BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Pada era globalisasi saat ini, teknologi informasi serta persaingan yang kompetitif menjadi pilihan bagi perusahaan untuk mampu bertahan dan konsisten dalam mendukung dan mencapai tujuan perusahaan. Banyaknya kompetitor dan kondisi ekonomi yang tidak stabil telah menjadi tantangan bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Dalam dunia bisnis, setiap perusahaan menghadapi adanya persaingan yang tidak dapat dihindari. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak hanya sendiri di dalam pasar, pesaing-pesaing bisnis lainnya juga menunggu untuk mengambil suatu peluang dalam kesalahan yang dilakukan perusahaan. Salah satu cara untuk menghadapinya, yaitu dengan adanya strategi manajemen. Strategi manajemen merupakan bagian penting dari perusahaan yang sukses dan berkembang. Menurut Monika Švárová dan Jaroslav Vrchota pada jurnalnya yang berjudul Influence of Competitive Advantage on Formulation Business Strategy (2014 : 687) menyatakan bahwa pembangunan manajemen strategi yang baik akan membantu perusahaan untuk mencari solusi terbaik yang sesuai dengan keadaan yang sedang berlangsung saat ini. Selain itu, dengan adanya perkembangan sistem informasi saat ini juga mempengaruhi proses perolehan dan pengolahan data untuk menghasilkan sistem informasi yang mendukung proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan. Setiap perusahaan saat ini memerlukan sistem informasi yang secara umum terdiri dari sekumpulan komponen-komponen berbasis komputer yang terintegrasi satu sama lain yang dibentuk untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi yang berguna bagi penggunanya. Adapun informasi yang berguna ini merupakan informasi yang berkualitas, seperti informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu, sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dirancang dan kemudian disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan pada setiap perusahaan. Berdasarkan Jana Malá, L'ubica Cerná dan Dagmar Rusková di dalam jurnalnya yang berjudul The Quality of Information in Project Management (2013 : 532) menyatakan 1
2 bahwa informasi yang berkualitas harus memiliki kriteria-kriteria yang dibutuhkan untuk ditujukan dalam memberikan informasi yang dapat diidentifikasi sebagai informasi yang dapat dipercaya. Maka dari itu, Sistem Informasi Akuntansi yang berbasis komputer merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk pengambilan keputusan, sehingga perusahaan tersebut dapat lebih baik dari kompetitor lainnya yang bergerak di bidang yang sama. Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang terstruktur atau teroganisir dalam suatu unit usaha bisnis pada perusahaan yang memiliki tanggung jawab untuk pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data baik secara finansial maupun akuntansi. Hal ini diungkapkan oleh Fernando Belfo dan António Trigo dalam jurnalnya yang memiliki judul Accounting Information Systems: Tradition and Future Directions (2013 : 537) mengungkapkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bertanggung jawab dalam pengumpulan, penyimpanan, dan pengolahan data-data keuangan dan akuntansi yang digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen internal, termasuk transaksi non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pengolahan transaksi keuangan. Selain itu, sistem informasi akuntansi ini juga bermanfaat untuk memberikan informasi yang akurat, sehingga hasil laporan yang dihasilkan pun bersifat realtime serta membantu manajemen dalam pengambilan keputusan pada perusahaan. Menurut António Trigo, Fernando Belfo dan Raquel Pérez Estébanez pada jurnalnya yang berjudul Accounting Information Systems: The Challenge of the Real-Time Reporting (2014 : 121) mengemukakan bahwa pelaporan secara real-time dalam akuntansi memberikan informasi yang lengkap dan secara instan untuk menentukan pedoman dan tindakan yang lebih baik. Pada proses expenditure cycle, evaluasi dan pemilihan pemasok adalah aspek penting yang membantu perusahaan mendapatkan barang dengan mutu yang terbaik dan harga yang bersaing. Tidak hanya itu, pembayaran hutang juga harus diperhatikan dengan memprioritaskan tagihan-tagihan yang mempunyai tanggal jatuh tempo terdekat. PT. Swadharma Griyasatya merupakan sebuah perusahaan jasa yang bergerak di bidang Building Management dan Cleaning Service (Outsourcing). PT Swadharma Griyasatya berlokasi di Gedung BNI Dukuh Atas, Jakarta Pusat. Didukung oleh pegawai yang jumlahnya mencapai 1.200 tenaga profesional, PT
