SISTEM INFORMASI PENJUALAN PELUMAS TOKO JAYA MAKMUR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh WilfridusPutut Nandi Priyambada 10.12.5223 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
SISTEM INFORMASI PENJUALAN PELUMAS TOKO JAYA MAKMUR YOGYAKARTA WilfridusPutut Nandi Priyambada 1) Krisnawati 2) 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : wilfridus.p@students.amikom.ac.id 1),Krisnawati@amikom.ac.id 2 ABSTRACT Jaya Makmur Shop is engaged in the sale of lubricants with various brands. Unfortunately, the relatively high number of transactions each day Jaya Makmur Shop still use a calculator and manually recording each transaction, it raises the risk of miscalculation and employees make the transaction process becomes longer. With existing technology writer makes information system for buying and selling foreign exchange Jaya Makmur Shop. Information system will help the user to process the transaction data more quickly and accurately and help create reports that will be submitted to the owner of the company Results manufacturing information system will be used for the employees and the owner in the transaction with the customer. In the results of transaction testing using information systems, data processing and reporting transactions to be faster and more accurate than the manual way. Keywords: Information Systems, Jaya Makmur Shop, Microsoft SQL Server 2000, Visual Basic 6. 1.1 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi dari tahun ketahun yang semakin cepat menjadi tantangan berat bagi pengguna teknologi informasi itu sendiri dan mendorong setiap sektor organisasi baik formal maupun informal atau lembaga-lembaga lainnya untuk dapat memanfaatkannya sebagai penunjang kegiatan kerja sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka dibutuhkan sumber daya pendukung lainnya seperti perangkat lunak yang dapat diandalkan kemampuannya serta sumber daya manusia yang harus menguasai kemampuan teknologi informasi itu sendiri. Dari perkembangan teknologi itulah kita harus memahami serta mengenal teknologi tersebut. Dimana kecanggihan teknologi akan terus berkembang dengan pesat diberbagai aspek kehidupan dimasa yang akan datang. Jaya Makmur adalah Toko yang bergerak di bidang penjualan pelumas atau oli. Kegiatan karyawan took adalah melayani serta mencata segala kegiatan di toko dari kegiatan penjualan pelumas, kegitan penyetokan barang, hingga pelaporan keuangan di Toko Jaya Makmur. Dari semua kegiatan itu tidak jarang kesalahan pencatatan dan perhitungan sehingga mengakibatkan kesulitan dalam pembuatan laporan yang akan diberikan kepada pemilik Toko mengenai segala macam penjualan penyetokan dan data data pelanggan toko. Mengacu pada latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka penulis membuat sistem informasi penjualan untuk mempermudah dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam transaksi. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana agar sistem penjualan di Toko Jaya makmur dapat berjalan dengan baik dan memberikan kemudahan bagi pemilik dan karyawan Toko sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam pengelolaan pencacatan transaksi dan mengatasi masalah yang timbul secara efektif dan efisien? 1.3 Batasan Masalah Agar dalam pembuatan Sistem Informasi ini dapat mencapai sasaran dan tujuan yang diharapkan maka penulis membatasi masalah dalam sistem ini, yaitu: a. Pembangunan sistem dengan cara merancang aplikasi yang sesuai untuk pengolahan data penjualan dan laporan di Toko Jaya Makmur sebagai media pengolah data. b. Data yang diolah antara lain adalah data transaksi penjualan, data supplier, data customer dan data barang. c. Sedangkan untuk data laporan (report) berfungsi menampilakan data dalam bentuk kertas (print out) yang diantaranya laporan supplier, laporan barang per periode, laporan customer dan laporan penjualan per periode. d. Software yang digunakan adalah 1. Microsoft Visual Basic 6.0 2. Microsoft SQL Server 2000
3. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Pengertian sistem berkembang sesuai konteks dimana pengertian sistem ini digunakan. Berikut beberapa pengertian tentang sistem : Sistem adalah suatu kumpulan komponenkomponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengejar ketentuan yang umum. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (Goal) yang sama. Sistem adalah kumpulan dari suatu sistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.2 Definisi Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah sekumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi. Dengan kata lain sumber dari informasi adalah data. Data menggambarkan kejadian yang sedang terjadi, dimana data itu diolah dan diterapkan dalam sistem menjadi input yang berguna dalam suatu sistem. (Kristanto, 2003 : 6) Menurut Davis (1995), Informasi (Information) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa mendatang. Komponen terpenting dari informasi adalah data. Antara data dan informasi terdapat perbedaan, data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai Menurut Gordon B. Davis, informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Kelangsungan hidup dalam suatu perusahaan sangat bergantung pada kelancaran informasi yang didapat. Semakin banyak informasi yang didapatkannya maka semakin dapat berkembang perusahaan tersebut. 2.3 Konsep Dasar Sistem informasi 2.3.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto. 2005:11) 2.4 Sistem Informasi Penjualan 2.4.1 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan. Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri, pengertian penjualan menurut Chairul Marom (2002:28) Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahan yang biasanya dilakukan secara teratur 4. