BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen telah banyak disebut sebagai seni untuk menyelesaikan pekerjaan melalui melalui orang lain. Definisi ini, yang dikemukakan oleh Marry Parker Follett, mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri. Manajemen memang dapat mempunyai pengertian lebih luas daripada itu, tetapi definisi diatas memberikan kepada kita kenyataan bahwa kita terutama mengelola sumberdaya manusia (human resouces) bukan material atau finansial. We are managing human resouces. Di lain pihak, manajemen mencakup fungsi-fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integrasi, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan. Seperti ilmu lain yang menyangkut manusia tidak ada definisi manajemen sumberdaya manusia, yang telah diterima secara universal. Masing-masing penulis buku teks tentang bidang tersebut membuat definisi yang berbeda satu dengan yang lain. Menurut Flippo, 1) manajemen sumberdaya manusia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan,
pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumberdaya manusia (human resources) agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi, dan masyarakat. Sedangkan French 2), mendefinisikan manajemen sumberdaya manusia (human resouces) sebagai penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan sumberdaya manusia (human resources) oleh organisasi. Berdasarkan dua definisi tersebut, kita akan menggunakan definisi berikut ini : Manajemen sumberdaya manusia (human resources) adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumberdaya manusia untuk mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi. Orang-orang merupakan unsur dasar semua organisasi dan hubungan-hubungan sosial adalah semen yang menyatukannya. Sebagai konsekuensinya, semua manajer harus terlibat dengan kegiatan-kegiatan penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan sumberdaya manusia agar tercapai tujuan-tujuan individu dan organisasi. Human resources merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik itu di hotel atau perusahaan besar lainnya. Human resources atau sumberdaya manusia juga merupakan elemen utama organisasi dibandingkan dengan elemen lain seperti modal, teknologi, dan uang, sebab manusia itu sendiri yang mengendalikan yang lain. Pengelolaan sumberdaya manusia dalam organisasi menjadi suatu bidang ilmu manajemen khusus yang dikenal Manajemen Sumberdaya Manusia (Human Resoruces Management), disamping manajemen pemasaran, produksi, keuangan, dan lain-lain.
2.2 Organisasi Departemen Sumberdaya Manusia Perusahaan hotel merupakan organisasi yang terdiri dari beberapa bagian dan subsistem. Ada subsistem pemasaran yang berfungsi menginformasikan produk perusahaan kepada konsumen dan melakukan berbagai kegiatan untuk menciptakan pembelian, ada subsistem keuangan yang berfungsi mencari dana dan menggunakan dengan sebaik mungkin, dan ada subsistem sumberdaya manusia atau human resources yang berfungsi memberi dukungan pada seluruh organisasi. Agar berbagai sistem ini bisa bekerja secara terintegrasi, dibuatlah sebuah struktur yang mengatur pembagian kerja dan mekanisme kerja untuk menciptakan koordinasi. Sebuah struktur pada umumnya akan membentuk suatu tingkatan-tingkatan dan bagian-bagian atau departemen. Berkaitan dengan manajemen sumberdaya manusia, agar Departemen Sumberdaya Manusia lebih efektif, harus ditentukan apakah perlu dibentuk satu departemen khusus dengan staf sendiri ataukah tidak, dan apakah fungsi itu perlu ditangani sendiri oleh pimpinan tertinggi ataukah oleh departemen-departemen fungsional utama. Kemudian, bila diperlukan departemen khusus, apakah dia dipimpin oleh manajer tingkat bawah menengah atau atas. Apakah manajemen sumberdaya manusia memerlukan departemen khusus kelihatannya sangat tergantung pada besar kecilnya hotel. Dalam hotel yang kecil dengan jumlah pegawai yang relatif sedikit mungkin Departemen Sumberdaya Manusia (Human Resources Department) tidak perlu dibuat. Fungsi itu bisa dipegang langsung oleh pimpinan tertinggi. Tetapi, pada hotel yang besar dengan pegawai dan
