BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat krisis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem tugas utama analis adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. analisis sistem agar dapat mengindentifikasi masalah dari user, menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user dan memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah serta merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai permintaan user. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan pada TOKO PSPLAND di Tanjungpinang yaitu tentang 43
44 aplikasi penjualan playstation. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, dan analisis kebutuhan sistem. 3.1 ANALISIS PROSEDUR YANG SEDANG BERJALAN Toko PSPLAND merupakan usaha produk yang bergerak di bidang playstation yang secara langsung melibatkan diri dengan pembelinya. Namun seluruh dokumen masih bersifat manual dimana data-data transaksi seperti pemasukan dan pengeluaran dana penjualan produk yang dilakukan secara manual dengan mencatat dengan tulisan tangan sesuai dengan kegiatannya. Dengan sistem penjualan playstation yang masih secara manual dirasakan bahwa pengamanan data masih kurang serta sistem kerja yang masih kurang efisien dan efektif baik dalam segi waktu maupun biaya. 3.1.1 Prosedur Penjualan yang sedang berjalan Dibawah ini adalah flowmap prosedur penjualan yang sedang berjalan pada Toko PSPLAND sebagai berikut ; a. Pelanggan memesan barang kepada penjualan dalam bentuk detail pembelian dan data pelanggan. b. Bagian penjualan akan mengecek apakah permintaan barang masih ada, jika YA, penjualan diproses dan jika TIDAK maka penjualan akan ditolak. Penjualan akan membuka kwitansi. c. Laporan penjualan dibuat oleh pembukuan tersebut akan dirangkap dua yakni untuk rekap dan pemilik sebagai hasil penjualan.
45 d. Dari data barang akan dibuat laporan persediaan barang sebagai laporan persediaan barang kepada pemilik Toko PSPLAND. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan penjualan Toko PSPLAND berikut ini: Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan Playstation Toko PSPLAND
46 3.1.2 Prosedur Pembelian yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur pembelian yang sedang berjalan pada Toko PSPLAND sebagai berikut ; a. Laporan persediaan yang telah di buat oleh pembukuan akan terlihat data barang yang diperlukan saat ini, sehingga dari laporan tersebut bagian pembukuan akan mencatat daftar pembelian yang harus dibeli. b. Daftar pembelian tersebut akan diserahkan kepada pemilik untuk disetujui. c. Daftar pembelian yang telah disetujui akan diserahkan kepada bagian pembukuan untuk melakukan oderan pembelian kepada supplier. d. Pihak supplier yang terkait akan membuka surat jalan dan invoice berserta barang pesanan untuk diantar ke Toko PSPLAND. e. Bagian pembukuan akan mengecek apakah surat jalan yang di terima sesuai dengan daftar pesanan sebelumnya, jika tidak maka surat jalan, invoice beserta pesenan barang akan ditolak dan jika benar maka barang diterima. f. Invoice akan dilakukan pembayaran ke supplier dengan membuka bukti pembayaran rekap dua(2), satu untuk arsip dan satu untuk supplier. g. Surat jalan dari supplier akan digunakan pembuatan laporan pembelian untuk bagian pembukuan dan pemilik. h. Surat jalan tersebut digunakan untuk pencatatan stok data barang serta pembuatan laporan persediaan untuk pemilik.
47 Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap berjalan pembelian Toko PSPLAND, berikut ini: Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pembelian Playstation Toko PSPLAND
48 3.2 ANALISIS KELEMAHAN SISTEM Dari hasil analisis yang sedang berjalan, sistem pengelolaan data transaksi pada Toko PSPLAND Tanjungpinang yang masih dilakukan secara manual dianggap kurang efektif dan efisien. Berikut adalah kelemahan dari sistem manual, diantaranya : 1. Proses pengecekan barang berjalan dengan lambat karena banyak barang yang harus di cari dan sering terjadi kesalahan dalam penglihatan stok barang. 2. Perhitungan total harga barang sering terjadi kesalahan maka akan memperlambat pekerjaan. 3. Pengrekapan dokumen tidak efisien dikarenakan sering terjadi kehilangan dokumen. 4. Proses pencatatan secara manual sering terjadi pencatatan ganda. 5. Pembuatan laporan yang dikelola secara manual masih diragukan kebenaran dan keakuratannya serta masih terdapat kekeliruan dalam pencacatan dan perhitungannya. 6. Proses pembuatan laporan secara manual membutuhkan waktu yang lama.
