LAMPIRAN HASIL WAWANCARA Berikut ini merupakan tabel hasil wawancara yang dilakukan dengan Bapak Lelono Broto selaku Kepala Sekolah SMP Providentia, Bapak Halus selaku Pegawai Administrasi, dan Bapak Eko selaku Wakil Kepala Sekolah SMP Povidentia. Wawancara dilakukan kepada Kepala Sekolah dan Pegawai Administrasi karena mereka benar-benar mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi dan diharapkan data yang diperoleh akan lebih akurat, sehingga dapat membantu dalam proses pemecahan permasalahan. Nama : Jabatan : Bapak Lelono Broto Kepala Sekolah SMP Providentia Tanggal Wawancara : 5 Oktober 2009 Jam Wawancara : Tempat : 08.00 WIB SMP Providentia Daftar Pertanyaan : 1. Bagaimana sistem yang sedang berjalan di SMP Providentia selama ini baik sistem administrasi maupun akademis? Apakah masih menggunakan sistem manual atau sudah terkomputerisasi? Jawab : Selama ini, kami masih menggunakan sistem manual. Sebagai contoh : data 487
informasi riwayat hidup siswa dan pegawai masih menggunakan buku induk, absensi karyawan masih menggunakan kartu absensi sedangkan absensi siswa dicatat pada buku absensi, Nilai siswa dicatat oleh wali kelas masing-masing di dalam buku nilai, dll. Walaupun sudah tersedia komputer sebagai sarana sekolah, namun penggunaannya hanya sebatas pengetikan dan pencetakan saja. 2. Apakah ditemukan adanya permasalahan dengan menggunakan sistem menejemen secara manual? Jawab: Tentu saja ada. Kadang kala terjadi penumpukan berkas dokumen karena penyimpanan tidak terorganisasi dengan baik, umur dokumen yang sudah lama sering kali dibuang, tempat penyimpanan terbatas untuk menyimpanan berkasberkas, dan masih banyak lagi. 3. Dengan adanya sarana komputer di sekolah, apakah sekolah berniat mengubah data informasi-informasi penting yang selama ini terorganisir secara manual menjadi terkomputerisasi? Jawab : Sebenarnya kami mempunyai rencana ke depan ingin mengubah sistem menejemen data yang selama ini masih manual menjadi terkomputerisasi. Kami berharap dengan sistem menejemen data yang terkomputerisasi, pemrosesan data menjadi lebih mudah, dan pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. 4. Apa saja yang sistem yang Bapak sedang butuhkan sekarang ini dalam hal administrasi dan akademis? Jawab : 488
Ada beberapa sistem yang kami butuhkan, seperti proses penjadwalan, absensi siswa, penilaian, dan pembelian buku sekolah. 5. Jika Bapak berminat, kami akan membuat sistem tersebut untuk sekolah ini. Apakah Bapak bersedia? Jawab : Tentu saja boleh. Kami sangat senang karena kalian mau membantu kami dalam membangun sistem untuk sekolah ini. Kami berharap, sistem tersebut dalam berguna dalam menyelesaikan pekerjaan. Nama : Jabatan : Bapak Eko Wakil Kepala Sekolah SMP Providentia Tanggal Wawancara : 5 Oktober 2009 Jam Wawancara : Tempat : 10.00 WIB SMP Providentia Daftar Pertanyaan : 1. Dapatkah kami mendapatkan data-data mengenai SMP Providentia, seperti sejarah berdirinya SMP Providentia dan latar belakang berdirinya SMP Providentia? Jawab : Ya, kami dapat memberikan data-data yang kalian inginkan. 2. Boleh Bapak jelaskan sejarah berdirinya SMP Providentia dan latar belakang berdirinya SMP Providentia? Jawab: 489
