PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK INTERNAL DI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG Noor Harini * *Universitas Muhammadiyah Malang, Kepala Badan Kendali Mutu Akademik (BKMA)-UMM Abstract KEBIJAKAN SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK INTERNAL DI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG NOOR HARINI *) Pendahuluan Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang senantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatan mutu dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi yang komprehensif dan sesuai dengan harapan dan perkembangan masyarakat. Sistem penjaminan mutu bidang akademik khususnya untuk pendidikan dan pembelajaran di UMM dikelola oleh Badan Kendali Mutu Akademik (BKMA). Untuk mencapai sistem penjaminan mutu akademik secara berkelanjutan, maka harus jelas Visi, Misi dan Tujuan dari penjaminan mutu bidang akademik yang ingin dicapai serta Gugus Jaminan Mutu di tingkat Fakultas dan Jurusan/Program Studi. BKMA merupakan bagian integral dari struktur organisasi di lingkungan UMM pada tingkat universitas. BKMA merupakan badan yang diberi amanah untuk mengelola sistem penjaminan mutu akademik internal di tingkat universitas. Sedangkan di fakultas dan jurusan/program studi, maka pelaksanaan fungsi jaminan mutu berada di bawah tanggung jawab pimpinan fakultas dan pimpinan jurusan/program studi. BKMA dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun dokumen mutu yang meliputi kebijakan mutu akademik, manual mutu akademik, standar mutu akademik dan formulir akademik serta peraturan akademik lain yang berlaku dan selaras dengan keadaan sosial-budaya kampus UMM. Selain itu sesuai dengan amanah yang tertuang dalam Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, maka tugas BKMA adalah mengawal penjaminan mutu di tingkat Universitas yang meliputi Perencanaan Standar Dikti, Pelaksanaan Standar Dikti, Evaluasi (Pelaksanaan) Standar Dikti, Pengendalian (Pelaksanaan) Standar Dikti dan Peningkatan Standar Dikti. Gugus penjaminan mutu di tingkat fakultas adalah Komisi Kendali Mutu Akademik (KKMA) menjadi tanggung jawab pimpinan fakultas dengan mengangkat Tim Penjaminan Mutu di tingkat fakultas. Gugus penjaminan mutu di tingkat jurusan/program studi adalah Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TKKA) menjadi tanggung jawab pimpinan jurusan/program studi dengan mengangkat Tim Penjaminan Mutu di tingkat jurusan/program studi. *) Kepala Badan Kendali Mutu Akademik; Universitas Muhammadiyah Malang; 08123533671; noorhumm@ yahoo.co.id atau noorhumm@gmail.com Pendidikan untuk Peningkatatan Mutu Akademik
Pendidikan di UMM diarahkan untuk menghasilkan lulusan yang bermutu, beriman, bertaqwa, bertanggung jawab dan peduli terhadap lingkungan dan masyarakat, memiliki kecakapan akademik dan profesional dalam bidangnya, mampu menerapkan, mengembangkan dan memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknonogi dan seni (IPTEKS), memiliki integritas dan komitmen yang tinggi serta berwawasan kebangsaan dan budaya Indonesia, mandiri, kreatif, inovatif dan berjiwa wirausaha. UMM mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang senantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatan mutu ini dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi yang komprehensif dan sesuai dengan harapan dan perkembangan masyarakat. Pengembangan program pendidikan mengacu pada rencana strategis UMM dan selalu disertai dengan inovasi terhadap metode dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah dan panjang diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan memberikan kontribusi pada standar akademik program sejenis di tingkat regional dan internasional. Pelaksanaan pendidikan di lingkungan UMM dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan tinggi yang semula berfokus pada pengajaran dosen (teaching centered learning) ke fokus pembelajaran oleh mahasiswa (student centered learning). Porsi pembelajaran yang berbasis