PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BIAYA PRODUKSI DENGAN METODE JOB ORDER COSTING PADA PT. SINARREJEKI LASINDOUNGGUL Jauwandy, Calvin Jurusan Komputerisasi Akuntansi, School of Information Systems, Binus University Jl. U No.2c8 Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Email : calvinja2804@gmail.com Evarina, Devi Jurusan Komputerisasi Akuntansi, School of Information Systems, Binus University Jl. U No.4 Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Email : devi.evarina@gmail.com Andrean, Danny Jurusan Komputerisasi Akuntansi, School of Information Systems, Binus University Jl. Sandang No. A3 Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Email : dannyandrean77@yahoo.com Haris Setia Budi, S.Kom., M.M. ABSTRACT PURPOSE OF THIS RESEARCH is to analyze, find and solve the problem in the existing business process of PT. Sinarrejeki Lasindounggul and also proposing a calculation of cost production information system that is more computerized and more integrated. THE RESEARCH METHOD that used are literature study method and field study methods which are through interview, observation, analysis method and Object Oriented design method with Unified Process approach Unified Modeling Language (UML) notation. THE RESULTS are analysis of existing process and job order costing method that computerized and integrated that can be used by PT. Sinarrejeki Lasindounggul to support the process of cost production calculation in the company. THE CONCLUSION from this research are that calculation of cost production accounting information system can support PT. Sinarrejeki Lasindounggul to calculate the cost production based on order and give easy way to processing data, to produce precise and fast reports that needed by the management. Keywords: accounting information systems, job order costing, cost of production
ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN ini adalah untuk menganalisis, menemukan dan memecahkan masalah yang ada pada sistem informasi perhitungan biaya produksi berdasarkan proses bisnis yang berjalan pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul, dan mengusulkan sebuah sistem informasi perhitungan biaya produksi baru yang terkomputerisasi dan terintergrasi. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah metode studi kepustakaan dan metode pengumpulan data melalui wawancara, pengamatan, analisis dan metode perancangan yang berbasis Object Oriented Design dengan pendekatan Unified Process dengan menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML). HASIL YANG DICAPAI berupa analisis sistem yang berjalan dan usulan perbaikannya serta sistem informasi perhitungan biaya produksi dengan metode job order costing yang terkomputerisasi dan terintegrasi, yang dapat digunakan oleh PT. Sinarrejeki Lasindounggul untuk mendukung proses bisnis perusahaan. SIMPULAN yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan berupa sistem informasi perhitungan biaya produksi yang dapat membantu PT. Sinarrejeki Lasindounggul untuk menghitung biaya produksi berdasarkan pada pesanan dan memberikan kemudahan dalam pengolahan data, untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dengan tepat dan cepat. Kata Kunci : sistem informasi akuntansi, job order costing, biaya produksi PENDAHULUAN Pada zaman era globalisasi ini teknologi informasi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini berdampak sangat besar pada proses bisnis dalam perusahaan, dengan adanya teknologi informasi akan mendukung seluruh kegiatan dalam proses bisnis perusahaan sehingga menjadi lebih efisien dan efektif. Information Technology (IT) sudah menjadi sangat penting dalam membuat strategi yang menyediakan informasi yang relevan dan secara jelas untuk pengambilan keputusan yang berkualitas dan integrasi dari organisasi yang kompleks. (Petkovic & Lukic, 2013). Perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur merupakan sebuah instansi penting yang membutuhkan pengolahan teknologi informasi yang optimal untuk memberikan produk terbaik kepada konsumen dan untuk bersaing dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur lainnya. Salah satu teknologi dalam bidang manufaktur adalah Advanced Manufacturing Technology (AMT). Advanced Manufacturing Technology (AMT) mengacu pada teknologi perangkat keras dan perangkat lunak yang dikembangkan untuk meningkatkan kemampuan manufaktur. Advanced Manufacturing Technology (AMT) memberikan manfaat bagi perusahaan-perusahaan seperti teknologi dalam hal meningkatkan produktivitas tenaga kerja, kualitas produk, produksi yang handal, fleksibilitas produksi, profitabilitas, kinerja pabrik, dan pelanggan pertemuan permintaan serta menyebabkan berkurangnya biaya produksi. (Yu, N., Shen, L., & Lewark, S, 2011). PT. Sinarrejeki Lasindounggul adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang menyediakan barang untuk interior maupun eksterior yang berbahan dasar metal. Dalam menjalankan seluruh proses pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul masih menjalankan proses bisnis produksi secara manual akibatnya terjadi masalah yang menghambat proses bisnis produksi pada perusahaan. Sehingga agar mampu mendukung proses bisnis yang telah berjalan, pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul maka diperlukan sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Sistem informasi terkomputerisasi dan terintegrasi yang dihasilkan diharapkan dapat membantu PT. Sinarrejeki Lasindounggul dalam penyimpanan data, pengelompokkan data, pembuatan formulir, perhitungan biaya produksi, dan membuat laporan. Sistem informasi yang dirancang diharapkan dapat mempermudah serta meningkatkan ketepatan perusahaan dalam menghitung biaya produksi berdasarkan pesanan pelanggan. METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang dilakukan antara lain: 1. Studi Kepustakaan dengan menggunakan teori-teori yang berkaitan dengan penelitian.
