BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Sejarah Bani Tamim adalahsekolah yang didirikan oleh KH.MT.Aroji,S.Pd.I dan berdiri pada tanggal 15 November 2010, terletak di Provinsi Banten, kecamatan Sindang Jaya. Letak Bani Tamim cukup jauh dari wilayah kota, akan tetapi Bani Tamim sudah memiliki fasilitasfasilitas yang cukup lengkap dan memadai, sesuai dengan standar operasional yayasan pendidikan pada umumnya. Sekolah Bani Tamim merupakan sarana pendidikan yang mengutamakan pendidikan beragama pada kurikulum pendidikannya Visi dan Misi Visi sekolah Bani Tamim adalah membentuk insan yang beriman, bertaqwa, berakhlak mulia, cerdas, kreatif dan mampu mengimplementasikannya dalam kehidupan bermasyarakat. Misi dari sekolah Bani Tamim adalah : 1. Terbentuknya kader-kader muslim yang beriman, bertaqwa, dan memiliki daya kompetitif dan kreatif. 2. Terbentuknya profesionalitas tenaga pendidikan dan pengajaran selaras dengan kemajuan dunia pendidikan yang sesuai dengan dinamika kehidupan masyarakat. 3. Mengintegrasikan kurikulum pesantren modern dengan kurikulum pendidikan nasional untuk menghilangkan dikotomi ilmu pengetahuan umum dan agama. 4. Terbentuknya kader-kader yang mandiri, berkarya dan mampu menciptakan peluang usaha untuk masyarakat banyak Struktur Organisasi Yayasan sekolah Bani Tamim memiliki struktur organisasi yang terstruktur.adapun struktur organisasi pada Yayasan sekolah Bani Tamim sebagai berikut. 40

2 41 STRUKTUR ORGANISASI YAYASAN SEKOLAH BANI TAMIM Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber :Sekolah Bani Tamim Struktur organisasi menggambarkan bagian atau divisi yang terdapat pada suatu organisasi.sedangkan uraian tanggung jawab menjelaskan pembagian tanggung jawab tiap individu atau kelompok kerja menurut bagiannya masing-masing.dengan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas, maka departemen pada setiap divisi dapat mengukur keefektivitas setiap bagian dalam melakukan tanggung jawabnya sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan dan tugasnya masing-masing. Adapun tugas dan fungsi dari pengelola sekolah, yaitu: Komite Sekolah : mitra kerja kepala sekolah untuk mewadahi peran serta masyarakat dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan, Memberikan masukan, pertimbangan, dan rekomendasi mengenai kebijakan dan program pendidikan, RAPBS, dukungan finansial dan hal lainnya yang terkait dengan pendidikan.

3 42 Kepala Sekolah : berfungsi sebagai pendidik, manager, pengelola, administrator (pendorong), pengayom, dan pembimbing. Perpustakaan : mengelola perpustakaan, antara lain: perencanaan pengadaan buku, inventarisasi buku, membuat katalog, penyusunan buku, mengatur pemimjaman buku dan pemeliharaan buku. Tata Usaha : melakukan urusan persuratan, keuangan, kepegawaian dan kerumah tangga-an sekolah. Guru : bertugas mengelola pembelajaran, bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas belajar mengajar secara efektif dan efisien, menyusun program tahunan/semester, menyusun program satuan pelajaran, menyusun program mingguan/ bulanan, menyusun program ulangan harian, bertugas untuk menyusun program pembelajaran / pendidikan siswa untuk mencapai target kurikulum yang sudah ditentukan. Penjaga Sekolah : menjaga kebersihan dan keamanan sekolah, sebagai kurir dan pembantu umum Kegiatan Pengembangan Diri Pengembangan diri adalah kegiatan yang bertujuan memberikan kesempatan kepada para peserta didik untuk mengembangkan dan mengekspresikan diri sesuai dengan kebutuhan, kemampuan, bakat, minat dari setiap peserta didik dan kondisi sekolah.pelaksanaan kegiatan pengembangan diri sebagian besar dilakukan diluar kelas. Dalam hal ini, sekolah memfasilitasi kegiatan pengembangan diri sebagai berikut : 1. Pengembangan kreativitas Pengembangan kreativitas dilakukan melalui berbagai kegiatan ekstra-kurikuler, antara lain pramuka, paskibra, Palang Merah Remaja (PMR), karya ilmiah, kreasi seni, rohis, koperasi siswa, english club, serta berbagai aktivitas olah raga (bulu tangkis, pencak silat, sepak bola, basket dll). Kegiatan ekstrakurikuler ini selain sebagai wadah untuk mengembangkan kreativitas dan menyalurkan bakat serta minat para peserta didik, juga berfungsi untuk membantu karakter para peserta didik seperti sikap peduli lingkungan, kerjasama.disiplin, religious, tanggung jawab serta cinta tanah air.kegiatan pengembangan diri ini di fasilitasi dan dibimbing oleh para guru pembina. 2. Pengembangan karir Pengembangan karir dapat dilakukan, antara lain pemberian lapangan kerja, bimbingan tata cara, mencari pekerjaan,maupun bimbingan profesi. Kegiatan pengembangan karir difasilitasi oleh konselor (guru BK). 3. Bimbingan konseling

