UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Studi Ganda Sistem Informasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Sarjana Ekonomi Semester Genap 2003/2004 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN BIAYA DAN KUANTITAS PRODUKSI PADA PT. BIGINUSINDO PERMAI Dian Arianti W. NIM : 0300457161 Abstrak Akuntansi biaya untuk perusahaan produksi memegang peranan penting untuk kemajuan perusahaan. Kesalahan perhitungan biaya akan berdampak kepada besarnya harga pokok produksi sehingga harga jual akan semakin mahal untuk menutup ongkos produksi. Dengan demikian dalam produksi perlu dilakukan pengendalian. Perusahaan yang bergerak di bidang konveksi, setiap model baju memiliki karakteristik yang berbeda. Penulis merasa tertarik untuk melakukan analisa dan memberikan usulan perancangan Sistem Informasi Pengendalian Produksi pada PT. BIGINUSINDO PERMAI dengan menggunakan Job Order Costing. Metode yang penulis gunakan dalam skripsi ini adalah studi kepustakaan, survey lapangan, analisis terhadap sistem yang berjalan, identifikasi permasalahan, dan perancangan sistem usulan dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem. Dari penelitian yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan antara lain : penghitungan harga pokok produksi yang sangat sederhana, kuantitas permintaan bahan baku ke gudang dilakukan berdasarkan pengalaman historis dan tidak dibatasi, tidak adanya pengontrolan terhadap bahan baku sisa, dan tidak ada keterangan yang dapat diperoleh jika terjadi perbedaan kuantitas barang yang berpindah dari satu departemen ke departemen lain. Bedasarkan kelemahan yang ditemukan, penulis menyarankan agar perusahaan melakukan perbaikan-perbaikan meliputi perubahaan sistem harga pokok produksi, pembuatan anggaran biaya produksi, dan pemanfaatan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat dan aktual. Kata Kunci : pengendalian biaya, pengendalian kuantitas, biaya anggaran, biaya aktual,order produksi, raw material, work in process, finished good, progres produksi iii
PRAKATA Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah membimbing, memberikan berkat, dan kekuatan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan. Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna karena keterbatasan pengalaman, pengetahuan, dan waktu. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun untuk menyempurakan skripsi ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sedalamdalamnya kepada: 1. Ibu Dr. Theresia Widia S. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., dan Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Akuntansi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Siswono, S.Kom,MM., dan Bapak Johan, S.Kom., MM, selaku Ketua dan Sekretaris Jurusan Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan pengarahan selama penulis menjalankan studi di Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom., MM. dan Bapak Sri Yanto, Ak., sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dalam memberikan bimbingan dan pengarahan bagi penulis selama penyusunan skripsi. 5. Bapak Eddy Susanto, segenap manajemen, dan karyawan PT. Biginusindo Permai yang telah memberikan kesempatan, ijin, dan dukungan selama proses iv
penyelesaian skripsi ini. 6. Kedua orangtua, ci Dewi, Desy, om Daniel, tante Lian, dan Inge yang telah senantiasa mendoakan dan terus memberikan semangat di setiap saat. 7. Iwan atas perhatian, dorongan, dan yang bersama-sama memberi saran dan pendapat. 8. Teman-teman di kelas Ganda MI Akuntansi 99 atas keceriaannya. 9. Teman-teman di PDC, khususnya kepada Ko Hanny, Ko Eas, dan otojoseph, atas bimbingannya, serta Lydiawati, Julia Loisa, Maria, atas pengertiannya dan kerjasamanya. 10. Ci Anny Tandyo, Pak Hery H.M., Pak Dafris Arifin, dan Pak Sugito atas bimbingan yang diberikan. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan dalam berbagai bentuk guna penyelesaian skripsi ini. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat-nya kepada semua pihak. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan, sehingga hasil yang diperoleh dapat lebih sempurna dan berguna di masa yang akan datang. Jakarta, Juli 2004 Penulis v
