vi SENARAI KANDUNGAN BAB TAJUK MUKA SURAT BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS PENGESAHAN PENYELIA HALAMAN JUDUL PENGAKUAN PELAJAR PENGHARGAAN ABSTRAK ABSTRACT SENARAI KANDUNGAN SENARAI RAJAH i ii iii iv v vi xi 1 PENGENALAN 1 1.1 Pendahuluan 1 1.2 Latar Belakang Projek 4 1.3 Pernyataan Masalah 6 1.4 Objektif Projek 6 1.5 Rasional Pemilihan Projek 7 1.6 Kepentingan Projek 8 1.7 Batasan Projek 9 1.8 Definisi Istilah 9 1.8.1 Sistem 9 1.8.2 Pengurusan 10
vii 1.8.3 Maklumat 10 1.9 Kesimpulan 10 2 SOROTAN KAJIAN 11 2.1 Pengenalan 11 2.2 Sistem Maklumat 11 2.2.1 Definisi Sistem Maklumat 16 2.2.2 Fungsi Sistem Maklumat 16 2.2.3 Elemen Dalam Sistem Maklumat 18 2.2.4 Hubungan di antara Manusia, Prosedur, Peralatan dan Data dalam Sistem Maklumat 19 2.2.5 Proses Pembangunan Sistem Maklumat 20 2.3 Sistem Maklumat Pengurusan (SMP) 23 2.3.1 Pengenalan Sistem Maklumat Pengurusan 23 2.3.2 Ciri- ciri Sistem Maklumat Pengurusan 25 2.3.3 Kegunaan Sistem Maklumat Pengurusan 26 2.4 Model Sistem Maklumat Pengurusan 26 2.4.1 Perisian Penghasilan Laporan 28 2.4.2 Permodelan Matematik 28 2.5 Kelebihan Penggunaan Sistem Maklumat Berkomputer 30 2.6 Sistem Pangkalan Data 31 2.6.1 Jadual (Table) 34 2.6.2 Pertanyaan (Query) 34 2.6.3 Dynaset 34 2.6.4 Borang 35 2.6.5 Laporan (Report) 35
viii 2.6.6 Makro 35 2.6.7 Modul 36 2.7 Evolusi Sistem Maklumat 36 2.8 Microsoft Visual Basic 2005 Express Edition 37 2.8.1 Persekitaran Microsoft Visual Basic 2005 Express Edition 38 2.8.1.1 Bar Tajuk 40 2.8.1.2 Bar Menu (Menu Bar) 40 2.8.1.3 Bar Alatan (Tool Bar) 43 2.8.1.4 Kotak Alatan (Tool Box) 43 2.8.1.5 Borang dan Tetingkap (Form and Windows) 44 2.8.1.6 Tetingkap Panel 47 2.8.1.7 Tetingkap Panel Properties 48 2.9 Kajian- kajian Lepas 49 2.9.1 Sistem Pemarkahan Automatik 49 2.9.2 Sistem Maklumat Pelajar FSKSM 50 2.10 Model Reka Bentuk Pembangunan Sistem Pengurusan 51 2.10.1 Model ADDIE 52 2.11 Kesimpulan 57 3 METODOLOGI 57 3.1 Pengenalan 57 3.2 Fasa Analisis 58 3.2.1 Justifikasi Perkakasan 59 3.2.2 Justifikasi Perisian 59 3.2.3 Analisis Keperluan dan Proses Sistem 60
ix 3.3 Fasa Reka Bentuk 60 3.3.1 Carta Alir 61 3.3.2 Papan Cerita 64 3.4 Fasa Pembangunan 64 3.5 Fasa Perlaksanaan 65 3.6 Fasa Penilaian 65 3.7 Kesimpulan 66 4 PEMBANGUNAN SISTEM 67 4.1 Pengenalan 67 4.2 Pakej Sistem 67 4.3 Struktur Asas Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar 68 4.4 Antaramuka Login 68 4.5 Menu Relajar 69 4.5.1 Antaramuka Maklumat Relajar 70 4.5.2 Antaramuka Rekod Akademik 73 4.5.3 Antaramuka Simulasi 76 4.6 Menu Pensyarah 77 4.6.1 Antaramuka Pengurusan Akademik 78 4.6.2 Antaramuka Penasihatan Relajar 80 4.7 Komponen Sistem 81 4.7.1 Teks 81 4.7.2 Format File 82 4.8 Kesimpulan 82
x 5 RUMUSAN DAN CADANGAN 83 5.1 Pengenalan 83 5.2 Rumusan 83 5.3 Masalah yang Dihadapi 84 5.4 Kelebihan Sistem 85 5.5 Kelemahan Sistem 86 5.6 Cadangan 87 5.7 Kesimpulan 88 Bibliografi 89
BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Menurut Tolfer, A (1990), kita sekarang berada dalam gelombang ketiga iaitu gelombang maklumat atau disebut juga era maklumat iaitu suatu era di mana kebanyakan pekerja terlibat dalam penciptaan, pengagihan dan penggunaan teknologi maklumat. Dari tahun ke tahun penggunaan teknologi maklumat semakin berkembang pesat seiring dengan kemajuan negara. Perkembangan teknologi maklumat telah mempengaruhi masyarakat di seluruh dunia, termasuklah Malaysia (Mariam, 2007). Justeru masyarakat Malaysia perlu berubah daripada tahap masyarakat membangun dan industri kepada masyarakat pasca industri. Menguasai kemahiran dan penguasaan terhadap maklumat adalah prasyarat bagi Malaysia untuk menjadi negara maju. Senn (1998), menyatakan bahawa teknologi maklumat mengandungi tiga komponen iaitu komputer, komunikasi dan tahu guna. Gabungan ketiga- tiga komponen ini memberi peluang kepada manusia dan organisasi menguasai kemahiran supaya lebih produktif, berkesan dan berjaya. Koridor Raya Multimedia atau lebih dikenali sebagai Multimedia Super Corridor (MSC) merupakan langkah yang diambil oleh kerajaan untuk membawa Malaysia ke mercu kejayaan dengan memiliki teknologi canggih seperti teknologi komputer dan setanding dengan negara- negara membangun dalam bidang IT.
2 Teknologi komputer tidak terhad dalam satu bidang sahaja. Pada masa kini, teknologi komputer telah digunakan dengan meluasnya sama ada dalam sektor swasta mahupun sektor kerajaan. Ini kerana komputer dapat menyediakan perkhidmatan yang lebih berkesan, teratur dan cepat kepada pengguna. Tambahan pula, penggunaannya lebih meluas apabila terciptanya pelbagai bentuk rangkaian yang membolehkan manusia berinteraksi dan meningkatkan sistem pengurusan yang melibatkan data- data yang banyak. Era teknologi maklumat dengan penggunaan teknologi komputer ini sangat sesuai digunakan dalam pengendalian sesebuah organisasi. Contohnya sistem pengurusan yang melibatkan data- data yang banyak bagi mempercepatkan pengurusan serta perekodan maklumat tanpa perlu melakukannya secara manual. Selain itu, dengan menggunakan teknologi komputer, maklumat dapat disimpan dengan selamat dan berkesan yang mana ini akan memudahkan kerja- kerja penyelenggaraan ( Robert G. Murdick, 1977). Institusi pengajian tinggi (IPT) merupakan salah satu organisasi dalam bidang pendidikan yang memerlukan sistem pengurusan yang cekap dan sistematik bagi memudahkan kerja- kerja penyelenggaraan maklumat. Selain dari urusan pentadbiran, kakitangan dan kewangan, hal ehwal pelajar juga merupakan bidang yang memerlukan perhatian yang serius dari semua pihak (Ahmad Shobri Abd Razak, 1991). Bukanlah suatu perkara yang mudah untuk mengurus semua bidang ini dan memastikan kelancaran perjalanan sub-sistem di bawah organisasi tersebut. Oleh kerana bertambahnya bilangan pelajar dari tahun ke tahun serta pelbagai perancangan pendidikan yang akan dilaksanakan, maka pelbagai maklumat berkaitan pelajar menjadi kemestian.