kegiatan yang jumlahnya banyak, mungkin diperlukan suatu departemen yang secara khusus menangani berbagai masalah kepegawaian. Ini disebabkan semakin besar hotel, semakin besar pula permasalahan yang harus dihadapi. Oleh karena itu, diperlukan para spesialis khusus yang terlatih untuk menanganinya. Selanjutnya, kalau pengelolaan sumberdaya manusia memerlukan departemen khusus, harus ditentukan apakah dia berada pada level manajemen bawah atau atas. Misalnya, bila kelihatannya berada pada level menengah, sejajar dengan fungsi operasional hotel, maka pimpinan dipegang oleh pemimpin tertinggi karena fungsinya sebagai pendukung seluruh organisasi. Dan harus dikelola oleh orang-orang yang mempunyai pengetahuan luas di bidang operasi hotel, baik operasi internal maupun eksternal. Kemudian, apakah Sumberdaya Manusia (Human Resources Department) memerlukan spesialisasi, misalnya apakah memerlukan bagian perekrutan, pelatihan dan pengembangan, hubungan dengan serikat serikat pekerja, analisis jabatan, dan lain-lain, ini juga sangat tergantung pada besarnya organisasi dan permasalahan yang dihadapi. Bagian-bagian suatu Departemen Sumberdaya Manusia organisasi besar hampir sepenuhnya berhubungan dengan kegiatan-kegiatan personalia. Untuk setiap kegiatan, bagian atau urusan bisa dibentuk untuk menjalankan fungsi pelayanan yang terspesialisasi. Sebagai contoh, departemen perencanaan dan pengadaan mencakup bagian penarikan dan seleksi. Spesialisasi ini memungkinkan para karyawan Depertemen Sumberdaya Manusia (Human Resources Department) menjadi sangat
menguasai beberapa kegiatan personalia yang terbatas. Seperti ditunjukkan dalam gambar. Kegiatan-kegiatan yang tidak ditunjukkan dalam gambar dicakup di antara berbagai bagian yang berbeda. Sebagai contoh, kegiatan perencanaan sumberdaya manusia dan penempatan bisa dijalankan dengan pembagian tugas di antara departemen perencanaan dan pengadaan, dan departemen latihan dan pengembangan. Evaluasi pekerjaan digunakan untuk menentukan upah, sehingga departemen kompensasi bisa membantu para manajer dalam kegiatan evaluasi, dan seterusnya. Departemen-departemen menjadi semakin kompleks sejalan dengan perkembangan organisasi. Pada bagan akan mengilustrasikan peningkatan kompleksitas tersebut dimana kepala departemen (direktur sumberdaya manusia) melaporkan secara langsung kepada manajer kantor dan kemudian langsung ke pimpinan perusahaan. Bagan di bawah ini juga mengilustrasikan suatu bentuk umum dari Departemen Sumberdaya Manusia ketika baru pertama kali dibentuk/bentuk yang sederhana. Departemen-departemen pada umumnya dibatasi pada usaha memelihara catatan-catatan personalia dan membantu para manajer untuk menemukan cara penarikan baru. Departemen-departemen dibentuk tergantung aktivitas-aktivitas lain dan juga kebutuhan manajer-manajer lain dalam organisasi. Di bawah ini akan ditunjukkan bagan Departemen Sumberdaya Manusia. Secara umum ada dua bentuk yaitu, Departemen Sumberdaya Manusia dalam suatu organisasi kecil dan Departemen Sumberdaya Manusia dalam suatu organisasi besar.
a. Departemen Sumberdaya Manusia Dalam Suatu Organisasi Kecil Pimpinan Perusahaan Penjualan Keuangan Kantor Produksi Kepala Bagian HRD Karyawan Karyawan Struktur organisasi Departemen Sumberdaya Manusia pada suatu organisasi yang besar tersebut di bawah, Departemen Sumberdaya Manusia membawahi subdepartemen. Pengembangan SDM dan subdepartemen Pengembangan Sistem SDM yang masing-masing membawahi berbagai bidang pengelolaan sumberdaya manusia perusahaan. Terlihat pada bagan tersebut bahwa aktivitas Manajemen Sumberdaya Manusia sudah merupakan aktivitas yang kompleks sesuai dengan kebutuhan dan skala/ukuran perusahaan. Dengan demikian kompleksitas ini menjadikan setiap kegiatan kepegawaian dapat terorganisir sesuai kebutuhan karyawan perusahaan.
