BAB IV HASIL DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN ANALISIS A. Investigasi Awal Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah suatu unit usaha yang menjual berbagai macam oleh-oleh khas Jawa Tengah. Barang-barang yang dijual berupa snack atau makanan ringan khas Kota Semarang dan Jawa Tengah dan aneka minuman. Sasaran pasar Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah semua pengunjung atau turis-turis dari Kota Semarang maupun dari luar Semarang. Pengunjung yang datang tidak hanya dari status ekonomi menengah ke bawah namun kalangan menengah ke atas pun juga mengunjungi dan berbelanja di toko ini. Toko Oleh-oleh Pandanaran juga memiliki ketersediaan barang yang bervariasi dengan harga yang relatif terjangkau. Tahap investigasi awal ini, peneliti mencoba untuk menganalisis berbagai permasalahan yang ada pada prosedur kegiatan bisnis yang diterapkan di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Disini peneliti akan menjelaskan berbagai macam kondisi kegiatan ekonomi pada Toko Oleholeh Pandanaran yang dibagi menjadi beberapa sektor dan disetiap sektor akan dijelaskan melalui gambaran umum sesuai dengan keadaan aslinya. Berikut adalah penjelasannya: 40

2 41 1. Pembelian Pemilik memegang peran utama pada sektor pembelian karena semua transaksi pembelian dilakukan oleh pemilik. Barang-barang yang dibeli dari luar kota pemilik akan langsung menuju tempat supplier untuk membeli barang dagangan dengan cara pemilik menghubungi supplier terlebih dahulu agar supplier menyiapkan barang, lalu pemilik akan menuju ke tempat supplier tersebut untuk membeli dan mengambil barang dagangan. Bagi supplier yang di dalam kota terkadang pemilik meminta tolong karyawan untuk mengambil barang dagang tersebut di tempat supplier. 2. Persediaan Toko Oleh-Oleh Pandanaran memiliki sebuah ruangan untuk menyimpan stock barang di bagian belakang toko. Setiap barang yang datang akan dicatat oleh bagian gudang lalu akan ditata sesuai dengan pengelompokkan jenis barang. Saat ini, Toko Oleh-Oleh Pandanaran sudah memiliki sistem pengkodean yang cukup baik. 3. Penjualan Toko Oleh-Oleh Pandanaran melayani penjualan secara eceran dan dibayar langsung secara tunai. Setiap transaksi penjualan yang terjadi akan dimasukkan ke dalam mesin kasir dan setiap transaksi juga tersimpan di dalam mesin kasir. Setiap hari bagian keuangan akan merekap hasil penjualan hari itu mulai dari jam dan kemudian sebelum toko tutup, bagian keuangan juga akan merekap hasil penjualan yang terjadi dari jam

3 42 4. Konsinyasi Proses konsinyasi yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran berjalan seperti konsinyasi pada umumnya, dimana supplier datang ke toko lalu melakukan penawaran. Ketika barang tersebut disetujui oleh pihak Toko Oleh-Oleh Pandanara maka supplier akan mengantarkan barang ke Toko Oleh-oleh Pandanaran. Ketika supplier tersebut datang kembali untuk mengantarkan barang, maka supplier tersebut bisa meretur dan menerima pembayaran atas nota atau barang yang sebelumnya. 5. Pengolahan Informasi Keuangan Proses penjualan dan pembelian di Toko Oleh-Oleh Pandanaran yaitu merekap data transaksi dalam bentuk fisik (kertas, nota dll). Oleh karena penyimpanan data yang masih bersifat manual, sulit untuk dilakukan pengambilan keputusan berdasarkan laporan keuangan sebelumnya.

