ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG PADA PT. SUMBER SEHAT BERBASIS WEB Shienita Senjaya; Olivia; Putri Indah Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480. Shienita_5566@yahoo.com; Olivia.hioe@yahoo.com; putri.iindah@yahoo.com ABSTRAK The purpose of this research is analyzing all the necessary information to support the operations of the company that is in the system of sales, purchasing, inventory including the product data, design the database system, make an application for aid operations and reduce the rate of errors that may occur due to the recording of data in each transaction at PT. Sumber Sehat. Research methods used in designing the database system are: the collection and analysis of needs (interviews, examination of documents), conceptual database design, logical database design, physical database design, DBMS selection and implementation. The outcome of this research is a database application system consisting of conceptual design, logical, physical. The results of the application of the database system can improve the performance of the company as well as the user's security access. The conclusions of this study was the presence of a database system sales, purchasing, and inventory, then the transaction process in PT. Sumber Sehat will be easier and more efficient in terms of time. Keyword: Database, Sales, Purchase, Inventory ABSTRAK Tujuan penelitian adalah menganalisi segala kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan yakni dalam sistem penjualan, pembelian, persediaan barang hingga pendataan produk, merancang sistem basis data, membuat aplikasi untuk membantu kegiatan operasional dan mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin terjadi karena pencatatan data dalam setiap transaksi yang dilakukan secara manual pada PT. Sumber Sehat. Metode Penelitian yang digunakan dalam merancang sistem basis data tersebut adalah : pengumpulan dan analisa kebutuhan (wawancara, pemeriksaan dokumen), perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, perancangan basis data fisikal, pemilihan DBMS dan implementasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi sistem basis data yang terdiri atas rancangan konseptual, logikal, fisikal. Hasil dari aplikasi sistem basis data dapat meningkatkan kinerja perusahaan serta keamaan pengguna dalam mengakses. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem basis data penjualan, pembelian, dan persediaan
barang, maka proses transaksi pada PT Sumber Sehat akan berjalan lebih mudah dan efisien dari segi waktu. Kata kunci: Basis Data, Penjualan, Pembelian, Persediaan Barang PENDAHULUAN Saat ini, perkembangan Teknologi Informasi sangat berperan dalam kegiatan bisnis, baik untuk individual maupun perusahaan, khususnya dalam mengelola data yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya perusahaan yang menggunakan sarana informasi untuk menghadapi persaingan di dunia bisnis. Bagi perusahaan, basis data digunakan sebagai media penyimpanan dan mengelola data dalam jumlah besar sehingga dapat terintegrasi dengan baik. Hal ini dapat diwujudkan dengan pembentukan sistem persediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan. PT Sumber Sehat adalah bisnis yang bergerak di bidang farmasi dan kesehatan. Setiap harinya, banyak transaksi jual beli yang di lakukan oleh PT Sumber Sehat, seperti transaksi pembelian ke pemasok dan penjualan ke konsumen dalam jumlah yang besar, sehingga banyak data yang harus dikelola agar memudahkan kegiatan jual beli tersebut. Namun, PT Sumber Sehat belum memiliki sistem basis data yang baik karena masih menggunakan sistem transaksi tradisional yang belum terintegrasi dengan baik dan tentunya akan menjadi lebih baik dengan adanya sistem basis data sehingga redundansi data beserta masalah-masalah yang terkait dapat dikurangi. Berhubungan dengan masalah diatas, penelitian ini dilakukan untuk merancang sistem database dan sistem penjualan berbasis web yang dapat membantu PT Sumber Sehat dalam mengelola inventory data dan sistem penjualan sehingga menjadikan bisnis yang dijalankan lebih transparan. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan database berbasis website adalah sebagai berikut: (1) membuat sistem yang lebih efisien untuk menyimpan dan mengolah data-data yang ada; (2) merancang sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan barang pada PT Sumber Sehat dengan meminimalkan masalah yang ada; (3) data menjadi lebih terintegrasi sehingga mengurangi masalah yang terjadi pada proses pembelian, penjualan, dan persediaan stok barang; (4) keamanan data menjadi lebih terjamin karena tidak semua user mendapatkan hak akses untuk mengelola data; (5) mempercepat dan mempermudah admin dalam melakukan
