BAB III AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU Definisi Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untik menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Tipe Audit Audit mutu dibagi menjadi 4 kategori atau klasifikasi berdasarkan : 1. Tujuan audit - "Kenapa?" 2. Obyek audit - "apa?" 3. Sifat audit - "siapa?" 4. Metode audit - "Bagaimana?" Tipe audit berdasarkan tujuan secara formal dapat didefinisikan sebagai: a. "Suitability quality audit" yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam dan perbandingan program kualitas untuk organisasi, unsur spesifik organisasi, modal, proses, jasa dll, terhadap standar referensi yang ditentukan terlebih dahulu oleh klien. b. "Conformity Quality audit" yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam terhadap program kualitas yang didefinisikan sebelumnya seperti kebijakan kualitas dan prosedur. Tipe audit mutu yang menyangkut "apa?" mencakup : a. "Quality program audit" yaitu audit atas program yang termasuk kebijakan, prosedur, instruksi operasi, dll, untuk mendefinisikan berbagai macam tanggung jawab, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkat kualitas yang diinginkan, Tingkat ini dapat didasarkan pada: Keinginan manajemen Kebutuhan dari pasar yang dimaksud Standar nasional dan internasional untuk kepastian kualitas Standar kualitas procurement dan pelanggan besar dan pelanggan potensial Praktek manufakturing yang baik seperti yang ditentukan pihak pembuat peraturan tertentu. Kebutuhan yang spesifik dalam produk, jasa dan proses spesifikasi atau standar yang dapat diaplikasi. b. "System quality audit" merupakan suatu audit atau pengujian yang mendalam tentang sistem kualitas untuk menentukan efektivitas dan ketaatan terhadap sistem dengan standar referensi yang ditentukan sebelumnya. Universitas Gunadarma 11
Berdasarkan sifat audit, audit mutu terbagi atas : a. "Internal Quality Audits" yaitu audit yang dilakukan auditor yang merupakan anggota dari organisasi auditee. b. "External Quality Audits" yaitu audit yang dilakukan auditor yang bukan merupakan anggota organisasi auditee. Auditor merupakan spesialis luar organisasi yang dibayar untuk melakukan audit independen. Berdasarkan metode audit, terdapat 2 metode dalam melakukan audit mutu, yaitu: a. "Location oriented quality audit" yaitu audit atau pengujian yang mendalam dan penilaian terhadap semua unsur dari program kualitas yang mempunyai akibat pada suatu alokasi tertentu atau operasi dalam suatu perusahaan. b. "Function-oriented quality audits" yaitu audit semua aktivitas yang berhubungan dengan unsur program kualitas yang khusus pada seluruh lokasi yang berlaku, sebelim dilanjutkan dengan aktivitas yang berhubungan dengan unsur atau fungsi program yang berikutnya. External quality audit yang tipikal terdiri dari: a. Quality system certification/registration b. Vendor Appraisal (Penilaian penjual) c. Pengawasan penjual / vendor surveillance d. Corporate Quality audit e. Product certification f. Process certification g. Quality system evaluation & improvement audit Internal quality audit mencakup: a. Internal quality system audit b. Management review c. Performance review d. Product quality audit e. Process quality audit f. Data Processing quality audit g. Customer service quality audit Proses Audit Mutu Inisiatif Audit Mutu Merencanakan Audit Mutu Penerapan Audit Mutu Interpretasi / Analisis Audit Mutu Melaporkan Audit Mutu Permintaan Tindakan Koreksi dan Melakukan Tindak Lanjut dengan Auditee Universitas Gunadarma 12
Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. Biggy Bag s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota depok. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. Perusahaan ini belum memiliki cabang, untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari PT. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar, namun karena pertimbangan lokasi yang jauh, maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT. Tassar Tas. Persediaan PT. Biggy Bag s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT. Biggy Bag s akan mengadakan audit mutu. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT. BIGGY BAG S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2003 Biaya-biaya Biaya Kualitas % terhdp penjualan Biaya Pencegahan: Pelatihan mutu Rp 4,000,000 Perekayasaan mutu Rp 5,500,000 Jumlah Rp 9,500,000 9.50% Inspeksi bahan Rp 4,500,000 Penerimaan produk Rp 3,000,000 Penerimaan proses Rp 6,000,000 Jumlah Rp 13,500,000 13.50% Sisa Rp 2,000,000 Pengerjaan kembali Rp 3,000,000 Jumlah Rp 5,000,000 5.00% Keluhan pelanggan Rp 3,000,000 Garansi Rp 2,500,000 Reparasi Rp 2,000,000 Jumlah Rp 7,500,000 7.50% Jumlah biaya kualitas Rp 35,500,000 35.50% penjualan: Rp 100,000,000 Universitas Gunadarma 13