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Lampiran Halaman i ii iii iv v vi viii xi xiv xv BAB 1 PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 2 1.3 Tujuan dan Manfaat 3 1.4 Metodologi Penelitian 4 1.5 Sistematika Penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 7 2.1 Sistem Informasi 7 2.1.1 Pengertian Sistem 7 2.1.2 Definisi Informasi 7 2.1.3 Definisi Sistem Informasi 8 2.1.4 Komponen Utama Sistem Informasi 8 2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 10 2.2 Analisis Sistem 11 2.2.1 Pengertian Analisis Sistem 11 2.2.2 Langkah Analisis Sistem 11 2.3 Perancangan Sistem 12 2.3.1 Pengertian Perancangan Sistem 12 2.3.2 Tahap Perancangan Sistem 12 2.3.3 Alat Bantu Perancangan Sistem 13 2.3.3.1 Bagan Alir Dokumen 13 2.3.3.2 Diagram Aliran Data 13 2.3.3.3 Kamus Data 14 2.3.3.4 Normalisasi 15 2.3.3.5 ERD 16 2.3.3.6 Spesifikasi Proses 16 2.3.3.7 Bagan Terstruktur 17 2.4 Pengertian dan Tujuan Akuntansi Biaya 17 2.4.1 Pengertian Akuntansi Biaya 17 vi
2.4.2 Tujuan Akuntansi Biaya 17 2.5 Pengertian dan Klasifikasi Biaya 18 2.5.1 Pengertian Biaya 18 2.5.2 Klasifikasi Biaya 19 2.6 Sistem Biaya Berdasarkan Pesanan 21 2.6.1 Harga Pokok Produksi (HPP) 21 2.6.2 Tarif Biaya Overhead Pabrik Departemental 23 2.6.3 Tarif Overhead Ditetapkan di Muka 24 2.6.4 Metode Kalkulasi Biaya 25 2.6.5 Selisih Biaya Overhead 25 2.6.6 Biaya Pesanan (Job Order Costing) 26 2.6.7 Pendekatan Umum Terhadap Job Order Costing 27 2.6.8 Metode Penentuan HPP 28 2.7 Pengendalian Produksi 29 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 31 3.1 Sejarah Perusahaan 31 3.2 Struktur Organisasi 32 3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang 32 3.4 Prosedur Sistem Berjalan 37 3.4.1 Prosedur Order Produksi Berjalan 37 3.4.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan 40 3.4.3 Prosedur Produksi Berjalan 42 3.4.4 Prosedur Pencatatan BTKL Berjalan 52 3.4.5 Prosedur Pembiayaan Lain-Lain Berjalan 56 3.4.6 Prosedur Penghitungan HPP Berjalan 58 3.5 Diagram Aliran Data 61 3.5.1 Diagram Konteks 61 3.5.2 Diagram Nol 61 3.5.3 Diagram Rinci 62 3.6 Evaluasi Sistem Pengendalian Produksi PT. Biginusindo Permai 63 3.6.1 Evaluasi atas Infrastruktur Teknologi Informasi 63 3.6.2 Evaluasi atas Struktur Organisasi 63 3.6.3 Evaluasi atas Formulir 64 3.7 Kelemahan Sistem Informasi PT. Biginusindo Permai 65 3.8 Solusi yang Diusulkan 67 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 68 4.1 Perhitungan Harga Pokok Produksi Menggunakan 68 Job Order Costing 4.2 Bagan Alir Dokumen Usulan 77 4.2.1 Prosedur Order Produksi Usulan 77 4.2.2 Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan 79 4.2.3 Prosedur Produksi Usulan 81 4.2.4 Prosedur Pencatatan BTKL Usulan 94 4.2.5 Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan 99 4.2.6 Prosedur Pencatatan BOP Usulan 102 vii
