KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 PARAKAN TEMANGGUNG DENGAN MENGGUNAKAN BARCODE Naskah Publikasi Disusun Oleh: INTAN YULIANA TANJUNG 07.02.6992 TITIK MUSLIMAH TYAS SAADAH 07.02.6998 PROGRAM STUDI DIPLOMA III JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
INTISARI Dengan adanya komputer berupa perangkat keras dan dukungan software atau perangkat lunak tertentu dapat menghasilkan suatu software atau perangkat lunak lain yang lebih dapat dimanfaatkan dalam penanganan berbagai permasalahan. Tentu saja hal ini tak lepas dari peran seorang pemrogram. Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh pada SMP Negeri 1 Parakan khususnya dalam sistem informasi presensi pengolahan datanya masih dilakukan secara manual atau sederhana dimana output yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak. Sehingga sering kali terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi kepada pihak sekolah maupun pelayanan kepada guru. Berlandaskan uraian di atas maka penulis sebagai mahasiswa tingkat akhir pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta akan melaksanakan penyusunan tugas akhir dengan judul KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 PARAKAN TEMANGGUNG DENGAN MENGGUNAKAN BARCODE dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama dibidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak SMP Negeri 1 Parakan dalam pengambilan keputusan. Keyword : kompiterisasi, system informasi, presensi guru, barcode
ABSTRACT Given the form of computer hardware and software support or a particular software can generate a software or other software that more can be utilized in the handling of various problems. Of course this is not separated from the role of a programmer. From observation and information obtained in SMP Negeri 1 parakan especially in the presence of information system data processing is still done manually, or simply where the output in the form of information or reports are still in the form of the archives that there are huge numbers. So often happened delay in submission of information to the school as well as service to the teacher. Based on the above description then as a senior writer at the High School of Informatics and Computer Management "AMIKOM" Yogyakarta will undertake the preparation of final project with title "Computerized Presence TEACHER INFORMATION SYSTEMS AND EMPLOYEES IN STATE 1 SMP parakan TEMANGGUNG USING BARCODE" in the hope that a more optimal utilization of information technology especially in the field of computerized data processing system which will help to more complex data processing so that the resulting information can support the Junior High School 1 parakan in decision making. Keyword: kompiterisasi, system information, the presence of teachers, barcode
1. Pendahuluan Dengan adanya komputer berupa perangkat keras dan dukungan software atau perangkat lunak tertentu dapat menghasilkan suatu software atau perangkat lunak lain yang lebih dapat dimanfaatkan dalam penanganan berbagai permasalahan. Tentu saja hal ini tak lepas dari peran seorang pemrogram. Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh pada SMP Negeri 1 Parakan khususnya dalam sistem informasi presensi pengolahan datanya masih dilakukan secara manual atau sederhana dimana output yang berupa informasi atau laporan masih berupa arsip-arsip yang jumlahnya sangat banyak. Sehingga sering kali terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi kepada pihak sekolah maupun pelayanan kepada guru. Berlandaskan uraian di atas maka penulis sebagai mahasiswa tingkat akhir pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta akan melaksanakan penyusunan tugas akhir dengan judul KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 PARAKAN TEMANGGUNG DENGAN MENGGUNAKAN BARCODE dengan harapan pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama dibidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi yang nantinya dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak SMP Negeri 1 Parakan dalam pengambilan keputusan.
2. Dasar Teori Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu (Kusrini dan Koniyo, 2007) : 1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu. 2. Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur yang lebih menekankan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F.Neushl sebagai urutan operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen pada komponenya mendefinisikan sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri, tetapi sebaliknya saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.
A. Perangkat Lunak yang digunakan 1. Microsoft Visual Basic 6.0 Sistem Informasi yang akan dibangun memanfaatkan Visual Basic 6.0 sebagai bahasa pemrogramannya.visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis, yang mana merupakan event-driven programming (pemrograman terkendali kejadian). Hal tersebut mengandung pengertian bahwa program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa event (kejadian) tertentu. Ketika event terdeteksi kode yang berhubungan dengan event (procedure event) akan dijalankan. 2. Microsoft SQL Server 2000 Dalam pengembangan sistem ini penulis akan menggunakan Microsoft SQL Server 2000 sebagai media database. Microsoft SQL Server 2000 adalah (Kusrini dan Koniyo, 2007) Perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti order entry yang online, inventory, akuntansi atau manufaktur. Microsoft SQL Server 2000 ini merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows, karna disamping Microsoft SQL Server 2000, masih banyak software-software pengolah database lainnya yang dapat kita temukan.
Microsoft SQL Server 2000 secara otomatis akan menginstal enam dari database utama yaitu, Master, Model, Temp, Pubs, Nortwind, Msdb. 3. Pembahasan 1. Definisi Masalah Pembuatan aplikasi presensi guru dan karyawan menggunakan barcode bertujuan untuk mempermudah petugas dalam proses presensi guru di SMP Negeri 1 Parakan. Masalah yang terjadi dalam proses presensi guru di SMP Negeri 1 Parakan masih menggunakan proses manual belum terkomputerisasi sehingga data yang dikumpulkan untuk membuat informasi menjadi lambat. oleh karena itu penulis mencoba menawarkan solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan Aplikasi Presensi yaitu dengan membuat Aplikasi presensi Guru dan karyawan menggunakan Barcode. 2. Merancang Konsep Sebelum membuat aplikasi terlebih dahulu penulis merancang konsep sehingga mempunyai gambaran yang jelas dalam pembuatan Aplikasi presensi Guru dan karyawan menggunakan Barcode. Maksud dari Presensi menggunakan barcode adalah pemakai / user mendapatkan melakukan presensi hanya dengan mengarahkan kartu anggota pegawai kearah sensor 34
barcode secara otomatis akan terdeteksi dalam database yang telah diimputkan oleh petugas. 3.Merancang Isi Setelah tahap merancang konsep, selanjutnya adalah merancang isi Aplikasi. Dalam merancang isi Aplikasi ini, seluruh ide dan konsep dituangkan untuk membuat sistem Informasi presensi menggunakan barcode ini. Rancangan dari isi aplikasi yang akan ditampilkan dari tiap menu dan sub-sub menu, adalah sebagai berikut : Master data : Berisikan menu input data anggota. Proses : Berisi menu presensi, menu izin tidak masuk danizin keluar. Laporan : Berisikan Menu laporan data pegawai, laporan data rekap presensi bulanan, laporan data rekap presensi bulanan, laporan izin keluar, dan laporan izin tidak masuk. Tool : Berisikan Menu tambah user admin dan menu ganti password 4. Kesimpulan Dari penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data presensi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru
dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain : a. Dapat menyajikan informasi presensi secara cepat, akurat dan relevan. b. Dapat menghemat waktu untuk pencarian data presensi, pencatatan laporan presensi, pemasukkan data presensi maupun data guru. c. Hasil laporan presensi bulanan ataupun tahunan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh tepat waktu. d. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama dievaluasi dari komputer ataupun dari kertas. e. Bentuk tampilan program presensi dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai. f. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan penyelesaian tugas dengan baik.