2. Studi Lapangan dengan menggunakan metode pengumpulan data dengan wawancara dan pengamatan langsung yang dilakukan pada objek penelitian 3. Metode Analisis data yang dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : Survey terhadap sistem yang ada Mengidentifikasi kebutuhan informasi user. Mengidentifikasi sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Mengidentifikasi laporan analisis sistem yang diperlukan. 4. Metode Perancangan berdasarkan pendekatan Satzinger (2009), yaitu perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk Unified Modeling Language (UML). HASIL DAN BAHASAN PT. Sinarrejeki Lasindounggul adalah perkembangan dari Sinar Rejeki yang didirikan pada tanggal 30 Agustus 1982. Seiring dengan berjalannya waktu, Sinar Rejeki pun mengalami perkembangan yang cukup pesat dalam hal peningkatan manajemen maupun sumber daya manusia yang handal dan berkualitas di bidangnya. Setelah itu, pada tanggal 12 Oktober 1993 secara hukum formal menjadi PT. Sinarrejeki Lasindounggul. PT. Sinarrejeki Lasindounggul adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan barang untuk interior maupun eksterior yang berbahan dasar metal, besi, stainless, baja. Barang yang dihasilkan merupakan order yang berupa permintaan dari pelanggan. Barang-barang yang dihasilkan pun sangat bervariasi diantaranya kaki meja besi, kaki kursi besi, kaki sofa besi, hook accesories (gantungan), handle, table top stand, trash bin, trailing tangga, railing balkon, konstruksi rumah baja dan sebagainya. Proses produksi berjalan pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul : Pelanggan melakukan pemesanan kepada bagian marketing melalui datang langsung ataupun telepon, pelanggan akan memberikan gambar kepada bagian marketing, setelah gambar diterima, bagian marketing akan membuat sebanyak 2 rangkap, gambar rangkap 1 diberikan kepada bagian perencanaan & gambar dan gambar rangkap 2 diarsip oleh bagian marketing. Berdasarkan gambar yang diterima dari bagian marketing, bagian perencanaan & gambar membuat sebuah gambar kerja secara detail sesuai dengan gambar yang dibuat pelanggan, gambar kerja tersebut akan dibuat 2 rangkap, gambar kerja rangkap 1 diberikan kepada bagian wakil operasional, gambar kerja rangkap 2 diarsip oleh bagian perencanaan & gambar. Setelah menerima gambar kerja dari bagian perencanaan & gambar, bagian wakil operasional akan menenentukan bahan baku yang diperlukan dan mencatat dalam gambar kerja kemudian gambar kerja tersebut diberikan kepada bagian administrasi, bagian administrasi kantor akan menghitung biaya kemudian menghubungi pelanggan melalui telepon untuk menawarkan harga. Bila pelanggan menyetujui biaya yang telah ditawarkan, bagian administrasi kantor akan langsung membuat perjanjian jatuh tempo pembayaran, setelah perjanjian telah disetujui, bagian administrasi kantor akan memberi gambar kerja tersebut kepada bagian administrasi operasional. Bagian administrasi operasional akan langsung membuat NoPro (Nomor Produksi) sebanyak 3 rangkap, NoPro rangkap 1 diberikan kepada kepala produksi, NoPro rangkap 2 diberikan kepada bagian produksi dan Nopro rangkap 3 diarsip oleh bagian administrasi operasional. Setelah menerima NoPro dari bagian administrasi operasional, kepala produksi akan membuat Daftar Permintaan Barang (DPB) sebanyak 2 rangkap, DPB rangkap 1 diberikan kepada bagian maintenance & gudang dan DPB rangkap 2 diarsip oleh bagian administrasi operasional. Setelah DPB diterima oleh bagian maintenance & gudang. Bagian maintenance & gudang akan mengeluarkan bahan baku untuk melakukan produksi. Kemudian kepala produksi akan melakukan koordinasi produksi barang. Ketika bagian yang berhubungan dengan proses produksi telah menerima bahan baku dari Bagian Maintenance & Gudang untuk melakukan produksi maka tahap-tahap yang dilakukan, sebagai berikut : Tahap pertama Bagian Pemotongan & Penekukan akan melakukan pemotongan material. Tahap