4 43 SEKTOR KELEMAHAN PERBAIKAN Pencatatan dan Data Pembelian Pencatatan dan Data Persediaan 1. Jika proses pencatatan pembelian dalam volume besar akan memakan waktu lama. 2. Pemilik toko pergi ke luar kota untuk mengambil stock sehingga memakan waktu dan biaya yang besar. 3. Adanya resiko kesalahan dalam pencacatan transaksi. 4. Rekapan manual yang bisa hilang sewaktuwaktu. 1. Tidak adanya stock opname, dengan alasan barang yang banyak. 2. Tidak adanya pencatatan keluar masuk barang. 1. Penggunaan perangkat komputer dengan sistem input data untuk memasukkan data pembelian. 2. Pembelian barang dengan menggunakan jasa pengiriman paket untuk menghemat waktu dan biaya. 3. Penghitungan dan pencatatan transaksi menggunakan program. 4. Penyimpanan data dengan sistem komputerisasi. 1. Penyajian informasi persediaan melalui sistem komputersasi membuat stock opname lebih mudah. 2. Membuat catatan keluar masuk barang dengan sistem komputerisasi dan secara rutin

5 44 Pencatatan dan Data Penjualan Pencatatan dan Data Konsinyasi Pengolahan Informasi Keuangan 1. Pencatatan yang dilakukan tiap harinya masih dengan cara manual sehingga memakan waktu lama dan rawan akan kesalahan. 2. Riskan terhadap tindakan penyelewengan oleh karyawan. 1. Pencatatan yang dilakukan tiap harinya masih dengan cara manual sehingga memakan waktu lama dan rawan akan kesalahan. 2. Tidak adanya pengecekan saat barang masuk dan keluar, mengakibatkan tidak adanya kontrol kehilangan barang. 1. Pengolahan informasi keuangan untuk beberapa bulan sulit untuk dilakukan. 2. Resiko kehilangan bukti transaksi lebih besar karena dicatat dalam satu 1. Pencatatan data dengan sistem komputerisasi akan menghemat waktu dan dapat meminimalisir kesalahan. 2. Dengan adanya sistem pencatatan di komputer akan lebih cepat dan didukung dengan adanya pengecekan ulang secara rutin. 1. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka pencatatan keluar masuk barang akan lebih akurat. 2. Adanya pencatatan barang masuk, transaksi penjualan, dan barang keluar sehingga dapat meminimalisir resiko kehilangan barang. 1. Pengolahan dengan bantuan komputer akan lebih memudahkan dan menghemat waktu. 2. Penyimpanan data dengan sistem komputer lebih meminimalisir

6 45 buku fisik. kehilangan bukti Tabel 5. Kelemahan dan Perbaikan transaksi. B. Analisis Kebutuhan Sistem Berikutnya peneliti akan mencoba untuk memahami kebutuhan pada sistem yang akan dirancang dengan tujuan agar dapat menentukan permasalahan yang ada serta memberikan solusi yang tepat demi kelancaran bisnis Toko Oleh-oleh Pandanaran. 1. Analisis Biaya dan Manfaat Analisis yang dilakukan pada bagian ini untuk mengetahui informasi biaya dan manfaat yang akan diperoleh Toko Oleh-oleh Pandanaran. Disini peneliti akan menerapkan sebuah sistem informasi yang berbasis teknologi dan akan menggantikan prosedur yang masih secara manual.

7 46 No Biaya Pengadaan Biaya 1 1 Unit Komputer Rp Cash Register Rp Software dan Program Pendukung Rp Total Rp No Biaya Operasional/Bulan Biaya 1 Listrik Rp Gaji Operator Rp Total Rp Tabel 6. Analisis Biaya dan Manfaat Pada tabel di atas, diberikan penjelasan tentang kebutuhan dan biaya yang diperlukan untuk penerapan sistem informasi yang berbasis teknologi di Toko Oleh-Oleh Pandanaran. Bagi peneliti, jumlah angka tersebut dapat ditutup oleh Toko Oleh-Oleh Pandanaran hanya dalam beberapa bulan saja.

8 47 2. Perancangan Sistem Perancangan database dan interface disini dimaksudkan agar sistem informasi yang berbasis teknologi yang baru akan di terapkan di Toko Oleh-oleh Pandanaran memiliki kerangka penyimpanan data yang jelas dan terinci. Harapannya ke depan agar tiap data yang sudah diinput oleh operator dapat saling terhubung dengan bagian kelompok data lainnya. a. Database Proses input data ini adalah tahap dimana segala jenis data transaksi atau kegiatan bisnis lainnya yang melibatkan kegiatan ekonomi Toko Oleh-oleh Pandanaran disimpan pada suatu wadah yang sudah terkomputerisasi atau database. Dengan adanya rancangan database berikut ini, maka segala jenis data yang terdapat pada aktivitas toko dapat dikelola sesuai kebutuhan. 1) Data Karyawan NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 Username Text 255 Primary Key 2 Password Text Jabatan Text Tanggal Lahir Date/Time 5 Jenis Kelamin Text Nama Text Alamat Text Status Text 255 Tabel 7. Data Karyawan