PT. BIGGY BAG S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2003 Biaya Aktual Biaya Anggaran Varian Biaya pencegahan: Pelatihan mutu Rp4,000,000 Rp4,000,000 Rp0 Perekayasaan mutu Rp5,500,000 Rp6,000,000 Rp500,000 L Jumlah Rp9,500,000 Rp10,000,000 Rp500,000 L Inspeksi bahan Rp4,500,000 Rp4,800,000 Rp300,000 L Penerimaan produk Rp3,000,000 Rp3,500,000 Rp500,000 L Penerimaan proses Rp6,000,000 Rp5,500,000 (Rp500,000) R Jumlah Rp13,500,000 Rp13,800,000 Rp300,000 L Biaya variabel: Sisa Rp2,000,000 Rp2,500,000 Rp500,000 L Pengerjaan kembali Rp3,000,000 Rp2,500,000 (Rp500,000) R Jumlah Rp5,000,000 Rp5,000,000 Rp0 keluhan pelanggan Rp3,000,000 Rp3,250,000 Rp250,000 L Biaya Variabel: Garansi Rp2,500,000 Rp3,000,000 Rp500,000 L Reparasi Rp2,000,000 Rp2,300,000 Rp300,000 L Jumlah Rp7,500,000 Rp8,550,000 Rp1,050,000 L Jumlah biaya kualitas Rp35,500,000 Rp37,350,000 Rp1,850,000 L Persentase terhadap penjualan aktual 35.50% 37.35% 1.85% L * Penjualan sesungguhnya Rp100,000,000 Tugas Anda: 1. Analisalah kondisi mutu dari PT. Biggy Bag s? 2. Buatlah laporan audit mutu (Kondisi, Akibat & Rekomendasi) PT. Biggy Bag s? Jawaban Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu 1. Analisalah kondisi mutu dari PT. Biggy Bag s Biaya pelatihan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu/kualitas yang sesungguhnya terjadi. Universitas Gunadarma 14
2. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. b. Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. c. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. d. Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. NO KONDISI AKIBAT REKOMENDASI 1 Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar. Produk kurang dikenal oleh daerah-daerah diluar depok. Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya. 2 Persediaan PT. Biggy Bag's tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya. Pencatatan persediaan,pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan kurang akurat Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan. Universitas Gunadarma 15
Kasus Audit Kepastian Mutu PT. My Electronica merupakan perusahaan yang didirikan oleh Mr. Elektro pada tahun 1990 yang berlokasi di Kelapa Dua. Perusahaan tersebut bergerak di bidang elektronika yang memproduksi radio, televisi, VCD dan DVD. PT. My Electronica memiliki 1 cabang di Depok. untuk cabang di Depok, setiap order barang ke pusat hanya melalui telepon dan biaya mesin meningkat 200% lebih dari 5 tahun yang lalu dan mesin-mesin yang digunakan kebanyakan sudah beroperasi kurang lebih selama 10 tahun dan ada beberapa mesin yang rusak. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT. My Electronica akan mengadakan audit mutu. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2002: PT. MY ELECTRONICA LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2002 Biaya-biaya Biaya Kualitas % terhdp penjualan Biaya Pencegahan: Pelatihan mutu Rp 3,000,000 Perekayasaan mutu Rp 5,000,000 Jumlah Rp 8,000,000 5.33% Inspeksi bahan Rp 5,535,000 Penerimaan produk Rp 3,500,000 Penerimaan proses Rp 7,000,000 Jumlah Rp 16,035,000 10.69% Sisa Rp 3,500,000 Pengerjaan kembali Rp 2,500,000 Jumlah Rp 6,000,000 4.00% Keluhan pelanggan Rp 5,000,000 Garansi Rp 4,000,000 Reparasi Rp 2,300,000 Jumlah Rp 11,300,000 7.53% Jumlah biaya kualitas Rp 41,335,000 27.56% penjualan: Rp 150,000,000 Universitas Gunadarma 16
PT. MY ELECTRONICA LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2002 Biaya Aktual Biaya Anggaran Varian Biaya pencegahan: Pelatihan mutu Rp3,000,000 Rp3,500,000 Rp500,000 L Perekayasaan mutu Rp5,000,000 Rp5,800,000 Rp800,000 L Jumlah Rp8,000,000 Rp9,300,000 Rp1,300,000 L Inspeksi bahan Rp5,535,000 Rp5,500,000 (Rp35,000) R Penerimaan produk Rp3,500,000 Rp4,000,000 Rp500,000 L Penerimaan proses Rp7,000,000 Rp6,500,000 (Rp500,000) R Jumlah Rp16,035,000 Rp16,000,000 (Rp35,000) R Biaya variabel: Sisa Rp3,500,000 Rp2,800,000 (Rp700,000) R Pengerjaan kembali Rp2,500,000 Rp2,000,000 (Rp500,000) R Jumlah Rp6,000,000 Rp4,800,000 (Rp1,200,000) R keluhan pelanggan Rp5,000,000 Rp5,500,000 Rp500,000 L Biaya Variabel: Garansi Rp4,000,000 Rp3,500,000 (Rp500,000) R Reparasi Rp2,300,000 Rp2,000,000 (Rp300,000) R Jumlah Rp11,300,000 Rp11,000,000 (Rp300,000) R Jumlah biaya kualitas Rp41,335,000 Rp41,100,000 (Rp235,000) R Persentase terhadap penjualan aktual 27.56% 27.40% -0.16% R * Penjualan sesungguhnya = Rp150,000,000 Tugas Anda: 1. Analisalah kondisi mutu dari PT. My Electronica? 2. Buatlah laporan audit mutu (Kondisi, Akibat & Rekomendasi) PT. My Electronica? Universitas Gunadarma 17