SISTEM PENGURUSAN MINIT MESYUARAT

Transkripsi

1 SISTEM PENGURUSAN MINIT MESYUARAT Versi April

2 JADUAL KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN LOGIN SPMM PAPARAN KESELURUHAN SISTEM Daftar mesyuarat baru Daftar Ahli Mesyuarat Daftar Siri Mesyuarat Tetapan siri mesyuarat Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap) Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan Kehadiran ahli mesyuarat Tetapan peranan ahli mesyuarat Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat Menghantar emel jemputan mesyuarat Menulis/memulakan minit mesyuarat kemaskini minit/menambah sub Minit/Hapus Minit Aktifkan minit mesyuarat Emel tindakan kepada ahli mesyuarat Aktifkan minit mesyuarat Kemaskini tindakan minit mesyuarat Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan Carian Minit PENUTUP

3 1.0 PENGENALAN Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat (SPMM) merupakan sistem yang memudahkan setiausaha dalam menyediakan minit mesyuarat dengan segera secara online semasa mesyuarat berjalan. Sistem ini juga memudahkan pengerusi memantau staf dalam memastikan tindakan ke atas minit tersebut dilaksanakan. Selain dari itu ianya dapat membantu ahli mesyuarat dalam mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam sesuatu mesyuarat. Antara ciri-ciri Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat adalah: Setiausaha dapat menyediakan agenda dan membuat jemputan mesyuarat melalui sistem. Setiausaha dapat merekodkan minit mesyuarat secara online semasa mesyuarat berjalan. Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan nombor minit yang dimasukkan Ahli mesyuarat tidak perlu lagi meminta minit atau fail mesyuarat kerana semua telah tersedia secara online. Tindakan terhadap minit dapat ditetapkan kepada senarai ahli mesyuarat yang hadir. Staf yang mempunyai tindakan akan mendapat makluman dan dapat memantau tugasan/tindakan serta mengemaskini tindakan melalui sistem ini. Staf akan mendapat peringatan senarai tindakan yang perlu dilakukan melalui emel. Minit mesyuarat boleh disimpan dalam bentuk PDF. Staf dalam jabatan boleh melihat makluman umum jika minit tersebut ditandakan sebagai Hebahan Jabatan Produk ini menggunakan capaian Identity Single Sign On dan boleh digunapakai oleh staf di Kampus Kejuruteraan. Pengguna boleh mencapai sistem ini di url 3

4 2.0 LOGIN SPMM Klik image untuk memaparkan page login. 4

5 Untuk login sila gunakan dan password emel tersebut 5

6 3.0 PAPARAN KESELURUHAN SISTEM Senarai tindakan yang memerlukan tindakan individu itu sendiri. Senarai mesyuarat yang dihadiri Warna kelabu : Setiausaha masih menulis minit dan belum onlinekan. Warna biru : minit telah aktif dan boleh dibuka dan warna hijau minit telah disahkan. Statistik kehadiran dan bilangan tindakan sepanjang tahun Senarai makluman untuk Jabatan 6

7 3.1 Daftar mesyuarat baru 1. Klik pada menu SETIAUSAHA MESYUARAT. Senarai mesyuarat untuk tahun semasa atau tahun yang dipilih akan dipaparkan. Sila klik butang TAMBAH MESYUARAT BARU untuk mendaftar mesyuarat yang baru. 7

8 2. Masukkan nama mesyuarat dan tandakan jenis minit samada TIDAK BERSAMBUNG atau BERSAMBUNG. Kemudian tekan butang SAVE. Nama minit akan disenaraikan dalam senarai mesyuarat 3.2 Daftar Ahli Mesyuarat 1. Klik DAFTAR AHLI untuk daftarkan ahli dalam mesyuarat tersebut. Tandakan ahli berkenaan dan klik butang. Staf yang daftarkan ahli, nama beliau akan dimasukkan sebagai ahli mesyuarat secara automatik. 8

9 2. Untuk tambahan ahli klik icon dan kemudian klik TAMBAH AHLI dan ikuti langkah seperti di atas. Untuk carian staf diluar PTJ sila klik CARIAN STAF pada tetingkap DAFTAR AHLI, tetingkap CARIAN STAF DILUAR PTJ akan kelihatan sila pilih kampus dan masukkan sebahagian nama yang di cari. Kemudian klik CARI STAF. Selepas senarai nama dipaparkan sila klik pada nama staf yang di cari untuk dimasukkan sebagai ahli mesyuarat. 9

10 3.3 Daftar Siri Mesyuarat 1. Pada tetingkap SENARAI MESYUARAT, klik untuk pendaftaran siri mesyuarat. Pada tetingkap SENARAI SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL, tekan butang 10

