APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PT PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT
Standard Operating Procedure Pengoperasian Aplikasi Manajemen Surat (AMS) PT PLN (Persero) URAIAN JABATAN NAMA TANDA TANGAN TANGGAL DIBUAT OLEH ANGGOTA TIM AMS PLN KANTOR PUSAT JOKO PUJI YUONO ANGGOTA TIM AMS PLN KANTOR PUSAT NGADIMIN DIPERIKSA OLEH SEKRETARIS TIM AMS KANTOR PUSAT GATOT DARWANTO DISETUJUI OLEH KETUA TIM AMS KANTOR PUSAT MUHAMAD SUAEDI No. Dokumen : 01/TIM AMS/SOP/2013 Tanggal : 4 Februari 2013 Revisi : 0 Jumlah halaman : Lampiran : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 1 / 42
SEJARAH REVISI RN. DESKRIPSI ALASAN PERUBAHAN TANGGAL 0 Baru Pembuatan SOP Baru Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 2 / 42
DAFTAR ISI PENDAHULUAN... 4 TUJUAN... 4 RUANG LINGKUP... 4 DEFINISI... 4 PRASYARAT... 5 KUALIFIKASI PELAKSANA... 5 PROSEDUR PELAKSANAAN... 6 A. Cara Mengakses AMS... 6 B. Pendaftaran User AMS... 7 C. Approval / Aktivasi User AMS... 8 D. Tampilan Menu AMS berdasarkan Role... 10 E. Fungsi modul pada AMS... 12 F. Mekanisme Pengelolaan User Yang Mengalami Mutasi... 13 G. Pengelolaan Surat Masuk Dari Luar PLN Pusat & Pendistribusiannya... 14 H. Mekanisme Pengelolaan Surat Keluar... 32 I. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Keluar Non Rahasia... 32 J. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Masuk Non Rahasia... 35 K. Mekanisme Pengelolaan Surat Bentuk Khusus Non Rahasia... 37 L. Mekanisme Pengelolaan Produk Hukum Non Rahasia... 37 M. Mekanisme Pengelolaan Informasi Kode Masalah... 37 N. Mekanisme Pengelolaan Informasi Daftar User... 38 O. Mekanisme Pencarian Surat Masuk... 39 CATATAN... 41 PROSES SCANNING... 41 Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 3 / 42
PENDAHULUAN Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan suatu aplikasi komputer yang berfungsi sebagai sarana untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan yang BUKAN BERSIFAT RAHASIA, kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas. Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data surat menyurat dalam bentuk softcopy sekaligus sebagai sarana bantu untuk menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan dan memberi kemudahan bagi user dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian dokumen. Untuk mendukung implementasi AMS di lingkungan PT PLN (Persero), maka diperlukan Standard Operating Procedure (SOP) berfungsi sebagai guiden seluruh pegawai maupun pelaksana AMS di lingkungan PT PLN (Persero). SOP ini mencakup mekanisme alur pengoperasian aplikasi terdiri dari Surat Masuk, Surat keluar, Nota Dinas, Surat Bentuk Khusus, Produk Hukum, Lain-lain dan Administrator AMS. TUJUAN SOP ini secara umum bertujuan untuk mendukung operasional Aplikasi Manajemen Surat (AMS) diantaranya : 1) Pengelolaan Surat Masuk 2) Pengelolaan Surat keluar 3) Pengelolaan Nota Dinas 4) Pengelolaan Surat Bentuk Khusus 5) Pengelolaan Produk Hukum 6) Pengolaan Data Lain-lain 7) Pengelolaan Administrator AMS. RUANG LINGKUP Standard Operating Procedure (SOP) ini diberlakukan secara menyeluruh di lingkungan PT PLN (Persero). DEFINISI SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure yang dapat diartikan sebagai Prosedur Pengoperasian Baku. SOP memuat informasi detail tentang langkah-langkah penanganan dan pengoperasian sebuah system atau perangkat. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 4 / 42
