ASET ALIH MUKA SURAT : 1/13 ASET ALIH Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 15 JUN 2014 Tarikh: 15 JUN 2014 SALINAN TERKAWAL Dokumentasi ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
ASET ALIH MUKA SURAT : 2/13 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap, berkesan dan menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007) yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 IPGM-PPK-MK-01 3.2 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. 3.3 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007: 3.2.1 Bab A : Penerimaan; 3.2.2 Bab B : Pendaftaran; 3.2.3 Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan; 3.2.4 Bab D : Penyelenggaraan; 3.2.5 Bab E : Pelupusan; dan 3.2.6 Bab F : Kehilangan dan Hapus Kira. 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau yang diperoleh melalui proses perundangan. 4.1.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang
ASET ALIH MUKA SURAT : 3/13 bersekali dengan bangunan. 4.1.3 Harta Modal (a) (b) Aset alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu atau; Aset Alih yang memerlukan penyelengggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna. 4.1.4 Inventori (a) (b) Aset alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. Perabot, hamparan, hiasan dan langsir tanpa mengira harga perolehan asal. 4.1.5 Pegawai Aset ialah pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menjaga dan menguruskan aset. 4.1.6 Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. 4.1.7 Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 4.1.8 Pegawai Pemeriksa ialah pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. 4.1.9 Pelupusan ialah satu proses bagi mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 4.1.10 Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan
ASET ALIH MUKA SURAT : 4/13 oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 4.1.11 Hapus kira bermaksud satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 4.1.12 Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia. 4.1.13 Ketua Jabatan bermaksud Rektor/Pengarah IPG. 4.1.14 Lembaga Pemeriksa bermaksud lembaga yang ahlinya terdiri daripada pegawai Kumpulan Profesional dan Pengurusan dan Kumpulan Sokong I atau setaraf yang dilantik oleh Pegawai Pengawal, tidak terlibat terlibat dalam pengendalian aset dan mempunyai kepakaran memeriksa aset bagi tujan pelupusan. 4.2 Singkatan WP : Wakil Pengurusan (Rektor/Timbalan Rektor) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan (Pengarah) TP : Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru KPP : Ketua Penolong Pengarah PA : Pegawai Aset JKPAK : PEK/PE : Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif PDK : Pegawai Yang Di Beri Kuasa PT : Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir PJ : Pembantu Jurutera PO : Pembantu Operasi PPA : Pegawai Penerima Aset BPPA : Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset
ASET ALIH 5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB MUKA SURAT : 5/13 A. PENERIMAAN PPA 1. Periksa, kira, ukur timbang atau uji aset serta-merta sebelum disahkan penerimaannya. PT 2. Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. PT/PPA 3. Sekiranya perlu, penerimaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah (pegawai bertauliah) hendaklah dilakukan mengikut kaedah yang bersesuaian. PA/PT/PPA 4. Hantarkan Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan dengan serta-merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal jika terdapat kerosakan/perselisihan bilangan. B. PENDAFTARAN PA/PE/PT 5. Terima aset bersama-sama dengan punca maklumat dan menyemak: 5.1 Aset yang dibeli: a. Pesanan Rasmi Kerajaan; b. Nota Serahan; c. Invois; d. Dokumen Kontrak; e. Kad Jaminan; f. Manual Pengguna; dan g. Dokumen lain yang berkaitan. 5.2 Aset Sewa beli: a. Surat Ikatan Perjanjian; dan b. Dokumen lain yang berkaitan.
ASET ALIH MUKA SURAT : 6/13 5.3 Aset diterima daripada sumber lain: a. Salinan daftar jika terima secara pindahan; b. Surat kelulusan menerima hadiah; dan c. Salinan Sijil Lucut Hak. 5.4 Aset yang belum pernah berdaftar: a. Maklumat di fizikal aset; dan b. Sumber lain berkaitan. 6. Sekiranya dokumen tidak lengkap minta pembekal mengemukakan dokumen tersebut. 7. Tentukan kumpulan aset mengikut: 7.1 Harta modal; dan 7.2 Inventori. 8. Sediakan Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 dan disemak / disahkan oleh Pegawai Aset / Ketua Jabatan di Kementerian/Bahagian/PTJ. 9. Kemas kini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 10. Cap pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan. PT/ PO 11. Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. PA/PE/PT PE/PT 12. Penempatan aset. 13. Kemas kini Senarai Aset (KEW.PA-7).