4.2.7 Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan 105 4.2.8 Prosedur Penghitungan HPP Usulan 107 4.3 Diagram Aliran Data yang Diusulkan 109 4.3.1 Diagram Konteks 109 4.3.2 Diagram Nol 110 4.3.3 Diagram Rinci 111 4.4 Data Sistem 115 4.4.1 Kamus Data 115 4.4.1.1 Kamus Data Aliran Data 115 4.4.1.2 Kamus Data untuk Data Store 116 4.4.1.3 Kamus Data Laporan 118 4.4.2 Normalisasi Data 121 4.4.3 Spesifikasi Tabel 130 4.4.4 ERD 143 4.5 Perancangan Proses 144 4.5.1 Bagan Terstruktur 144 4.5.2 Spesifikasi Proses 162 4.6 Rancangan Masukan 203 4.6.1 Formulir 203 4.6.2 Layar 207 2.7 Rancangan Keluaran 227 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 228 5.1 Simpulan 228 5.2 Saran 242 DAFTAR PUSTAKA 243 RIWAYAT HIDUP 245 LAMPIRAN 246 FOTOKOPI SURAT SURVAI 249 viii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Rumus Tarif Ditetapkan di Muka 25 Gambar 2.2 Pendekatan Pengendalian Produksi 30 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Biginusindo Permai 32 Gambar 3.2 Garis Besar Proses Produksi PT. Biginusindo Permai 37 Gambar 3.3 DAD Prosedur Order Produksi Berjalan 39 Gambar 3.4 DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Berjalan 41 Gambar 3.5 DAD Prosedur Produksi Berjalan 47 Gambar 3.6 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) 48 Gambar 3.7 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) 49 Gambar 3.8 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) 50 Gambar 3.9 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) 51 Gambar 3.10 DAD Prosedur Produksi Berjalan (Lanjutan) 52 Gambar 3.11 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Berjalan 54 Gambar 3.12 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upahan) Berjalan 56 Gambar 3.13 DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Berjalan 58 Gambar 3.14 DAD Prosedur Penrhitungan HPP Berjalan 60 Gambar 3.15 Diagram Konteks Sistem Berjalan 61 Gambar 3.16 Diagram Nol Sistem Berjalan 61 Gambar 3.17 Diagram Rinci 1.0 Berjalan 62 Gambar 3.18 Diagram Rinci 2.0 Berjalan 62 Gambar 3.19 Diagram Rinci 2.2 Berjalan 62 Gambar 3.20 Struktur Organisasi Usulan 64 Gambar 4.1 Kaos Felix the Cat 68 Gambar 4.2 DAD Prosedur Order Produksi Usulan 79 Gambar 4.3 DAD Prosedur Permintaan Bahan Baku Usulan 81 Gambar 4.4 DAD Prosedur Produksi Usulan 88 Gambar 4.5 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 89 Gambar 4.6 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 90 Gambar 4.7 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 91 Gambar 4.8 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 92 Gambar 4.9 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 93 Gambar 4.10 DAD Prosedur Produksi Usulan (Lanjutan) 94 Gambar 4.11 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Bulanan) Usulan 96 Gambar 4.12 DAD Prosedur Pencatatan BTKL (Upah) Usulan 98 Gambar 4.13 DAD Prosedur Pencatatan Pembiayaan Lain-Lain Usulan 101 Gambar 4.14 DAD Prosedur Pencatatan BOP Usulan 104 Gambar 4.15 DAD Prosedur Pengembalian Bahan Baku Usulan 106 Gambar 4.16 DAD Prosedur Perhitungan HPP Usulan 108 Gambar 4.17 Diagram Konteks Usulan 109 ix
Gambar 4.18 Diagram Nol Usulan 110 Gambar 4.19 Diagram Rinci 1.0 Usulan 111 Gambar 4.20 Diagram Rinci 2.0 Usulan 111 Gambar 4.21 Diagram Rinci 3.0 Usulan 112 Gambar 4.22 Diagram Rinci 4.0 Usulan 112 Gambar 4.23 Diagram Rinci 5.0 Usulan 113 Gambar 4.24 Diagram Rinci 6.0 Usulan 113 Gambar 4.25 Diagram Rinci 7.0 Usulan 114 Gambar 4.26 ERD 143 Gambar 4.27 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan 144 Gambar 4.28 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 145 Gambar 4.29 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 146 Gambar 4.30 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 147 Gambar 4.31 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 148 Gambar 4.32 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 149 Gambar 4.33 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 150 Gambar 4.34 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 151 Gambar 4.35 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 152 Gambar 4.36 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 153 Gambar 4.37 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 154 Gambar 4.38 