Aplikasi adalah sebuah system perangkat lunak/software yang dipergunakan sebagai alat bantu dalam menjalankan proses bisnis secara sistematis dan terstruktur. Pengguna aplikasi adalah pegawai PLN atau siapa saja yang diberi tugas atau ditunjuk oleh pemilik proses bisnis untuk menjalankan sebagian atau seluruh proses bisnis melalui penggunaan aplikasi. Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera adalah sebuah program aplikasi komputer untuk menjelajahi halaman web di internet (web browser atau perambah web). Foxit Reader adalah alat pembaca, pencari, dan pencetak dokumen PDF. PRASYARAT SOP ini bisa dipergunakan dengan mensyaratkan beberapa hal sebagai berikut: a. SDM Pelaksana b. PC/Laptop/Tablet, printer, Scanner sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan c. Jaringan LAN/WAN/Internet KUALIFIKASI PELAKSANA Pelaksana yang dimaksud dalam SOP ini adalah : a. Sekretariat Direktur Utama b. Sekretariat Direktorat c. Sekretariat Satuan/Divisi/Sekper d. Seluruh Pejabat Struktural e. Seluruh Fungsional Ahli & Fungsional f. Seluruh Outsourcing yang diberikan tugas khusus Pelaksana AMS ini adalah setiap pegawai tetap maupun outsourcing di lingkungan PT PLN (persero) yang mendapat tugas dan tanggung jawab untuk melakukan proses penerimaan dan pendistribusi surat maupun dokumen kesekretariatan, dimana setiap pegawai tetap maupun outsourcing yang terlibat harus bertanggung jawab dan menjaga rahasia isi surat maupun dokumen, agar setiap surat yang diproses melalui AMS tidak dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan Perusahaan. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 5 / 42
PROSEDUR PELAKSANAAN A. Cara Mengakses AMS Untuk mengakses AMS, pastikan terlebih dahulu Workstation/Client berupa PC/Laptop/Tablet telah diinstall program browser Mozilla, Google Chrome atau Opera, kemudian klik salah satu browser seperti contoh dibawah ini: Sedang untuk download / membuka softcopy berinitial.pdf diperlukan software pdf reader versi terkini seperti contoh Foxit PDF Reader Versi 5.31 Input address aplikasi pada Browser Mozilla / Google Chrom / Opera http://ams.pln.co.id/ Jika berhasil, akan tampil halaman login Aplikasi Manajemen Surat, seperti gambar dibawah ini: Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 6 / 42
B. Pendaftaran User AMS Setiap user AMS wajib memiliki account email Korporat, sehingga bagi user baru yang belum terdaftar di Active Directory PLN harus mendaftarkan diri kepada Administrator Active Directory Divisi Sistem Informasi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. Setelah dipastikan memiliki account email Korporat, user AMS diharuskan melakukan proses registrasi dengan urutan sebagai berikut: a. Buka salah satu browser yang direkomendasikan diatas b. Masukkan Alamat AMS di http://ams.pln.co.id c. Entrykan username dan password sesuai user join domain. d. Kemudian klik tombol Log In Jika anda belum memiliki user name dan password join domain atau tidak valid, akan muncul peringatan seperti gambar di bawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 7 / 42
Namun apabila username dan password yang dientrykan benar dan anda belum terdaftar di AMS, akan tampil sebagaimana dibawah : Pastikan posisi kerja Direktorat/Satuan/Divisi/Setper anda saat ini berada dengan benar Jika pilihan posisi kerja Direktorat/Satuan/Divisi/Setper tidak benar, maka berakibat pada saat akan di kirim / didisposisi Nota Dinas, Nama yang dicari tidak akan ditemukan. Lakukan pemilihan Unit kerja dan Jabatan saat ini, kemudian Klik tombol Submit, maka muncul Tulisan dalam browser : Harap ditunggu 1 x 24 Jam, maksudnya adalah paling lama Administrator AMS untuk melakukan Approval jika data-datanya benar. C. Approval / Aktivasi User AMS Setelah Pendaftaran Sukses, maka User yang mempunyai Role sebagai Administrator AMS akan melakukan approval / verifikasi serta pemberian Privilege, sebagai berikut: a. Apabila pendaftar akan diberikan Role Administrator AMS, maka Administrator AMS akan memberikan tanda pada semua Check Box yang disediakan. b. Apabila pendaftar adalah petugas/pegawai sekretariat/sekretaris, maka semua check box dipilih kecuali Admin Aplikasi, kemudian klik tombol simpan Update Data User, dilanjutkan klik tombol Verifikasi. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 8 / 42