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Sejarah Toko Jaya Makmur Toko Jaya Makmur adalah Toko yang menjual berbagai macam pelumas bagi kendaraan bermotor seperti mobil dan sepeda motor. Toko ini berdiri sejak tahun 2008 yang berada di jalan Piere Tendean No. 60 Ketanggungan Wirobrajan Yogyakarta. Toko Jaya Makmur melayani penjualan pelumas bagi kendaran bermotor yang di tunjang mekanik yang berpengalaman di bidang tersebut dan tentunya dengan harga yang murah dan fasilitas penggantian gratis tanpa dipungut biaya lagi. 3.2 Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Toko Jaya Makmur, diidentifikasi bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses pencatatan semua data transaksi perusahaan, juga dari proses pembutan laporan memerlukan waktu yang cukup lama. Keberadaan masalah diatas dikarenakan system pencatatan data dan transaksi pada perusahaan yang masih bersifat manual.masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari system tidak tercapai. Adapun permasalahanpermasalahan yang timbul di Toko Jaya Makmur adalah lambatnya proses pencatatan data dan transaksi harus melalui arsip yang ditulis secara manual dan keadaan ini memerlukan waktu yang cukup lama. Apabila semua proses dalam pengolahan data pada Toko Jaya Makmur telah menggunakan sistem ini maka efisiensi kerja akan tercapai. 3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem dilakukan agar lebih mudah dalam pembuatan aplikasi sistem, karena dengan melakukan ini programer dapat mengetahui garis besar pada sistem yang akan dibuat. Data Flow Diagram (DFD) Admin Iput Data : Oli Supplier Karyawan Pembelian Penjualan Konsumen Gambar 3.2 Diagram Kontext a. DFD Level 0 Proses Admin Sistem Informasi Penjualan Toko Jaya Makmur Laporan : Oli Supplier Pembelian Penjualan Konsumen Owner 4.5 Perancangan Flowchart Sistem flowchart merupakan bagan yang menunjukan apa yang dikerjakan dalam sistem dan menjelaskan urutan prosedur-prosedur dalam sistem tersebut. Adapun sistem flowchart yang diusulkan sebagai berikut: Gambar 3.3 DFD Level 0 Proses Admin Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program Perancangan manual program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan perancangan aplikasi input serta output sudah selesai. Tahap manual program sebagai berikut:
4.1.1 Form Menu Utama 4.1.4 Form Pmbelian Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama 4.1.2 Form Oli Gambar 4.4 Form Transaksi Pembelian 4.1.5 Form Penjualan Gambar 4.2 Form Data Oli 4.1.3 Form Karyawan Gambar 4.5 Form Transaksi Penjualan 4.1.6 Form Konsumen Gambar 4.6 Form Pencarian Data Konsumen Gambar 4.3 Form Data Karyawan
4.1.7 Form Supplier 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu dan hasil rancangan serta implementasi aplikasi sistem informasi penjualan pada Toko Jaya Makmur, maka dapat disimpulkan bahwa pada aplikasi sistem informasi ini terdapat berbagai kelebihan diantaranya : Gambar 4.7 Form Pencarian Data Supplier 4.2 Pemeliharaan Sistem Setelah sistem berjalan sepenuhnya, sistem memasuki tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem tetap dilakukan karena beberapa alasan misal mungkin sistem menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem.yang dilakukan sekarang oleh penulis merupakan pemeliharaan adaptive (menyesuaikan diri),dari beberapa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan sistem terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Adapun cara yang dilakukan penulis dalam pemeliharaan sistem yaitu sebagai berikut: 1) Kegiatan Pemeliharaan Perangkat Keras Kegiatan pemeliharaan perangkat keras yang dapat dilakukan di Toko Jaya Makmur Yogyakarta yaitu sebagai berikut: a. Melakukan perawatan yang dilakukan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras misalnya membersihkan semua komponen yang ada di cpu dari debu, mengganti jika ada komponen yang rusak, dll. b. Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin prosesor agar dapat bekerja dengan baik. 2) Kegiatan Pemeliharaan Perangkat Lunak Pembuatan BackUp data computer atau penyimpanan data cadangan dalam media harddisk yang lain untuk menjaga kemungkinan computer terkena virus. Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul (dalam hal ini terjadi error pada saat input data komputer) untuk dijadikan acuan bila sewaktuwaktu terjadi permasalahan yang sama, maka bisa disesuaikan dan dapat diselesaikan 1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini maka akan mempermudah dalam pengolahan data. 2. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi maka akan lebih mempercepat proses pengolahan data dan hasil yang lebih akurat. 3. Aplikasi ini mempermudah admin untuk membuat laporan yang akan diserahkan kepada manager. 4. Mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan dalam proses transaksi. Dengan adanya beberapa kelebihan di atas maka jelas dengan adanya aplikasi sistem informasi penjualan pada Toko Jaya Makmur yang terkomputerisasi akan menghasilkan proses pengolahan data transaksi jual beli yang lebih efektif dan efisien dari segi ketepatan data dan menghemat waktu 5.1 Saran Penulis menyadari bahwa pembuatan sistem ini masih banyak terdapat kekurangan. Adapun saransaran yang penulis sampaikan sebagai berikut: 1. Dalam penggunaan sistem informasi ini sebaiknya dilakukan pelatihan dahulu, supaya pengguna dapat mengetahui cara dan fungsi sistem informasi ini dengan lebih baik. 2. Perlunya dilakukan perawatan terhadap hardware dan software secara rutin dan berkala. 3. Seiring berkembangnya Toko Jaya Makmur maka akan terjadi pula peningkatan kebutuhan informasi, sehingga sistem ini perlu dikembangkan lagi agar tetap dapat memenuhi kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI [2] Jogiyanto. HM. 2005. Analisis & Desain Sintem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI [3] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI [4] Nugroho, Bunafit dan Indah Indriyana, 2007. Membuat Aplikasi Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media [5] Arief, M Rudiyanto. 2006. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI. Biodata Penulis Wilfridus Putut Nandi Priyambada, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Krisnawati, Tk Pertiwi Yungyang Modo Lamongan, SDN Yungyang II Modo Lamongan GPA 8.50/10.00 SMP I Modo Lamongan GPA 8.50/10.00 SMA I BABAD Lamongan GPA 8.50/10.00 S1 MIPA Ilmu KOmputer UGM GPA 3.14/4.00 S2 Teknik Elektro, Sistem Komputer & Informatika UGM GPA 3.58/4.00