3 Proses mendapatkan maklumat yang lengkap menjadi satu masalah kepada setiap pensyarah atau pentadbir untuk membuat sebarang keputusan dan perancangan berkaitan dengan pelajar. Sistem pengurusan maklumat secara insani (manual) yang ada telah memaksa mereka supaya mengambil masa yang agak lama untuk mendapatkan sesuatu maklumat atau rekod pelajar. Teknologi komputer adalah sangat sesuai digunakan dalam pengendalian sistem pengurusan pelajar IPT bagi mempercepatkan pengurusan serta memudahkan pihak institusi pengajian tinggi mengeluarkan laporan- laporan tanpa perlu melakukannya secara manual. Menurut Mohd Yusri bin Mahadi (1996), dengan menggunakan teknologi pengkomputeran, segala maklumat dapat dicapai dengan mudah dan semua maklumat sulit terjamin kerahsiaannya. Dalam bab ini, pengkaji akan membincangkan latar belakang projek, pernyataan masalah, rasional pemilihan tajuk, objektif kajian, kepentingan kajian, skop kajian dan definisi istilah.
4 1.2 Latar Belakang Projek Proses mendapatkan maklumat yang lengkap menjadi satu masalah kepada setiap pensyarah, pentadbir dan pelajar untuk membuat keputusan dan penilaian. Sistem pengurusan pelajar secara insani (manual) yang ada telah memaksa mereka supaya mengambil masa yang agak lama dan bergantung kepada tahap autoriti untuk mendapatkan sesuatu maklumat yang berkaitan maklumat pelajar, jadual dan kehadiran serta rekod akademik pelajar. Ini adalah disebabkan data direkod menggunakan borang dan kertas ataupun fail-fail dalam bentuk Word ataupun Excel yang mana mendatangkan masalah sekiranya pensyarah berkenaan tiada. Justeru itu, ianya memerlukan penggunaan masa yang lebih untuk mengurus dan merekod data (R. N. Maddison, 1985). Bagi rekod akademik, ianya melibatkan banyak proses di mana ianya memerlukan penggunaan masa yang lebih seperti proses mengira markah dan menjumlahkannya bagi setiap pelajar sebelum markah sebenar dapat disiapkan (Lililza bt Mohamad, 1991). Sistem secara manual ini menyulitkan para pelajar untuk berurusan dengan pensyarah jika terdapat sebarang kesilapan dan kekeliruan. Ini disebabkan kesukaran untuk berjumpa dengan pensyarah dan kesibukan pelajar itu sendiri. Kemudahan capaian lain ialah senarai subjek mengikut kursus pelajar disediakan. Antaramuka yang mudah difahami dan pelbagai fungsi bantuan memudahkan lagi pengguna untuk menyemak serta pencarian maklumat. Pelbagai masalah timbul akibat daripada pengurusan data- data pelajar secara manual. Antara masalah sering dihadapi ialah, sistem semasa memerlukan ruang yang banyak untuk menyimpan rekod, disamping penggunaan fail yang banyak akan berlaku lewahan data serta sukar untuk dikenalpasti. Pencarian maklumat bertambah sukar kerana setiap tahun bilangan pelajar baru akan bertambah tidak kurang juga yang sudah menamatkan pengajiannya. Selain itu, perekodan maklumat pelajar
5 secara tradisional sukar untuk dikemaskini dan dipanggil semula data (retrieve data). Ini adalah disebabkan pengguna perlu mencari data dan maklumat dari fail ke fail yang berlainan yang mana akan memakan masa yang lama dan kemungkinan data yang diperolehi tidak tepat ( RV Franks, 1988). Penggunaan sistem semasa secara manual bukan sahaja menyukarkan proses pencarian, malah ia juga menyebabkan data atau maklumat yang diperolehi dan dijana tidak tepat kerana akan berlaku kesilapan bila ianya direkodkan dengan tangan ataupun fail aplikasi komputer yang berlainan mengikut pensyarah yang berlainan. Tambahan lagi, sistem sedia ada kurang selamat untuk penyimpanan