BAB II PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas PT. Sunindo Varia Motor Gemilang adalah perusahaan swasta nasional yang bergerak dibidang otomotif sepeda motor bermerek dagang SUZUKI, yang didirikan dan memulai aktivitasnya pada tanggal 1 Juli 2000 dengan lokasi kantor awal di Jl. K.L. Yos Sudarso No. 1547-CDE, dan pindah pada awal tahun 2004 kejalan H. Adam Malik No.101 Medan. Perusahaan ini didirikan sebagai perusahaan Main Dealer sepeda motor bermerek Suzuki untuk wilayah Sumatera Utara yang mana Main Dealer terdahulunya adalah PT. Duta Putra Sumatera. PT. Sunindo Varia Motor Gemilang adalah anak cabang langsung dari PT. Indomobil Group Jakarta yang memegang wilayah penjualan merk Suzuki se- Asia. Berdirinya PT. Sunindo Varia Motor Gemilang disebabkan kekurang mampuan dari Main Dealer terdahulunya dalam meningkatkan penjualan Unit Suzuki dibanding merek dagang lainnya seperti Honda,Yamaha, Mocin, dll. Visi dan Misi PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan Setiap perusahaan baik swasta maupun milik negara memiliki visi dan misi demikian juga dengan PT. Sunindo Varia Motor gemilang yang memiliki visi dan misi sebagai berikut: VISI Suzuki menjadi yang terbaik dalam bisnis otomotif dengan produk berteknologi tinggi dan terpercaya, serta layanan terbaik yang berkesinambungan
MISI Suzuki mencapai market share 50% pada tahun 2012 dan rangking II melalui layanan prima yang berkesinambungan B. Jaringan Kegiatan Perusahaan PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan selalu memberikan pelayanan prima yang berkesinambungan bagi para konsumennya, karena PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan memiliki fokus strategi, diantaranya: Penambahan Network, Peningkatan produktivitas network dan kualitas SDM, Financial Support, Iimage Up, dan Penerapan layanan prima yang berkesinambungan. Hingga saat ini PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan telah memiliki 6 cabang, yaitu : 1. Suzuki Medan (Jl. H. Adam Malik NO. 101 Medan) 2. Suzuki SM. Raja (Jl. Sisingamangaraja Medan) 3. Suzuki Diski (Jl. Medan Binjai KM 12,5) 4. Suzuki Simpang Dolok (Jl. Jend. Sudirman No. 363 DE Tebing Tinggi) 5. Suzuki Tamora (Jl. Irian No. 83 DE Tanjung Morawa) 6. Suzuki Bakti (Jl. AR. Hakim No. 70 E-F) Dan juga memiliki satu gudang yang cukup besar yang mampu menyimpan ribuan unit sepeda motor Suzuki beserta dengan aksesorisny, yang terletak di jalan Sisingamangaraja, tepatnya dibelakang kantor cabang Sisingamangaraja.
