40 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan IT Shop merupakan sebuah toko yang bergerak dalam bidang penjualan notebook dan aksesoris komputer. Toko ini berfokus pada penjualan notebook dengan merek ASUS dan AXIOO tetapi ada juga merek yang lainnya seperti TOSHIBA, NEC, SONY, ACER tetapi hanya sebagai pelengkap saja. Selain melakukan penjualan notebook dan aksesoris komputer, IT Shop juga melayani service-service terhadap notebook-notebook yang bermasalah yang di tangani oleh teknisi yang handal. Toko ini di buka pada tanggal 18 bulan Mei tahun 2006 oleh bapak Hendy Sanjaya sebagai direktur yang terletak pada Mangga Dua Mall Lt. 5 No.B15, Jl. Arteri Mangga Dua Raya Jakarta 10730. IT Shop sering mengadakan pameran-pameran sebagai bentuk pemasarannya, selain melakukan pameran IT Shop juga memasang iklan pada Koran-koran. IT Shop tidak memiliki cabang-cabang lainnya. Meskipun baru didirikan sekitar 1 tahun tetapi IT Shop sudah cukup banyak di kenal oleh masyarakat di sekitar Mangga Dua. IT Shop salah satu toko besar di Mangga Dua yang menjual notebook dengan merek lokal yaitu notebook Axioo 3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kebutuhan untuk menentukan langkahlangkah serta proses kerja yang akan diambil sehingga dapat mencapai tujuan yang di inginkan toko. Struktur organisasi ini menggambarkan hubungan kerja antar personil-
41 personil yang tergabung secara internal yang dapat menjalin suatu bentuk kerjasama dari setiap fungsi dan tugas yang ada serta mencakup seluruh kegiatan toko. Berikut adalah struktur organisasi pada IT Shop. Direktur Store Manager Supervisor Teknisi Admin Sales Gambar 3.1 : Struktur Organisasi Pada IT SHOP ( Sumber : Direktur IT SHOP ) 3.3 Tugas dan Wewenang 1. Direktur Mengambil keputusan dan mengatur semua kinerja dalam toko Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan kemajuan toko 2. Store Manager Bertugas mengontrol seluruh kegiatan yang ada dalam toko. 3. Supervisor Bertugas mengawasi kegiatan-kegiatan yang terjadi di toko.
42 4. Teknisi Bagian teknisi bertugas untuk melayani pelanggan jika ada barang yang rusak untuk di service. 5. Admin Admin yang bertugas untuk membuat laporan-laporan tentang keuangan yang akan digunakan sebagai salah satu informasi bagi direktur. 6. Sales Sales bertugas untuk memasarkan pruduk-produk yang baru bagi pelanggan dengan cara membagikan brosur. 3.4 Visi dan Misi Visi : Menjadi toko penjualan Notebook Asus dan Axioo terbesar di Indonesia Misi: Misi dari IT Shop adalah memperluas pangsa pasar di Jakarta 3.5 Analisis Sistem Berjalan 3.5.1 Identify the Unmet and / or Underserved Customer Need Pada tahap ini terdapat 3 bagian yang akan dilakukan, yang pertama identifikasi kebutuhan pelanggan sebelum melakukan pembelian terdiri dari problem recognition, information gathering, dan evaluation, yang kedua identifikasi kebutuhan pelanggan pada saat melakukan pembelian yaitu purchase decision, dan yang ketiga identifikasi kebutuhan pelanggan setelah melakukan pembelian terdiri dari satisfaction dan loyalty.
Problem Recognition Kebutuhan kantor Kebutuhan Grafis Information Gathering Pameran Koran Sales Brosur Word of mouth Evaluation Harga Kualitas Model Purchase Decision Offline Satisfaction Garansi Kualitas baik Service memuaskan Loyalty Repeat Order Pelanggan meningkat Gambar 3.2 : Proses pembelian oleh pelanggan pada IT SHOP
44 Pada bagian problem recognition dapat diketahui kebutuhan pelanggan terhadap jenis produk yang di butuhkan, seperti kebutuhan kantor dan kebutuhan grafis. Pada bagian information gathering dapat di ketahui dari mana saja informasi-informasi yang di dapat oleh pelanggan tentang produk yang dijual. Berdasarkan wawancara yang dilakukan pencarian informasi yang dilakukan melalui brosur, koran, pameran, dan sales. Pada bagian evaluation setelah pelanggan mendapatkan informasi tentang produk yang diinginkan maka pelanggan tersebut akan melakukan pertimbanganpertimbangan terhadap produk tersebut di antaranya seperti kualitas, harga, model, dan spesifikasi akan produk tersebut. Hasil tersebut berdasarkan 20 lembar kuisioner yang di sebarkan kepada pelanggan dan non pelanggan IT Shop. Hasil dari kuisoner yang di bagikan adalah 40% yang menjawab harga, 30% yang menjawab kualitas, 5% yang menjawab tipe, 5% yang menjawab merek, dan 20% yang menjawab model. Pada bagian purchase decision dapat diketahui tentang bagaimana produk tersebut akan di bayar, offline atau online. Pada bagian satisfaction dapat di lihat bagaimana pelanggan tersebut puas akan produk yang kita jual dan pelayanan yang di berikan. Seperti kualitas produk yang bagus, garansi yang di berikan, dan pengiriman yang tepat pada waktunya. Pada bagian loyalty bagaimana alasan pelanggan puas dan akan kembali lagi untuk membeli produk yang sama atau produk-produk yang lainnya. Jika pelanggan merasa puas, maka pelanggan akan melakukan repeat order.
