PEKELILING BENDAHARI

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA PEKELILING BENDAHARI Bilangan 6 Tahun 2012 GARIS PANDUAN PEROLEHAN MEMBEKAL DAN MENYEDIAKAN MAKANAN/MINUMAN UNTUK MAJLIS JAMUAN RASMI/ACARA KHAS DAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA to TUJUAN Pekeliling ini disediakan adalah untuk memaklumkan garis panduan perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman majlis jamuan rasmi / acara khas dan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej Universiti Teknologi MARA. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Kuasa Melulus Mengadakan Program di Hotel Semua program UiTM yang melibatkan penggunaan perkhidmatan pakej perhotelan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor. Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bil. (Khas) Tahun 2012 pada 3 Ogos 2012 telah bersetuju menurunkan kuasa kepada Rektor Negeri/Cawangan untuk meluluskan program di luar kampus UiTM dengan bajet maksimum RM20,000. 2.2 Kuasa Melulus Perolehan Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas Kerajaan. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 16 Tahun 2002 telah memberi kebenaran kepada Pegawai Pengawal untuk meluluskan perolehan bagi majlis jamuan rasmi / acara khas Kerajaan bernilai sehingga RM100,000. 1

2.3 Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 tahun 2012 menetapkan kuasa meluluskan perolehan secara Rundingan Terus bagi perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej mengikut nilai yang ditetapkan seperti berikut: BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS 1 Peqawai Penqawal / Pegawai yang Sehingga RM50 ribu diturunkuasa oleh Pegawai Pengawal 2 Melebihi RM50 ribu Jawatankuasa Sebut Harga sehingga RM500 ribu 3 Melebihi RM500 ribu sehingga RM20 juta Lembaga Perolehan Agensi 2.4 Takrifan 2.4.1 "Pegawai Pengawal" bagi tujuan pengurusan perolehan di peringkat Universiti Teknologi MARA adalah Naib Canselor, selaku Ketua Agensi. 2.4.2 "Latihan" bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. la meliputi mesyuarat, persidangan, konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmaluab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan. 2.4.3 "Pakej" bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Tempatan merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, sewaan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan. 2

3.0 PELAKSANAAN Lembaga Pengarah Univerisiti Teknologi MARA dalam mesyuarat ke-128 pada 18 September 2012 telah bersetuju untuk menerima pakai peraturan perolehan seperti berikut: 3.1 Kuasa Melulus Acara Mailis Rasmi Atau Latihan Diadakan Di Hotel: a. Semua acara majlis atau latihan yang hendak dilaksanakan di hotel hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor kecuali bagi: i. Acara majlis atau latihan yang diadakan di Hotel UiTM / Intekma Resort. ii. Program latihan seperti seminar/konferensi yang dibiayai melalui kutipan wang peserta/penaja di mana kelulusan mengadakan program ini di hotel hendaklah mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Akaun Amanah yang berkenaan. b. Rektor UiTM Negeri / Cawangan adalah diberi kuasa untuk meluluskan program (termasuk dengan pakej hotel) diadakan di mana-mana lokasi dalam negara tertakluk kepada bajet maksimum RM20,000 bagi setiap program. 3.2 Kuasa Meluluskan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej seperti yang dinyatakan oleh Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2012 tertakluk kepada pindaan kuasa dan had nilai meluluskan perolehan secara Rundingan Terus seperti berikut: BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS 1. Sehingga RM50 ribu 1.Naib Canselor, 2.Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM. 2 Melebihi RM50 ribu Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi sehingga RM500 ribu UiTM 3

BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS 3 Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan B UiTM (Melebihi RM500 ribu sehingga RM20juta) Bagi tujuan melaksanakan peraturan perolehan secara Rundingan Terus untuk perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej, Jawatankuasa Penilaian perlu dilantik. Kuasa melantik Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut: 3.2.1 Naib Canselor; atau 3.2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab; atau 3.2.3 Jawatankuasa Induk Program/ Aktiviti Latihan khusus bagi satusatu projek misalannya projek konferensi / seminar/ kursus. Jawatankuasa Penilaian hendaklah dilantik secara secara bertulis (Contoh di Lampiran 1A) atau diminitkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk Program/Aktiviti Latihan (Contoh adalah di Lampiran 1B) Pelantikan Jawatankuasa Penilaian hendaklah dengan keahlian terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli di mana sekurang-kurangnya seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf serta pelantikan seorang setiausaha di kalangan pegawai gred 27 dan ke atas. Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut: i. Memastikan peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi; ii. Membuat kajian pasaran secara terperinci merangkumi kos sewaan dewan/bilik latihan dan peralatan yang berkaitan latihan untuk mendapatkan harga tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan sebelum perkhidmatan diperolehi. Bagi perolehan melebihi RM50,000, digalakkan mendapat 3 (tiga) sebut harga untuk tujuan perbandingan; iii. Memastikan perolehan tidak hanya tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan sahaja dalam satu-satu tahun kewangan semasa;

iv. Memberi keutamaan kepada institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya. Institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya adalah dikecualikan daripada berdaftar dengan Kementerian Kewangan; v. Memberi keutamaan kepada penyedia kemudahan latihan dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang Perhotelan (Menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus, seminar dan lain-lain yang berkaitan) bagi perolehan yang bernilai melebihi RM50,000; vi. Memastikan kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. Mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam Dan Khidmat Pengurusan, Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan minum bagi peserta latihan melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa; dan vii. Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan latihan dan kriteria-kriteria lain yang ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab. viii. Membuat perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain, dengan menggunakan format di Lampiran 2. Perbandingan hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); ix. Mendapatkan Akaun Pembida daripada penyedia kemudahan (Sila rujuk Lampiran 3) di dalam pelaksanaan Integrity Pact. x. Memperakukan kepada pihak berkuasa melulus, penyedia kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.

xi. Jawatankuasa Penilai perlu melaksanakan Integrity Pact dengan mengisi borang pelantikan seperti di Lampiran 4 dan borang selesai bertugas seperti di Lampiran 5. 3.3 Kuasa Melulus Perolehan Membekal Dan Menvediakan Makanan/Minuman Untuk Majlis Jamuan RasmilAcara Khas UiTM UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM seperti yang dinyatakan oleh Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 16 tahun 2002 tertakluk kepada pindaan kuasa dan had nilai meluluskan perolehan secara Rundingan Terus seperti berikut: BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS 1. Sehingga Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM RM50 ribu 2. Sehingga RM100 ribu a. Naib Canselor b. Rektor UiTM untuk Negeri/Cawangan yang berkenaan c. Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam dan Kampus Puncak Perdana d. Ketua Kampus Selayang dan Kampus Sungai Buloh Rundingan Terus hendaklah dibuat dengan: a. syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi membekal atau menyediakan makanan / minuman; atau b. mana-mana hotel tempatan bagi jamuan / perkhidmatan katering. Pusat Tanggungjawab dicialakkan untuk mendapatkan dua (2) hingga tiga (3) sebut harga bagi tujuan perbandingan serta mendapatkan Akuan Pembida dari penyedia kemudahan (Sila rujuk Lampiran 3) di dalam pelaksanaan Integrity Pact. Penilaian dan pengesyoran hendaklah dibuat dengan menggunakan format di Lampiran 2. 6