Pada tanggal 14 Maret 1983, secara resmi Yayasan Bina Murni yang ingin menyumbangkan suatu karya sosial dalam bidang pendidikan berdiri. Untuk mewujudkan cita-cita luhur ini maka Yayasan Bina Murni mendirikan sebuah sekolah baru, mulai dari pendidikan tingkat TK sampai dengan tingkat SMA di daerah Jakarta Barat, tepatnya di jalan Kedoya Raya nomor 35. Adapun sekolah yang baru tersebut oleh yayasan Bina Murni diberi nama "Providentia" yang diambil dari kata bahasa latin "Providentia Divina". Kata tersebut memiliki arti "Penyelenggaraan Ilahi atau Karya Ilahi". Nama ini diambil sesuai dengan tujuan didirikannya Yayasan Bina Murni, karena suatu pekerjaan akan benar-benar maksimal bila pekerjaan tersebut dilaksanakan atas dasar ketulusan hati. Sekolah Providentia merupakan sekolah yang berlatar belakang Katolik. Karena latar belakang inilah maka pelaksanaan pendidikan di sekolah Providentia sudah tentu mewajibkan semua peserta didiknya untuk mengikuti pelajaran agama Katolik. Ini sesuai dengan amanat pemimpin gereja yaitu "Pengajaran dan Pendidikan di sekolah Katolik harus berdasarkan azas-azas ajaran katolik,..."(bdk, Kitab Hukum Kanonik pasal 2). Dalam hal ini bukan berati sekolah Providentia mengabaikan bidang studi lainnya, tetapi justru berusaha untuk meningkatkan prestasi akademik yang berdasarkan nilai-nilai Kristiani. Sebagai sebuah instuisi atau lembaga pendidikan yang bertujuan untuk mencerdaskan bangsa, program pendidikan yang dikembangkan di sekolah Providentia meliputi bidang Kognitif, Afektif Dinamik, dan Psikomotorik. 3. Apa visi dan misi SMP Providentia? Jawab : 490
Visi SMP Providentia adalah unggul dalam prestasi dan melayani berdasarkan cinta kasih dalam iman Katolik. Misi SMP Providentia, diantaranya: 7. Pelayanan, pembelajaran, dan pensosialisasian. 8. Melaksanakan pembelajaran kreatif, aktif, inovatif, kompetitif, dan menyenangkan. 9. Menggali dan mengembangkan bakat siswa melalui kegiatan ekstrakurikuler. 10. Memanfaatkan teknologi dengan menyesuaikan perkembangan IPTEK. 11. Memberikan pelayanan kepada anak didik dengan cinta kasih. 12. Memberikan sikap dan perilaku positif dalam kehidupan sehari hari berdasarkan nilai-nilai agama. 4. Bolehkah kami mengetahui apa saja tugas dan wewenang masing-masing bagian organisasi pada SMP Providentia? a. Kepala Sekolah Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai Edukator, Manajer, Administrator dan Supervisor, Pemimpin / Leader, Inovator, Motivator. b. Wakil Kepala Sekolah Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut: - Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program - Pengorganisasian - Pengarahan 491
- Ketenagaan - Pengkoordinasian - Pengawasan - Penilaian - Identifikasi dan pengumpulan data - Penyusunan laporan c. Wali Kelas Wali kelas membantu kepala sekolah dalam kegiatan sebagai berikut : - Pengelolaan kelas - Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: Denah tempat duduk kelas Papan absensi siswa Daftar pelajaran kelas Daftar piket kelas Buku absensi siswa Buku pembelajaran / buku kelas Tata tertib kelas - Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa - Pengisian daftar kumpulan nilai siswa - Pembuatan catatan khusus tentang siswa - Pencatatan mutasi siswa - Pengisian buku laporan hasil belajar - Pembagian buku laporan hasil belajar 492
d. Guru Bimbingan dan Konseling Bimbingan dan konseling membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : - Penyusunan program dan pelaksanaan bimbingan konseling - Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar - Memberikan layanan dan bimbingan terhadap siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar - Memberikan saran dan pertimbangan pada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai - Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan konseling - Menyusun statistik hasil penilaian bimbingan dan konseling - Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar - Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut bimbingan dan konseling - Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan dan konseling e. Kepala Tata Usaha Kepala tata usaha sekolah mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam kegiatankegiatan sebagai berikut: - Penyusunan program kerja tata usaha sekolah - Pengelolaan keuangan sekolah - Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa 493