b. Departemen Sumberdaya Manusia Dalam Suatu Organisasi Besar Presiden Direktur Wakil Direktur Bidang Personalia Perencanaan dan Pengadaan Kompensasi Latihan dan Pengembangan Hubungan Industri Keamanan Kepala Bagian Penarikan Administrasi Kompennsasi Sarana dan Prasarana Latihan Administrasi Perjanjian Kerja Kelompok Spesialis Keamanan 2.3 Tujuan-tujuan dari Manjemen Departemen Sumberdaya Manusia Tujuan dari manajemen Departemen Sumberdaya Manusia tidak hanya diperlukan untuk memberikan gambaran tujuan dari manajemen puncak, tetapi juga merupakan penyeimbang tantangan-tantangan yang dihadapi oleh organisasi yang meliputi fungsi-fungsi manajemen sumberdaya manusia, masyarakat, dan karyawan
yang dipengaruhi oleh tantangan-tantangan tersebut. Kegagalan dalam menetapkan tujuan dapat membahayakan kinerja perusahaan, tingkat laba, dan bahkan kelangsungan hidup organisasi. Tujuan-tujuan manajemen Departemen Sumberdaya Manusia terdiri dari empat tujuan yaitu : 2.3.1 Tujuan Organisasional Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan menajemen sumberdaya manusia dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu Departemen Sumberdaya Manusia diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawannya. Keberadaan Departemen Sumberdaya Manusia membantu para manajer dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Departemen Sumberdaya Manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumberdaya manusia. Sebagai contoh Departemen Sumberdaya Manusia dari Hewlett Packard menemukan bahwa penanganan masalah-masalah sumberdaya manusia tersebut dapat mempertinggi kontribusi karyawan terhadap organisasi melalui ketersediaan sistem informasi yang akurat yang dapat memangkas biaya anggaran yang cukup tinggi. 2.3.2 Tujuan Fungsional Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumberdaya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen Departemen Sumberdaya Manusia memiliki kriteria
yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi. Sebagai contoh dengan semakin berkembangnya Departemen Sumberdaya Manusia menjadi besar, Hewlett Packard merubah rasio jumlah staf sumberdaya manusia dari 1/53 menurun menjadi 1/75 tanpa gangguan terhadap keberadaan perusahaan dalam jangka panjang melalui kebijakan tanpa pemberhentian karyawan (no-lay off policy). 2.3.3 Tujuan Sosial Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumberdayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatanhambatan. Sebagai contoh masyarakat dapat membatasi keputusan-keputusan manajemen sumberdaya manusia melalui perangkat hukum seperti adanya tindakan diskriminasi, keamanan, dan berbagai masalah lain yang menjadi perhatian masyarakat. 2.3.4 Tujuan Personal Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika para karyawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan dapat meninggalkan organisasi. Sebagai contoh dalam kebijakan
tanpa pemberhentian karyawan yang dilakukan oleh Hewlett Packard tersebut, departemen sumberdaya manusia juga mempertimbangkan tujuan personal. Dalam suatu kesempatan Departemen Sumberdaya Manusia membantu tujuan personal secara teknis terhadap hubungan antar wanita dan pengembangan karir mereka melalui pengorganisasian konferensi wanita. Tidak setiap keputusan dari Departemen Sumberdaya Manusia dapat memadukan keempat tujuan tersebut. Namun demikian tujuan-tujuan tersebut dapat menjadi suatu faktor koreksi terhadap keputusan-keputusan sumberdaya manusia. 2.4 Berbagai Perkembangan Baru Dalam Manajemen Departemen Sumberdaya Manusia dan Sumberdaya Manusia Ada beberapa perkembangan baru dalam manajemen Departemen Sumberdaya Manusia dengan sumberdaya manusia penting : 2.4.1 Keterbukaan Dalam kegiatan-kegiatan manajemen personalia, seperti kemungkinan karyawan untuk melihat file personalia, partisipasi karyawan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut kondisi kerja, dan pengumuman lowongan kerja. 2.4.2 Proaktivitas Atau pengenalan program-program personalia dan sumberdaya manusia untuk meningkatkan produtivitas dan kualitas kehidupan kerja (quality of work life) tanpa menunggu permintaan manajemen puncak.