C. Struktur Organisasi dan Personalia Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam perusahaan. Mengingat besarnya peranan dari struktur organisasi ini dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan memilih bentuk struktur organisasi yang berbentuk organisasi garis dan staff seperti yang terlihat pada gambar (terlampir) D. Job Description Setiap bagian tentu mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk dipertanggungjawabkan keatasan masing-masing. Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang ada pada PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan. 1) Komisaris, bertugas untuk menentukan kebijaksanaan dan rencana strategi perusahaan jangka panjang, menentukan rencana dan kerja perusahaan, mengawasi kerja para pimpinan perusahaan dan meminta pertanggung
jawabannya, mengadakan rapat semester secara berkala untuk koordinasi total. 2) Pimpinan Operasional, bertugas untuk menjalankan kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana kerja yang dicanangkan oleh komisaris, mengawasi kerja bawahannya (After Sales, Area Sales, Sparepart, Warehouse) dan merencanakan target kerja untuk masing-masing bagian, mengadakan rapat bulanan secara berkala untuk koordinasi total, melakukan pendekatan keluar dalam segi ini, langganan perusahaan, dan kunjungan rutin kemasingmasing daerah. 3) Pimpinan FAD ( Finance & Accounting Department), bertugas untuk mengurus masalah accounting dan finance perusahaan, menangani segala permasalahan dari luar yang berkaitan dengan perusahaan. Contoh: Perpajakan, menjadi asisten komisaris dalam penentuan gaji karyawan dan mengurus segala masalah kepegawaian, mempelajari dan mengembangkan sistem perusahaan baik dari segi peraturan kerja, kepegawaian dan akur kerja masing-masing bagian. 4) After Sales/Manager Layanan Purna Jual, bertanggung jawab dalam quality control product yang dijual oleh perusahaan baik dalam perawatan/service maupun dalam suku cadang, mengembangkan Net Work Service atau bengkel kemitraan sesuai dengan target kerja, bertanggung jawab dalam kualitas mekanik dalam melakukan service sepeda motor, mengadakan acara umum baik service gratis maupun quality check up, bertanggung jawab atas claim untuk part warranty dan service.
5) Area Supervisor I dan II, bertanggung jawab mengenai penjualan unit sepeda motor kemasing-masing daerah agar sesuai dengan target yang ditentukan, mengadakan rapat scara berkala dimasing-masing daerah untuk koordinasi antar kantor cabang dengan kantor pusat dalam masalah target atau hal lain, melakukan pengembangan dengan cara mencari investor lokal untuk membuat kantor cabang didaerah tertentu, mengumpulkan dan menganalisis serta memecahkan masalah mengenai marketing dalam halnya penjualan unit sepeda motor Suzuki, membina hubungan baik dengan distributor didaerah untuk meningkatkan penjualan, merencanakan serta menganalisis penjualan dan bahan reklame yang dipromosikan, mengatur tenaga marketing dan memotivasi dalam bekerja diarea masing-masing. 6) Warehoese Unit Head, bertugas untuk mencatat semua unit yang masuk dan memberi laporan kepada bagian administrasi mengenai barang masuk melalui surat jalan, melakukan pengecekan unit masuk apakah yang diterima dalam keadaan baik atau lecet, mengeluarkan unit kepada konsumen berdasarkan Order Memo, mengeluarkan Surat Claim untuk unit rusak kepada pengangkutan. 7) Supervisor Sparepart, bertugas untuk mengawasi persediaan sparepart, meningkatkan penjualan sparepart sesuai dengan target yang ditentukan, mengadakan kunjungan rutin ke partshop/dealer didaerah untuk meningkatkan hubungan kerja, mengadakan Stock Opname untuk mengurangi Lost Stock.