c. Apabila pendaftar adalah user biasa, maka Administrator AMS tidak perlu melakukan clik pada check box tetapi langsung klik tombol Verifikasi. d. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang mempunyai Role sebagai Administrator AMS e. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang mempunyai Role sebagai Sekretariat/Sekretaris f. Gambar di bawah merupakan contoh pemberian privilage bagi User yang mempunyai Role sebagai User Biasa Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 9 / 42
Kewajiban Administrator Aplikasi, setiap hari harus melakukan pengecekan minimal 1 (satu) kali, jika ada yang perlu di approval / verifikasi, karena adanya pendaftar baru / pegawai yang menyesuaikan pada kedudukan yang baru karena mutasi dan masih dilingkungan PLN PUSAT. D. Tampilan Menu AMS berdasarkan Role a. Tampilan Menu bagi user yang mempunyai Role Administrator AMS Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 10 / 42
b. Tampilan Menu bagi User diberikan Role sebagai Sekretariat/Sekretaris c. Tampilan Menu bagi User yang diberikan Role sebagai User biasa. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 11 / 42
E. Fungsi modul pada AMS Fungsi masing masing modul pada AMS, sbb. : Mencari Surat Masuk / Melacak Surat Masuk dan Membuka Form Entry Datanya Menerima / Menampung Surat Masuk Baru Menampung / Mencari Surat Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan Mencari Surat Keluar / Melacak Surat Keluar dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk Mencari Nota Dinas / Melacak Nota Dinas dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari MOU dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Perjanjian dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Perintah Kerja dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Kuasa dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Tugas dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Addendum dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Berita Acara dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Keterangan dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Pernyataan dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Keputusan dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Surat Edaran dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Pengumuman dan Membuka Form Entry Datanya Menampung / Mencari Pemberitahuan dan Membuka Form Entry Datanya Mencari Kode Masalah Informasi Daftar User Informasi Organisasi Informasi Report Untuk Surat Yang Masuk Informasi Report Untuk Surat Yang Keluar Informasi Data User Belum/Sudah/Semua/Abaikan Untuk Verifikasi Admin Informasi Data Wilayah Yang Beroperasi AMS Mencari / Menelusuri Surat Keluar Mereset Data Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 12 / 42
F. Mekanisme Pengelolaan User Yang Mengalami Mutasi a. Entrykan username dan password joint domain / email, kemudian klik Log In : b. Klik sesuai nama yang ada disudut kanan atas, seperti gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 13 / 42
c. Sesuaikan Wilayah / jabatan dimana posisi saat ini, kemudian submit Kemudian Administrator AMS akan melakukan verifikasi dan approval seperti pada waktu user/pegawai mendaftar AMS pertama kali. G. Pengelolaan Surat Masuk Dari Luar PLN Pusat & Pendistribusiannya Pengertian Surat Masuk dari Luar PLN Pusat adalah : a. Surat yang diterima dari sesama PLN tetapi diluar PLN Pusat, misalnya dari (PLN DISTRIBUSI, PLN WILAYAH, PLN UDIKLAT, PLN P3B, PLN PUSDIKLAT) dsb. b. Surat dari Pihak Ke 3, misalnya Vendor, Instansi Pemerintah/Lain, Perorangan. Contoh Surat diterima oleh PLN Pusat dari PLN UPJB, baik melalui Pos, Facsimile. Untuk Simulasi contoh diatas adalah Surat dari PLN Pusat Nomor 0035/050/UPJB/2013 tanggal 05 Februari 2013 diterima melalui Pos. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan pada pengelolaan surat masuk : a. Scanner khusus untuk support AMS di setting secara default, hasil scan harus berformat.pdf; dan dpi tidak terlalu besar (< 150 dpi) tetapi hasil scan enak dibaca. b. Pemberian Nama File hasil scan harus mudah dicari agar pada saat upload tidak salah antara data surat dan hasil scan. c. Membuat Folder penyimpanan sementara untuk menyimpan hasil scan, sebelum di upload ke AMS d. Hasil Scan yang disimpan di folder penyimpanan sementara jika sudah di upload ke AMS agar dihapus secara permanen. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 14 / 42