pada penelitian (research) yang ditingkatkan secara berkelanjutan. Evaluasi terhadap program pendidikan harus dilakukan secara sistematik, terstruktur, periodik dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterima masyarakat internasional dan dikembangkan dalam kerangka percepatan UMM menjadi research university yang bertaraf internasional. Peningkatan mutu pendidikan di UMM didasarkan pada 5 pilar kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu: a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan yang nyata, melatih identifikasi persoalan dan strategi penyelesaian; b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasi; c. Perspektif internasional yang berbasis pemahaman keunggulan nasional yang ada (persiapan kerjasama global yang terhormat); d. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia; e. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreativitas. Pernyataan Mutu UMM adalah UMM bertekad menjadikan Universitas yang terkemuka dan Islami yang didukung oleh tatakelola yang baik, sumberdaya manusia yang profesional dan amanah, dengan senantiasa melakukan peningkatan berkelanjutan terhadap sistem manajemen mutu, sehingga tercapai kepuasan stakeholders. Adapun visi penjaminan mutu akademik di tingkat universitas adalah menjamin dan meningkatkan mutu akademik secara berkelanjutan. Berdasarkan visi tersebut, maka ada 5 misi penjaminan mutu akademik yang diterapkan yaitu: 1. Menetapkan kendali mutu akademik secara konsisten; 2. Menyelenggarakan pengendalian mutu akademik yang berorientasi pada kepuasan stakeholders; 3. Menggalang komitmen untuk melaksanakan budaya mutu akademik; 4. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan penjaminan mutu akademik; 5. Menyelenggarakan kerjasama (networking) penjaminan mutu akademik. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Mengembangkan standar mutu akademik (pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) yang menjamin terselenggaranya pendidikan yang bermutu; 2. Menghasilkan pendidikan yang bermutu dalam rangka mendukung lulusan yang bermutu; 3. Menumbuhkembangkan budaya mutu akademik pada sivitas akademika. Gugus Kendali Mutu Akademik Internal dan Aktivitasnya Gugus kendali mutu akademik internal di tingkat universitas, fakultas, jurusan/program studi dan unit-unit pelaksana lain di UMM dilakukan untuk menjamin: a. Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik, manual mutu akademik, standar mutu akademik, serta peraturan akademik lainnya; b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan pada setiap program studi; c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; d. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya. Sistem Penjaminan Mutu Akademik Internal merupakan bagian dari tanggung jawab pimpinan universitas, fakultas, jurusan/program studi serta dosen, dan dituangkan dalam rencana strategis (Renstra) dan
rencana operasional (Renop) kegiatan dan anggaran tahunan masing-masing satuan kerja. Sistem Penjaminan Mutu Akademik Internal mengacu pada Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dari Pemerintah (Kemenristekdikti) dengan mengikuti Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti). Sasaran mutu ditentukan secara berkala sesuai rentang yang dibutuhkan (bulanan, triwulan, semester, tahunan) dan paling lama 4 tahun dengan mengacu pada indikator yang terdapat pada Renstra UMM. Implementasi penjaminan mutu sudah berjalan di seluruh unit kerja yang mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi (monitoring, evaluasi dan audit), pengendalian dan peningkatan serta secara terus-menerus dilakukan tindakan perbaikan jika ada temuan yang perlu ditindaklanjuti. Dengan demikian akan terjadi peningkatan mutu secara berkelanjutan (Continous Quality Improvement) sesuai kaidah Kaizen. Badan Kendali Mutu Akademik (BKMA) bertugas untuk: a. Merencanakan dan melaksanakan sistem kendali mutu akademik secara keseluruhan di Universitas Muhammadiyah Malang; b. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem kendali mutu akademik; c. Memonitor pelaksanaan sistem kendali mutu akademik; d. Melakukan monitoring, evaluasi dan audit mutu dari sistem kendali mutu akademik; e. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem kendali mutu akademik kepada pimpinan. Selain itu BKMA melaksanakan fungsi pelayanan dalam bidang kendali mutu akademik seperti: a. Training, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di lingkup internal dan dapat beraktivitas di tingkat eksternal; b. Pengembangan sistem informasi kendali mutu akademik; c. Pengembangan dan pelaksanaan sistem kendali mutu akademik yang sesuai dengan keadaan sosial-budaya kampus UMM; d. Pengembangan dan pelaksanaan audit mutu akademik internal di UMM. Pada awalnya, BKMA melakukan monitoring pembelajaran dengan CCTV (Closed Circuit Television). Proses pembelajaran dilakukan dalam bentuk tutorial, diskusi dan praktikum, magang (PKL, PKN, KKN, dan lain-lain). Kegiatan tutorial dilaksanakan di ruang kelas yang dilengkapi dengan sarana multimedia dan dipantau melalui kamera CCTV. Praktikum dilaksanakan di laboratorium-laboratorium, bengkel, dan lain-lain. Monitoring dan evaluasi pembelajaran dilakukan terhadap seluruh dosen baik dosen tetap, paruh waktu, tidak tetap maupun kontrak pada semua program studi. Monitoring dilakukan pada metode pembelajaran di kelas, kelengkapan pembelajaran (SAP, RPP, GBPP, RKBM dan lain-lain) dan evaluasi pembelajaran melalui on-line untuk mengetahui respon mahasiswa terhadap materi pembelajaran, selanjutnya dilakukan audit mutu pembelajaran oleh Auditor. Pengendalian mutu proses pembelajaran dilakukan melalui pemantauan proses pembelajaran di kelas. Proses pembelajaran melalui CCTV dimaksudkan untuk mencatat persentase kehadiran mengajar dosen dalam 1 semester, durasi mengajar dosen dan ketepatan waktu mengajar (on time) dan mengakhiri mengajar (end time). Pada setiap akhir semester, BKMA memberikan penilaian untuk semua dosen per Mata Kuliah, yang selanjutnya ditindaklanjuti dalam bentuk laporan ke Pimpinan Universitas. Evaluasi Pembelajaran oleh Dosen disusun dalam bentuk Laporan kegiatan mengajar dosen, selanjutnya dibandingkan dengan rata-rata seluruh Dosen dalam Program Studi yang bersangkutan, rata-rata seluruh Dosen dalam Fakultas yang bersangkutan serta rata-rata Dosen dari seluruh Universitas. Pada penilaian Evaluasi Pembelajaran Dosen terdapat 4 kategori yang dinilai yaitu Persiapan Pembelajaran, Proses Pembelajaran, Penilaian Pembelajaran dan Sosial-Kepribadian Dosen yang berasal dari 26 indikator. Hasil monitoring dan evaluasi dari BKMA ditindaklanjuti oleh KKMA dan TKKA dengan memberikan reward dan punishment, supervisi, melaksanakan Forum Group Discussion (FGD) untuk perbaikan mutu pembelajaran dan pelatihan. Beberapa bentuk reward yang pernah dilakukan adalah pemberian insentif (fresh money) bagi Dosen dengan kategori Baik Sekali, mengirim dosen yang lulus Doktor, Kaprodi, dan Unit-unit pendukung Universitas yang memberi kontribusi Baik Sekali untuk melaksanakan benchmarking ke luar negeri. Beberapa Negara yang menjadi tujuan misalnya ke Negara Eropa, Asia (termasuk Asia Tenggara, Asia Timur, Timur Tengah), Amerika Serikat dan Australia. Sebaliknya bentuk punishment yang pernah dilakukan adalah mengurangi jam mengajar dosen, tidak diberi jam mengajar, diberi kegiatan penguatan pembelajaran dalam bentuk Capacity Building untuk menguatkan karakter/kepribadian dosen. BKMA sudah memiliki sebanyak 12 KPI (Key Performance Indicator) sebagai bagian penjaminan mutu yang dikendalikan secara on line
