BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Di jaman ini, teknologi berkembang dengan pesat, terutama teknologi informasi. Orang-orang memerlukan hal yang instan atau cepat untuk bisnisnya. Contohnya saja jika suatu perusahaan ingin mengirim data ke perusahaan lain, maka perusahaan tersebut tidak perlu menggunakan tenaga kurir untuk mengantarkan data tersebut melainkan menggunakan teknologi yang ada seperti fax atau email untuk langsung mengirimkan data dengan cepat. Begitu pula dalam hal melakukan proses kerja yang ada dalam sebuah perusahaan, jika proses kerja pada sebuah perusahaan dioperasikan secara terkomputerisasi, maka semua hal yang berhubungan dapat terintegrasi dengan lebih baik sehingga disamping lebih praktis dalam penggunaan, juga lebih menghemat waktu dan biaya. Dengan menggunakan basis data (database) yang merupakan bagian dari bentuk teknologi informasi dalam menyimpan, mengorganisasikan dan perawatan data serta menghasilkan data dan informasi yang lebih cepat dan akurat untuk mendukung pengambilan keputusan yang mempengaruhi perusahaan. Dengan menggunakan basis data, data-data yang disimpan lebih terstruktur, aman dan rentan akan kerusakan dan kehilangan. PT. HARTAKIE EKSPRES INDONESIA adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan jasa transportasi untuk pengiriman barang, membutuhkan sebuah sistem basis data untuk mencatat setiap transaksi pemesanan dan penjualan. Menurut Honni, Ryan Marcelino, dan Yohanes Radjali (2011) untuk mempermudah perusahaan mengolah data dan menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat, sebuah pengembangan aplikasi sistem basis data dibangun menggunakan metode database lifecycle. Hasil yang dicapai merupakan sebuah aplikasi sistem pemesanan dan penjualan yang dapat mempermudah perusahaan melakukan proses bisnisnya. 1
2 Oleh karena itu penulis akan merancang sebuah sistem yang berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMESANAN DAN PENJUALAN PADA PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA agar dapat mempermudah PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA dalam melakukan proses kerja. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang pada sub bab 1.1, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada antara lain: 1. Untuk memproses data pemesanan dan penjualan diperlukan waktu yang lama karena perusahaan masih menggunakan sistem manual. 2. Dibutuhkannya sistem basis data yang berguna untuk memudahkan dalam mencatat transaksi penjualan. 3. Laporan pengiriman dan pembayaran tidak terorganisir dengan baik. 4. Kurangnya keamanan dalam memproses data karena hanya dicatat dalam buku besar perusahaan.. 1.3 Ruang Lingkup PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi untuk pengiriman barang. Penulisan skripsi pada PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA ini dibatasi pada perancangan basis data dalam sistem pemesanan (booking) dan penjualan (sales) karyawan di perusahaan tersebut yang dijabarkan dengan singkat dibawah ini : a. Membuat form login sistem pemesanan dan penjualan untuk autentikasi pengguna (user authencation). b. Membuat keamanan laporan melalui autorisasi pengguna (user authorization). c. Membuat aplikasi pemesanan dan penjualan. d. Membuat employee report, shipping report, dan transaction report. e. Aplikasi ini dikhususkan untuk bagian internal perusahaan.
3 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Menganalisis sistem berjalan dan kebutuhan akan informasi pada PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA yang berhubungan dengan proses pemesanan dan penjualan. b. Merancang basis data dalam proses pemesanan dan penjualan pada PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA sehingga menghasilkan informasi yang akurat dalam mendukung kegiatan operasional PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA. c. Membangun aplikasi pemesanan dan penjualan sehingga dapat menghemat waktu dan biaya dalam memasukkan data-data. d. Membangun aplikasi yang mampu menampung data-data pemesanan dan penjualan. 1.4.2 Manfaat Beberapa manfaat dari penulisan skripsi ini, antara lain : a. Menghemat waktu dan biaya dalam memproses data pada PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA. b. Memudahkan perusahaan dalam memperoleh data yang akurat dan melakukan evaluasi. c. Mempermudah proses pembuatan data-data pemesanan dan penjualan. d. Mengurangi kemungkinan terjadinya human error dalam pengolahan data. 1.5 Metodologi Metodelogi yang dipergunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Metode Pengumpulan Data i. Studi Lapangan
4 Pengamatan Penulis melakukan pengamatan langsung ke perusahaan untuk mempelajari dan mengetahui sistem yang berjalan, struktur organisasi, dan halhal lain yang mengenai perusahaan. Wawancara (Interview) Penulis juga melakukan wawancara secara langsung maupun tidak langsung (melalui email, telepon, social media) dengan pihak perusahaan untuk memperoleh data dan informasi serta penjelasan yang berkaitan dengan penulisan skripsi ini, terutama yang berupa masalah dan kebutuhan yang dihadapi oleh staff-staff dalam proses kerja di PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA. ii. Studi Pustaka Penulis melakukan studi kepustakaan untuk memperoleh sumber informasi dari berbagai macam referensi yaitu buku-buku, jurnal, dan laporan yang berhubungan dengan analisis dan perancangan basis data sehingga dapat melandasi penulisan skripsi dengan baik dan benar. b. Metode Pengembangan Sistem i. Analisis Sistem Menganalisis sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi masalah serta kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi perusahaan, ii. Perancangan Sistem Metode perancangan ini menggunakan database lifecycle yang dirumuskan dalam buku Connolly
5 Thomas M. And Begg Carolyn E. (2010), Database System,meliputi: i. Perancangan Basis Data Perancangan konseptual (Conceptual Database Design) Perancangan basis data konseptual dimulai dengan mengidentifikasikan tipe-tipe entitas, mengidentifikasikan tipe-tipe hubungan atau relationship, mengidentifikasikan atribut dan domain attribute. Perancangan Logikal (Logical Database Design) Perancangan basis data logikal terdiri dari validasi model dengan normalisasi, membuat model perancangan logikal. Perancangan Fisikal (Physical Database Design) Menerjemahkan perancangan logikal ke dalam Database Management System. ii.perancangan Aplikasi Basis Data Perancangan user interface dan program aplikasi untuk menggunakan dan memproses basis data. iii. Seleksi Sistem Memilih teknologi untuk kebutuhan sistem informasi perusahaan. iv. Implementasi dan Testing Pada tahap ini sistem sudah siap untuk digunakan. 1.6 Sistematika Penulisan Dalam laporan ini, uraian penjelasannya disusun dalam beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :
6 BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini dibahas secara singkat mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat yang didapat, metodologi dalam pengumpulan data, dan sistematika penulisan. BAB 2: TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini dibahas tentang teori teori yang digunakan untuk membahas dan menganalisa masalah yang berkaitan dengan teori-teori yang digunakan untuk melakukan perancangan sistem pemesanan dan penjualan pada PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA. BAB 3: METODOLOGI Pada bab ini dibahas tentang metodologi berupa metode yang digunakan didalam pengembangan aplikasi, dan hasil metodologi yang ditampilkan pada bab ini berupa hasil analisis dan perancangan. BAB 4: HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil dan bahasan yang dikembangkan berisi tahapan uji coba/komentar/evaluasi terhadap hasil rancangan sistem yang telah dihasilkan dalam Bab 3. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan tentang kesimpulan penulis atas semua pembahasan yang telah dibuat. Pada bab ini berisikan saran-saran untuk kelanjutan dari sistem pemesanan dan sistem penjualan agar bermanfaat bagi PT.HARTAKIE EKSPRES INDONESIA.