kedua Bagian Stainless & Pengelasan akan melakukan pengelasan material. Tahap ketiga Bagian Meubelarr & Furniture akan membuat Rangka Meja, Bagian Pemotongan & Penekukan akan membuat modesty, dan Bagian Bubut & Kelengkapan akan membuat spacer. Tahap keempat Bagian Meubelarr & Furniture akan melakukan pemasangan Material setelah proses membuat Rangka Meja, membuat modesty, dan membuat spacer telah selesai dibuat, dan diterima oleh Bagian Meubelarr & Furniture. Tahap kelima Bagian Finishing & Pengecatan akan mengecek kualitas produk dan melakukan pengecatan produk. Tahap keenam Bagian Packing & Ekspedisi akan mengemas produk untuk dikirimkan kepada
pelanggan. Sebelum mengirim barang, Bagian Packing & Ekspedisi akan memberitahukan kepada Kepala Produksi bahwa barang telah selesai diproduksi dan siap untuk dikirimkan kepada pelanggan. Dokumen yang dihasilkan pada proses produksi berjalan: Gambar Gambar digunakan untuk mengetahui pesanan dan request model barang yang diinginkan oleh pelanggan. Gambar Kerja Gambar Kerja berisi sebuah gambar design secara detail yang dibuat oleh bagian perencanaan & gambar untuk dilakukannya proses produksi. Nomor Produksi (NoPro) Nomor Produksi (NoPro) dokumen yang dihasilkan untuk menandakan produksi sudah pasti akan dilakukan. Daftar Permintaan Barang (DPB) Daftar Permintaan Barang (DPB) digunakan untuk meminta bahan baku untuk melakukan produksi. Dari hasil analisis proses produksi berjalan, ditemukan masalah-masalah sebagai berikut: Kurangnya fomulir-formulir yang berkaitan dengan proses produksi. Dokumen tersebut meliputi: Surat Bahan Baku Keluar, Surat Perintah Kerja, Surat Penyelesaian Produksi, Kartu Jam Kerja dan Biaya Overhead Pabrik Actual. Belum menggunakan sistem informasi terkomputerisasi dalam mendukung proses bisnis perusahaan, sehingga formulir dan laporan yang dihasilkan masih secara manual. Tidak adanya nomor urut yang tercetak dalam dokumen perusahaan diantaranya Form Gambar Kerja, Form NoPro, Form DPB. Tidak adanya database sebagai tempat penyimpanan data-data historis perusahaan. Kurangnya laporan-laporan yang dihasilkan dalam proses bisnis perusahaan, Seperti : Laporan Pesanan Belum Selesai, Laporan Pesanan Selesai, Laporan Bahan Baku Keluar, Laporan Jurnal, Laporan Biaya Produksi. Dalam mengatasi masalah-masalah tersebut, solusi yang diusulkan untuk mengatasi masalah pada perusahaan tersebut, antara lain: Membuat formulir dan laporan yang dibutuhkan untuk membantu dalam menjalankan proses produksi. Formulir/laporan yang dibuat seperti : o Formulir Daftar Kebutuhan Bahan Baku digunakan untuk mencatat bahan baku yang diperlukan untuk melakukan produksi. o Formulir Surat Bahan Baku Keluar digunakan untuk mengetahui barang yang dikeluarkan dari gudang untuk keperluan produksi. o Formulir Surat Penyelesaian Produksi digunakan untuk mencatat kegiatan produksi yang telah selesai dilakukan. o Formulir Kartu Jam Kerja digunakan untuk menghitung jam kerja serta gaji karyawan dalam melakukan produksi. o Formulir Biaya Overhead Pabrik Actual digunakan untuk menghitung total Biaya Oberhead Pabrik. o Laporan Pesanan Belum Selesai digunakan untuk mengetahui pesanan pelanggan mana saja yang belum selesai. o Laporan Pesanan Selesai digunakan untuk mengetahui pesanan pelanggan mana saja yang sudah selesai. o Laporan Stok Bahan Baku digunakan untuk mengetahui stok bahan baku yang tersedia di gudang. o Laporan Jurnal digunakan untuk mengetahui pencatatan jurnal akuntansi pada per periode o Laporan Biaya Produksi digunakan untuk mengetahui biaya produksi per pesanan. Membuat sebuah aplikasi sistem proses produksi menggunakan bahasa pemograman yang sederhana C#, untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Membuat nomor urut terintegrasi pada setiap dokumen yang dihasilkan dari proses bisnis perusahaan. Membuat membuat database dalam rancangan sistem yang diusulkan untuk membantu perusahaan dalam menyimpan informasi.