45 Melihat brosur Informasi tidak up to date Datang ke showroom Akses penjualan selama 24 jam Pemilihan produk Pembayaran cash/ kredit Kesulitan bertransaksi Penerimaan barang Gambar 3.3 : Unmet and Underserved Needs Pada gambar di atas menjelaskan bagaimana langkah-langkah proses bisnis yang di lakukan pelanggan untuk membeli produk pada IT Shop serta menjelaskan kebutuhan-kebutuhan yang masi belum terpenuhi. Kebutuhan yang belum terpenuhi tersebut yaitu: Kebutuhan akan informasi Maksudnya akan kebutuhan ini yaitu kurangnya informasi produk yang di berikan oleh IT Shop kepada pelanggannya. Pelanggan hanya mendapatkan informasi produk dari brosur dan tanya langsung ke toko sehingga menyebabkan terbatasnya informasi yang di dapat pelanggan. Kebutuhan akan penjualan selama 24 jam IT Shop pada saat ini hanya melayani para pelanggannya pada jam kerja saja, hal ini merupakan hambatan yang besar karena banyak pelanggan saat ini sangat sibuk dan hanya memiliki waktu luang di luar
46 jam kerja mereka. Pelanggan menginginkan sarana pelayanan 24 jam yang dapat mereka akses kapanpun dan dimana pun. Kesulitan bertransaksi Pada sistem yang sekarang ini orang yang diluar daerah jakarta maupun dijakarta yang mau melakukan pemesanan dan melakukan transaksi itu harus datang langsung ke toko untuk melakukan pembelian. Sehingga itu merupakan kesulitan dalam melakukan transaksi. 3.5.2 Identify the Specific Customer a Company Will Pursue Dalam menganalisa segmen target pasar IT Shop parameter yang digunakan adalah demografi dan benefits. Parameter yang berdasarkan demografi di golongkan menjadi 3 bagian, yaitu pendapatan besar, sedang, dan kecil. Sedangkan berdasarkan benefits juga di bagi menjadi 3, yaitu notebook dengan kualitas tinggi, sedang, dan rendah. Target pasar IT Shop adalah pelanggan langsung dan juga pelanggan toko. Alasan penggunaan kedua parameter tersebut karena kebanyakan pelanggan yang membeli notebook di lihat dari kedua parameter tersebut yaitu pendapatan terhadap jenis produk. Berdasarkan hasil kuisioner yang telah kami sebarkan kepada 20 orang didapatkan bahwa orang yang berpenghasilan besar(>2.000.000) adalah sebesar 50% dan yang berpenghasilan sedang(600.000-2.000.000) adalah sebesar 30% dan sisanya yang berpenghasilan kecil(<600.000) adalah sebesar 20% sedangkan notebook yang diinginkan konsumen untuk kualitas bagus adalah sebesar 35% dan notebook yang diinginkan
47 konsumen untuk kualitas sedang adalah sebesar 40% dan sisanya yang kualitas rendah sebesar 25%. Pelanggan Produk Kualitas Produk Bagus Sedang Rendah Besar Pelanggan langsung Sedang Kecil Besar Pelanggan toko Sedang Kecil Tabel 3.1 : Segmen Pasar pada IT Shop Keterangan : = pangsa pasar utama = pangsa pasar perioritas ke dua = pangsa pasar perioritas ke tiga Target-target pasar yang difokuskan oleh IT Shop adalah pada bagian pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar terhadap notebook dengan kualitas yang tinggi dan sedang, pelanggan yang mempunyai pendapatan menengah dengan notebook kualitas yang bagus, sedang maupun rendah dan pelanggan langsung yang mempunyai
48 pendapatan kecil dengan kualitas notebook yang sedang dan rendah. Sedangkan untuk pangsa pasar yang perioritas kedua adalah pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar memilih kualitas produk yang rendah, pelanggan langsung yg penghasilan kecil memilih kualitas produk yang bagus, dan juga pelanggan toko. Menurut BPS (badan pusat statistik) tahun 2004-2006, pendapatan kecil berkisar dibawah 600 ribu rupiah, pendapatan menengah 600ribu sampai 2 (dua) juta rupiah, dan pendapatan besar 2 (dua) juta ke atas. Data tesebut berdasarkan pendapatan bersih yang sudah dikurangi dengan potongan-potongan, iuran wajib, pajak penghasilan dan lain sebagainya oleh perusahaan/kantor/majikan. 3.5.3 Assess advantage relative to competition Dalam analisis ini, maka akan di nilai kekurangan dan kelebihan produk dan service yang ada pada IT Shop dan para pesaingnya. Pesaing langsung pada IT Shop adalah Visual Data dan CompuCare yang berfokus menjual notebook dengan merek Asus. Lalu pesaing yang tidak langsung adalah bhineka.com. perbandinganperbandingan yang akan dilakukan dapat dilihat pada tabel 3.2.