9 48 2) Data Supplier NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 ID Supplier Text 255 Primary Key 2 Nama Supplier Text Alamat Supplier Text Telpon Supplier Text Kota Supplier Text Nama Sales Text Alamat Sales Text 255 Tabel 8. Data Supplier 3) Data Persediaan NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 ID Produk Text 255 Primary Key 2 Nama Produk Text Stock Number 4 Persediaan Awal Currency 5 Persediaan Akhir Currency Tabel 9. Data Persediaan

10 49 4) Data Pembelian NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 No Nota Beli Text 255 Primary Key 2 Tanggal Beli Date/Time 3 User Pegawai Text ID Produk Text Jumlah Beli Number 6 Harga Beli Number 7 Total Beli Currency Tabel 10. Data Pembelian 5) Data Penjualan NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 No Nota Jual Text 255 Primary Key 2 Tanggal Jual Date/Time 3 User Pegawai Text Harga Jual Number 5 Jumlah Jual Number 6 Produk ID Text Keterangan Jual Text 255 Tabel 11. Data Penjualan

11 50 6) Data Kas Keluar NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 ID Kas Keluar Text 255 Primary Key 2 Tanggal Date/Time 3 Beban Gaji Number 4 Beban Air Number 5 Beban Listrik Number 6 Beban Lain-lain Number Tabel 12. Data Kas Keluar 7) Data Konsinyasi Persediaan NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 ID Produk Text 255 Primary Key 2 Nama Produk Text Stock Awal Number 4 Stock Masuk Number 5 Stock Akhir Number 6 Stock Keluar Number 7 Harga Supplier Currency Tabel 13. Data Konsinyasi Persediaan

12 51 8) Data Konsinyasi Barang Masuk NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 No Nota Text 255 Primary Key 2 Tanggal Masuk Date/Time 3 ID Supplier Text ID Produk Text Jumlah Masuk Number 6 Harga Supplier Number Tabel 14. Data Konsinyasi Barang Masuk 9) Data Konsinyasi Penjualan NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 1 No Nota Jual Text 255 Primary Key 2 Tanggal Jual Date/Time 3 ID Produk Text Harga Jual Number 5 Jumlah Jual Currency 6 Total Jual Currency Tabel 15. Data Konsinyasi Penjualan

13 52 10) Prototype Berikut merupakan penjelasan mengenai prototype software untuk Toko Oleh-Oleh Pandanaran: a) Form Login Gambar 5. Form Login Keterangan: 1. Registrasi terlebih dahulu untuk dapat masuk ke program sesuai dengan jabatan user. Nantinya permohonan registrasi akan disetujui oleh pemilik sendiri 2. Apabila username dan password sudah terdaftar, user dapat masuk menggunakan software tersebut

14 53 b) Form Menu Utama Gambar 6. Form Menu Utama Struktur Menu Utama: 1) Setup: a) User (Membuat dan menghapus user) b) Supplier (Membuat dan menghapus data supplier barang dagang) c) Akun (Menginput dan menambahkan akun-akun untuk laporan keuangan dan menginput saldo awal akun tersebut) d) Barang (Membuat dan menghapus data barang persediaan) 2) Aktivitas: a) Kas (Proses penginputan jurnal kas masuk dan keluar) b) Persediaan (Proses penginputan jurnal barang masuk [konsinyasi dan non konsinyasi]

15 54 c) Penjualan (Proses penginputan jurnal penjualan [Cash, karena tidak melayani penjualan kredit] yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran) d) Retur Konsinyasi (Proses penginputan jurnal pembayaran kepada pihak supplier, dan pencatatan pengurangan persediaan barang konsinyasi) e) Jurnal Umum (Proses penginputan jurnal secara manual) 3) Daftar (Tampilan input dari proses aktivitas) a) Kas Masuk b) Kas Keluar c) Pembelian d) Barang Masuk Konsinyasi e) Retur Barang Konsinyasi f) Penjualan g) Jurnal Umum 4) Laporan a) Laba Rugi b) Neraca c) Persediaan (semua) d) Persediaan Bukan Konsinyasi e) Persediaan Konsinyasi f) Penjualan g) Pembelian