system, serta sejumlah KPI yang dilaksanakan secara manual. Dalam melaksanakan tugas teknis, maka Kepala BKMA dibantu oleh seorang Sekretaris, seorang Staf Ahli, 3 orang Kepala Divisi yaitu Divisi Kendali Mutu Kegiatan Akademik, Divisi Kendali Mutu Sumberdaya Manusia Akademik, Divisi Kendali Mutu Sarana-Prasarana Akademik, 2 orang tenaga administrasi (Tata Usaha), 4 orang tenaga outsourching dan 22 orang mahasiswa part timer. Kepala Divisi Kendali Mutu Kegiatan Akademik bertugas di bidang kendali mutu rencana, proses dan evaluasi pembelajaran, pendukung pembelajaran dan praktikum (laboratorium, perpustakaan, praktek lapang, magang, dan lain-lain), mutu kegiatan administrasi pembelajaran dan praktikum, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Kepala Divisi Kendali Mutu Sumberdaya Akademik bertugas di bidang kendali mutu sumberdaya akademik pada pembelajaran, pendukung pembelajaran dan praktikum (laboratorium, perpustakaan, praktek lapang, magang, dan lain-lain), administrasi pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Kepala Divisi Kendali Mutu Sarana-Prasarana Akademik bertugas di bidang kendali mutu seluruh sarana dan prasarana akademik dan teknlogi informasi. Setiap Fakultas memiliki gugus kendali mutu yaitu KKMA yang dibentuk dengan Surat Keputusan Dekan. KKMA dipimpin oleh seorang Ketua yang beranggotakan Pembantu Dekan Bidang Akademik, para ketua jurusan/program studi dan para dosen yang mengawal mutu dari seluruh program studi yang ada di bawahnya. KKMA bertugas untuk: a. Membahas dan menindaklanjuti laporan dari Tim Koordinasi Kegiatan Akademik pada tiap jurusan serta beberapa Tim Koordinasi Semester pada tiap program studi; b. Membuat evaluasi diri jurusan/program studi; c. Memperbaiki proses belajar mengajar; d. Mengirim hasil evaluasi diri jurusan/program studi ke BKMA; e. KKMA mengadakan rapat minimal sekali dalam satu semester. Tugas-tugas KKMA adalah pengembangan sistem kendali mutu pendidikan yang mencakup antara lain: a. Standar Akademik Fakultas; b. Manual Mutu Fakultas; c. Sosialisasi sistem kendali mutu ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan; d. Pelatihan dan konsultasi ke sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan kendali mutu. TKKA beranggotakan Pengelola program studi, sekretaris jurusan atau pembantu pengurus jurusan bidang akademik; Para ketua Tim Koordinasi dan beberapa dosen. Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TKKA) bertugas untuk: a. Menyusun laporan hasil evaluasi proses pembelajaran semester; b. Melakukan evaluasi proses pembelajaran semester; c. Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TKKA) bertugas mengadakan rapat minimal dalam satu semester (akhir semester); d. Memberi laporan evaluasi dikirim oleh Ketua Jurusan/ Kaprodi kepada Dekan untuk dibahas dalam koordinasi kegiatan akademik. Penutup Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari best practices tentang kebijakan penjaminan mutu akademik internal di Universitas Muhammadiyah Malang sebagai berikut : 1. Sistem penjaminan mutu bidang akademik khususnya untuk pendidikan dan pembelajaran dikelola oleh Gugus Jaminan Mutu di tingkat universitas yaitu BKMA dan di tingkat Fakultas oleh KKMA dan di tingkat Jurusan/Program Studi oleh TKKA. Dalam melaksanakan tugasny,a Kepala BKMA dibantu oleh Sekretaris, Staf Ahli, Kepala Divisi Kendali Mutu (Kegiatan Akademik Sumberdaya Manusia Akademik dan Sarana-Prasarana Akademik dan IT), tenaga administrasi, tenaga outsourching dan mahasiswa part timer; 2. Dokumen mutu meliputi kebijakan mutu akademik, manual mutu akademik, standar mutu akademik dan formulir akademik serta peraturan akademik lain dan selaras dengan keadaan sosial-budaya kampus UMM. Dokumen-dokumen tersebut dilengkapi dengan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran Universitas dengan Pernyataan Mutu yang harus dipahami oleh seluruh sivitas akademika seperti yang tertuang dalam Statuta dan Renstra; 3. SN Dikti di bidang pendidikan dan pembelajaran sudah dilaksanakan di UMM untuk mengawal penjaminan mutu mulai tingkat Universitas, Fakultas dan Jurusan/Program Studi yaitu perencanaan, pelaksanaan, evaluasi
(monitoring melalui CCTV, evaluasi dan audit), pengendalian dan peningkatan. Seluruh aktivitas penjaminan mutu dilaksanakan secara tertib, sistematis dan terencana, sehingga seluruh gugus mutu terlibat dalam kegiatan yang selaras dengan tujuan peningkatan mutu secara berkesinambungan.