11 2. Pada tetingkap DAFTAR SIRI MESYUARAT JAWATANKUASA EMEL, siri mesyuarat akan automatik diletakkan oleh sistem, namun masih boleh diubah jika perlu. Isi maklumat yang diperlukan kemudian tekan butang 3.4 Tetapan siri mesyuarat Klik pada Menu Setiausaha Mesyuarat, senarai mesyuarat akan disenaraikan. Klik pada icon kemudian senarai siri yang didaftarkan akan kelihatan, Klik pada icon yang didaftarkan, tetingkap SENARAI AHLI (KEHADIRAN) akan memaparkan ahli 11

12 3.41 Tetapan : Tambah ahli mesyuarat (ahli tidak tetap) Apabila tetingkap tambahan senarai ahli kehadiran dipaparkan, klik pada butang, Paparan senarai ahli akan kelihatan, tick pada nama yang dikehendaki atau lakukan CARIAN STAF untuk staf luar PTJ tersebut. Kemudian tekan butang bawah. di 12

13 Jika tambahan staf melalui CARIAN STAF, hanya klik pada nama tersebut, akan automatik disimpan Susun / Sort ahli mesyuarat mengikut pangkat/kekananan Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Untuk menyusun senarai staf mengikut pangkat atau kekananan, sila gunakan arrow mengubah kedudukan staf tersebut. untuk 13

14 3.43 Kehadiran ahli mesyuarat Buka senarai ahli (kehadiran), dengan klik icon pada setting siri mesyuarat. Pada bahagian KEHADIRAN, klik untuk tandakan jika ahli mesyuarat tersebut Tidak Hadir Dengan Maklum atau Tidak Hadir. Sistem akan automatic tandakan hadir semasa siri mesyuarat di daftarkan. Tugas setiausaha untuk kemaskini jika ahli tidak hadir semasa mesyuarat dijalankan Tetapan peranan ahli mesyuarat Untuk tentukan peranan ahli mesyuarat klik pada icon sebelah peranan. Staf yang daftarkan siri akan secara automatik menjadi setiausaha. Manakala semua ahli yang didaftarkan berperanan sebagai Ahli Mesyuarat dan jadi tugas setiausaha untuk tentukan siapa pengerusi dan sebagainya. 14

15 Terdapat 5 peranan di dalam sistem iaitu : Pengerusi, Ahli mesyuarat, Turut hadir, Wakil dan Setiausaha. Selepas peranan dipilih, sila tekan butang Hapus staf dalam kehadiran mesyuarat Untuk hapuskan ahli dalam mesyuarat siri berkenaan sila klik mesyuarat. pada senarai siri 3.5 Daftar, kemaskini dan hapus agenda mesyuarat 1. Untuk mendaftar agenda mesyuarat klik pada icon, kemudian senarai siri yang didaftarkan akan kelihatan. Klik pada icon, Kemudian tekan butang TAMBAH AGENDA BARU. Daftarkan agenda mesyuarat kemudian tekan butang SAVE. Untuk tambah sub agenda klik butang pada agenda yang dikehendaki, masukkan sub agenda kemudian tekan butang SAVE. 15

16 2. Untuk kemaskini agenda klik dan kemaskini kemudian SAVE. 3. Untuk hapuskan agenda klik kemudian klik OK. 3.6 Menghantar emel jemputan mesyuarat 1. Untuk menghantar emel jemputan mesyuarat kepada ahli mesyuarat klik icon sampul 2. Jika emel telah dihantar sampul akan terbuka dan jika mahu menghantar emel jemputan sekali lagi, klik pada sampul yang terbuka. 16

17 Contoh emel jemputan : 17

18 3.7 Menulis/memulakan minit mesyuarat 1. Untuk menulis/memulakan penulisan minit mesyuarat, klik pada menu Setiausaha Mesyuarat, kemudian klik icon, senarai siri mesyuarat tersebut akan dipaparkan, kemudian klik MULA MINIT. 2. Setelah minit dimulakan, jika setiausaha ingin kemaskini pada masa yang lain paparan akan menjadi seperti di bawah 3. Jika setiausaha ingin memulakan minit kedua, selepas MULA MINIT ditekan, layout minit mesyuarat akan dibuat dengan mengambil semua minit pertama yang mengandungi tindakan dan akan dimasukkan terus ke dalam minit kedua. Ini amat memudahkan setiusaha agar tidak menyalin semula minit yang lepas. 18

