PK.UiTM.APB.(O).13 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama En Mohammad Radzi Manap PM Dr Saidatul Akmar Zainal Abidin Prof Madya Datin Dr Hajibah Haji Osman Jawatan Koordinator IT Pensyarah Timbalan Dekan (Akademik) Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan 2/8/08 01/01 6.4 6/8 Pertukaran perkataan pamerkan kepada maklumkan 2/8/08 01/01 6.4 6/8 Penambahan prosedur Minta tandatangan pelajar pada dokumen markah ujian berterusan 01/01 Semua dipinda
BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 4 5.0 Singkatan 6 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 8.0 Rekod Kualiti Lampiran 10 10
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan garis panduan perncangan penyediaan jadual waktu pengawasan peperiksaan akhir semester. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan Akademi Pengajian Bahasa bagi penyediaan jadual waktu pengawasann peperiksaan akhir semester. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. NO. RUJUKAN JENIS 3.1 Standard ISO 9001:2000 3.2 MK.UiTM.APB.01 Seksyen 4.2 MANUAL KUALITI Keperluan Dokumentasi 4.0 DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Dekan Dekan APB. 4.2 Timbalan Dekan Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni) 4.3 Pengerusi Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir Timbalan Dekan (Akademik) dipertanggungjawabkan menjadi Pengerusi Keseluruhan Pengendalian Peperiksaan Akhir. Timbalan Dekan (Akademik) APB yang menguruskan hal-hal berkaitan dengan peperiksaan akhir APB. 4.4 Ketua Program (KP) Dipertanggungjawabkan menyelaras dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan
4.6 Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 4.7 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan perjalanan dan pengendalian peperiksaan APB. Seorang pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan jadual waktu peperiksan akhir APB. Pensyarah-pensyarah dan staf sokongan APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan peperiksaan akhir APB. 4.8 Ketua Dewan / Ketua Pengawas Pensyarah yang dipertanggungjawabkan mengambil kertas soalan dari Bahagian Peperiksaan dan Bilik Gerakan APB. Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan menyelaras pengawas-pengawas serta memperingatkan calon-calon mengenai peraturan peperiksaan. Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengetuai tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. 4.9 Penolong Ketua Dewan / Ketua Pengawas Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan untuk penempatan calon (dari pelbagai fakulti) semasa peperiksaan dan membantu Ketua Dewan / Ketua Pengawas menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di dewan/bilik-bilik peperiksaan. 4.10 Pengawas Pensyarah APB dan staf sokongan teknikal yang dipertanggungjawabkan membantu tugas Ketua Pengawas dan Timbalan Ketua Pengawas dalam menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. 4.11 Pembantu Pengawas Seorang yang dilantik oleh Dekan dan dibayar untuk membantu dalam menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan.
5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 D Dekan 5.3 TD(A) Timbalan Dekan (Akademik) 5.4 TD(PA) Timbalan Dekan (Pelajar dan Alumni) 5.5 PP (P) Penolong Pendaftar Pentadbiran 5.6 PP(A) Penolong Pendaftar (Akademik) 5.7 PE(A) Pegawai Eksekutif (Akademik) 5.8 KPM Koordinator Pengajian Melayu 5.9 KBI(A) Koordinator Bahasa Inggeris (Akademik) 5.10 KBI (P) Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan) 5.11 KBAE(A) Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Akademik) 5.12 KBAE(P) Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Pengurusan) 5.13 KP(EPC) Ketua Program Bahasa Inggeris Komunikasi Profesional 5.14 KP(BMKP) Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional 5.15 K(IT) Koordinator IT 5.16 K(PLK) Koordinator Program Luar Kampus 5.17 K (KKB) Koordinator Kursus Kemahiran Bahasa 5.18 K (FEC) Koordinator Foundation English Course 5.19 K(PU) Koordinator Program Usahasama 5.20 KK Kerani Kanan