3 Swadharma Griyasatya menyediakan cakupan layanan yang cukup luas untuk beroperasi. Perusahaan melakukan kegiatan pembelian berdasarkan kebijakan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Kegiatan pembelian perusahaan ini biasanya berupa tenaga cleaning service berikut dengan alat-alat perlengkapannya seperti; tissue, hand soap, pembersih lantai, pembersih jendela, dan lain-lain. Sedangkan kegiatan pengeluaran kas perusahaan memiliki suatu kebijakan bahwa perusahaan harus memiliki petty cash minimal sebesar Rp. 20.000.000 (dua puluh juta rupiah) per hari untuk aktivitas pengeluaran perusahaan. Adapun retur pembelian yang dilakukan oleh perusahaan akan memberikan dampak pada hutang yang akan dibayarkan perusahaan kepada supplier, sehingga mempengaruhi baik profitabilitas maupun operasional perusahaan. PT. Swadharma Griyasatya masih memiliki sistem pembelian dan pengeluaran kas yang masih sederhana. Hal ini terlihat dengan banyaknya dokumen seperti purchase requisition dan purchase order yang masih harus diotorisasi oleh setiap bagian perusahaan apabila melakukan kegiatan pembelian dan pengeluaran kas. Banyaknya dokumen ini menyebabkan adanya biaya tambahan untuk kertas-kertas yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam setiap transaksinya. Oleh karena itu, didalam perusahaan perlu adanya sistem informasi dan akuntansi pengendalian pembelian dan pengeluaran kas yang baik untuk dapat mengelola keuangan, mengendalikan hutang perusahaan, mengendalikan biayabiaya yang terjadi selama proses pembelian, meningkatkan efektivitas dan efisiensi waktu serta menjaga kepercayaan supplier atau vendor. Salah satu cara yang paling tepat untuk mengelola dan mengendalikannya adalah dengan membuat Integrated Expenditure System. Dimana sistem tersebut harus mampu untuk mengintegrasikan kegiatan pembelian (purchasing) maupun pengeluaran kas yang ada di perusahaan, dan secara otomatis terintegrasi dengan modul-modul lainnya seperti, hutang, laporan keuangan laba/rugi, penerimaan barang, pembayaran barang serta bukti pembayaran.
4 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Agar penulisan skripsi tidak terlalu luas dan teroganisir, penulisan skripsi ini hanya membahas sistem pembelian dan pengeluaran kas serta pajak yang dilakukan perusahaan secara tunai dan pembelian secara kredit meliputi: 1. Membahas mengenai siklus pembelian dengan meneliti proses pembelian serta pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan. 2. Sistem Akuntansi dalam siklus pembelian seperti hutang dagang secara kredit dan pembelian tunai kepada pihak pemasok serta pencatatan pengeluaran kas perusahaan baik secara reporting system dan journal system. 3. Membahas proses bisnis yang terjadi pada siklus pembelian barang untuk keperluan jasa cleaning service seperti, tissue, hand soap, pembersih lantai, pembersih jendela, dan lain-lain. Dari proses pemesanan barang, penerimaan barang, dan penyimpanan di gudang sampai pelaksanaan pembayaran atas pembelian tersebut. 4. Membatasi masalah proses pengendalian internal perusahaan yang berkaitan dengan siklus pembelian. 5. Membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi serta pajak yang berhubungan dalam pembelian yang digunakan sebagai rekomendasi bagi perusahaan. 6. Pada pembahasan pajak yang berhubungan dengan pembelian akan membahas mengenai pajak masukan, hanya untuk memasukan atau menampilkan saja. 7. Pada usulan perancangan sistem informasi akuntansi proses pengerjaannya dimulai dengan fase inception, elaboration, dan hanya sampai pada fase construction. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian antara lain yaitu : 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada siklus pembelian dan pengeluaran kas pada PT Swadharma Griyasatya.