maklumat sulit pelajar. Sesiapa sahaja boleh mendapatkan maklumat dan mengubah serta mengeksploitasi data. Oleh itu, pengkaji akan membangunkan sebuah sistem yang dikenali sebagai Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar untuk kegunaan pensyarah dan pelajar Fakulti Pendidikan bagi mengatasi masalah- masalah yang timbul selain daripada memudahkan urusan perekodan data- data pelajar. Sistem ini dibangunkan di Universiti Teknologi Malaysia (UTM) dalam tempoh satu tahun dengan menggunakan perisian Microsoft Visual Basic 2005 Express Edition. Perkakasan yang digunakan untuk membangunkan sistem ini pula adalah komputer riba Acer TravelMate 4000, 1GB DDR. Tujuan sistem ini dibangunkan pula adalah untuk memudahkan proses pengurusan maklumat pelajar, akademik serta senarai subjek yang ditawarkan mengikut kursus tanpa sebarang ralat. Selain itu, sistem ini membolehkan sistem pemarkahan dilakukan dengan lebih pantas dari sistem manual yang biasa digunakan. Dengan terbangunnya sistem ini diharap dapat menghasilkan pengurusan rekod pelajar dengan lebih berkesan.
6 1.3 Pernyataan Masalah Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar yang dibangunkan ini merupakan sistem berkomputer bersepadu yang akan membantu pelajar, pensyarah dan pihak pentadbir menjalankan tugas mereka dengan lebih sistematik dan lebih mudah. Segala masalah yang berkaitan dengan maklumat serta akademik pelajar dapat diatasi dengan mudah dan cepat. Oleh itu, di akhir projek ini pengkaji berhasrat dapat membangunkan sebuah sistem pengurusan maklumat pelajar yang merupakan salah satu usaha dan langkah yang diambil untuk menyelesaikan masalah yang timbul. 1.4 Objekif Projek Objektif projek ini ialah mereka bentuk dan membangunkan perisian sistem pengurusan maklumat pelajar secara berkomputer. Dengan menggunakan perisian ini sekurang-kurangnya pihak Fakulti Pendidikan dapat mengurangkan masalah pengurusan maklumat pelajar. Oleh sebab itu, perisian ini mengutamakan ciri- ciri berikut:- i. kebolehan menyimpan maklumat lebih teratur, bersistematik dan tepat. ii. kemudahan untuk mencari atau mencapai maklumat serta perkongsian data secara berkomputer kerana setiap langkah ditunjukkan dengan arahan dalam bentuk menu yang mudah difahami oleh pengguna. iii. kebolehan penyelenggaraan.
7 iv. penghasilkan laporan yag berupa butir- butir peribadi pelajar, rekod pemarkahan, senarai subjek dan rekod kehadiran melalui paparan di layar atau cetakan kertas dengan lebih cepat dan tepat. 1.5 Rasional Pemilihan Projek Rasional pembinaan sistem ini secara keseluruhannya adalah untuk merekabentuk sistem pengurusan pelajar yang mempunyai tiga sistem tunjang iaitu maklumat pelajar, pengurusan akademik pelajar serta pengiraan markah. Sistem ini bakal memudahkan sistem yang sedia ada di Fakulti Pendidikan kerana segala urusan maklumat pelajar akan dilakukan secara berkomputer. Hasil dari operasi- operasi yang dilakukan dalam sistem ini, laporan- laporan yang diperlukan sama ada oleh pihak universiti, pihak pentadbir akan dikeluarkan. Ianya terbahagi kepada 2 jenis pengguna iaitu pensyarah dan pelajar. Segala proses memasukkan data pelajar akan dilakukan menggunakan sistem ini sepenuhnya oleh pensyarah. Manakala pelajar hanya dibenarkan untuk menyemak butir- butir diri, jadual dan senarai subjek yang ditawarkan serta keputusan peperiksaan. Rekod pemarkahan akan dipaparkan dan mempunyai kemudahan cetakan. Selain itu, sistem ini mempunyai antaramuka yang mudah difahami dan pelbagai fungsi bantuan disediakan.
