukan survey ke PT. Berlian Komputer Utama untuk dapat melakukan pengamatan proses bisnis yang ada beserta pengumpulan data yang akan dibutuhkan. c. Wawancara Penulis melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang bersangkutan dengan penulisan ini, seperti dengan Bagian Penjualan pada PT. Berlian Komputer Utama untuk mengetahui proses bisnis penjualan. d. Observasi Penulis mengumpulkan data dengan mengadakan pengamatan langsung ke PT Berlian Komputer Utama, dan mencatat aspek-aspek yang telah diobservasi. Perancangan Database Dalam merancang database ini, penulis menggunakan pendekatan The Database Application Life Cycle menurut Connoly yang terdiri dari: - Database planning - System Definition - Requirement Collection and Analysis - Database Design - DBMS Selection - Application Design - Prototyping - Implementation - Data Conversion and Loading - Testing
- Operation Maintenance Hasil dan Bahasan Berdasarkan tujuan yang diuraikan oleh penulis yaitu untuk mengurangi redudansi data, hal ini dapat dibuktikan dengan adanya normalisasi yang dilakukan terhadap model database yang ada untuk mengurangi redudansi data. Sebelumnya, PT Berlian Komputer Utama menggunakan Sistem Spreadsheet yang kemudian diubah menjadi Sistem Database dengan User Interface yang friendly hal ini dapat dilihat pada 4.4 Setelah perancangan Sistem Database dapat membuat laporan penjualan dan penggajian. Gambar 1 ERD setelah normalisasi
Simpulan dan Saran Gambar 2 Contoh User Interface Nota Pemesanan Setelah pembahasan-pembahasan dalam perancangan database untuk mengelola data penjualan, penggajian dan menghitung komisi karyawan yang terdapat pada PT. Berlian Komputer Utama, maka kesimpulan yang didapat : 1. Model database yang dibuat menghubungkan tabel yang satu dengan yang lain melalui Primary Key dan Foreign yang ada pada masing-masing tabel 2. Normalisasi dilakukan terhadap model database yang ada untuk mengurangi redudansi data. 3. Rancangan user interface dibuat untuk memudahkan user dalam mengelola data (insert, update, delete) 4. Model database ini mendukung dalam pembuatan laporan pada kegiatan Penjualan, Penggajian, dan Perhitungan Komisi sehingga membantu dalam kegiatan proses bisnis. Saran yang diberikan agar kedepannya PT. Berlian Komputer Utama dapat lebih mudah dalam mendukung perkembangan maupun proses bisnis pada perusahaan. Berikut saran yang penulis berikan : 1. Melakukan evaluasi terhadap sistem yang sudah diimplementasi. 2. Memperluas batasan sistem definisi atau ruang lingkup pada perancangan database selanjutnya, sehingga mencakup setiap divisi-divisi yang berada pada perusahaan tersebut 3. Melakukan backup data terhadap sistem setiap beberapa bulan sekali, untuk mencegah hal yang tidak di inginkan 4. Melakukan pemeliharaan serta evaluas sistem saat ini maupun mendatang dan melakukan pembaharuan pada sistem sesuai perkembangan dan kebutuhan data. Diadakannya pelatihan kepada karyawan dalam menerapkan sistem sehingga pada nantinya saat implementasi akan berjalan maksimal. Referensi David Reinhard (2004), Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang Mobil dan Sepeda Motor pada Toko Utama Motor Gorontalo Heru Prasetya (2010), Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pembelian, Penjualan dan Penggajian
Riwayat Penulis