- Pembinaan dan pengembangan kasir pegawai tata usaha sekolah - Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah - Penyusunan dan pengkajian statistik sekolah - Mengkoordinasi dan melaksanakan 7K - Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala f. Layanan di bidang teknis/ keamanan - Mengisi buku catatan kejadian - Mengantar / memberi petunjuk tamu sekolah - Mengamankan pelaksanaan upacara, PBM, EBTA / EBTANAS dan rapat - Menjaga kebersihan pos jaga - Menjaga ketenangan dari keamanan siang dan malam - Merawat peralatan jaga malam - Melaporkan kejadian secepatnya bila ada 5. Kegiatan rutin belajar-mengajar pada SMP Providentia dimulai dari jam berapa sampai jam berapa? Kegiatan belajar-mengajar dimulai pada pukul 07.00 dan berakhir pada pukul 13.00 9. 6. Bagaimana prosedur sistem penilaian siswa pada SMP Providentia? 1. Siswa mengikuti ujian. 2. Siswa mengumpulkan kertas ujian. 494
3. Setiap guru bidang studi menilai kertas ujian siswa 4. Setiap guru bidang studi membuat catatan penilaian siswa. 5. Guru bidang studi memberikan catatan penilaian siswa kepada wali kelas. 6. Wali kelas menerima catatan penilaian siswa dari guru bidang studi. 7. Wali kelas mengisi raport. 8. Wali kelas menyerahkan raport kepada siswa. 9. Siswa menerima raport. 7. Bagaimana prosedur absensi siswa? Jawab: 5. Siswa dianggap absen apabila tidak ada keterangan yang jelas ketika siswa yang bersangkutan tidak hadir pada jam pelajaran. 6. Keterlambatan siswa terhitung ketika siswa terlambat masuk kelas, batas waktunya adalah 15 menit. 7. Batas keterlambatan dalam 1 semester adalah 26 kali. 8. Jumlah kehadiran dalam 1 semester harus lebih besar dari 85 % dari jumlah kehadiran pada jam jam pelajaran yang bersangkutan. 9. Apabila 2 point diatas (point 2 dan point 3) tidak terpenuhi, maka siswa yang bersangkutan tidak dapat melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi (tidak naik kelas). 495
Nama : Jabatan : Bapak Halus Pegawai Administrasi SMP Providentia Tanggal Wawancara : 5 Oktober 2009 Jam Wawancara : Tempat : 13.20 WIB SMP Providentia Daftar Pertanyaan : 1. Berapa jumlah siswa yang mengikuti proses belajar mengajar di SMP Providentia? Dan berapa jumlah kelas? Jawab : Secara keseluruhan, kami mempunyai 6 kelas sedangkan jumlah siswa kurang lebih 180 siswa. 2. Berapa jumlah guru dan pegawai admnistrasi yang bekerja di SMP Providentia? Jawab: Guru yang mengajar di SMP Providentia sebanyak 20 guru baik guru tetap maupun honorer. Sedangkan pegawai administrasi kami saat ini sebanyak 4 orang. 3. Apa saja mata pelajaran yang diajarkan di SMP Providentia? Jawab: Agama, Pkn, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Matematika, Biologi, Fisika, Kimia, Ekonomi, Geografi, Sejarah, Kesenian, Pendidikan Jasmani, Ketrampilan, TIK, dan PLKJ. 4. Bagaimana prosedur sistem penjadwalan pada SMP Providentia? Jawab: 496
