1 PERILAKU MANUSIA DALAM ORGANISASI Pengendalian manajemen dilaksanakan dalam suatu organisasi yang mempunyai struktur organisasi dengan tujuan tertentu, dan pelaksana yang memiliki tujuan pribadi. Komponenkomponen tersebut membentuk sebuah lingkungan yang dinamakan lingkungan pengendalian manajemen. Tujuan organisasi merupakan suatu kenyataan yang harus dihadapi pengendalian manajemen, kenyataan lain yang harus dihadapi pengendalian manajemen adalah motivasi kerja orangorang yang bekerja di organisasi. Motivasi karyawan bekerja di perusahaan bukanlah untuk mencapai tujuan perusahaan, tetapi untuk memenuhi kebutuhan karyawan itu sendiri. Manajemen berkewajiban untuk mengusahakan agar dengan mencapai tujuan perusahaan, tujuan pribadi karyawan yang berkerja di perusahaan juga tercapai. A. Tujuan (Goals) Tujuan adalah pernyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh suatu organisasi. Tujuan merupakan hasil akhir dari proses perencanaan strategis. Perencanaan strategis adalah proses penentuan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan organisasi. B. Keselarasan Tujuan (Goal Congruence) Orang akan bersedia untuk mencapai tujuan organisasi, kalau dengan mencapai tujuan tersebut tujuan pribadinya juga tercapai. Manajemen harus mengusahakan sebuah sistem yang mendorong orang untuk mencapai dua tujuan secara sekaligus, yaitu tujuan pribadi dan tujuan organisasi. Bila kedua jenis tujuan tersebut tercapai maka dikatakan terdapat keselarasan tujuan (goal congruence). Baik sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi, konsekuensinya kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Sistem pengendalian formal, seperti perencanaan strategis, penyusunan anggaran, maupun pelaporan. Proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya organisasi
2 C. Faktor-Faktor Informal yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan Faktor-faktor informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan antara lain sebagai berikut: 1. Faktor-faktor eksternal Faktor faktor ekternal meliputi: a. norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering disebut etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pergawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (bukannya sekedar menjalankan tugas secara tepat waktu). b. Sikap dan norma yang bersifat spesifik tehadap jenis industrinya. Sebagai contoh, industri kereta api memiliki norma yang berbeda dengan industri penerbangan. c. Sikap dan norma pada masing-masing negara. Sejumlah negara seperti Jepang dan Singapura memiliki reputasi yang baik dalam etos kerja 2. Faktor-faktor internal Faktor-faktor internal meliputi: a. Budaya Budaya di dalam organisasi meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi. b. Gaya manajemen Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO (Chief Executive Officer). c. Organisasi informal Adanya hubungan kerja secara informal antara satu bagian dengan bagian lainnya sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan dituju organisasi. d. Persepsi dan komunikasi Dalam upaya meraih tujuan organisasi, para manajer operasional harus mengetahui tujuan dan tindak-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi dari berbagai jalur, baik jalur formal (seperti anggaran dan dokumendokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan-bahan obrolan yang tak resmi).
3 D. Sistem Pengendalian Formal Sistem pengandilan formal yang mempengaruhi keselarasan tujuan dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis yaitu: 1. Sistem pengendalian manajemen itu sendiri 2. Aturan-aturan Aturan-aturan merupakan seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah: instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Hampir semua aturan biasanya bersifat jangka panjang; yaitu aturan-aturan tersebut akan selalu ada sampai aturan-aturan itu dimodifikasi, yang jarang terjadi. Beberapa jenis aturan seperti berikut ini: a. Pengendalian fisik Penjagaan keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruang besi, password computer, televisi pengawas merupakan bentuk dari pengendalian fisik. b. Manual Manual merupakan aturan-aturan tertentu yang harus dijalankan. Dengan berlalunya waktu beberapa aturan mungkin saja ketinggalan zaman sehingga secara periodik perlu dievaluasi kembali untuk diadakan perbaikan. c. Pengamanan sistem Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah (atau setidaknya meminimalkan) kecurangan. d. Pengendalian tugas Pengendalian tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan tugas-tugas dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian. E. Tipe-Tipe Organisasi Strategi suatu organisasi berpengaruh yang besar terhadap struktur organisasi. Struktur organisasi akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen. Struktur organisasi dapat dikelompokkan ke dalam tiga bentuk berikut ini:
4 1. Struktur fungsional Di dalamnya setiap manajer bertanggungjawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran. Alasan struktur organisasi fungsional adalah seorang manajer membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik. Keuntungan dari struktur organisasi fungsional adalah efisiensi. Kelemahan pada struktur funsional adalah sebagai berikut: a. Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti, manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. b. Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkat organisasi yang lebih rendah. c. Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. d. Struktur fungsional cenderung menciptakan sekat-sekat bagi tiap-tiap fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi di bidang-bidang seperti pengembanga produk baru. 2. Struktur unit-unit bisnis Di dalamnya para manajer unit-unit bisnis bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit bisnis, dan unit-unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semiindependen dari perusahaan. Suatu unit bisnis yang juga disebut divisi, bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggungjawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Keuntungan struktur unit-unit bisnis adalah sebagai berikut: a. Struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secar umum b. Para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat, karena unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan kantor pusat.
5 Kelemahan struktur unit-unit bisnis adalah sebagai berikut: a. Adanya kemungkinan masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor pusat. b. Perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsional dalam organisasi fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. 3. Struktur matriks Di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggungjawab ganda. Di dalam struktur matriks, manajer suatu proyek selain bertanggungjawab terhadap keberhasilan proyeknyam juga bertanggungjawab terhadap unit-unit fungsional. F. Fungsi Controller Controller adalah orang yang bertanggungjawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalain manajemen. Di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO). Fungsi-fungsi controller adalah sebagai berikut: 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian. 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk manajer, menganalisis program dan propossl-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. 5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendalian dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali. LATIHAN SOAL 1. Apakah yang dimaksud dengan keselarasan tujuan (goal congruence)? 2. Sebutkan dan jelaskan faktor informal dari ekternal yang mempengaruhi keselarasan tujuan (goal congruence)! 3. Sebutkan dan jelaskan faktor informal dari internal yang mempengaruhi keselarasan tujuan (goal congruence)!
6 4. Sebutkan dan jelaskan sistem pengendalian formal yang mempengaruhi keselarasan tujuan (goal congruence)! 5. Sebutkan dan jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi! 6. Sebutkan fungsi-fungsi controller dalam sebuah organisasi!