8) Accounting, bertugas untuk mencatat penerimaan stock unit, sparepart dan membuat buku harian pembelian/jurnal pembelian, mencatat penjualan unit sparepart dan membuat laporan mutasi stock unit dan buku harian penjualan, membuat buku harian penerimaan dan pengeluaran Kas dan Bank dan membuat jurnal atas transaksi tersebut, mencatat sluruh transaksi dalam General Ledger dan Sub Ledger, membuat daftar aktiva tetap dan biaya dibayar dimuka dan menghitung penyusutan/amortisasi setiap bulannya, membuat Flash Report, membuat laporan keuangan, membuat laporan dan setoran pajak PPh pasal 21, 23, 25 dan PPh Sewa serta PPN Masa. 9) CCD, bertugas untuk memeriksa cover giro dari dealer dengan data Sub Ledger sebelum diserahkan kekasir, memeriksa pembayaran sparepart dari partshop sebelum diserahkan kekasir, mencatat penerimaan A/R pada Sub Ledger dari Laporan Penerimaan Kas dan Bank (A/R Unit, Sparepart,dan Others), membuat faktur pajak standar dan sederhana atas transaksi penjualan yang datanya diterima dari bagian penjualan unit dan sparepart, mencatat penambahan A/R dari data penjualan yang telah dibuat Faktur Pajak, membuat kwitansi atas tagihan sparepart dan others yang akan jatuh tempo, menyerahkan kwitansi yang akan jatuh tempo ke koordinator sparepart untuk ditagih, mengirim tagihan Unit kepada dealer dan leasing, membuat laporan bulanan mutasi A/R dan penjelasan over due, menerima BPKB atas pengurusan STNK dari penjualan direct sales maupun titipan dari dealer dan relasi, menyerahkan BPKB kepada konsumen, relasi dan leasing atas BPKB yang sudah lunas A/R nya setelah disetujui oleh
pimpinan FAD, dan membuat laporan mutasi BPKB, memeriksa laporan harian penjualan unit,sparepart dan penjualan jasa sparepart cabang, melakukan cross chek mutasi A/R dengan bagian Accounting sebelum closing dan pembuatan A/R movement, membuat C/N atas kompensasi tagihan dan D/N atas tagihan others. 10) Mekanik, bertugas untuk memperbaiki sepeda motor sesuai dengan permintaan konsumen, melakukan service garansi sesuai dengan kartu garansi terhadap sepeda motor yang mengajukan claim part, meminta perbaikan peralatan service atau pengganti bila tak layak pakai. 11) Administrasi Service, bertugas untuk memeriksa kupon service gratis dari konsumen yang masuk per dealer, membuat laporan service dan rekapitulasi part claim. 12) Staff Gudang, bertugas untuk mengirim pengiriman produk sampai serah terima barang, mengirimkan produk yang diorder konsumen diluar kota ke pengangkutan, melakukan check berkala tentang quantity stock unit, mengawasi pengiriman/pengangkutan unit yang mau dikirim untuk mengurangi claim unit bermasalah. 13) Administrasi sales, bertugas untuk menerima order dari daler yang telah disetujui oleh sales area dan membuat Order Memo, mengirimkan data order dealer yang telah disetujui oleh pimpinan operasional dan pimpinan FAD kegudang unit untuk dilakukan pengiriman, menerima laporan stock dari gudang dan cabang setiap hari dan dibuat rekapnya, membuat surat pemberitahuan perubahan harga dan program penjualan kepada dealer dan
leasing, membuat rekap data penjualan, stock dan aktivitas setiap bulanan untuk meeting bulanan, membuat Surat Perintah Kerja untuk supplier atas penawaran kerja yang tlah disetujui approvalnya, membuat rekap aktivitas triwulan dan membuat surat pengajuan bantuan ke PT.IMNI, membuat laporan stock dan penjualan mingguan dan bulanan ke PT.IMNI. 14) Kasir, bertugas untuk menerima pembayaran uang muka, penjualan tunai unit, sparepart dan service, membuat laporan hasil penerimaan uang, menengani kas kecil dan melakukan pembayaran rutin cabang dengan kas kecil atas sepengtahuan kepala cabang.. E. Kinerja Perusahaan Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan, perusahaan terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan sebagai Main Dealer Suzuki Sumatera Utara melakukan penyaluran sepeda motor Suzuki kepada dealer dealer Suzuki yang ada di Sumatera Utara. Dalam rangka meningkatkan volume penjualan, selain sebagai penyalur, PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan juga melakukan penjualan unit sepeda motor bermerek Suzuki baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh kantor cabang. Adapun produk dari sepeda
motor Suzuki yang disalurkan maupun dijual oleh PT. Sunindo Varia Motor Gemilang adalah : 1. Alexo 2. Spin 3. Smash Titan 4. Sky Wave 5. Sky Driver 6. Thunder 7. Shogun 8. Satria 9. Hayate F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan dari PT. Sunindo Varia Motor Gemilang Medan adalah sebagai berikut : 1. Melayani penjualan dan pembelian sepeda motor merek Suzuki baik secara tunai maupun kredit. 2. Melayani tukar tambah sepeda motor merek Suzuki sesuai dengan peraturan yang diterapkan di Perusahaan. 3. Melayani Service sepeda motor.