Perancangan aplikasi sistem informasi akuntansi biaya produksi menggunakan software C#. Berikut ini merupakan contoh tampilan UI menu utama perancangan aplikasi : Gambar 1 Tampilan Menu Utama Perancangan laporan yang dihasilkan menggunakan Crystal Reports. Berikut ini merupakan contoh laporan yang dihasilkan : Gambar 2 Tampilan print out Laporan Jurnal
Gambar 2 Tampilan print out Laporan Biaya Produksi SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pembahasan dan perancangan sistem informasi proses produksi dan perhitungan biaya produksi yang telah dilakukan pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dapat mengatasi masalah yang terjadi pada perusahaan diantaranya kurangnya penggunaan formulir yang berguna dalam menjalankan proses bisnis perusahaan, belum adanya sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi, tidak adanya nomor urut tercetak dalam dokumen perusahaan, dan tidak adanya laporan yang dihasilkan oleh perusahaan. Untuk mengatasi beberapa masalah pada proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul, maka dari itu solusi untuk mengatasi masalah pada perusahaan tersebut, antara lain: Membuat formulir dan laporan yang dibutuhkan untuk membantu dalam menjalankan proses produksi. Formulir/laporan yang dibuat seperti : Daftar Kebutuhan Bahan Baku, Surat Bahan
Baku Keluar, Surat Penyelesaian Produksi, Kartu Jam Kerja, dan Biaya Overhead Pabrik Actual, Laporan Pesanan Belum Selesai, Laporan Pesanan Selesai, Laporan Bahan Baku Keluar, Laporan Jurnal, Laporan Biaya Produksi. Membuat sebuah aplikasi sistem proses produksi menggunakan bahasa pemograman yang sederhana C#, untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Membuat nomor urut terintegrasi pada setiap dokumen yang dihasilkan dari proses bisnis perusahaan. Membuat membuat database dalam rancangan sistem yang diusulkan untuk membantu perusahaan dalam menyimpan informasi. 2. Telah dirancang sistem informasi produksi dan perhitungan biaya produksi pada PT. Sinarrejeki Lasindounggul yang dapat membantu perhitungan biaya produksi yang akurat. 3. Telah menghasilkan laporan yang berguna bagi pihak manajerial untuk mengambil keputusan diantaranya Laporan Jurnal dan Laporan Biaya Produksi. Dan untuk laporan yang berguna bagi bagian produksi berupa Laporan Pesanan Belum Selesai, Laporan Pesanan Selesai, Laporan Bahan Baku Keluar. Adapun beberapa saran yang kami usulkan untuk membantu PT. Sinarrejeki Lasindounggul dalam menjalankan proses bisnisnya: 1. Perusahaan perlu mengimplementasikan sistem informasi produksi dan perhitungan biaya produksi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga dapat membantu perusahaan memperlancar proses bisnisnya dan mengurangi masalah yang ditimbulkan oleh sistem yang manual dan belum terintegrasi. 2. Diperlukan adanya pelatihan dan pengarahan penggunaan sistem untuk karyawan yang berhubungan dengan sistem informasi produksi dan perhitungan biaya produksi. 3. Diperlukan adanya dukungan dan kerjasama dari pihak manajemen dalam pengalihan sistem lama ke sistem baru. 4. Diperlukan pengevaluasian sistem secara berulang untuk memantau perkembangan sistem ketika sistem baru dijalankan. 5. Diperlukan adanya pemeliharaan dan pengembangan sistem sesuai dengan perkembangan teknologi sehingga dapat membantu perusahaan secara optimal baik saat ini maupun di masa yang akan datang. REFERENSI Dull, R. B., Gelinas, J. U., & Wheeler, P. R. (2012). ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS: Foundations in Enterprise Risk Management (9th Edition ed.). Canada: Cengage Learning. Romney, Marshall B.; Steinbart, Paul J. (2012). Accounting Information Systems (12th Edition ed.). London: Pearson Education Limited. Satzinger, J. W., Jakcson, R. B., & Burd, S. D. (2009). SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN : In A Changing World (5th Edition ed.). Canada: Cengage Learning. Satzinger, J. W., Jakcson, R. B., & Burd, S. D. (2012). SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN : In A Changing World (6th Edition ed.). Canada: Cengage Learning. RIWAYAT PENULIS Calvin Jauwandy lahir di kota Makassar pada 28 April 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2015. Devi Evarina lahir di kota Bekasi pada 03 November 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2015. Penulis aktif di Organisasi Keluarga Buddhis Dhammavaddhana sebagai Aktivis. Danny Andrean lahir di kota Pontianak pada 14 Desember 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang komputer pada 2015.