5.21 JTK (Kanan) Juruteknik Komputer Kanan 5.22 JTK Juruteknik Komputer 5.23 JTAV Juruteknik Audio Visual 5.24 PT Pembantu Teknik 5.25 PJKPP Pengerusi Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir 5.26 JKP Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir 5.27 PJWPA Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 5.28 JWPA Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 5.29 KPD / KPW Ketua Dewan / Ketua Pengawas 5.30 PKD / PKPW Penolong Ketua Dewan / Penolong Ketua Pengawas 5.31 PW Pengawas 5.32 PPW Pembantu Pengawas Peperiksaan 5.33 BHEPep Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan 5.34 BLP Borang Laporan Pengawas 5.35 HEA Hal Ehwal Akademik 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D, PP(A), PE(A) 1. Menerima draf cadangan / surat penyediaan JWPA dan tarikh ujian akhir daripada BHEPep. 2. Muat turun draf cadangan JWPA daripada ISIS PSMB (Lampiran 2
sebagai rujukan). 3. Serahkan kepada TD(A), PJKPP, PJWPA, KP(EPC), KP(BMKP), KBI(A), KBI(P), KBAE(A), KBAE(P) dan KPM. TD(A), PJKPP, PJWPA, KP(EPC), KP(BMKP), KBI(A), KBI(P), KBAE(A), KBAE(P) dan KPM. PP(A), PE(A) 4. Semak draf cadangan JWPA dan buat cadangan perubahan berdasarkan kesesuaian masa dan tarikh. 5. Maklumkan kepada BHEPep, jika terdapat sebarang cadangan. 6. Pastikan BHEPep telah membuat pindaan yang diperlukan, sekiranya ada. 7. Jika maklumat tidak sempurna, hubungi BHEPep. 8. Serahkan maklumat kepada PJWPA. TD(A), PJKPP, PJWPA, KP(EPC), KP(BMKP), KBI(A), KBI(P), KBAE(A), KBAE(P) dan KPM. 9. Maklumkan kepada PP(A) tentang sebarang pindaan yang dibuat, sekiranya ada. PP(A), PJWPA 10. Sediakan draf JWPA berdasarkan semakan P (Lampiran 6). 11. Edarkan draf JWPA kepada setiap fakulti untuk mendapatkan bilikbilik peperiksaan. 12. Sediakan JWPA muktamad dengan memasukkan butiran tentang bilik-bilik peperiksaan. 13. Hantar JWPA kepada fakulti untuk dipamerkan sebagai makluman dan rujukan pelajar.
B. Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir (JWPA) PE(A), PJWPA 1. Dapatkan JWPA muktamad dari PP(A). 2. Dapatkan maklumat senarai staf akademik terkini daripada PP(P). 3. Dapatkan permohonan tarikh pengecualian pengawasan (jika ada) daripada staf akademik terlibat. 4. Buat pembahagian tugas mengikut bilangan dan saiz dewan dan bilik. 5. Tentukan KD/KPW berdasarkan pembahagian tugas pengawasan yang diberi pada semester lepas. 6. Sediakan JWPA keseluruhan, JWPP individu mengikut bilik-bilik peperiksaan. 7. Pastikan nisbah calon: pengawas ialah 50:1 8. Maklumkan kepada PW melalui laman web. KD/KPW, TD(A), PW, PPW 9. Semak JWPA masing-masing di dalam laman web APB. Sekiranya perlu membuat pertukaran, isi borang Pertukaran Pengawasan. 10. Serahkan borang kepada AJKPP untuk maklumat dan rekod JKPP. JKPA 11. Rekodkan pertukaran JWPP (jika ada). 12. Simpan Borang Penukaran tarikh dan masa pengawasan dalam fail. PJWPA 13. Mengumpulkan semua rekod berkaitan pengawasan di dalam fail PJWPA.
7.0 REKOD KUALITI BIL REKOD NO. RUJUKAN LOKASI TEMPOH SIMPANAN 1 Fail Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir Pejabat 1-5 tahun 8.0 LAMPIRAN BIL. PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta Alir Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir Lampiran 1 8.2 Draf Cadangan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir yang dimuat turun daripada ISIS PSMB Lampiran 2 8.3 Contoh maklumat kumpulan dan bahagian pelajar Lampiran 3 8.4 Contoh Jadual Waktu Peperiksaan Akhir muktamad Lampiran 4 8.5 Contoh notis kepada pensyarah yang paparkan di dalam laman web APB tentang jadual pengawasan peperiksaan akhir dan ujian akhir Lampiran 5 8.6 Contoh borang Permohonan Pertukaran Tarikh/Masa Pengawasan Lampiran 6