1. Petugas administrasi membuat jadwal mengajar guru. 2. Jadwal mengajar guru dibuat dua rangkap. Rangkap pertama untuk guru dan rangkap kedua untuk kepala sekolah. 3. Guru menerima jadwal mengajar guru dari petugas administrasi. 4. Guru menyusun jadwal ujian. 5. Guru memberikan jadwal ujian kepada petugas administrasi. 6. Petugas administrasi menerima dan memeriksa jadwal ujian. 7. Petugas administrasi memberikan jadwal mengajar guru dan jadwal ujian kepada kepala sekolah. 8. Kepala sekolah menerima jadwal mengajar guru dan jadwal ujian dari petugas administrasi. 5. Bagaimana prosedur pembelian buku? Jawab: 14. Wali kelas menerima dan menghitung jumlah buku yang dipesan oleh orang tua siswa. 15. Wali kelas memberikan jumlah pesanan buku kepada tim penelaah buku 16. Tim penelaah buku menghubungi pihak penerbit dan memberikan PO (Purchase Order). 17. PO dibuat dua rangkap. Rangkap pertama untuk penerbit dan rangkap kedua untuk disimpan sebagai arsip. 18. Penerbit mengirimkan buku beserta Faktur Pembelian, Surat Jalan, dan Bukti Serah Terima Buku yang masing-masing sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama untuk tim penelaah buku, rangkap kedua dan ketiga 497
untuk pihak penerbit. 19. Tim penelaah buku memberikan buku kepada wali kelas. 20. Apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian halaman buku, wali kelas mengembalikan buku ke tim dan tim menghubungi pihak penerbit untuk mengembalikan buku dan menyertakan Surat Retur. 21. Surat Retur dibuat dua rangkap. Rangkap pertama untuk penerbit dan rangkap kedua untuk tim penelaah. 22. Penerbit memberikan buku baru dan Surat Tagihan. 23. Surat Tagihan dibuat 3 rangkap. Rangkap pertama untuk tim penelaah, rangkap kedua dan ketiga untuk pihak penerbit. 24. Tim memberikan Surat Tagihan kepada yayasan. 25. Yayasan memberikan giro kepada penerbit. 26. Penerbit memberikan kuitansi kepada yayasan. 498
KUESIONER Kami mahasiswa/i Universitas Bina Nusantara memohon waktu Anda untuk mengisi kuesioner di bawah ini. Kuesioner ini akan digunakan untuk mengevaluasi aplikasi yang kami buat. Atas kerjasama Anda, kami ucapkan terima kasih. 9. Apakah Anda akan menggunakan aplikasi ini? Ya Tidak 10. Apakah aplikasi ini membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan Anda? Ya Tidak Cukup 11. Apakah aplikasi ini mudah dioperasikan? Ya Tidak 12. Bagaimana menurut Anda tampilan aplikasi ini? Menarik Tidak menarik Biasa saja 13. Apakah Anda semakin termotivasi untuk bekerja lebih giat saat menggunakan aplikasi ini? Ya Tidak Biasa saja 14. Apakah perlu diadakan pelatihan untuk menggunakan aplikasi ini? Ya Tidak Biasa saja 15. Menurut Anda, apa saja kekurangan aplikasi ini? 16. Menurut Anda, apa saja kelebihan aplikasi ini? 499
Purchase Order No PO : PO004 Kepada Penerbit Erlangga Tanggal PO : 10-06-2009 Jln Menteng Syarat Pembayaran : No Nama Buku Qty Harga Jumlah 1 Agama 35 Rp. 11000 Rp. 385000 2 Inspirasi Sains 35 Rp. 22000 Rp. 770000 Total Rp. 1155000 Hormat kami, Mia 500
Faktur Pembelian No Faktur : FP004 No PO : PO004 Tanggal Faktur : 12-06-2009 NIP : P0002 Nama Pegawai : Mia Syarat Pembayaran : No Nama Buku Qty Harga Jumlah 1 Agama 35 Rp. 11000 Rp. 385000 2 Inspirasi Sains 35 Rp. 22000 Rp. 770000 Total Rp. 1155000 501
Surat Jalan No Surat Jalan : SJ004 No PO : PO004 Tanggal Surat Jalan : 12-06-2009 Nama Penerbit : Erlangga NIP : P0002 Nama Pegawai : Mia No Nama Buku Qty Harga Jumlah 1 Agama 35 Rp. 11000 Rp. 385000 2 Inspirasi Sains 35 Rp. 22000 Rp. 770000 Total Rp. 1155000 502
Surat Retur No Surat Retur : SR004 Kepada Penerbit Erlangga No Faktur : FP004 Jln Menteng No PO : PO004 Tanggal Surat Retur : 08-07-2009 No Nama Buku Qty Harga Jumlah 1 Agama 35 Rp. 11000 Rp. 385000 2 Inspirasi Sains 35 Rp. 22000 Rp. 770000 Total Rp. 1155000 Hormat kami, Mia 503
Surat Tagihan No Surat Tagihan : ST004 No Faktur : FP004 Tanggal Surat Tagihan : 10-07-2009 Nama Penerbit : Erlangga NIP : P0002 Nama Pegawai : Mia No Nama Buku Qty Harga Jumlah 1 Agama 30 Rp. 11000 Rp. 330000 2 Inspirasi Sains 32 Rp. 22000 Rp. 704000 Total Rp. 1034000 504
Laporan Nilai Siswa NIS : 10002 Nama : Silvia Kelas : VIIA Semester : 1 Sakit : 0 Izin : 2 Alpha : 0 505