Buku Manual APLIKASI GOS REFUND REQUEST (GOSRR) Panduan Untuk Garuda Indonesia 2013
DAFTAR ISI 1 SEKILAS GOS RR... 3 2 OBJECTIVE... 3 3 LOGIN... 4 3.1 AKSES URL GOS WEB... 4 3.2 LOGIN MENGGUNAKAN USERNAME... 5 4 MELAKUKAN REFUND BY MENU REFUND REQUEST... 6 4.1 MELAKUKAN REFUND BY MENU REFUND REQUEST... 6 4.2 MELAKUKAN REFUND BY MENU TRANSACTION REVIEW... 7 4.3 PENGISIAN REQUEST REFUND FORM... 8 5 APPROVE GOS MEMBER APPROVAL... 10 5.1 MEMBUKA REFUND REQUEST STATUS GOS MEMBER APPROVAL UNTUK MELAKUKAN APPROVE... 10 6 LAIN - LAIN... 14
1 Sekilas GOS RR GOS RR adalah aplikasi yang berfungsi untuk melakukan permintaan refund atas tiket yang telah di buat secara online melalui aplikasi GOS. Adapun flow dari proses refund melalui GOS RR adalah : (1) New Refund Request (2) Investigation (3) Approval (4) Authorization Letter (5) Bank Process (6) Complete Aktor-aktor yang melakukan flow di atas adalah: Process Status Refund Request Investigation Approval Authorization Letter Bank Process Actor Garuda Indonesia Admin Garuda Indonesia Admin Bank Admin 2 Objective Setelah anda membaca buku manual ini, di harapkan anda dapat: Mengakses GOS WEB Login Refund by Transaction Review Refund by Refund Request Approve by Approval 3
3 LOGIN 3.1 Akses Url GOS WEB Masukkan alamat https://gosga.garuda-indonesia.com/ pada browser untuk mendapatkan halaman awal aplikasi GOS web, pada halaman awal ini klik Login & Registrasi untuk menuju halaman login 4
3.2 Login Menggunakan Username Setelah klik tombol Login & Registrasi maka akan muncul halaman login, masukkan username dan password lalu klik tombol Sign In untuk menuju halaman dashboard, Jika berhasil melakukan login, maka akan langsung masuk kehalaman dashboard yaitu halaman index awal ketika melakukan login. 5
4 Melakukan refund by menu Refund Request 4.1 Melakukan refund by menu Refund Request Proses Refund dengan menggunakan menu Refund Request adalah dengan cara memasukan data-data tiket yang ingin di refund untuk melakukan Refund Request, adapun langkah-langkah melakukannya sebagai berikut; pertama Login, setelah login dan masuk halaman dashboard lalu klik menu Refund Request, lalu klik tombol Create Refund Request 6
4.2 Melakukan refund by menu Transaction Review Pilih menu Transaction Review, kemudian sort data berdasarkan transaction status Tiket OK (TKT), kemudian klik salah satu invoice number yang akan direfund. Setelah salah satu invoice number diklik akan muncul detail transaksi yang pernah dilakukan: 7
Pada kolom detail penumpang dan tiket, akan muncul notes dari masing-masing nomor tiket. Untuk tiket yang pernah di refund maka muncul notes Refund diikuti nomor surat refundnya (contoh : Refund RR12-00014-G). Untuk permohonan refund baru, klik button Request Refund yang terdapat dihalaman bawah. 4.3 Pengisian request refund form Pada tahap pengisian request refund form ini, user di minta untuk mengisikan form refund dengan data-data yang ada, adapun table-table yang ada pada Request Refund Form adalah: Complaint Category: ini adalah pilihan category mengapa user melakukan refund, ada 5 macam kategori, yaitu Ticket Not Created, Multiple Booking, Voluntary Refund, Late Received Confirmation, Error System and Other. Select Ticket to Refund: adalah memilih tiket yang mau di refund, karena bisa saja lebih dari 1 tiket untuk sekali refund, apabila sudah memilih salah satu tiket yang mau di refund maka isi juga Amount (Basic fare, Tax ID, Tax IW, Total Price). Total Refund Request: Field ini tidak perlu di isi, karena total refund request secara otomatis terisi dari jumlah Amount (Basic fare, Tax ID, Tax IW, Total Price) yang ada. Currency: currency akan terisi otomatis jika refund diproses melalui menu transaction review yang biasanya berisikan IDR Payment Type: Jenis pembayaran yang dipilih pada saat melakukan transaksi ada 2 type yaitu Deposit dan Debit Card. Bank Account Number: Field ini diisi dengan bank account number yang digunakan pada saat transaksi. Issuing Bank: Issuing Bank adalah memilih bank yang akan digunakan untuk melakukan pembayaran tiket yang ingin di-refund. Reason: Berisikan alasan pengajuan refund. Attach File: Berfungsi untuk melampirkan data pelengkap, untuk melengkapi alasan atas pengajuan refund, klik pilih file untuk memilih file yang anda ingin lampirkan, dan apabila lebih dari satu klik attach another file di bawah tombol pilih file. 8
9
5 Approve Approval 5.1 Membuka refund request status Approval untuk melakukan Approve Approval adalah flow/tahap ke 3 dari proses refund, di mana pada tahap sebelumnya adalah tahap Investigation yang di lakukan oleh Admin Garuda. Langkah awal untuk melakukan approval adalah login kembali ke aplikasi GOS WEB lalu pada Main Menu, klik menu Refund Request. Setelah itu pilih Refund ID yang berstatus Approval, untuk membuka detail tiket dan melakukan proses selanjutnya yaitu Approval. Tulislah approval remaks untuk memberikan keterangan bahwa data yang diberikan telah sesuai dan Anda telah menyetujui perhitungan refund yang ada, kemudian klik tombol Approve. Proses Reject dapat dilakukan apabila data refund yang diberikan oleh pihak Garuda Indonesia tidak sesuai dengan yang dimiliki, maka tulis keterangan alasan pada approval remarks terkait penolakan data yang diberikan dan klik button reject. Proses tersebut dapat terus berulang sampai data refund diantara GOS member dan Garuda Indonesia sudah sesuai. 10
11
Jika Proses Approval telah selesai maka selanjutnya adalah proses terakhir, yaitu Bank Process. 12
Status Bank Process menunjukan bahwa proses refund request dengan pihak Garuda Indonesia sudah selesai. Proses selanjutnya merupakan proses pengembalian dana dari Bank ke akun Bank GOS member. 13
6 Lain - lain Bila ada keraguan atau pertanyaan mengenai pelaksanaan Garuda Online Sales dapat menghubungi kami: Telephone : 0804 1 807 807 atau 021-23519999, Email : e-booking@garuda-indonesia.com / gossupport@garuda-indonesia.com 14