5 2. Memonitor kelemahan dan masalah yang ada pada prosedur pengendalian siklus pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan. Hal ini dilaksanakan untuk mencapai pengendalian yang baik untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 3. Menghasilkan sistem baru yang dapat dipergunakan perusahaan dalam mengelola hutang usaha perusahaan yang telah jatuh tempo serta pengendalian terhadap barang-barang keperluan jasa cleaning service. 1.3.2 Manfaat Penelitian Selain itu manfaat yang didapat antara lain : 1. Membantu mengidentifikasi berbagai kebutuhan perusahaan dalam melaksanakan pengendalian pada transaksi terutama dalam siklus pembelian dan pengeluaran kas perusahaan. 2. Membantu PT Swadharma Griyasatya dalam menangani masalah yang terkait pada pemesanan kembali barang-barang untuk keperluan jasa cleaning service supaya tepat waktu, sehingga dapat meminimalisir terjadinya kekurangan barang atau kelebihan barang yang menyebabkan penambahan biaya. 3. Membantu perusahaan dalam pembuatan laporan dan entry data yang berkaitan dengan pembelian kebutuhan barang-barang cleaning service. 1.4 Metodologi Penelitian Secara umum, penulisan Skripsi menggunakan metodologi yang terbagi sebagai berikut: 1. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini dengan menggunakan pendekatan sebagai berikut: a. Survei terhadap sistem berjalan Dengan mengumpulkan data-data dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan siklus pembelian dan pengeluaran kas yang sedang berjalan di perusahaan.
6 b. Memberikan rekomendasi usulan Setelah melakukan identifikasi terhadap informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan, pada tahap ini memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pada siklus pembelian dan pengeluaran kas untuk menyelesaikan masalah yang ditemukan. 2. Metode Perancangan Metode perancangan yang akan dibuat dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang meliputi: a. Menganalisis Requirement b. Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture c. Merancang Software Architecture d. Merancang Use Case Realizations e. Merancang Database f. Merancang System & User Interface g. Merancang System Security & Control 3. Metode Pengembangan Metode pengembangan sistem yang dibuat pada penulisan skripsi ini berorientasi objek pada Unified Process Life Cycle oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah : a. Inception : Menentukan dan mengembangkan ruang lingkup sistem proyek Membuat Business Case Menjawab pertanyaan apakah yang dikerjakan dapat mencipatakan good business sense sehingga proyek dapat dilanjutkan Menetapkan penjadwalan dan anggaran b. Elaboration : Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko Menetapkan base line Merencanakan fase berikutnya yaitu construction
7 c. Construction : Melakukan sederetan iterasi Pada setiap iterasi akan melibatkan proses sebagai berikut : analisa desain, implementasi dan testing d. Transition : Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi Dalam fase ini dilakukan : Beta dan performance testing Membuat berbagai dokumentasi tambahan seperti ; training, user guides dan sales kit Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna
8 1.5 Sistematika Penulisan Supaya penulisan skripsi ini lebih sistematis dan terarah, maka penulisan ini tediri dari 5 bab yang terbagi menjadi beberapa sub-bab yang saling berkaitan. Sistem penulisannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, serta metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusuan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang menjadi acuan dan pedoman yang bersifat relevan, lengkap dan sesuai dengan sumber referensi yang digunakan. Teori yang digunakan antara lain adalah sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas serta perancangan sistem yang dipakai pada perusahaan. BAB 3 : ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menjelaskan mengenai sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang, serta sistem informasi akuntansi mengenai siklus pembelian dan pengeluaran kas yang berjalan pada perusahaan, masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, dan usulan perbaikan terhadap masalah yang dihadapi perusahaan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI EXPENDITURE CYCLE DAN CASH DISBURSEMENT PADA PT SWADHARMA GRIYASATYA Pada bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntasi pada siklus pembelian dan pengeluaran kas dengan menggunakan acuan Object Oriented Analysis and Design dan pendekatan Satzinger dengan Modeling and The Requirements Discipline serta Design Discipline. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan mengenai kesimpulan yang didapat dari keseluruhan analisis yang telah dilaksanakan pada sistem yang berjalan, dan memberikan saran-saran implementasi yang berguna dan dapat menjadi pertimbangan perusahaan dalam mengelola sistem yang baru.