ASET ALIH MUKA SURAT : 7/13 C. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN i. PENGGUNAAN DAN PENYIMPANAN PDK/PT 14. Lengkapkan KEW.PA-6 15. Terima semula aset yang dipinjam dan simpan serta kemas kini rekod pinjaman KEW.PA-6. ii. PEMERIKSAAN 16. Mencadang dan mengemukakan pelantikan Pegawai Pemeriksa kepada Pegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM) Pegawai Pemeriksa 17. Menyediakan Jadual Pemeriksaan dan melakukan pemeriksaan aset sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. 18. Kemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan KEW.PA-12 kepada Ketua Jabatan. 19. Kemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM). 20. Kemukakan KEW.PA-12 kepada BPPA pada bulan Januari yang ditetapkan oleh BPPA, KPM (IPG kemukakan melalui IPGM). D. PENYELENGGARAAN PA/PE/PT 21. Terima borang KEW.PA-9. 22. Sediakan senarai Aset yang memerlukan penyenggaraan ke dalam KEW.PA-13. PA/PE/PT/PJ 23. Laksanakan Program Penyenggaraan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera. 24. Selia dan pantau penyelenggaraan oleh pihak pembekal bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
ASET ALIH MUKA SURAT : 8/13 PT/PJ 25. Rekodkan setiap penyelenggaraan yang selesai dilaksanakan dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal KEW.PA-14. E. PELUPUSAN 26. Mencadang pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Pegawai Pengawal (IPG perlu melalui IPGM). PT 27. Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 seperti berikut: 27.1 Keterangan aset; 27.2 Kuantiti; 27.3 Tarikh pembelian; 27.4 Tempoh digunakan/disimpan; 27.5 Nilai Perolehan Asal; dan 27.6 Nilai Semasa. Lembaga Pemeriksa 28. Buat pemeriksaan fizikal dan dokumen aset. 29. Lengkapkan dan tandatangani KEW.PA-17 serta kemukakan kepada Pegawai Aset / Ketua Jabatan. PA/PE/PT 30. Semak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan: 30.1 PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer; 30.2 Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang; 30.3 Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan; 30.4 Gambar aset, jika perlu; dan 30.5 Surat permohonan daripada Kementerian/Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/pindahan. 31. Kemukakan Permohonan Kelulusan Pelupusan kepada Urus Setia Pelupusan Kementerian (BPPA) (IPG perlu melalui IPGM) untuk kelulusan Perbendaharaan jika: 31.1 Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan
ASET ALIH MUKA SURAT : 9/13 31.2 Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA. 32. Kemukakan Permohonan Kelulusan Pelupusan kepada Pegawai Pengawal melalui Urus Setia Pelupusan Kementerian (BPPA) untuk kelulusan jika: 32.1 Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu; atau 32.2 Jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,000. PA/PE/PT 33. Laksanakan pelupusan mengikut keputusan. 34. Sediakan KEW.PA-19. PA/PE/PT 35. Menyediakan KEW.PA-19 disertakan bersama : 35.1 Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan; 35.2 Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah; dan 35.3 KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah. 36. Mengemukakan KEW.PA-19 disertakan bersama : 36.1 Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan; 36.2 Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah; dan 36.3 KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah. F. HAPUS KIRA 37. Terima laporan kehilangan 38. Memastikan pegawai yang bertanggungjawab terhadap kehilangan buat laporan segera mengenai kehilangan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
ASET ALIH MUKA SURAT : 10/13 KPP/PA/KPT/PT 39. Sediakan KEW.PA-28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal berserta dokumen sokongan. (IPG perlu menghantar melalui IPGM). WP 40. Mencadangkan lantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk dilantik oleh 41. Pegawai Pengawal. Bagi kes kehilangan Aset Alih di IPG, cadangan lantikan Jawatankuasa Penyiasat dibuat oleh IPGM. Jawatankuasa Penyiasat 42. Jalankan siasatan. 43. Sedia dan kemukakan KEW.PA-30 kepada Urus setia Kehilangan Aset Alih Kerajaan (BPPA). 44. Keputusan Pegawai Pengawal hasil daripada siasatan dikemukakan kepada IPGM / IPG untuk tindakan selanjutnya. PA/PE/PT 45. IPGM / IPG laksanakan keputusan pelupusan dan mengambil tindakan berikut: 45.1 Catatkan kelulusan Hapus Kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori; 45.2 Sediakan KEW.PA-31; 45.3 Syor surcaj/tatatertib jika ada hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan; 45.4 Kaedah Alternatif Kepada Surcaj (bayaran balik nilai harta) boleh dibuat sekiranya pegawai yang dikenakan surcaj/tatatertib membuat permohonan Kaedah Alternatif Kepada Surcaj (bayaran balik nilai harta) dan mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal; dan 45.5 Sekiranya Kaedah Alternatif Kepada Surcaj tidak dapat dilaksanakan, syor surcaj/tatatertib akan dibuat dan hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.