e. Memberi tanda khusus pada Surat Masuk (dibelakanganya) jika Surat Masuk dimaksud sudah di Upload ke AMS Yang diberi priviledge/kewenangan untuk entry data surat masuk baru, yang diterima dari luar PLN Pusat hanya unit tata usaha dalam hal ini Sekretariat Umum. Langkah-langkah persiapan entry data Surat Masuk Baru yang bersifat Non Rahasia : 1. Pastikan terlebih dahulu bahwa isi Surat yang diterima adalah bersifat Non Rahasia 2. Buat Folder untuk penyimpanan khusus hasil scan yang akan di upload ke AMS 3. Lakukan Scan Surat dengan benar, Pastikan berformat.pdf 4. Beri nama file hasil scan 5. Simpan ke Folder untuk penyimpanan sementara sesuai no 2 6. Beri tanda dibelakang / dibalik surat sesuai dengan nama file pada no 4 Berikut di bawah tahapan entry surat masuk melalui AMS a. Buka Aplikasi AMS, masukkan username dan password join domain dengan benar : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 15 / 42
b. Jika username dan password joint domain benar, akan tampil seperti dibawah : c. Klik SM Baru, didepan menu SURAT MASUK Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 16 / 42
d. Isikan pada form data surat masuk baru seperti dibawah : - Tahun Agenda, Secara default menunjuk tahun berjalan - Tanggal Terima, Isikan tanggal pada saat menerima surat dengan mengklik pada kolom tanggal dan pilih tanggal yang sesuai - Nomor Surat, Isikan pada kolom nomor surat, sesuai yang tertera pada surat yang diterima - Tanggal Surat, Isikan dengan mengklik pada kolom tanggal surat dan pilih sesuai tanggal yang tertera dalam surat - Dari, Isikan pada kolom dari, sesuaikan darimana asa surat diterima - Kepada, Isikan pada kolom kepada sesuai tujuan yang tertera dalam surat - Perihal, Isikan pada kolom perihal sesuai yang tertera pada perihal surat yang diterima - Lampiran, Klik terlebih dahulu pada kotak kecil, kemudian isikan jumlah lembar lampiran dalam angka, dan klik dropdown / panah kebawah untuk memilih satuan (LBR, SET, BUKU) atau klik panah kebawah / dropdown untuk memilih (TEMBUSAN, UNTUK DIKETAHUI, SEBAGAI LAPORAN) - Permasalahn (Kode Masalah), Isikan pada kolom permasalahan sesuai kode masalah yang berlaku di PLN. - Sifat, Isikan sifat dengan mengklik tombol dropdown atau panah kebawah dan pilih SEGERA atau AMAT SEGARA - Jenis Surat, klik pada panah ke bawah / dropdown, pilih FACSIMILE atau SURAT sesuai bentuk form yang digunakan Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 17 / 42
- Keterangan, Isikan pada kolom keterangan sesuai kebutuhan, misalnya surat yang lampirannya buku, karena tidak mungkin di scan, isi kolom keterangan Lampiran akan disampaikan secara manual karena dalam bentuk buku - Upload File hasil Scan, yang telah di scan dalam format.pdf, klik pada browse, cari dimana file hasil scan disimpan, kemudian klik open (besar file maksimal 2 MB), Pastikan File hasil scan yang di upload benar - Ruang Penyimpanan, isikan dimana file hardcopy asli akan disimpan - No. Almari & No. Ordner, Isikan file hardcopy disimpan di almari nomor berapa dan ordner nomor berapa. - Tindaklanjut / Disposisi, Sekretariat / Unit tata usaha tidak mempunyai kewenangan untuk mengisi disposisi pilihan No. 1 s/d 13 tersebut - Kepada, Isikan kemana tujuan Surat akan dikirim / diteruskan dengan mengetikkan nama sekretariat / nama orang dengan benar agar tidak salah kirim, termasuk jika ada tembusan (pastikan tujuan kirim harus benar), dalam contoh ini dikirim ke Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan - Keterangan, Jika diperlukan bisa diisi - Submit, Klik Submit untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopynya ke alamat tujuan kirim. Setelah diklik Submit, akan muncul pesan Data berhasil Disimpan seperti gambar dibawah : Klik OK, maka Form entry data surat masuk, kembali kosong, siap untuk entry data surat selanjutnya, jika tidak ada klik close window, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 18 / 42