4 43 Kegiatan bimbingan konseling bertujuan untuk membantu para peserta didik untuk memecahkan masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh para peserta didik, misalnya masalah kesulitan belajar, masalah pribadi, hubungan sosial, minat dan bakat, pengenalan dan pengembangankepribadian dan lain-lain.bimbingan konseling dibina oleh konselor yang dibantu oleh wali kelas, serta seluruh tenaga pendidik di SMA Islam Bani Tamim, Tangerang. 4. Program pembiasaan Program pembiasaan mencakup kegiatan yang bersifat pembinaan karakter para peserta didik yang dilakukan secara rutin, spontan dan keteladanan pembiasaan ini dilaksanakan sepanjang waktu belajar di sekolah.para guru ditugaskan untuk membina program pembiasaan yang telah ditetapkan oleh sekolah dan penilaiankegiatan diri ini bersifat kualitatif.potensi, ekspresi, perilaku dan kondisi psikologis para peserta didik merupakan portofolio yang akandigunakan untuk penilaian Tata Laksana Sistem Berjalan Pada bagian ini akan dijelaskan sistem yang berjalan pada sekolah Bani Tamim Prosedur Registrasi Siswa Setiap tahun ajaran baru, calon siswa yang ingin masuk dalam sekolah Bani Tamim wajib mengunjungi bagian tata usaha untuk melakukan registrasi siswa, sedangkan setiap siswa Bani Tamim akan diregistrasi ulang untuk ditempatkan pada kelas tahun ajaran yang baru. Siswa yang dinyatakan lulus, maka siswa akan naik tingkat kelas, sedangkan siswa yang tidak lulus akan dinyatakan mengulang di tingkat kelas yang sama. Siswa yang tidak lulus juga perlu di data ulang karena siswa yang tidak lulus belum tentu berada pada kelas yang sama. Siswa yang telah lulus dari tingkat 12 akan dinyatakan tamat belajar dan berubah status dari siswa aktif menjadi alumni, sedangkan siswa yang menyatakan pindah kelas, berhenti sekolah, atau hal lainnya yang menyatakan siswa tersebut tidak melanjutkan studi, maka bagian tata usaha akan mengubah status siswa menjadi alumni dengan menyertakan keterangan pada data siswa. Bagian tata usaha akan melakukan registrasi setiap siswa yang memiliki status aktif dan juga menentukan wali kelas dari setiap kelas.siswa yang telah mendapatkan kelas diwajibkan pula melakukan registrasi kegiatan ekstrakurikuler.