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 155 Gambar 4.39 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 156 Gambar 4.40 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 157 Gambar 4.41 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 158 Gambar 4.42 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 159 Gambar 4.43 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 160 Gambar 4.44 Rancangan Bagan Terstruktur Usulan (Lanjutan) 161 Gambar 4.45 Rancangan Formulir Order Produksi 204 Gambar 4.46 Rancangan Formulir Daftar Biaya Produksi Aktual 204 Gambar 4.47 Rancangan Surat Permohonan Pembiayaan Lain 205 Gambar 4.48 Rancangan Formulir Reimburse 205 Gambar 4.49 Rancangan Formulir Desain 206 Gambar 4.50 Rancangan Layar Login 207 Gambar 4.51 Rancangan Layar Menu untuk PPC 207 Gambar 4.52 Rancangan Layar Menu untuk Produksi 208 Gambar 4.53 Rancangan Layar Menu untuk Manajer 208 Gambar 4.54 Rancangan Layar Menu untuk Marketing 209 Gambar 4.55 Rancangan Layar Menu untuk Gudang Bahan Baku 209 Gambar 4.56 Rancangan Layar Menu untuk Gudang Finished Good 210 Gambar 4.57 Rancangan Layar menu untuk Kasir 210 Gambar 4.58 Rancangan Layar Inventarisasi Raw Material 211 Gambar 4.59 Rancangan Layar Inventarisasi WIP 211 Gambar 4.60 Rancangan Layar Inventarisasi Finished Good 212 Gambar 4.61 Rancangan Layar Formula Bahan Baku 213 Gambar 4.62 Rancangan Layar Formula Tarif BTKL dan BOP 214 Gambar 4.63 Rancangan Layar Order Produksi 215 Gambar 4.64 Rancangan Layar Biaya Anggaran Bahan Baku 216 x
Gambar 4.65 Rancangan Layar Biaya Anggaran BTKL BOP 217 Gambar 4.66 Rancangan Layar Biaya Aktual Permintaan Bahan Baku 218 Gambar 4.67 Rancangan Layar Biaya Aktual Permintaan Bahan Baku 219 (Lanjutan) Gambar 4.68 Rancangan Layar Biaya Aktual Penerimaan SPaB 220 Gambar 4.69 Rancangan Layar Biaya Aktual Pengembalian Bahan 220 Baku Lebih Gambar 4.70 Rancangan Layar Biaya Aktual Penerimaan SPkB 221 Gambar 4.71 Rancangan Layar Biaya Aktual Cek BTKL BOP 221 Aktual Gambar 4.72 Rancangan Layar Biaya Aktual Catat BTKL BOP 222 Aktual Gambar 4.73 Rancangan Layar Pemindahan Barang Cek Pemindahan 223 Barang Gambar 4.74 Rancangan Layar Pemindahan Kirim 224 Gambar 4.75 Rancangan Layar Pemindahan Terima 225 Gambar 4.76 Rancangan Layar Cek Progress Produksi 226 Gambar 4.77 Rancangan Layar Input Range Tanggal Laporan 226 Gambar 4.78 Rancangan Layar Input Kode Order 226 Gambar 4.79 Rancangan Laporan Order Produksi 227 Gambar 4.80 Rancangan Laporan Order Produksi Selesai 228 Gambar 4.81 Rancangan Laporan Pemakaian Bahan Baku per Order 229 Gambar 4.82 Rancangan Laporan Pemakaian Tenaga Kerja Langsung 230 per Order Gambar 4.83 Rancangan Laporan Pemakaian Overhead Pabrikasi per 231 Order Gambar 4.84 Rancangan Laporan Varians Pemakaian Bahan Baku per 232 Order Gambar 4.85 Rancangan Laporan Varians Pemakaian Tenaga Kerja 233 Langsung Pabrikasi per Order Gambar 4.86 Rancangan Laporan Varians Overhead Pabrikasi per Order 234 Gambar 4.87 Rancangan Laporan HPP Aktual per Order 235 Gambar 4.88 Rancangan Laporan HPP Anggaran per Order 236 Gambar 4.89 Rancangan Laporan Varians HPP per Order 237 xi
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 4.1 Indeks Pemakaian Bahan Baku Kaos Felix the Cat 68 Tabel 4.2 Formula Kaos Felix the Cat 69 Tabel 4.3 Informasi Total Gaji dan Volume Produksi Tahun 2003 71 Tabel 4.4 Biaya Gaji Departemen Produksi tahun 2003 71 Tabel 4.5 Tarif BTKL Departemen Produksi 72 Tabel 4.6 Biaya Overhead Pabrik PT. Biginusindo Permai 73 Tabel 4.7 Tarif Biaya Overhead Pabrik 76 Tabel 4.8 Informasi Pendukung Dasar Alokasi 77 xii
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Simbol Diagram Aliran Dokumen 246 Lampiran 2 Simbol Diagram Aliran Data 247 Lampiran 3 Simbol Bagan Terstruktur 248 xiii