49 IT Shop Visual CompuCare Manna Bhineka.com Data Notebook ASUS AXIOO TOSHIBA ACER NEC SONY Tabel 3.2 : Pesaing-pesaing yang di hadapi oleh IT Shop Keterangan: = Pesaing langsung = Pesaing tidak langsung 3.5.4 Assess the company s Resource to Deliver the Offering Sumber Daya yang berhadapan dengan pelanggan yaitu : 1 Showroom Pada showroom IT Shop ini menampilkan produk yang paling laris terjual dan mempunyai daya tarik yang tinggi untuk para pelanggan, sehingga pelanggan dapat lebih tertarik untuk melihat produk-produk tersebut. Selain itu dekorasi-dekorasi pada showroom ini juga bagus sehingga menciptakan suasana yang nyaman dan dapat membuat para pelanggannya betah untuk berlama-lama.
50 2 Brand name IT Shop mempunyai brand name yang cukup kuat seperti Asus, Axioo, Toshiba, SONY, Acer dan NEC sehingga dapat menarik perhatian pelanggan dengan brand-brand ternama yang di kenal oleh orangorang. 3 Sales person IT Shop mempunyai sales person yang dilatih secara khusus untuk membantu pelanggan dalam memilih produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 4 Pameran Di pameran ini terdapat jenis-jenis produk terbaru yang ditawarkan dan mempunyai harga yang cukup murah sehingga jika ada pelanggan yang tertarik, maka pelanggan dapat melihat produk-produknya dan langsung membelinya. Sumber Daya Internal : 1 Karyawan yang sudah mengetahui atau memahami produk yang dijual. Sehingga pelanggan mudah mencari informasi-informasi dari produk tersebut. 2 Bagian Teknisi yang melayani pelanggan sudah berpengalaman. Sumber Daya Upstream : Supplier yang di miliki IT Shop sudah memiliki brand yang cukup di kenal yaitu Asus dan Axioo sehingga mempermudah penjualan pada IT shop
51 3.5.5 Access Market Readiness of Technology Pada langkah ini dimaksudkan agar sistem e-commerce ini dapat diterapkan dengan baik, maka perlu dilakukan analisis kesiapan pasar terhadap teknologi dan sistem penjualan yang baru dikembangkan dan diimplementasikan pada IT Shop. Analisis kesiapan pasar ini terdiri dari 3 bagian, yaitu : 1. Technology Vulnerability Penggunaan teknologi pada sistem IT Shop yang sedang berjalan saat ini yaitu sudah adanya penggunaan teknologi komputer yang terhubung dengan printer, serta adanya teknologi internet untuk mencari informasi-informasi dan adanya jaringan LAN yang berfungsi untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer lainnya. Secara external dapat dilihat pengguna internet di Indonesia yang terus-menerus meningkat, menjadi indikator yang menunjukan bahwa masa depan bisnis berbasis web di Indonesia cukup menjanjikan. Menurut APJII jumlah pengguna internet pada tahun 2007 yaitu 25 juta orang yang mengalami kenaikan sebanyak 20 persen dari tahun 2006. Biro Pusat Statistik (BPS) tahun 2006 jumlah penduduk di Indonesia adalah sekitar 225 juta sehingga dapat di bilang bahwa pengguna internet di indonesia masi sedikit. 2. Technology Adaption Dengan kondisi koneksi yang ada di Indonesia, IT Shop dapat menggunakan koneksi internet seperti ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line ) atau cable yang kecepatan koneksinya ( transfer rate ) dan bandwith nya lebih baik dari dial-up. Sehingga untuk