pencatatan persediaan stok barang, serta keluar-masuknya barang; (6) memudahkan pembelian dimana sistem berjalan secara online. Studi Pustaka Data Data dan menurut Indrajani (2011:2), data memiliki beberapa definisi yaitu sebuah fakta atau observasi mentah mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis, atau lebih khususnya, data merupakan ukuran obyektif atribut (karakteristik) dari sebuah entitas seperti orang, tempat, benda, ataupun kejadian. Basis Data dan Sistem Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010:15), basis data adalah kumpulan data yang berelasi secara logikal beserta deskripsinya, yang di desain untuk memenuhi kebutuhan informasi sebuah organisasi. Sedangkan, sistem basis data merupakan kerangka dasar dari sistem informasi yang mendasari perubahan cara beroperasinya perusahaan. Sistem basis data juga merupakan bagian terpenting dalam pendefinisian koleksi data dari sebuah program aplikasi yang berinteraksi dengan basis data, bersamaan dengan DBMS (Database Management System) dan basis datanya. Dalam hal ini, sistem basis data dapat dikatakan sebagai perkembangan yang sangat penting dalam bidang software engineering. Siklus Hidup Aplikasi Basis Data Basis data merupakan komponen dasar dari sebuah sistem informasi dan pengembangan serta penggunaannya sebaiknya dipandang dari perspektif kebutuhan-kebutuhan organisasi yang besar. Oleh karena itu, siklus hidup sebuah sistem informasi organisasi berhubungan dengan siklus hidup sistem basis data yang mendukungnya. Oleh karena itu, perancangan basis data sangatlah penting untuk mendukung obyektifitas dan operasi-operasi sebuah perusahaan. Siklus hidup aplikasi basis data menurut Connolly (2010 : 263), terdapat 11 langkah, yaitu: Database Planning, System Definition, Requirements Collection and Analysis, Database
Design, DBMS Selection (Optional), Application Design, Prototyping (Optional), Implementation, Data Conversion and Loading, dan Testing, Operational Maintenance. Berikut adalah gambar Siklus Hidup Aplikasi Basis Data Gambar 1. Siklus Hidup Aplikasi Basis Data (Sumber: Connolly (2010:264)) Penjualan, Pembelian, dan Persediaan Menurut Mulyadi (2001:202), kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam sistem penjulan secara tunai,
barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Menurut Mulyadi (2001:300), Sistem Pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Menurut Mulyadi (2001:553), Sistem Persediaan Barang bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. METODE Digunakan beberapa metode dalam proses perancangan sistem basis data PT Sumber Sehat yaitu dengan menggunakan konsep Database System Development Lifecycle,diantaranya : (1) kebutuhan perusahaan diidentifikasi dan dianalisa agar sistem basis data yang dibuat sesuai dengan keinginan perusahaan; (2) definisi sistem PT Sumber Sehat dianalisa dari semua supplier, konsumen serta distributor yang memasarkan produk-produk; (3) dilakukan analisis kebutuhan dengan metode wawancara kepada staff dari masing-masing pihak yang berhubungan; (4) dilakukan proses desain basis data dengan pendekatan campuran; (5) memilih sistem aplikasi basis data yang sesuai dengan aplikasi yang di buat; (6) dilakukan desain apilkasi yang mendukung kegiatan jual beli perusahaan; (7) dilakukan penerapan dari desain basis data dan aplikasi yang telah dibuat pada tahap-tahap sebelumnya; (8) dilakukan proses pemindahan data, dari data lama ke basis data yang baru serta menghubungkannya ke basis data yang telah dibuat; (9) dilakukan pengujian program aplikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang masih terjadi dalam program maupun sistem basis data; (10) dilakukan proses pemeliharaan dengan memonitor sistem basis data yang telah diaplikasikan dan digunakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem kerja PT. Sumber Sehat mencakup kegiatan-kegiatan penjualan, pembelian, dan persediaan barang. Jika persediaan barang kurang dari stock minimum yang telah ditentukan, maka akan dilakukan pembelian stok barang ke supplier Berikut ini adalah tata laksana prosedur kegiatan pada perusahaan. (gambar 2 dan 3) Prosedur untuk melakukan transaksi pembelian oleh pelanggan di PT Sumber Sehat adalah : (1) bagian penjualan dan pembelian akan melayani pelanggan; (2) bagian penjualan dan pembelian menyimpan informasi pelanggan sebagai Contact Person; (3) informasi pelanggan akan disimpan ke dalam berkas pelanggan. Prosedur untuk melakukan pembelian produk ke supplier PT Sumber Sehat adalah : (1) bagian penjualan dan pembelian memeriksa stok barang yang keluar dan masuk; (2) bagian penjualan dan pembelian membuat daftar pemesanan dan menghubungi pihak supplier untuk melakukan pemesanan produk; (3) supplier menerima daftar pemesanan, mengecek, dan membuat daftar pesanan; (4) bagian penjualan dan pembelian menerima daftar pesanan dan memeriksa produk, seperti jumlah dan jenisnya; (5) bagian penjualan dan pembelian akan mencatat Faktur Pembelian; (6) bagian keuangan akan membayar produk tersebut sesuai dengan Faktur Pembelian. Prosedur pemasukan persediaan barang PT Sumber Sehat adalah : (1) bagian pembelian dan penjualan menerima dan memeriksa barang yang di pesan; (2) bagian pembelian dan penjualan membuat daftar barang masuk; (3) bagian persediaan barang menerima daftar barang masuk dan mengecek kondisi barang; (4) bagian persediaan barang memasukan barang ke daftar stok barang. Prosedur penjualan dan pembayaran produk PT Sumber Sehat adalah : (1) bagian penjualan dan pembelian melayani pelanggan yang memesan produk secara langsung datang ke perusahaan atau menggunakan telepon; (2) bagian penjualan dan pembelian mencatat data pelanggan dan produk yang dipesan; (3) bagian penjualan dan pembelian menghitung total transaksi dan memberikan Formulir Penjualan; (4) pelanggan menerima Formulir Penjualan Produk yang di berikan oleh bagian penjualan dan pembelian dari perusahaan; (5) pelanggan memeriksa Formulir Penjualan Produk sesuai dengan pesanan; (6) pelanggan melakukan
pembayaran ke Bagian Keuangan sesuai yang tercantum di Formulir Penjualan; (7) bagian keuangan memberikan Formulir Surat Jalan kepada bagian pengiriman. Prosedur pengeluaran persediaan barang PT Sumber Sehat adalah : (1) bagian pembelian dan penjualan menerima daftar pembelian barang oleh konsumen; (2) bagian pembelian dan penjualan membuat daftar barang yang dibeli; (3) bagian persediaan barang menerima daftar barang yang dipesan, dan memberikan barang yang dipesan; (4) bagian persediaan barang mengurangi stok barang sesuai dengan barang yang dipesan atau dikeluarkan. Struktur menu aplikasi basis data penjualan pembelian dan persediaan yang dikembangkan adalah sebagai berikut (gambar 4) PENUTUP Setelah melakukan penelitian dan perancangan aplikasi sistem basis data berbasis web dapat di simpulkan : (1) data pada PT Sumber Sehat dapat terorganisir dengan baik karena adanya aplikasi basis data yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan; (2) kesalahan perhitungan jumlah, jenis produk, dan harga dapat diminimalisir; (3) laporan pembelian dan penjualan yang dihasilkan menjadi lebih akurat; (4) meminimalisir terjadinya kesalahan pada laporan keuangan; (5) aplikasi basis data yang telah dirancang membuat pencarian data menjadi lebih cepat; (6) berkurangnya data yang hilang. Adapun beberapa saran yang perlu diperhatikan dan sebagai masukan yaitu : (1) penambahan fitur perhitungan laba bersih; (2) penambahan fitur sistem perhutangan pada sistem penjualan; (3) penambahan perhitungan biaya kirim pada sistem penjualan DAFTAR PUSTAKA Connolly, Thomas M., & Begg, Carolyn E. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Fourth Edition. England: Pearson Education Limited
Connolly, Thomas M., & Begg, Carolyn E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 5 th Edition. England: Pearson Education Limited Indrajani, S.Kom., MM. (2011). Bedah Kilat 1 Jam Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: PT. Alex Media Komputindo Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Salemba Empat Nugroho, Bunafit. (2014). Panduan Proyek Membuat Website Toko Online dengan PHP, MySQL, dan Dreamweaver. Yogyakarta: PT. Alif Media Shneiderman, Ben. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effetive Human-Computer Interaction. 5 th Edition. England: Pearson Education Limited Sibero, Alexander F.K. (2014). Web Programming Power Pack. Yogyakarta: Mediakom Softwan, Akhmad. (2003). Belajar Mysql dengan Phpmyadmin, dari www.ilmukomputer.com Vercellis, Carlo. (2009). Business Intelligence: Data Mining and Optimization for Decision Making. Italy: Wiley
LAMPIRAN Gambar 2. DFD level Konteks
Gambar 3. DFD level Nol
Gambar 4. Struktur Menu