16 55 c) Setup User Gambar 7. Setup User Keterangan: 1. Klik User 2. Klik tanda + untuk menambahkan user baru 3. Klik tanda X untuk menghapus user, dengan catatan user tersebut belum melakukan aktivitas apapun 4. Masukkan data-data yang dibutuhkan (Nama, Tanggal Lahir, Contact Person, Alamat, Jabatan, dan Password). Untuk jabatan dibagi berdasarkan hak aksesnya. Admin adalah jabatan yang bisa mengakses semua menu. Sedangkan untuk user hanya bisa mengakses aktivitas kas, penjualan, dan persediaan. Pada praktiknya, user melakukan tiga aktivitas,

17 56 yaitu: Kas, Persediaan, dan Penjualan. Apabila terjadi kesalahan dalam penginputan dapat dicek dan diperbaiki oleh admin 5. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi dari form ini adalah untuk menginput pengguna baru atau user pada program ini dan melihat user yang sudah terdaftar. Form Supplier Gambar 8. Form Supplier Keterangan: 1. Klik Supplier 2. Klik tanda + untuk menambahkan Supplier baru 3. Klik tanda X untuk menghapus data Supplier, dengan catatan data tersebut belum ada aktivitas yang melibatkan Supplier tersebut 4. Masukkan informasi supplier sesuai dengan informasi riil. Mulai dari nama supplier, alamat supplier berada, nama dan nomor telepon yang dapat dihubungi 5. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput

18 57 Fungsi program ini adalah untuk menginput supplier baru yang telah menjalin kerjasama dengan Toko Oleh-oleh Pandanaran serta melihat daftar supplier yang sudah terinput. Form Akun Gambar 9. Form Akun Keterangan: 1. Klik Akun 2. Klik tanda + untuk menambah akun baru 3. Klik tanda X untuk menghapus data, dengan catatan data tersebut belum ada jurnal yang terbentuk melalui akun tersebut 4. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk meginput data saldo awal pada program dan melihat daftar akun yang terdaftar.

19 58 Form Persediaan Gambar 10. Form Persediaan Keterangan: 1. Klik Barang 2. Klik tanda + untuk menambah barang baru 3. Klik tanda X untuk menghapus nama barang, dengan catatan barang tersebut belum dijurnal melalui proses aktivitas 4. Data yang diinput pada form ini, yaitu: Nama Barang, Jenis Barang (konsinyasi atau bukan), Satuan, Harga Beli, Harga Jual, Stock Awal 5. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Form ini berfungsi untuk meginput persediaan barang dagang awal dan menetukan barang konsinyasi atau tidak. Form ini juga mampu melihat jumlah persediaan barang yang ada.

20 59 d) Aktivitas Aktivitas Kas Masuk/ Keluar Gambar 11. Aktivitas Kas Masuk/ Keluar Keterangan: 1. Klik Kas 2. Pilih transaksi yang diinginkan (kas masuk atau keluar) 3. Masukkan tanggal transaksi 4. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput) 5. Untuk Kas Masuk, input kode akun yang ingin dikredit, sedangkan untuk Kas Keluar, input kode akun yang ingin didebit 6. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk menginput semua transaksi yang berhubungan dengan kas (masuk dan keluar). Untuk menginput kas masuk terdapat tombol pilihan di atas, sehingga apabila ada transaksi kas masuk, jurnal yang terbentuk adalah Kas pada posisi debit.