19 4. Paparan selepas MULA MINIT di tekan 19

20 Sistem akan terus menghasilkan template berdasarkan apa yang telah di daftarkan sebelum itu. Setiausaha boleh mula menulis minit mesyuarat. Apabila terdapat agenda tambahan semasa menulis minit, agenda tersebut perlu juga ditambah semasa setting agenda. Ini kerana layout untuk agenda menjadi minit mesyuarat hanya di ambil pada permulaan Mula Minit sahaja. Selepas itu setiausaha perlu kemaskini agenda dan minit jika ada perubahan agenda semasa mesyuarat dijalankan. 20

21 3.71 kemaskini minit/menambah sub Minit/Hapus Minit 1. Klik pada icon untuk menambah sub minit bagi minit berkenaan. Jika minit tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas itu. Jenis tindakan minit : Tindakan : - Tidak berkenaan : Tiada tindakan kelihatan pada minit berkenaan - Tindakan Ahli Mesyuarat : Nama staf yang terlibat akan kelihatan di bawah minit berkenaan. - Makluman Semua : Untuk makluman semua ahli mesyuarat sahaja - Hebahan Jabatan : Untuk hebahan semua staf dalam Jabatan, akan kelihatan di sebelah kanan (scrolling) 2. Jika minit tersebut perlu tindakan staf, sila pilih nama staf tersebut di paparan selepas itu. 21

22 4. Untuk kemaskini minit klik dan kemaskini kemudian SAVE. 5. Untuk hapuskan minit klik kemudian klik OK. 6. Untuk kemaskini nombor minit klik kemudian klik SAVE Aktifkan minit mesyuarat Minit yang sedang di tulis oleh setiausaha berada dalam mood DRAF dan ahli mesyuarat masih belum dapat melihat sehingga diaktifkan oleh setiausaha. Untuk mengaktifkan minit, di bahagian bawah minit mesyuarat terdapat butang AKTIFKAN MINIT 22

23 3.73 Emel tindakan kepada ahli mesyuarat Untuk emel tindakan kepada staf klik EMEL TINDAKAN selepas minit diaktifkan 3.74 Aktifkan minit mesyuarat Untuk pengesahan minit mesyuarat pada mesyuarat berikutnya klik SAH MINIT MESYUARAT. Selepas minit di aktifkan, ianya tidak boleh dipinda lagi oleh setiausaha mesyuarat. 3.8 Kemaskini tindakan minit mesyuarat 1. Untuk memasukkan dan mengemaskini catatan tindakan bagi minit berkenaan klik butang menu Status Semasa, di bawah senarai tindakan klik pada nama mesyuarat tersebut. Tindakan : - Jum : Jumlah tindakan yang perlu diselesaikan oleh ahli dalam siri mesyuarat tersebut. - Semasa Jumlah tindakan yang belum diambil tindakan lagi (tiada catatan tindakan) dalam siri mesyuarat tersebut. 23

24 2. Kemudian klik icon, Jika terdapat lampiran sila masukkan (upload) lampiran tersebut, masukkan catatan kemudian tekan butang SAVE. 3. Semasa mesyuarat berlangsung ahli mesyuarat dapat membuka lampiran tersebut untuk dilihat. 3.9 Statistik kehadiran Mesyuarat dan Laporan Senarai tindakan Untuk melihat statistik kehadiran mesyuarat sepanjang tahun, klik butang menu Status Semasa, lihat pada statistik semasa. Untuk mendapatkan laporan senarai tindakan klik pada bilangan tindakan. Senarai tindakan sepanjang tahun akan dipaparkan. 24

25 Paparan senarai tindakan sepanjang : 3.10 Carian Minit 1. Untuk mendapatkan minit-minat sebelum ini, butang carian Minit telah diwujudkan untuk memudahkan proses ini. 25

26 5.0 PENUTUP Sistem Pengurusan Minit Mesyuarat yang dibangunkan ini amat membantu PTJ terutamanya setiasuaha dalam menguruskan mesyuarat yang dijalankan di PTJ masing-masing atau pun untuk mesyuarat yang merentas PTJ. Sistem ini amat membantu pengerusi, setiausaha dan ahli dalam memantau tindakan yang perlu dilakukan untuk dilaporkan di dalam mesyuarat yang akan datang. Layout yang disediakan juga mengurangkan tugas setiausaha dalam menentukan nombor minit yang dimasukkan. Pengerusi tidak lagi perlu meminta minit atau fail minit mesyuarat kerana semuanya telah tersedia secara online. Disediakan Oleh : Seksyen Aplikasi, Web dan Multimedia PPKT Kampus Kejuruteraan, USM Sri Ampangan, Nibong Tebal, SPS, Pulau Pinang 26