Sistem Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa Kategori : TEKNIKAL 1. Paparan terbaik dalam IE 8.0 & ke atas dan Mozilla Firefox 2.0 & ke atas dengan resolusi 1024 x 768. 2. Masukkan url Sistem MyOT : http://myot.usim.edu.my 3. Sila masukkan kod pengguna dan kata laluan iaccess anda pada petak yang disediakan. azman4921 Kod pengguna iaccess Kata laluan iaccess
4. Skrin berikut akan dipapar : Panel Kawalan i. Maklumat Anda ii. Bilangan Pengguna Sedang Atas Talian iii. Arahan Kerja Lebih Masa iv. Login Terakhir Anda v. Maklumat peraku dan Pelulus vi. Notis Terkini
5. Klik pada Maklumat Anda dan skrin berikut dipaparkan : 6. Klik pada Pengguna Online dan skrin berikut dipaparkan : 7. Klik pada Peraku dan Pelulus dan skrin berikut dipaparkan : 8. Klik pada Terima Arahan Tugas dan skrin berikut dipaparkan :
5. Fungsi - fungsi Maklumat Menu Kiri: 7. Menu Permohonan Arahan OT Berfungsi untuk memohon kepada penyelaras untuk melaksanakan arahan kerja lebih masa pada tarikh tarikh tertentu. Sangat sesuai jika terdapat kerja lebih masa yang berjadual. Cara membuat permohanan seperti berikut :
a. Klik pada butang tambah b. Paparan berikut akan keluar c. Masukkan maklumat permohanan kerja lebih masa dengan mengisi maklumat tarikh mula,tarikh tamat dan tugasan
Klik dua kali pada tarikh yang hendak dibuat tuntutan OT, masukkan masa OT dantugasan yang dilakukan. c. Tekan butang tambah setelah selesai mengisi maklumat permohonan kerja lebih masa d. Penyelaras anda akan menerima email berkaitan dengan permohanan arahan tersebut dan seterusnya melakukan tindakan samada meluluskan atau tidak permohonan tersebut melalu Sistem myot
8. Menu Terima Arahan OT Menu ini berfungsi untuk melihat sebarang arahan kerja lebih masa yang di lakukan oleh mana mana pegawai yang bertanggungjawab untuk membuat arahan kerja lebih masa kepada staf- staf yang terlibat dalam sesuatu aktiviti. Contohnya seorang pegawai yang ingin mengarahkan kerja lebih masa bagi tujuan persediaan untuk pendaftaran pelajar baru. Pegawai itu akan membuat arahan OT dan menyenaraikan petugas-petugas yang terlibat.petugas yang terlibat tersebut akan menerima arahan kerja melalui menu ini. Untuk melihat maklumat arahan dengan lebih terperinci tekan Detail dan paparan berikut akan keluar :
8. Menu Permohonan Tuntutan Menu ini merupakan menu yang paling penting bagi permohonan tuntuan kerja lebih masa secara keseluruhannya. skrin ini akan memaparkan maklumat kerja lebih masa secara automatik di mana maklumat di ambil daripada Sistem myakrab. Maklumat keluar masuk di dalam myakrab ini akan di pilih berdasarkan masa pulang yang lebih daripada waktu pejabat bagi hari bekerja dan masa masuk dan pulang secara keseluruhan pada hari cuti. Kiraan elaun kerja kebih masa akan di kira secara automatik dan akan dipaparkan pada skrin ini. Sekiranya jumlah tuntutan melebihi 1/3 atau 2/3, satu tulisan merah akan di paparkan di sebelah jumlah tuntutan keseluruhan. Cara menggunakan menu ini adalah seperti berikut :
a. Skrin berikut akan di paparkan apabila menu Permohonan tuntutan di klik b. Sila pilih bulan tuntutan. Hanya bulan yang mempunyai maklumat OT dalam myakrab selama 2 bulan terdekat sahaja dipaparkan.