49 3.3 ANALISIS SWOT 3.3.1 Strenght Sistem pengelolaan transaksi Toko PSPLAND memiliki keunggulan yaitu proses transaksi akan berjalan lebih cepat dibandingkan dengan pencatatan manual serta data dan transaksi lebih akurat dan jelas. 3.3.2 Weakness Sistem pengelolaan transaksi Toko PSPLAND memiliki kelemahan yaitu biaya tambahan pembelian prosesor komputer dan hardware lainnya. Dan sistem pengelolaan transaksi tidak dapat menghitung laba bersih. 3.3.3 Opportunity Sistem pengelolaan transaksi Toko PSPLAND merupakan sistem berbasis komputer yang dapat meningkatkan aktifitas dan pelayanan perusahaan serta tercapainya kepuasan konsumen. Dengan menggunakan sistem pengelolaan transaksi ini pastinya dapat meningkatkan ruang waktu untuk berbagai bisnis lainnya. 3.3.4 Threats Ancaman sistem pengelolaan transaksi Toko PSPLAND adalah kurangnya pengetahuan akan teknologi komputer sehingga pengguna lebih memilih menggunakan teknik manual dibandingkan menggunakan sistem komputerisasi.
50 3.4 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM Dalam sistem informasi yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen perkerjaan untuk mendukung berjalan sistem, diantaranya : 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak dari sistem informasi pengelolaan data transaksi PSPLAND sebagai berikut : a. Borland Delphi 7 2006 sebagai pembuatan aplikasi. b. Microsoft Access 2007 sebagai database / tempat penyimpanan data. 3.4.2 Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang akan di implementasikan dalam sistem informasi stok barang antara lain: a. Kebutuhan Masukan (Input) 1. Input data Supplier yang dimasukan berupa Kode Supplier, Nama Perusahaan, Alamat, No Telpon dan Nama Sales. 2. Input data pelanggan yang dimasukan berupa Kode Pelanggan, Nama pelanggan, Alamat dan No Telpon. 3. Input Data Barang yang dimasukan berupa Kode Barang, Nama Barang, Harga Barang, Harga Beli dan Stock.
51 b. Kebutuhan proses 1. Proses pengecekan barang setelah penerimaan surat jalan barang. 2. Proses pembuatan surat pesanan setelah pengecekan stok barang. 3. Proses pembuatan surat orderan berdasarkan barang yang akan dibeli. 4. Proses input penjualan barang. 5. Proses input pembelian barang. c. Kebutuhan keluaran (output) 1. Cetak kwitansi barang dan nota penjualan. 2. Cetak laporan penjualan, pembelian, pelanggan, supplier dan data barang. 3.4.3 Kebutuhan pengguna Sistem informasi pengelolaan data transaksi toko PSPLAND akan digunakan oleh bagian pembukuan. 3.5 ANALISIS DOKUMEN Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam macam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dokumen tersebut meliputi:
52 3.5.1 Dokumen Masukan 1 Surat Jalan (Pembelian) : Untuk memberikan bukti pengiriman barang : Supplier Distribusi : Pembukuan : 1 (Satu) : No.Surat Jalan, Tanggal, Nama Perusahaan, Nama Pembeli, 2 Invoice (Pembelian) Nama Barang, Jumlah : Untuk memberikan bukti pengiriman barang : Supplier Distribusi : Pembukuan : 1 (Satu) : No.Invoice, Tanggal, Nama Perusahaan, Nama Pembeli, Nama Barang, Jumlah 3 Detail Pelanggan dan Pembelian (Data Pembelian dan Pelanggan) : Untuk melakukan pemesanan playstation : Pelanggan : 1 (Satu) Distribusi : Penjualan : Nama Pelanggan, Alamat, No Telepon, Nama Barang, Jumlah
53 3.6.2 Dokumen Keluaran 1. Kwitansi ( Nota Penjualan) : Sebagai bukti penjualan barang. : Penjualan. Distribusi : Pelanggan. : Tanggal, Kode Baran, Nama Barang, Jumlah, Total. 2. Surat Pesanan Barang (Order Pembelian) : Untuk melakukan pemesanan playstation : Pembukuan : 1 (Satu) Distribusi : pemilik : Tanggal, Nama Supplier, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang, Total Pembelian. 3. Nota / bukti : Sebagai bukti pengeluaran biaya. : Bagian Pembukuan. Distribusi : Supplier. : Tanggal, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang, Total Pembelian.
54 4. Laporan Pembelian : Sebagai Informasi Data Pembelian. : Pembukuan. Distribusi : Pemilik. : No Order, Tanggal, Kode Supplier, Nama Supplier, Nama Barang, Jumlah, Total Pembayaran. 5. Laporan Penjualan : Sebagai Informasi Data Penjualan. : Pembukuan. Distribusi : Pemilik. : No Ref, Tanggal, Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Nama Barang, Jumlah, Total. 6. Laporan Persediaan : Sebagai Informasi Data Stok Persediaan. : Pembukuan. Distribusi : Pemilik. : Tanggal, Kode Barang, Nama Barang, Harga Barang, Harga Beli, Stock.
55 7. Laporan Supplier : Sebagai Informasi Data Supplier. : Pembukuan. Distribusi : Pemilik. : Tanggal, Kode Supplier, Nama Supplier, Alamat, No Telpon, Nama Sales. 8. Laporan Customer : Sebagai Informasi Data pelanggan. : Pembukuan. Distribusi : Pemilik. : Tanggal, Kode Pelanggan, Nama pelanggan, No Telepon dan Alamat.