Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara untuk menyebar/memaklumkan mengenai Polisi Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Objektif dan Sasaran yang telah ditentukan oleh pihak pengurusan UPM. Ia juga digunakan untuk menerima, mempertimbangkan dan bertindak balas kepada komunikasi alam sekitar daripada pihak dalaman dan luaran. 2.0 SKOP Prosedur ini hendaklah terpakai bagi semua aktiviti, penghasilan produk dan perkhidmatan di UPM yang berkaitan dengan pengurusan alam sekitar. 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi bertanggungjawab untuk memastikan komunikasi yang berkesan berhubung Alam Sekitar, Dasar Keselamatan, Objektif dan Sasaran, insiden dan sebarang maklumat kepada semua staf UPM, pelajar, pembekal, pihak berkuasa dan pihak pihak yang berkepentingan dengan UPM. 3.2 Semua warga UPM hendaklah mengambil bahagian dalam aktiviti berkaitan keselamatan dan kesihatan alam sekitar dengan mengemukakan pandangan dan maklumbalas atau cadangan untuk penambahbaikan. 3.3 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi bertanggungjawab untuk mempromosi, memantau dan menyediakan sumber dan mengkaji keberkesanan Dasar Sistem Pengurusan Alam Sekitar. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.1 MS ISO 14001 Standard, Klausa 4.3.3 (Komunikasi) 4.2 Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Seksyen 3.3.3 4.3 Manual Komunikasi Krisis, Edisi 1.0
Halaman: 2/8 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN PKPU : Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) TPKP : Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan Komunikasi Dalaman : Komunikasi dalaman bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak di UPM Komunikasi Luaran : Komunikasi luaran bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak yang berurusan dengan UPM Pihak yang Berkepentingan : Pihak yang berkepentingan termasuk agensi-agensi kerajaan, pihak awam, pelanggan dan pembekal Maklumat : Sebarang maklumat yang ingin dihebah atau didokumentasi perlu mendapat kelulusan pihak pengurusan universiti selagi ianya tidak menjejaskan reputasi dan imej UPM melalui kaedah atau medium yang sesuai.
Halaman: 3/8 6.0 PROSES TERPERINCI 1. Proses Komunikasi Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1.1 6.1.2 Terima Maklumat 6.1.1 6.1.2 (a) Terima maklumat daripada minit-minit mesyuarat Lembaga, Jawatankuasa Pepandu Alam Sekitar dan pihak pengurusan universiti. (b) Polisi-polisi dan peraturanperaturan yang berkaitan. Minit mesyuarat berkaitan Polisi dan peraturan berkaitan PKPU/ 6.1.3 Sebarkan Maklumat 6.1.3 (a) (b) Sebaran dalaman kepada warga UPM melalui apa-apa kaedah yang sesuai. Sebaran maklumat kepada pihak luar melalui apa-apa kaedah yang sesuai. / TPKP 6.1.4 Terima Maklum Balas 6.1.4 Terima maklum balas daripada pihak dalaman atau luaran melalui pelbagai medium. 6.1.5 Ambil Tindakan 6.1.5 (a) Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi luaran PKPU/ (b) Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Bawahan-atasan) (c) Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Atasan-bawahan) 6.1.6 Kemaskini Rekod 6.1.6 Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan 6.1.7
Halaman: 4/8 2. Komunikasi Luaran Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1.1 6.1.1 6.1.2 Terima Maklumbalas 6.1.2 Terima maklum balas dari sumber-sumber seperti U- Respons (online), borang, surat aduan, aduan media massa, aduan dari Biro Pengaduan Awam, Sistem e-aduan KPT, e- mel, telefon atau lisan. 6.1.3 Laksanaka Tindakan 6.1.3 Laksanakan tindakan maklum balas dan seterusnya rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001). 6.1.4 Kemaskini Rekod 6.1.4 Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan 6.1.5 6.1.5
Halaman: 5/8 2. Komunikasi Dalaman (Atasan-Bawahan) Tanggungjawab Proses Perincian Rekod 6.2.1 6.2.1 Ketua/Penyelia 6.2.2 Keluarkan Arahan 6.2.2 Ketua/penyelia keluarkan arahan terhadap aduan, memo, laporan, NCR dan lain-lain yang berkaitan. Staf 6.2.3 Terima Arahan 6.2.3 Terima arahan dan maklumat maklumbalas. 6.2.4 Tentukan Tindakan yang Perlu Diambil 6.2.4 Tentukan tindakan yang perlu diambil berdasarkan maklumat yang diterima. 6.2.5 Tindakan untuk dibincangkan lanjut? 6.2.5 Untuk Dibincangkan Lanjut? Ya 6.2.6 Tentukan Kaedah dan 6.2.6 Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab. Tidak 6.2.7 Tindakan Diambil 6.2.7 Ambil tindakan yang bersesuaian. Staf 6.2.9 Rekod & Simpan Tidak Ya 6.2.8 Memuaskan? 6.2.8 6.2.9 Memuaskan? Jika tidak, ambil tindakan yang bersesuaian. Jika tindakan yang diambil memuaskan, rekod dan simpan. 6.2.10 6.2.10
Halaman: 6/8 3. Komunikasi Dalaman (Bawahan-Atasan) Tanggungjawab Proses Perincian Rekod 6.3.1 6.3.1 Staf 6.3.2 Buat Laporan 6.3.2 Staf membuat laporan/ maklumbalas 6.3.3 Terima Laporan 6.3.3 Terima dan rekodkan laporan /maklumbalas 6.3.4 Panggilan Mesyuarat 6.3.4 6.2.5 Laksanakan mesyuarat (jika perlu) Perlu tindakan? Ketua/ 6.3.5 Tindakan? Ya 6.3.6 Tentukan Kaedah dan 6.3.6 Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab Ya 6.3.7 Memuaskan? Tidak 6.3.7 Tindakan yang diambil memuaskan? PT/PO 6.3.8 Rekod & Simpan 6.3.8 Rekodkan tindakan yang diambil dan sahkan. Kemaskini rekod untuk simpanan 6.3.9 6.3.7
Halaman: 7/8 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/ISO-EMS/P006/1.1 1. Minit Mesyuarat/Petikan Minit Mesyuarat atau sebarang dokumen yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa atau pihak Pengurusan Universiti 2. Surat/ memo atau apa-apa dokumen hebahan. 3. Dokumen yang berkaitan 2 UPM/ISO-EMS/P006/2.1 (Proses Komunikasi Luaran dan Dalaman) Rujuk Rekod Kualiti di bawah Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)
Halaman: 8/8 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa 01 00 - Keluaran Pertama TWP EMS WP 15/7/2013 01 01 EMS-3/2013 01 02 EMS-4/2014 Mesyuarat JKISO UPM kali ke- 15 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Kali -14 Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi WP 19/11/2013 WP 20/02/2014