ASET ALIH MUKA SURAT : 11/13 45. IPGM / IPG hendaklah: 45.1 Mengemukakan Sijil Hapus Kira kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan; 45.2 Mengemukakan resit bayaran balik kepada BPPA (IPG kampus melalui IPGM Induk); dan 45.3 Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada).
ASET ALIH MUKA SURAT : 12/13 6.0 REKOD KUALITI Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. KEW.PA-1 IPGM / IPG 5 Tahun - 2. KEW.PA-2 IPGM / IPG 5 Tahun - 3. KEW.PA-3 IPGM / IPG 5 Tahun - 4. KEW.PA-4 IPGM / IPG 5 Tahun - 5. KEW.PA-5 IPGM / IPG 5 Tahun - 6. KEW.PA-6 IPGM / IPG 5 Tahun - 7. KEW.PA-7 IPGM / IPG 5 Tahun - 8. KEW.PA-8 IPGM / IPG 5 Tahun - 9. KEW.PA-9 IPGM / IPG 5 Tahun - 10. KEW.PA-10 IPGM / IPG 5 Tahun - 11. KEW.PA-11 IPGM / IPG 5 Tahun - 12. KEW.PA-12 IPGM / IPG 5 Tahun - 13. KEW.PA-13 IPGM / IPG 5 Tahun - 14. KEW.PA-14 IPGM / IPG 5 Tahun - 15. KEW.PA-15 IPGM / IPG 5 Tahun - 16. KEW.PA-16 IPGM / IPG 5 Tahun - 17. KEW.PA-17 IPGM / IPG 5 Tahun - 18. KEW.PA-18 IPGM / IPG 5 Tahun - 19. KEW.PA-19 IPGM / IPG 5 Tahun - 20. KEW.PA-20 IPGM / IPG 5 Tahun - 21. KEW.PA-21 IPGM / IPG 5 Tahun -
ASET ALIH MUKA SURAT : 13/13 Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 22. KEW.PA-22 IPGM / IPG 5 Tahun - 23. KEW.PA-23 IPGM / IPG 5 Tahun - 24. KEW.PA-24 IPGM / IPG 5 Tahun - 25. KEW.PA-25 IPGM / IPG 5 Tahun - 26. KEW.PA-26 IPGM / IPG 5 Tahun - 27. KEW.PA-27 IPGM / IPG 5 Tahun - 28. KEW.PA-27(a) IPGM / IPG 5 Tahun - 29. KEW.PA-28 IPGM / IPG 5 Tahun - 30. KEW.PA-29 IPGM / IPG 5 Tahun - 31. KEW.PA-30 IPGM / IPG 5 Tahun - 32. KEW.PA-31 IPGM / IPG 5 Tahun - 33. KEW.PA-32 IPGM / IPG 5 Tahun - 34. KEW.PA-33 IPGM / IPG 5 Tahun -