Surat dari PLN UPJB No. 035/050/UPJB/2013 tanggal 5 Februari 2013 yang telah dikirim/dilanjutkan melalui AMS oleh Sekretariat, sebagai arsip di AMS berada di Sent, sebagaimana gambar dibawah : Untuk mengetahui Surat Masuk Detail yang terbagi menjadi Data Surat, Arsip dan History Tindaklanjut / Disposisi, Klik Pada Nomor Surat, seperti gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 19 / 42
Bagaimana jika ternyata kedapatan data yang di entry-kan atau file yang di upload salah, klik Edit, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 20 / 42
Setelah di Klik Edit, akan tampil form dan lakukan perbaikan yang salah, di data surat atau klik pada tanda x jika file yg di upload, jika sudah disesuaikan dengan benar klik Submit sebagaimana gambar dibawah : Jika salah kirim, Klik pada Sent kemudian Klik Lanjut untuk Surat yang salah kirim, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 21 / 42
Maka akan tampil form sebagaimana gambar dibawah dan pastikan tujuan kirim dengan benar dan klik Submit : Jika ingin mencetak Lembar Disposisi, Klik Lanjut sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 22 / 42
Maka akan muncul form dibawah dan klik cetak sebagaimana gambar dibawah : Klik Cetak untuk mendapatkan Hardcopy Lembar Disposisi, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 23 / 42
Dengan demikian bahwa dalam simulasi ini Surat diterima dari PLN UPJB No. 035/050/UPJB/2013 tanggal 5 Februari 2013, oleh Sekretariat sebagai unit tata usaha meneruskan ke Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan Ada pemberitahuan / Notifikasi melalui email Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, jika ada surat masuk baru sebagaimana gambar dibawah : Masukkan Username & Password Sekretariat Jika username & password yang di entrykan benar tampilan sebagaimana gambar dibawah : Di depan Surat masuk - Inbox ada angka menunjukkan jumlah surat yang masuk dan belum dibaca. Warna Merah pada No, Dari, Perihal dan Tanggal, bahwa surat tersebut belum dibaca Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 24 / 42
Untuk mengetahui detail Surat, klik No Surat sebagaimana gambar dibawah, maka akan tampil Data Surat, History Tindak Lanjut/Disposisi dan Arsip sedang untuk mengetahui isi surat klik pada download Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 25 / 42
Setelah Klik Download, maka surat dalam bentuk softcopy, sebagaimana gambar di bawah : Jika Selesai dibaca, klik sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 26 / 42
Setelah isi surat terbaca dan dipastikan bahwa surat untuk Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, maka Sekretariat Dirut/Direktorat/ Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan meneruskan ke Dirut/ Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, dengan klik Lanjut, sebagaimana gambar dibawah : Kemudian Klik di depan Kepada, cari nama, disimulasikan dikirimnya kepada Wasis Pramono dan pastikan bahwa nama yang dituju benar agar tidak salah kirim, dan klik Submit, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 27 / 42
Setelah di klik Submit maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, di Inbox Surat Masuk jadi kosong, karena pindah ke Surat Masuk - Sent Jika di klik Surat Masuk Sent, kemudian klik pada nomor Surat, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 28 / 42
