BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi membuat suatu tuntutan dalam kebutuhan hidup manusia. Hal ini juga membawa suatu kompetisi khususnya di dunia manufaktur. Persaingan ini membuat perusahaan harus memiliki tindakan yang tepat untuk mengatur sistem perencanaan dan pengendalian produksi agar menghasilkan produk yang optimal. Tuntutan globalisasi adalah peningkatan profesionalisme manajemen industri manufaktur. Untuk meningkatkan profesionalisme produk yang optimal maka diperlukan adanya suatu perencanaan produksi yang efisien dan pengendalian persediaan dari produk yang baik. Dengan adanya perencanaan dan pengendalian produksi yang baik maka diharapkan suatu proses manufaktur diharapkan mampu mencapai efisiensi, kualitas, produktivitas, dan keuntungan yang diperoleh dari loyalitas pelanggan. Perencanaan dan pengendalian sistem produksi ini juga sangat mempengaruhi persaingan yang makin sengit antara perusahaan satu dengan perusahaan lainnya yang bergerak di bidang yang sama. Dalam setiap organisasi perusahaan, terutama organisasi manufaktur, tujuan utama dari perencanaan dan pengendalian produksi adalah untuk memanfaatkan sumber daya yang terbatas secara efektif yang kemudian berguna untuk meningkatkan produktivitas. Sumber daya yang terbatas ini harus dimanfaatkan sedemikian rupa untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan pemesanan dari pelanggan. Pemborosan sumber daya akan terjadi apabila kapasitas yang berupa mesin atau tenaga kerja dibiarkan menganggur tanpa adanya perkerjaan atau tugas di dalamnya. Keadaan ini selain memboroskan
2 sumber daya juga memboroskan waktu dan biaya dari proses produksi. Oleh karena itu, peran perencanaan dan pengendalian produksi disini adalah untuk menekan supaya pemborosan itu tidak terjadi dan mengkoordinasikan ketersediaan tenaga kerja, peralatan serta bahan baku untuk mencapai hasil yang optimal. Peningkatan daya saing produksi, salah satunya dapat dicapai melalui perencanaan produksi. Penentuan jumlah optimal produk merupakan titik penting yang harus direncanakan sedemikian rupa dalam sebuah proses produksi. Dengan adanya penentuan jumlah yang optimal dari produk maka perusahaan bisa memenuhi permintaan pelanggan yang bervariasi pada periode tertentu. Perusahaan bisa menghindari adanya kehilangan penjualan (lost sales) juga menghindari adanya ketersediaan produk yang berlebihan yang membuat biaya persediaan juga meningkat. Perencanaan bahan baku juga diperlukan dalam sebuah proses produksi. Dengan mengetahui perencanaan jumlah optimal suatu produk akhir maka bisa ditentukan jumlah bahan baku yang akan dibeli atau dipesan dalam jumlah tertentu. Perencanaan bahan baku ini mendukung proses produksi karena dengan jumlah input yang sesuai dengan perencanaan produk akhir akan menghasilkan volume produk yang sesuai dengan permintaan pelanggan. Untuk itu, agar sistem produksi dalam lingkungan manufaktur dapat berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian produksi agar PT. TRICITRA LESTARI dapat melakukan produksi yang mampu memenuhi permintaan pasar dengan biaya produksi yang paling minimal selama periode ke depan. Selain itu, untuk mencapai perencanaan dan pengendalian produksi yang efisien, perlu dibuat suatu aplikasi program dari perencanaan produksi ini sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan perencanaan dan pengendalian produksi.
3 Sistem perusahaan masih bersifat manual yang memungkinkan waktu respon yang lama dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam proses produksi. Keadaan ini akan menyulitkan perusahaan karena sistem manual membuat kerumitan dalam mengolah data-data produksi. Informasi yang tidak jelas dan sistem yang tidak terstruktur membuat perusahaan sulit menentukan sesuatu yang berhubungan dengan proses produksi secara jelas. Dalam hal ini, perusahaan PT.TRICITRA LESTARI merupakan perusahaan yang memiliki proses produksi, yaitu produksi celana panjang wanita. Proses produksi celana panjang wanita ini memiliki sejumlah kapasitas produksi yang terbatas. Dari hasil observasi yang dilakukan, kapasitas produksi per minggu sebesar 288 unit. Dari data histori permintaan terdapat permintaan yang lebih dari kapasitas yang ada. Ada suatu batas maksimal yang dapat diproduksi oleh perusahaan dan apabila keterbatasan ini tidak dikelola dengan baik dapat membuat perusahaan kehilangan penjualan atau kerugian biaya. Oleh karena itu diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian produksi agar proses produksi celana panjang wanita ini dapat berjalan terarah dan terkendali dengan baik untuk dapat memenuhi permintaan pelanggannya. 1.2 Perumusan Masalah Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada PT. TRICITRA LESTARI, didapatkan beberapa identifikasi masalah yang berguna untuk mendapatkan solusi yang tepat untuk kemajuan perusahaan. Permasalahan yang didapatkan dalam perusahaan tersebut yaitu pada proses perencanaan bahan baku yang belum optimal, yaitu perusahaan masih belum bisa merencanakan volume bahan baku yang pasti untuk produksi. Selain itu, perusahaan juga masih belum bisa merencanakan produksi dengan volume yang optimal.