2.4.3 Orientasi Sistem Yang berarti diagnosis dan penilaian berbagai perkembangan dan krisis yang terjadi di luar maupun di dalam organisasi (tetapi di luar departemen sumberdaya manusia), dan dampaknya terhadap organisasi dan efektivitas pengelolaan sumberdaya manusia. 2.4.4 Penilaian Efektivitas Manajemen Sumberdaya Manusia Manajemen sumberdaya manusia sering dipandang tidak vital untuk organisasi, karena ketidakmampuannya memperagakan efektivitasnya. Ini berarti, Departemen Sumberdaya Manusia gagal untuk menunjukkan apa yang dilakukannya, terutama seberapa banyak kontribusi dan peranannya dalam pencapaian tujuan-tujuan strategik organisasi. Menyadari hal ini, para manajer departemen sumberdaya manusia mulai tergerak untuk menyajikan efektivitas kerja mereka, seperti yang telah dilakukan para manajer lain, dengan melakukan perhitungan biaya dan manfaat. Selanjutnya, melalui pembandingan biaya dan manfaat berbagai kegiatan, mereka dapat menunjukkan efektivitas kerja mereka. Jadi, efektivitas manajemen sumberdaya manusia dapat diukur dengan penentuan kriteria biaya dan manfaat yang tepat dan relevan. Mitos bahwa kegiatan-kegiatan departemen sumberdaya manusia tidak dapat diukur dengan bahasa manajer perusahaan, yaitu rupiah, harus dikuburkan.
2.4.5 Keterlibatan Strategik Keterlibatan departemen sumberdaya manusia yang relatif terbatas dalam kegiatan-kegiatan strategik organisasi merupakan kasus wajar yang dijumpai dalam praktek. Departemen sumberdaya manusia hanya dipandang sebagai penyedia jasa bagi departemen-departemen lain. Bukan merupakan hal aneh bila seorang manajer sumberdaya manusia kemudian hanya berkepentingan dengan pembuatan rencana-rencana penyusunan personalia, penyelenggaraan berbagai program latihan, pelaksanaan kegiatan penilaian prestasi kerja karyawan, dan penyimpanan dokumen-dokumen dan catatan-catatan personalia. Akibatnya, manajer sumberdaya manusia sering hanya menangani kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia operasional dan manajerial jangka pendek, dan rutin. Mereka jarang terlibat dengan masalah efektivitas organisasi dan program-program perencanaan strategik. 2.5 Hubungan Kerjasama Departemen SDM dengan Departemen lain Departemen Sumberdaya Manusia di Hotel sekalipun dianggap sebagai pusat semua kegiatan kepegawaian tidak dapat berdiri sendiri ataupun bekerja sendiri. Kelancaran pekerjaan bagian ini ditentukan oleh kerjasama yang dijalin dengan departemen-departemen lain di hotel. Adapun kerjasama yang dilakukan oleh Departemen Sumberdaya Manusia (human resources department) dengan departemen lain seperti :
2.5.1 Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Housekeeping Departemen SDM sebagai pemerhati kegiatan karyawan, dan di lain pihak bagian housekeeping (tata graha) yang mempersiapkan kamar, sudah barang tentu hubungan kerjasama tersebut sangat erat sekali dan tidak dapat dipisahkan. Karyawan yang membersihkan kamar atau biasa disebut roomboy terkadang kinerja dan produktivitasnya dalam bekerja bisa sangat menurun sekali akibat kurangnya perhatian dari bagian personalia. Untuk mencegah hal demikian, Departemen Sumberdaya Manusia melalui bantuan housekeeping supervisor melakukan tindakan-tindakan pemulihan dan penyemangat karyawan dalam melakukan kewajibannya sebagai seorang roomboy. Hubungan secara umum adalah sebagai berikut : Perekrutan karyawan Seleksi Karyawan Penanganan absensi karyawan yang rutin Penanganan siswa-siswi yang melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Evaluasi kinerja karyawan sebagai pertimbangan mutasi Masalah kepegawaian yang tidak mampu diselesaikan bagian tersebut Hal-hal yang harus dilakukan oleh Departemen Sumberdaya Manusia sehubungan dengan koordinasi dengan housekeeping adalah : Memeriksa absensi dan mencocokkannya dengan absensi yang dipegang oleh karyawan housekeeping.