c. Selepas pilihan bulan dibuat, paparan adalah seperti dibawah. Ringkasan Tuntutan Kerja Lebih Masa bagi bulan tersebut akan dipaparkan. Ringkasan tersebut adalah berdasarkan rekod data myakrab. Ringkasan tuntutan bagi bulan yang dipilih akan terpapar. Data yang dipaparkan ditarik dari rekod myakrab
d. Sila pilih kategori dan klik butang cari Kategori yang dipaparkan adalah mengikut maklumat OT yang ada dalam Sistem myakrab bagi bulan tuntutan yang dipilih. Kategori OT secara auto daripada Sistem myakrab
e. Maklumat OT akan dipaparkan berdasarkan kategori yang dipilih seperti skrin berikut : Masa akan dipaparkan secara auto selepas pilihan kategori dibuat f. Permohonan OT kepada penyelaras perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum kiraan OT di mulakan.klik Mohon OT untuk membuat permohanan OT
b. Setelah permohonan OT di buat dengan menekan butang tambah,skrin akan bertukar seperti berikut
11. Maklumat OT akan dipaparkan berdasarkan status permohonan OT : Tick untuk membuat tuntutan OT atau untick untuk tiada tuntutan OT Permohonan telah di terima oleh penyelaras utk tindakan Permohonan yang telah diluluskan Jumlah tuntutandi kira secara automatik Perlu buat permohonanot terlebih dahulu Link Edit untuk mengemaskini masa sebenar tuntutanot 12. Sekiranya terdapat perubahan pada masa tuntutan, klik pada link Edit untuk kemaskini masa yang sebenar.
15. Sila untick pada petak checkbox sekiranya tiada tuntutan elaun kerja lebih masa pada tarikh yang dipaparkan. 16. Klik pada butang tambah sekiranya terdapat tarikh yang hendak dibuat tuntutan elaun kerja lebih masa tiada dalam paparan skrin Maklumat OT.Biasanya kes bagi staf yang bekerja di luar dan tidak sempat tag pada myakrab Klik dua kali pada tarikhyang hendak dibuat tuntutan OT, masukkan masa OT dan tugasan yang dilakukan. 17. Klik pada butang simpan untuk menyimpan maklumat tuntutan elaun kerja lebih masa. 18. Klik pada butang pengesahan sekiranya telah selesai mengisi maklumat tuntutan elaun kerja lebih masa pada bulan tuntutan.
19. Sekiranya tuntutan melebihi 1/3 gaji skrin berikut akan di paparkan
20. Sekiranya maklumat tuntutan telah lengkap dan tiada masalah, message pengesahan akan pop up seperti berikut : *Tuntutan OT akan diemail kepada Peraku / Penyelaras sekiranya tidak melebihi 1/3 gaji pokok *Sila rujuk lampiran untuk contohcontoh email dalam myot 21. Sekiranya tuntutan tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok pemohon, Peraku/Penyelaras boleh mengesahkan tuntutan. Sekiranya tuntutan elaun kerja lebih masa melebihi 1/3 gaji pokok, hanya Pengesah/Ketua Jabatan yang boleh mengesahkan tuntutan. Walaubagaimanapun jumlah baki tersebut akan dibawa ke Mesyuarat Pengurusan Universiti untuk kelulusan.
9. Menu Semakan Tuntutan Ikut Bulan. Menu ini akan memaparkan semua sejarah permohonan elaun tuntutan lebih masa yang telah di hantar ke pengesah. Pemohon boleh merujuk nota yang dipaprkan untuk mengetahui peringkat permohonan dan sebagai panduan kepada pemohon.
23. Klik pada Semakan Tuntutan Ikut Bulan pada menu dan skrin berikut akan dipaparkan : Ikon preview untuk paparan maklumat tuntutan OT 24. Klik pada ikon preview dan skrin akan memaparkan maklumat tuntutan elaun kerja lebih masa bagi bulan yang dipilih seperti berikut :
Contoh-contoh Email Dalam Sistem myot Contoh email makluman kepada Pelulus berkenaan arahan tugas yang dibuat oleh Peraku/Penyelaras Contoh email arahan tugas oleh Peraku/Penyelaras kepada anda
Contoh-contoh Email Dalam Sistem myot Contoh email makluman kepada Penyelaras/Peraku untuk meluluskan permohoan kerja lebih masa
Contoh email semakan semula tuntutan elaun kerja lebih masa oleh Peraku/Penyelaras anda. Contoh email makluman kepada peraku/penyelaras berkenaan permohonan tuntutan elaun kerja lebih masa.
Contoh email makluman oleh Peraku/Penyelaras anda berkenaan pengesahan tuntutan elaun kerja lebih masa. Contoh email permohonan pengesahan elaun kerja lebih masa anda Peraku/Penyelaras. tuntutan kepada