4 Adapun beberapa perumusan masalah dalam PT. TRICITRA LESTARI dirumuskan sebagai berikut : 1. Apakah perencanaan produk yang akan diproduksi sudah direncanakan dengan baik sesuai dengan pesanan pelanggan atau permintaannya sehingga tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan persediaan produk? 2. Apakah penjadwalan produksi yang dilakukan dalam perusahaan sudah optimal dan memperkirakan waktu yang tepat tanpa membuat pelanggan menunggu? 3. Apakah perencanaan kebutuhan bahan baku sudah dilaksanakan dengan waktu dan jumlah yang tepat sesuai produk yang akan diproduksi? 4. Sistem program aplikasi apa yang dapat dibangun dalam perusahaan guna membantu dalam penjadwalan produksi dan perencanaan kebutuhan bahan baku proses produksi perusahaan? 1.3 Ruang Lingkup Masalah Pembatasan ruang lingkup masalah ditujukan agar penelitian dapat difokuskan secara lebih terinci sesuai tujuan penelitiannya. Adapun penelitian ini memiliki ruang lingkup sebagai berikut : 1. Peramalan produksi produk yang berupa celana panjang wanita dari data penjualan periode lalu (agustus 2010 agustus 2011) untuk menjadwalkan produksi. Pola data ini dimulai dari agustus 2010 dikarenakan bahwa proses produksi celana panjang wanita secara rutin mulai terjadi mulai periode ini. 2. Pengukuran tingkat kesalahan peramalan dengan menggunakan metode actual error tracking.
5 3. Perencanaan agregat dengan menggunakan tiga jenis strategi, yaitu dengan menggunakan strategi variasi tingkat persediaan, variasi subkontrak dan variasi tenaga kerja. Ketiga jenis strategi ini dipilih karena kondisi perusahaan yang memungkinkan hanya dengan ketiga variasi tersebut. 4. Penjadwalan produksi dengan menggunakan Master Production Schedule (MPS) yang dihasilkan dari peramalan untuk melihat produk yang akan diproduksi pada beberapa periode ke depan. 5. Perencanaan kebutuhan bahan baku dengan menggunakan Material Requirement Planning (MRP) sebagai masukan yang diperlukan oleh perusahaan untuk menghasilkan barang jadi yaitu berupa celana panjang wanita. 6. Perancangan sistem informasi dalam rangka membantu penanganan perencanaan dan pengendalian produksi serta memberikan kemudahan untuk mengakses informasi. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian pada PT.TRICITRA LESTARI adalah sebagai berikut : - Perusahaan dapat menentukan metode peramalan yang tepat untuk menentukan besarnya permintaan pelanggan yang akan diproduksi pada beberapa periode masa mendatang dan dapat memperkirakan berapa banyak jumlah produk yang akan diproduksi dalam beberapa periode tersebut untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. - Memberikan suatu perencanaan agregat yang memungkinkan perusahaan dapat melihat dan menganalisa perencanaan agregat mana yang paling tepat untuk digunakan dalam perusahaan guna mendapatkan biaya yang minimal.
6 - Memberikan solusi bagi perusahaan untuk memecahkan masalah dalam penjadwalan produksi yang dihasilkan dari peramalan dan perencanaan produksi yang dilakukan. - Menghasilkan informasi yang jelas mengenai kemudahan dalam pemesanan bahan baku sehingga bahan baku yang dipesan sesuai dengan jumlah produk yang akan diproduksi. - Membuat rincian proses produksi secara jelas, mulai dari bahan baku sampai bahan baku tersebut diolah menjadi barang jadi yang siap dipasarkan. Selain itu, penelitian ini juga memberikan proses perakitan dan waktu siklus yang terjadi antara komponen-komponen menjadi satu rakitan utuh dalam proses produksi tersebut. - Menghasilkan informasi dengan menggunakan sistem informasi mengenai penjadwalan produksi dan pemesanan bahan baku sehingga perusahaan dapat dengan cepat memperoleh informasi yang diinginkan mengenai proses produksi tersebut. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : - Memberikan kemudahan pada perusahaan dalam menentukan jumlah produk yang akan diproduksi guna memenuhi kebutuhan pelanggan sehingga tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan persediaan produk. - Memberikan perusahaan kemudahan dalam melakukan pemesanan bahan baku untuk memproduksi produk. Pemesanan bahan baku dapat dengan tepat dilakukan dari penjadwalan yang dilakukan dengan biaya yang minimal. - Memberikan perusahaan kemudahan dalam mengakses informasi dengan mengunakan sistem berbasis komputer untuk membantu dalam proses perencanaan, penjadwalan serta pemesanan bahan baku. Sistem yang diterapkan juga