Bagaimana Proses di Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, Langkah-langkahnya sama dengan Proses di Sekretariat Dirut/Direktorat/Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretariat Perusahaan, antara lain : a) Terima informasi / Notifikasi melalui email, b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar c) Download / baca isi surat, d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom keterangan) e) Klik didepan kepada untuk tujuan kirim, disimulasikan tujuan kirim bernama Wasis Pramono f) Klik Submit sebagaimana gambar dibawah : Bagaimana Proses di Nies Bintarningsih, Langkah-langkahnya sama, antara lain : a) Terima informasi / Notifikasi melalui email, b) Buka AMS dan masukkan username & Password dengan benar c) Download / baca isi surat, d) Memberikan disposisi (ada disposisi pilihan 1 s/d 13 yang tinggal Klik di depan angka atau selain disposisi pilihan dengan mengetikkan pada kolom keterangan) sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 29 / 42
Jika yang disimulasikan Ngadimin adalah sebagai Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretaris Perusahaan, maka langkah-langkahnya sama seperti pada Wulan Dima yang disimulasikan sebagai Kepala Satuan/Kepala Divisi/Sekretaris Perusahaan, bisa memberikan disposisi / instruksi langsung, kepada MS, FA, ASMAN, dan Staf atau dinyatakan selesai Di klik selesai jika hanya untuk diketahui sendiri, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 30 / 42
Jika di klik Selesai, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, kemudian klik OK : Setelah di klik OK pada gambar diatas, tampilan sebagaimana gambar dibawah, jika akan diberi catatan / keterangan, maka bisa diketik pada kolomnya kemudian klik OK, tapi jika tanpa diberi catatan / keterangan maka langsung klik OK saja : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 31 / 42
Jika sudah diklik selesai dan atau tanpa ada catatan / keterangan, sebagaimana gambar dibawah : H. Mekanisme Pengelolaan Surat Keluar Setelah proses pembuatan surat keluar ditandatangani / disahkan oleh pejabat yang berwenang, proses selanjutnya dilakukan di AMS dan yang mempunyai kewenangan hanya Sekretariat Umum. I. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Keluar Non Rahasia Penciptaan / Pembuatan Nota Dinas sampai dengan disahkannya oleh Pejabat yang berwenang masih dibuat diluar AMS. Setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang baru data-data Nota Dinas di entrykan pada AMS. - Klik ND Baru, sebagaimana gambar dibawah Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 32 / 42
Isikan Data Nota Dinas Pada Form, sebagaimana gambar dibawah No Nota Dinas, isikan /KODE MASALAH/KODE JABATAN/TAHUN (/432/MSYAN/2013 ) Tanggal, Klik Pada tanggal dan pilih Dari, Isikan sesuai yang tandatangan di Nota Dinas,misalnya (DIRUT) Kepada, Isikan tujuan Nota Dinas akan dikirim Perihal, Isikan Perihal Nota Dinas Lampiran, jika ada, klik pada kotak kecil terlebih dahulu Permasalahan, Isikan Kode masalah yang sesuai ada di Nomor Nota Dinas Sifat, jika diperlukan isikan Segera atau Amat Segera Keterangan, diisi jika diperlukan - Contoh Form Entry Nota Dinas yang sudah diisi, jika sudah OK, klik Submit, sebagaimana gambar dibawah : - Setelah di klik Submit seperti gambar diatas, - maka nomor urut nota dinas muncul, - dari nomor tersebut ketikkan ke hardcopy nota dinas, - kemudian scan dalam format PDF, dan upload dengan klik brows, - Isikan kepada sebegai tujuan kirim - Klik Submit - sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 33 / 42
- Setelah di klik Submit, file arsip Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013 berpindah ke Sent, sebagaimana gambar dibawah : - Sampai disini proses pembuatan dan pengiriman Nota Dinas selesai : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 34 / 42
J. Mekanisme Pengelolaan Nota Dinas Masuk Non Rahasia Nota Dinas Masuk, setiap Nota Dinas yang baru diterima, masuknya di Inbox Nota Dinas - Sebagai contoh Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013 yang dikirim ke Wasis Pramono, ditandai dengan : - Di depan Inbox Nota Dinas, ada angka sejumlah Nota Dinas yang masuk / diterima - Dari, Perihal dan tanggal berwarna merah, karena belum dibaca - sebagaimana gambar dibawah : - Untuk mengetahui detail Nota Dinas No. 0003/432/MSYAN/2013, klik di Nomor Nota Dinas, sedang untuk mengetahui isi Nota Dinas klik Download, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 35 / 42