8 1.6 Kepentingan Projek Antara kepentingan pembangunan sistem ini ialah:- i. Sistem pengurusan maklumat pelajar yang dibangunkan ini akan membantu pengurusan dan pentadbiran universiti dengan lebih cekap. Segala tugas diambil alih oleh komputer mikro dan pencetak yang dikendalikan oleh seseorang pegawai pekeranian. ii. Memudahkan urusan pemantauan pelajar secara lebih sistematik. iii. Membolehkan semua maklumat pelajar disimpan dan capaian dengan lebih cepat. Selain dari itu, dapat mengurangkan penggunaan kertas secara optima dengan mewujudkan konsep paperless. iv. Memudahkan carian, capaian data dan maklumat disamping data dapat dijana menjadi maklumat yang lebih berguna mengikut kehendak pengguna. v. Memudahkan pengeluaran maklumat diri, pemarkahan, dan laporan akademik tanpa sebarang kesilapan. vi. Menjimatkan kos dan masa pengurusan dan pentadbiran institut. vii. Memastikan ketepatan, kebolehpercayaan maklumat pelajar terjamin dengan konsep perkongsian data antara bahagian dan unit yang lain.
9 1.7 Batasan Projek Sistem Pengurusan Maklumat Pelajar yang dibangunkan ini mempunyai batasan di mana ia tidak boleh digunakan oleh semua pengguna di UTM. Ia hanya tertumpu kepada pensyarah dan pelajar Fakulti Pendidikan. Selain itu, hanya pensyarah sahaja dibenarkan melakukakan proses kemaskini maklumat pelajar, dan memasukkan markah manakala pelajar hanya dibenarkan untuk melihat dan mencetak markah serta mengira gred point average (GPA) dan cumulative point average (CPA). 1.8 Definisi Istilah Berikut adalah beberapa istilah yang sering digunakan dalam penulisan ini. Dalam kajian ini, istilah- istilah yang digunakan telah ditakrifkan melalui Kamus Dewan Edisi Keempat. 1.8.1 Sistem Menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga cetakan ke-7 (2002), sistem mempunyai dua maksud iaitu pertama adalah cara atau kaedah yang teratur untuk melakukan sesuatu. Maksud yang kedua ialah kumpulah beberapa bahagian (alat dll) yang samasama bekerja untuk satu tujuan.
10 1.8.2 Pengurusan Pengurusan merupakan perihal (kerja dsb) menguruskan sesuatu atau perihal mengurus (syarikat, badan perniagaan, dll). (Kamus Dewan Edisi Ketiga, 2002) 1.8.3 Maklumat Makluman, pemberitahuan, keterangan atau pengetahuan. (Kamus Dewan Edisi Ketiga, 2002) 1.9 Kesimpulan Sistem pengurusan pelajar secara tradisional yang dilakukan secara insani pada masa ini perlu ditukar segera. Kebarangkalian yang tinggi melakukan kesilapan menyebabkan kebolehpercayaan sesuatu maklumat itu disangsikan. Seiring dengan perkembangan teknologi maklumat, sistem pengurusan data- data pelajar secara berkomputer merupakan jalan keluar bagi mengatasi masalah tersebut. Adalah diharapkan dengan pembangunan sistem ini dapat membawa manfaat kepada semua pihak bagi mengendalikan urusan berkaitan pengurusan pelajar.