Apabila ada perbedaan segera menghubungi housekeeping department, agar segera diselesaikan ketidaksamaan tersebut. Secepatnya memberitahukan kepada housekeeping department apabila terjadi kesalahpahaman dalam hal tersebut di atas. 2.5.2 Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Food and Beverage Hubungan kerjasama dengan food and beverage department lebih banyak bersifat informasi dan publikasi. Informasi kepada tamu mengenai : Fasilitas yang dimiliki oleh food and beverage pada setiap kesempatan dan ketika baru merekrut karyawan baru untuk dijadikan pegawai di bagian food and beverage. Memberikan informasi dan penjelasan mengenai kejadian-kejadian penting di food and beverage yang didampingi oleh chef atau orang kepercayaannya kepada para pekerja training dan karyawan baru. Membantu menangani proses receiving dari bagian store atau gudang untuk segera diproses di bagian accounting. Bersama-sama dengan manajer bagian food and beverage merekrut karyawan yang ahli didalam bidangnya agar operasional di bagian tersebut dapat berjalan lancar dan memenuhi Standard Operasional Procedure (SOP).
2.5.3 Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Accounting Accounting secara teknis berada di bawah Departemen Sumberdaya Manusia, namun secara administrasi berada dibawah accounting department. Hubungan itu terjadi antara lain : Pembuataan bill untuk pembayaran semua keperluan peralatan perkantoran yang habis pakai. Bersama-sama membangun hubungan kerja sama dengan perusahaan lain di luar hotel untuk membantu operasional dalam penyelenggaran kegiatan hotel. Laporan absensi karyawan/trainee yang merupakan rutinitas setiap bulan atau 2 minggu sekali. Sebagai bukti bahwa karyawan berhak mendapatkan upah/gaji. Pencatatan biaya telepon yang digunakan oleh bagian Departemen Sumberdaya Manusia untuk komunikasi ke pihak lain diluar hotel. Agar proses pembayarannya dilakukan oleh bagian Accounting. 2.5.4 Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Engineering dan Maintenance Dalam hal ini hubungan terjadi apabila pada Departemen SDM ada kerusakan, misalnya : lampu-lampu tidak menyala, mesin Fingerprint (mesin absensi) rusak dan lain-lain, untuk itu adanya perhatian, pengawasan dan memberitahukan segera ke bagian engineering dan maintenance serta perbaikan tersebut harus selesai pada waktunya.
2.5.5 Hubungan Kerjasama Departemen Sumberdaya Manusia dengan Bagian Store Room (Gudang) Apabila Departemen Sumberdaya Manusia membutuhkan formulir-formulir dan alat-alat tulis dalam tugasnya sehari-hari, maka bagian ini harus meminta kepada bagian store room yaitu dalam bentuk requestion order dan selanjutnya Departemen SDM akan mengambil barang yang dibutuhkannya sesuai dengan statement yang terdapat didalam requestion order. Demikian hubungan yang terjadi antara Departemen Sumberdaya Manusia dengan departemen-departemen lain di hotel. Kerjasama yang baik akan memperlancar operasional hotel, sehingga para karyawan juga dapat bekerja dengan perasaan senang dan tidak ada paksaan dalam melakukan pekerjaannya. Semua data karyawan dan para trainee dikumpulkan di Departemen Sumberdaya Manusia, jadi segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kepegawaian semua terjadi di departemen ini. Tidak hanya itu, perjanjian kerja baik secara hukum ataupun peraturan perusahaan semuanya diselesaikan di Departemen Sumberdaya Manusia. Hal-hal tersebut membuat departemen ini tidak pernah atau bahkan jarang sekali tidak kelihatan sibuk. Karena proses keluar masuknya karyawan di sebuah perusahaan atau di hotel prosesnya terjadi pada Departemen Sumberdaya Manusia.