- Jika sudah terbaca klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah : - Jika akan melanjutkan/meneruskan Nota Dinas kepada tujuan yang lain, klik lanjut - Jika dianggap cukup klik selesai - sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 36 / 42
- Proses selanjutnya sama dengan Surat Masuk diatas. K. Mekanisme Pengelolaan Surat Bentuk Khusus Non Rahasia Surat bentuk Khusus tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama dengan Surat Keluar / Nota Dinas Keluar, sedang proses di AMS pada saat pengambilan Nomor dan tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang mempunyai kewenangan untuk Entry data hanya petugas Sekretariat Umum (Unit Tata Usaha) adapun Surat bentuk Khusus yang ada di AMS, terdiri dari : - MOU / Nota Kesepahaman - Surat Perjanjian / SP - Surat Perintah Kerja (SPK) - Surat Kuasa ( SKu ) - Surat Tugas ( STg ) L. Mekanisme Pengelolaan Produk Hukum Non Rahasia Produk Hukum tersebut penciptaannya / pembuatannya diluar AMS, sama dengan Surat Bentuk Khusus, sedang proses di AMS pada saat pengambilan Nomor dan tanggal serta pengarsipan Softcopy, sedangkan yang mempunyai kewenangan untuk Entry data hanya petugas Sekretariat Umum (Unit Tata Usaha) adapun Produk Hukum yang ada di AMS, terdiri dari : - Keputusan (K) - Edaran (E) - Instruksi (I) - Pengumuman (Pm) - Pemberitahuan (Pt) Produk Hukum yang diterbitkan sendiri oleh PLN Pusat, penomorannya mengambil dari AMS. M. Mekanisme Pengelolaan Informasi Kode Masalah Info masalah berisikan Kode Masalah dan jadwal retensi arsip, sebagaimana gambar dibawah : - Manajemen - Ketenagalistrikan - Penelitian dan Pengembangan - Pendidikan dan Pelatihan - SDM dan Organisasi - Keuangan - Logistik Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 37 / 42
N. Mekanisme Pengelolaan Informasi Daftar User Info Daftar User adalah, berisikan daftar user / pemakai yang terlibat dalam AMS, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 38 / 42
O. Mekanisme Pencarian Surat Masuk - Klik SURAT MASUK secara default system menampilkan surat masuk untuk rentang waktu 5 (lima) hari terkahir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor surat, bisa kepada atau perihal kemudian klik Cari, sebagaimana gambar dibawah : - Hasilnya setelah di klik Cari, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 39 / 42
- Untuk pencarian yang rentangnya diluar default bisa di perlebar sesuai keperluan, klik pada tanggal, dan pilih (tanggal, bulan, tahun), kemudian entrykan surat yang dicari, bisa nomor surat, bisa kepada atau perihal, kemudian klik Cari, sebagaimana gambar dibawah : - Hasil setelah di klik Cari, sebagaimana gambar dibawah : Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 40 / 42
CATATAN Proses pengiriman Surat, pada prinsipnya sama seperti jika masih manual, yaitu Sekretariat Pengirim ditujukan ke Sekretariat Penerima, sekretariat penerima yang selanjutnya mendistribusikan ke tujuan Surat tanpa ada disposisi apapun. Pengiriman menggunakan AMS, penyimpanan Arsip Hardcopy menjadi tanggung jawab Sekretariat Pengirim sampai adanya penghapusan Arsip. PROSES SCANNING Sebelum di scan, Surat yang akan di Upload ke AMS Untuk didistribusikan harus dipastikan bahwa bukan merupakan surat yang bersifat Rahasia. Untuk menghindari kesalahan upload : Agar dibuat folder khusus untuk penampungan sementara sebelum di upload ke AMS. Penamaan File yang sudah discan agar mencerminkan / Sesuai Suratnya, misalnya di beri nama file sesuai nomor suratnya, dsb. Hasil scan yang sudah di upload ke AMS, agar filenya dihapus / didelete dari folder penampungan sementara Demikian buku petunjuk pengoperasian ini dibuat dengan harapan untuk lebih memudahkan User dalam mengoperasikan AMS. Tanggal : 4 Februari 2013 Hal : 41 / 42