52 pelanggan yang mengakses website dengan menggunakan koneksi dial-up saja sudah dapat mengakses internet dengan baik. 3. Impact of New Technology Penggunaan teknologi baru di masa mendatang diharapkan dapat membuat toko dan pelanggan langsung, dapat memaksimalkan fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh website IT Shop. Keberadaan gambar, spesifikasi produk, animasi layar, dimasa mendatang akan membuat website menjadi lebih menarik. 3.5.6 Specify the Opportunity in Concrete Term Untuk menspesifikasi kesempatan yang ada pada saat ini, maka dibuatlah sebuah opportunity story yang menjelaskan : Target Segmen Target pasar pada IT Shop meliputi pelanggan langsung dan pelanggan toko. Pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar terhadap notebook dengan kualitas yang tinggi dan sedang, pelanggan yang mempunyai pendapatan menengah dengan notebook kualitas yang bagus, sedang maupun rendah dan pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan kecil dengan kualitas notebook yang sedang dan rendah. Sedangkan untuk pangsa pasar yang perioritas kedua adalah pelanggan langsung yang mempunyai pendapatan besar memilih kualitas produk yang rendah, pelanggan langsung yg
53 penghasilan kecil memilih kualitas produk yang bagus, dan juga pelanggan toko. Value Proporsition Nilai yang di tawarkan dengan penggunaan sistem yang baru pada IT Shop merupakan nilai-nilai umum yang biasa ditawarkan yaitu customer mendapatkan informasi lengkap tentang produk yang diinginkan lalu waktu dan tempat pemesanan atau transaksi yang tidak dibatasi. Customer Benefit Customer lebih mudah dan lebih leluasa dalam memilih produk-produk dan informasi-informasi yang di inginkan. Critical Resources Brand utama yang dijual adalah Asus dan Axioo, dimana IT Shop menjadi master dealer untuk kedua Brand tersebut sehingga hal tersebut dapat menjadi keunggulan bagi IT Shop karena harga yang ditawarkan dapat bersaing. Reason to believe Ada beberapa alasan yang membuat pelanggan tetap ingin membeli notebook di IT Shop. Dengan penjualan yang berfokus pada notebook, memiliki Brand yang bermutu dan garansi setelah penjualan, dapat menjadi faktor yang sangat mempengaruhi pelanggan. Dan saat notebook sampai ke tangan pelanggan, kualitas produk masih terjaga dan juga adanya garansi. Hal ini membuat kepercayaan pelanggan
54 terhadap IT Shop tetap terjaga, sehingga terjadi loyalitas yang ditandai dengan adanya repeat order atau bertambahnya jumlah pelanggan. Resource sourcing Untuk mendapatkan notebook dengan harga yang bersaing dan kualitas yang baik, maka IT Shop selaku master dealer, melakukan pengadaan produk langsung dari principal, yaitu badan utama/pihak utama yang membeli langsung lisensi dari pusat, dan menguasai Brand tersebut dalam suatu negara. How to Monetize Dengan adanya situs, IT Shop dapat memperluas jangkauan pasar sehingga jumlah pelanggan yang bertambah dapat meningkatkan jumlah transaksi. Opportunity Magnitude Dengan penjualan notebook dengan brand yang sudah cukup di kenal, maka tingkat kemungkinan berhasilnya pada e-commerce yang akan di terapkan adalah sedang, karena produk yang akan di tawarkan hanya sedikit atau tidak bervariasi serta nilai-nilai yang ditawarkan juga nilai umum seperti informasi produk yang lengkap serta transaksi yang tidak dibatasi oleh waktu dan tempat sehingga susah untuk bersaing dengan pesaing-pesaing lain, tetapi dengan begitu akan menjadikan toko ini fokus pada produknya sehingga akan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap produk yang di tawarkan.