Pegawai yang terlibat di dalam perolehan ini hendaklah melaksanakan Integrity Pact dengan mengisi borang di Lampiran 6. Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman bagi setiap majlis jamuan rasmi/acara rasmi UiTM yang melebihi RM100,000, perolehan hendaklahmengikut tatacara perolehan biasa seperti berikut: 3.3.1 Sebut Harga Rasmi bagi nilai perolehan melebihi RM100,000 sehingga RM500,000, 3.3.2 Tender bagi nilai perolehan melebihi RM500,000. 3.4 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej / Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk Majlis Jamuan Rasmi / Acara Khas UAW Secara Berjadual/Berulang Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej atau membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan rasmi / acara khas UiTM yang disediakan oleh penyedia perkhidmatan yang sama bagi siri-siri program-program yang boleh dirancang seperti program-program latihan staf/pelajar yang bersiri anjuran ilqam/jabatan Pembangunan Staf/Bahagian Hal Ehwal Pelajar, kaeda h perolehan hendaklah ditentukan mengikut anggaran nilai terkumpul tahunan program-program tersebut. 3.5 Perolehan Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas UiTM Dan/ Atau Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej Yang Tidak Memenuhi Svarat- Svarat Peraturan Perolehan Di Dalam Pekelilinq ini. Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan/ atau perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej yang tidak memenuhi syarat-syarat di dalam pekeliling ini, perolehan boleh dilaksanakan secara Rundingan Terus daripada Kementerian Kewangan Malaysia di mana permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya empat (4) bulan sebelum tarikh pelaksanaan perkhidmatan makanan / minuman untuk majlis jamuan rasmi dan program berkaitan latihan. 7

3.6 Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej mengikut kaedah Rundingan Terus dengan anak syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi daripada pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 32 pekeliling ini. Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM mengikut kaedah Rundingan Terus tanpa sebaranq had nilai dengan anak syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi daripada pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 3.3 pekeliling ini. Bagi nilai perolehan melebihi RM100,000, pihak berkuasa melulus adalah Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi. Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej daripada anak syarikat UiTM yang bernilai melebihi RM5,000, satu sebut harga hendaklah diperolehi daripada anak syarikat UiTM. Ketua Pusat Tanggungjawab atau Jawatankuasa Induk Program/ Aktiviti Latihan hendaklah membuat rundingan harga dengan anak syarikat UiTM serta mengesyorkan kepada pihak berkuasa melulus. 3.7 Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej secara Rundingan Terus dengan Jabatan UiTM seperti Hotel UiTM, Ketua Pusat Tanggungjawab adalah diberi kuasa untuk meluluskan perolehan tanpa had nilai. 3.8 Ketua Pusat Tanggungjawab, Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari UiTM Negeri/Cawangan yang berkenaan hendaklah memastikan semua dokumentasi bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman untuk majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan, lengkap dan diserahkan kepada Pihak Berkuasa Melulus, satu (1) bulan sebelum program dilaksanakan. Senarai Semak adalah di Lampiran A. 8

4.0 SENARAI LAMPIRAN 4.1 Lampiran 1A Contoh dan format surat pelantikan Jawatankuasa Penilaian. 4.2 Lampiran 1B - Contoh dan format minit pelantikan Jawatankuasa Penilaian oleh mesyuarat Jawatankuasa Induk Program/Aktiviti. 4.3 Lampiran 2 - Contoh dan format Jadual Penilaian Sebut Harga. 4.4 Lampiran 3 Format Surat Akuan Pembida. 4.5 Lampiran 4 - Contoh dan format Surat Akuan Pelantikan Ahli/Pengerusi Jawatankuasa Penilaian. 4.6 Lampiran 5 - Contoh dan format Surat Akuan Selesai Tugas Ahli/Pengerusi Jawatankuasa Penilaian. 4.7 Lampiran 6 Surat Akuan oleh Penjawat Awam yang terlibat dalam urusan perolehan UiTM. 4.8 Lampiran A Senarai Semakan Perolehan 5.0 TARIKH DIKELUARKAN Pekeliling ini dikeluarkan pada 1 Disember 2012 9

6.0 TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 4 Disember 2012, dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa. Dikelilingkan Kepada: Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit Semua Dekan-Dekan Fakulti Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri Semua Penyelaras Kampus U1TM Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari U1TM Shah Alam Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus Bil. Fail : 100-BP(100/PT. 6/3) No. Sin : 100-BP(100/PT.6/3)1 10