21 60 Jurnal yang terbentuk: Kode Akun Nama Akun D K 2130 Hutang Konsinyasi 1110 Kas Tabel 16. Jurnal Aktivitas Kas Masuk/ Keluar Aktivitas Pembelian/ Konsinyasi Gambar 12. Aktivitas Pembelian/ Kosinyasi Keterangan: 1. Klik Persediaan 2. Pilih jenis barang yang diinput(konsinyasi atau bukan) 3. Pilih Supplier 4. Masukkan tanggal transaksi

22 61 5. Masukkan nama barang, jumlah barang dan harga 6. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk menginput semua transaksi barang masuk yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk konsinyasi, tidak ada pencatatan jurnal. Hanya ada pencatatan persediaan namun data mutasi tetap tercatat dan ada laporannya. Penghitungan akan terjadi pada periode retur barang. Jurnal yang terbentuk untuk non konsinyasi: Kode Akun Nama Akun D K 1130 Persediaan Barang Dagang 1110 Kas Tabel 17. Jurnal Non Konsinyasi Aktivitas Penjualan Gambar 13. Aktivitas Penjualan Keterangan:

23 62 1. Klik Penjualan 2. Masukkan tanggal transaksi 3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Masukkan nama barang, jumlah, harga, jenis barang(konsinyasi atau bukan) 5. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Fungsi form ini adalah untuk menginput transaksi penjualan di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk pencatatan jurnal akan dipisah untuk barang konsinyasi dan bukan. Jurnal yang terbentuk: Jurnal untuk penjualan NON KONSINYASI: Kode Akun Nama Akun D K 1110 Kas Pendapatan Penjualan 4210 Harga Pokok (Angka Penjualan dari harga pembelian item) 1130 Persediaan Barang Dagang Tabel 18. Jurnal Penjualan Non Konsinyasi Jurnal untuk penjualan KONSINYASI: Kode Akun Nama Akun D K 1110 Kas

24 Hutang (Angka Konsinyasi dari barang harga masuk konsinyasi) 4310 Laba Konsinyasi Tabel 19. Jurnal Penjualan Konsinyasi Aktivitas Retur Konsinyasi Gambar 14. Aktivitas Retur Konsinyasi Keterangan: 1. Klik Retur Konsinyasi 2. Pilih Supplier 3. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput Pada form ini menginput jurnal Retur barang konsinyasi. Ketika data di simpan, maka secara otomatis terjadi pembayaran hutang konsinyasi dan stock konsinyasi diretur seluruhnya. Jurnal yang terbentuk:

25 64 Kode Akun Nama Akun D K 2130 Hutang Konsinyasi (Angka dari Jumlah Laku x Harga) 1110 Kas Tabel 20. Jurnal Retur Konsinyasi Form Jurnal Umum Gambar 15. Form Jurnal Umum Keterangan: 1. Klik Jurnal Umum 2. Masukkan tanggal transaksi 3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput) 4. Masukkan akun yang ingin di debit dan kredit, lalu masukan nominalnya 5. Klik Simpan Data untuk menyimpan data yang sudah diinput

26 65 Form ini difungsikan untuk menginput jurnal yang akunya tidak dapat diinput pada menu aktivitas lain. Jurnal yang terbentuk sesuai dengan yang diinput. e) Menu Daftar Gambar 16. Menu Daftar Kas Masuk Gambar 17. Menu Daftar Kas Keluar

27 66 Gambar 18. Menu Daftar Pembelian Gambar 19. Menu Daftar Barang Masuk Konsinyasi

28 67 Gambar 20. Menu Daftar Retur Barang Konsinyasi Pada Form ini menunjukan daftar transaksi dari menu aktivitas yang telah diinput. Untuk melihat hasilnya maka dapat dilihat melalui Menu Daftar. Gambar 21. Menu Daftar Penjualan

29 68 Gambar 22. Menu Daftar Jurnal Umum Pada form ini menunjukkan daftar transaksi dari menu aktivitas yang telah diinput dan untuk melihat hasilnya maka dapat dilihat melalui Menu Daftar

30 69 f) Menu Laporan \\ Gambar 23. Laporan Laba Rugi Gambar 24. Laporan Neraca

31 70 Gambar 25. Laporan Persediaan \ Gambar 26. Laporan Persediaan Bukan Konsinyasi

32 71 Gambar 27. Laporan Persediaan Konsinyasi Gambar 28. Laporan Penjualan

33 72 Gambar 29. Laporan Pembelian Keterangan: 1. Dalam menu ini terdapat berbagai macam laporan dan fungsinya untuk melihat laporan-laporan setiap bulannya. Pada hutang saldo kosong dikarenakan Toko Oleh-oleh Pandanaran sudah tidak memiliki hutang dagang. 2. Untuk laporan persediaan dapat dipisahkan melalui peresediaan yang konsinyasi maupun bukan konsinyasi