Target Value Customer Critical Reason to Resource How to Opportunity Segmen Proposition benefits Resources believe Sourcing Monetize Magnitude C U - pelanggan - informasi -keleluasaan - penjualan - kualitas - pengadaan - target pasar S langsung yang di pelanggan notebook Produk Produk menjadi luas T terhadap sediakan dalam Asus dan baik langsung dari - jumlah - MID O kualitas lengkap memilih Axioo - Brand principal pelanggan M notebook - Tidak produk name yang meningkat E terbatas - Mudah cukup di R pada waktu dalam kenal dan tempat pencarian - Garansi informasi Tabel 3.3 : IT SHOP Opportunity Story
56 3.5.7 Asses Opportunity Attractiveness Pada tahap ini, untuk mengetahui IT shop untuk maju atau tidak maju dapat dilihat dari 8 acuan ini. Jika dari 8 acuan ini nilai positifnya lebih banyak daripada nilai negatif, maka kesempatan IT Shop untuk menerapkan e-commerce lebih besar atau maju. Ada 8 acuan yang secara langsung maupun tidak langsung menjadi peluang bagi IT Shop untuk bersaing secara online yaitu : Competitive Vulnerability Dikarenakan dari pesaing-pesaing IT Shop saat ini, hanya satu yang telah menerapkan e-commerce, sedangkan yang lainnya masih secara manual. Hal ini dapat menjadi keuntungan dalam persaingan pasar. Sehingga faktor ini menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk menerapkan e-commerce. Technical Vulnerability Faktor ini merupakan faktor positive karena sumber daya manusia atau karyawan yang ada di IT Shop sudah dapat menggunakan teknologi dalam pencarian produk sehingga akan lebih memudahkan penerapan sistem e-commerce. Magnitude of Unmeet Needs Besarnya kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi dengan sistem yang sedang berjalan menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk going e-commerce. Kebutuhan yang belum terpenuhi tersebut berupa kurangnya informasi mengenai produk, spesifikasi, dan sebagainya
57 serta akses penjualan dalam 24 jam sudah dapat terpenuhi dengan adanya sistem e-commerce nantinya. Interaction Between Segments Dalam faktor ini tidak berpengaruh dengan bisnis IT Shop yaitu interaksi antar segmen sehingga faktor ini dinyatakan netral. Likely Rate of Growth Faktor ini merupakan faktor positif karena dilihat dari pertumbuhan penjualan pada IT Shop sangat berkembang yang tingkat pertumbuhan penjualannya rata-rata mencapai 10 persen perbulan atau 120 persen pertahunnya. Technology Vulnerability Faktor ini mulai mendukung penerapan e-commerce pada IT Shop jika di lihat dari sisi internalnya karena teknologi yang ada pada IT Shop sudah mendukung penerapan e-commerce seperti adanya jalur akses internet pada IT Shop serta printer guna mendukung berjalannya sistem e-commerce ini. Oleh karena itu berdasarkan kesimpulan sebelumnya technology vulnerability ini bernilai positif. Market Size Target pasar untuk notebook dapat dikatakan mulai meluas karena dari data yang sudah di dapat menyatakan bahwa penggunaan internet saat ini terus meningkat seperti data yang tertulis bahwa pengguna internet di indonesia rata-rata meningkat 20 persen per tahun, dari data terakhir pada tahun 2007 menyatakan pengguna internet di indonesia
58 sebesar 25 juta. Dengan e-commerce, pasar yang dapat dijangkau menjadi lebih luas (tidak hanya dijakarta saja). Untuk itu faktor ini menjadi faktor positif bagi IT Shop untuk menerapkan e-commerce. Level of profitability Faktor ini menjadi faktor postif bagi penerapan e-commerce pada IT Shop karena dengan data yang di peroleh dari IT Shop bahwa penjualan notebook axioo sebesar 1800 unit per bulan dan 1000 unit per bulan untuk asus serta peningkatan penjualannya mencapai rata-rata 10 persen perbulan (Gambar 3.4) sehingga dapat di katakan dengan data tersebut, maka tingkat keuntungannya cukup tinggi. Sehingga nilai dari level of profitability adalah positif. 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Asus Axioo Februari Mei Agustus November Gambar 3.4 : Grafik Penjualan Notebook(Unit) Triwulan Axioo dan Asus periode 2007-2008
59 Axioo Februari 819 455 Asus Mei 1065 591 Agustus 1384 769 November 1800 1000 Tabel 3.4 : Penjualan Notebook(Unit) Triwulan Axioo dan Asus periode 2007-2008 Faktor positif Faktor Netral Faktor Negatif Competitive Technical Magnitude Interaction Likely Technology Market Level of Vulnerability Vulnerability of Unmeet between Rate of Vulnerability Size profitability Needs Growth Gambar 3.5 : IT Shop Opportunity Assessment
60 Setelah di lihat dari gambar diatas, maka dapat dipastikan bahwa toko IT Shop ini sudah siap untuk memulai bisnisnya dengan system e-commerce. Karena setelah dianalisa berdasarkan delapan faktor diatas diperoleh tujuh faktor adalah positif dari delapan faktor tersebut. OLeh karena itu, IT Shop sudah siap untuk going to e- commerce.