BAB III ANALISIS SISTEM Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, data dan informasi yang terkait. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan pada perusahaan sekarang ini, dengan memperhatikan proses, aliran data atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flow map sistem yang sedang berjalan). 2. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung kinerja perangkat lunak yang akan dibangun. 3. Mendapatkan sistem baru yang dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perusahaan. 3.1. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 3.1.1. Prosedur Berjalan Pembayaran Biaya Pemeliharaan Kendaraan Adapun prosedur berjalan dalam pembayaran biaya pemeliharaan kendaraan pada PT.STARTMARA ATAMA adalah sebagai berikut : a. Purchase Request () dan tagihan diberikan dari bengkel kepada administration staff untuk diproses pengajuan pembayaran. 41
42 b. Setelah menerima dan tagihan, maka administration staff akan memproses pembuatan voucher biaya kendaraan sebagai syarat pengajuan pembayaran biaya dan voucher biaya akan diserahkan kepada administration manager untuk disetujui pembayaran biaya. c. Administration manager akan mengecek apakah yang diterima dari bengkel sudah lengkap tanda tangan finance manager dan direksi, jika tidak lengkap maka harus dibawa ke finance manager dan direksi untuk ditanda tangani terlebih dahulu beserta jelaskan alasan mengapa yang tidak lengkap tanda tangannya bisa dijalankan kemudian administration manager baru menyetujui voucher biaya, jika sudah lengkap tanda tangannya maka voucher biaya akan langsung disetujui oleh administration manager. d. yang sudah disetujui oleh administration manager akan diajukan ke finance manager untuk mendapatkan persetujuan pembayaran. e. Finance manager akan menyetujui pembayaran biaya kendaraan yang diajukan dari administration manager yang kemudian setelah disetujui oleh finance manager, dokumen akan diberikan kepada finance control untuk didistribusikan kepada direksi. f. Setelah menerima voucher biaya dari finance control maka direksi akan menyetujui pembayaran biaya yang kemudian akan diberikan kembali kepada finance control untuk dibawa ke kasir dan diproses pembayaran kepada bengkel. g. Setelah kasir menerima dokumen dari finance control maka biaya kendaraan akan diproses bayar oleh kasir kepada pihak bengkel.
43 h. Pihak bengkel yang menerima pembayaran biaya kendaraan dari kasir harus menandatangani tanda terima uang pada voucher biaya kendaraan. i. Setelah pembayaran biaya kendaraan selesai dibayar dan dilengkapi tanda tangan oleh pihak bengkel maka kasir akan menyerahkan dokumen tersebut kepada accounting control untuk diarsip. Aliran data dan proses yang lebih jelas dapat terlihat pada flow map berjalan pembayaran biaya kendaraan pada Gambar 3.1. FLOW MAP BERJALAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN STAFF BENGKEL ADMIN STAFF ADMIN MANAGER FINANCE MANAGER FINANCE CONTROL DIREKSI KASIR ACC CONTROL Pembuatan voucher A Tanda tangan Cek kelengkapan tanda tangan (FM dan Direksi) Y Tanda tangan Lengkap T B Lengkapi tanda tangan FM dan Direksi, approval biaya Approval biaya A B Approval biaya C Catatan : Admin Staff = Administration Staff, Admin Manager = Administration Manager, Acc Control = Accounting Control, FM = Finance Manager, = Purchase Request.
44 FLOW MAP BERJALAN PEMBAYARAN BIAYA MAINTENANCE KENDARAAN STAFF BENGKEL ADMIN STAFF ADMIN MANAGER FINANCE FINANCE CONTROL DIREKSI KASIR ACC CONTROL MANAGER C Approval biaya Pembayaran biaya kepada bengkel Penerimaan pembayaran dan tanda tangan tanda terima uang pada voucher biaya Gambar 3.1. Flow Map Berjalan Pembayaran Biaya Maintenance Kendaraan di PT.STARTMARA ATAMA
45 3.2. Analisis Dokumen 1. Dokumen Masuk a. Purchase Request () Fungsi : Berisi keterangan kendaraan yang diajukan pembayaran. Sumber : Bengkel. Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item : No, Keterangan, Quantity, Harga, Total Harga. b. Fungsi : Berisi nilai tagihan atas kendaraan yang harus dibayar. Sumber : Bengkel. Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item : Keterangan, Quantity, Harga, Total Harga. 2. Dokumen Keluaran a. Voucher Biaya Maintenance Kendaraan Fungsi : Berisi data biaya kendaraan yang dibayar.
46 Sumber : Administration Staff. Rangkap : 1 (satu). Distribusi :Bengkel, Administration Staff, Administration Manager, Finance Control, Finance Manager, Direksi, Kasir dan Accounting Control. Item : Tanggal, Nominal, Terbilang, Keterangan pembayaran. 3.3. Analisis Kelemahan Sistem Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan pada proses pembayaran biaya kendaraan PT.STARTMARA ATAMA ini menunjukkan bahwa dalam proses pembayaran ini terdapat beberapa kelemahan, diantaranya : 1. Proses pembayaran biaya kendaraan merupakan biaya rutinitas yang sering terjadi, namun sejauh ini tidak pernah dilakukan suatu proses verifikasi harga tagihan yang harus dibayarkan karena banyaknya biaya yang terjadi. 2. Akan menghabiskan waktu yang lama bila proses verifikasi harga tagihan dilakukan, karena harus mencari dan membandingkan satu per satu dengan biaya yang sebelumnya telah dibayarkan pada arsipan dokumen biaya yang banyak. 3. Pembayaran biaya kendaraan yang dibayarkan tanpa adanya dasar yang lebih kuat yang menyatakan bahwa harga tagihan sudah benar dan layak dibayar.
47 3.4. Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Setelah menganalisis proses pembayaran biaya kendaraan PT.STARTMARA ATAMA, maka didapatkan kesimpulan mengenai kebutuhan perangkat lunak yang diperlukan guna untuk meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik, diantaranya adalah : a. Perangkat lunak yang akan dibangun harus dapat melakukan proses penginputan, pengeditan, penyimpanan, penghapusan, pencarian dan pencetakan data. b. Perangkat lunak yang dibangun harus dapat memberikan informasi dengan cepat dan tepat. 2. Kebutuhan Informasi Perangkat lunak yang akan dibangun untuk PT.STARTMARA ATAMA ini akan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan guna kelancaran dan peningkatan kinerja dalam proses pembayaran biaya kendaraan PT.STARTMARA ATAMA. Kebutuhan informasi yang diperlukan diantaranya : a. Dapat memberikan informasi yang diperlukan pada saat proses verifikasi pembayaran biaya kendaraan. b. Menampilkan informasi berupa keterangan kendaraan beserta harga -nya.
48 3. Kebutuhan Pengguna Perangkat lunak yang akan dibangun ini berguna memenuhi kebutuhan pengguna untuk memaksimalkan kinerja pada saat proses verifikasi pembayaran biaya kendaraan. Adapun manfaat dari membangun Sistem Informasi Pengendalian Biaya Pemeliharaan Kendaraan PT.STARTMARA ATAMA ini adalah : a. Membantu user dalam meningkatkan pengendalian terhadap pembayaran biaya kendaraan yang rutin terjadi. b. Mempermudah pekerjaan user dalam proses penginputan, penyimpan, pengeditan, penghapusan maupun pencetakan laporan. c. Dapat membantu user memperoleh informasi dengan cepat dan tepat dengan fungsi pencarian yang terdapat didalam perangkat lunak tersebut.