7 memberikan waktu respon yang lebih cepat dari pada mengerjakannya secara manual. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan PT. TRICITA LESTARI adalah perusahaan yang bergerak di bidang konveksi dan garmen. Perusahaan ini didirikan oleh Lusiana Lestari pada tahun 1983. Nama perusahaan ini pertama kali adalah Lucy Fashion. Perusahaan ini berawal dari sebuah industri kecil yang bergerak pada bidang pakaian terutama pakaian-pakaian wanita. Seiring berjalannya waktu, tepatnya pada tahun 2003, perusahaan ini berkembang menjadi sebuah perusahaan perseroan terbatas yang bernama Tricitra Lestari. PT. TRICITRA LESTARI memiliki pabrik dan kantor yang terletak di daerah Duri Kepa Jakarta Barat. Perusahaan ini masih bersifat manual, belum memakai sistem dan proses bisnis yang terjadi sangat rumit tanpa adanya perencanaan dan pengendalian produksi yang pasti. Akan tetapi, perusahaan ini tetap kompetitif dan siap bersaing dengan produk-produk impor dengan menjaga gaya pakaian, harga dan kualitas. 1.5.1 Visi, Misi, dan Nilai Perusahaan Setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi yang ingin diraih dan menjadi pedoman bagi mereka dalam melakukan aktivitas dan proses bisnisnya. Berikut ini adalah visi dan misi PT. TRICITRA LESTARI : 1. Visi Visi dari PT. TRICITRA LESTARI adalah : Menjadi perusahaan yang melayani garmen kelas dunia yang membantu pelanggan untuk memenuhi kebutuhan pakaian mereka dan memberikan nilai kesejahteraan
8 bagi pegawai serta berkomitmen untuk memperluas lapangan pekerjaan seiring dengan pertumbuhan perusahaan. 2. Misi Misi dari PT. Tricitra Lestari adalah : - Meningkatkan Kualitas - Meningkatkan Kesejahteraan 3. Nilai Nilai merupakan tolak ukur sebagai dasar dalam perusahaan. Berikut ini adalah nilai-nilai dari PT. TRICITRA LESTARI : - Kepuasan pelanggan - Ketepatan waktu - Kualitas - Pengiriman yang tepat waktu - Peningkatan kualitas - Harga yang terjangkau - Tetap ter-update 1.5.2 Strukur Organisasi Perusahaan Gambar 1. 1 Struktur Organisasi Perusahaan
9 1.5.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Perusahaan Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab dari setiap divisi di dalam perusahaan : 1. Presiden Direktur Presiden direktur adalah pemegang kekuasaan tertinggi di dalam perusahaan. Jabatan ini memengang peranan penting terhadap pengambilan keputusan di dalam perusahaan ini. Tanggung jawab presiden direktur di dalam perusahaan ini adalah menerima dan menganalisa laporan-laporan yang diterima dari masing masing divisi, melakukan inovasi terhadap produk guna meningkatkan margin perusahaan. 2. Purchasing Purchasing adalah bagian pembelian. Divisi ini memiliki seluruh daftar pemasok untuk melakukan pembelian bahan baku. Tugas dari divisi ini adalah mendapatkan pemasok yang berkompeten dan memiliki harga yang murah, menegosiasikan harga kepada pemasok, dan melakukan pemesanan dan pembelian bahan baku sesuai dengan pesanan pelanggan. 3. Keuangan Divisi keuangan adalah bagian divisi yang bertanggung jawab untuk mengatur aliran kas perusahaan. Tugas dari divisi keuangan adalah membayar gaji pegawai, mengawasi aliran kas baik yang masuk dan yang keluar perusahaan, membuat laporan keuangan, melakukan perencanaan biaya dan anggaran. 4. Accounting Divisi accounting adalah divisi yang melakukan pencatatan terhadap pemasukan dan pengeluaran uang perusahaan. Tugas dari accounting adalah melakukan pencatatan secara berkala tentang harta, uang dan modal perusahaan, membuat
10 laporan laba rugi perusahaan, membuat audit dan menganalisis keuangan perusahaan 5. Produksi Divisi produksi adalah divisi yang bertanggung jawab atas jalannya proses produksi. Divisi ini bertanggung jawab untuk mengatur jalannya produksi, mengawasi kualitas dari produk, mengatur waktu produksi agar selalu tepat waktu, 6. Marketing Divisi marketing adalah divisi yang berhubungan langsung dengan konsumen untuk menawarkan produk. Tugas dari divisi ini adalah melayani pelanggan, menjelaskan mengenai keunngulan produk, mengembangkan strategi pemasaran, dan memperluas jaringan pemasaran. 7. Kolektor Divisi kolekor adalah divisi yang berhubungan dengan pembayaran terhadap pelanggan. Divisi ini memiliki tugas yaitu memberikan nota tagihan kepada pelanggan dan meminta pembayaran kepada pelanggan, serta melaporkan kepada bagain accounting mengenai status pembayaran oleh pelanggan.