5 Gambar 3.2 Diagram Aktivitas Registrasi Siswa 44

6 Penilaian Rapor Siswa Pihak komite sekolah menentukan aspek penilaian, jenis penilaian, serta KKM (KriteriaKetuntasan Minimal)dari setiap mata pelajaran.aspek penilaian terdiri dari aspek pengetahuan (kognitif), praktikum (afektif), dan sikap (psikomotorik).jenis penilaian terdiri daritugas mandiri (TM), ulangan harian (UH), ujian tengah semester (UTS), dan ujian akhir semester (UAS).Selain penilaian mata pelajaran juga terdapat penilaian lain yang akan di tampilkan pada rapor siswa seperti laporan absensisiswa,penilaianekstrakurikulerdanpenilaiankepribadian. Pada setiap awal tahun ajaran baru, pihak komite sekolah akan menentukan standar KKM dari setiap mata pelajaran.siswa akan melakukan kegiatan belajar mengajar dan guru dari setiap mata pelajaran akan memberikan tugas mandiri serta ulangan harian. Pada akhir dari semester satu, setiap siswa diwajibkan mengikuti UTS dan pada akhir semester dua, siswa wajib mengikuti UAS.Apabila siswa gagal dalam mencapai nilai berdasarkan standar KKM, maka siswa wajib melakukan remedial. Remedial yang dilakukan akan memberikan nilai maksimal sesuai dengan nilai KKM dari mata pelajaran. Setiap guru dari masing-masing mata pelajaran akan mencatat nilai dan melakukan perhitungan nilai akhir di setiap akhir semester. Kemudian nilai akhir diberikan kepada wali kelas.wali kelas akan merekap semua nilai dalam rapor siswa dan meminta tanda tangan dari kepala sekolah yang telah di legalisir oleh bagian tata usaha.setelah ditanda tangani oleh kepala sekolah, rapor siswa diberikan kepada orang tua atau wali siswa melalui wali kelas.

7 46 Gambar 3.3Diagram Aktivitas Laporan Penilaian Siswa Prosedur Pembayaran SPP (Surat Persetujuan Pembayaran) Setiap Siswa di wajibkan membayar SPP (Surat Persetujuan Pembayaran) selama mengikuti studi di sekolah Bani Tamim.Setiap siswa diberikan kartu SPP

8 47 untuk melakukan pembayaran.siswa diwajibkan membayar SPP paling lambat tanggal sepuluh pada setiap awal bulan. Siswa mendatangi bagian tata usaha dan melakukan pembayaran SPP dengan menunjukan kartu SPP siswa. Bagian tata usaha akan mengecek data pembayaran siswa apakah terdapat tunggakan atau tidak dalam rekapan syariah.siswa yang memiliki tunggakan diwajibkan melunasi tunggakan terlebih dahulu. Bagian tata usaha akan memberikan total SPP yang harus dibayarkan.apabila siswa tidak dapat membayar fulldari total pembayaran yang telah ditentukan, maka bagian tata usaha akan mencatat sebagai tunggakan siswa dalam rekapan syariah dan akan ditagih pada pembayaran berikutnya. Setelah melakukan pembayaran, siswa akan diberikan bukti pembayaran. Setiap pembayaran yang dilakukan akan dicatat dalam rekapan syariah.

9 Gambar 3.4 Diagram Aktivitas Pembayaran SPP 48

10 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang terjadi pada sekolah Bani Tamim adalah: 1. Data pembayaran SPP yang didapatkan padasekolah Bani Tamim masih disimpan secara manual, yaitu tulisan tangan. 2. Data pembayaran SPP yang disimpan dapat dilihat oleh semua karyawan yang dapat disalahgunakan, karena data tersebut masih berupa dokumen-dokumen. 3. Seringnya kehilangan data siswa yang sudah dan belum membayar uang pembayaran SPP, sehingga membuat pihak sekolah Bani Tamim kesulitan dalam pembuktian pembayaran. 4. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari data siswa yang sudah membayar atau yang belum membayar dikarenakan penyimpanan data yang menggunakan dokumen sehingga bertumpuk menjadi sangat banyak. 5. Dalam pemasukan nilai siswa, pihak sekolah masih menghitung secara manual sehingga membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikannya. 6. Seringnya terjadi kekeliruan dalam meng-input nilai siswa. 7. Keterlambatan dalam pembuatan laporan penilaian siswa Usulan Pemecahan Masalah Dari masalah yang dihadapi sekolah Bani Tamim, maka usulan pemecahan masalah berupa : 1. Merancang dan membangun sebuah sistem basis data yang dapat mengolah laporan penilaian dan pembayaran SPP siswayang terintegrasi dan akurat. 2. Meningkatkan keamanan data sekolahbani Tamim dengan memberikan kepada setiap bagian, user login dan password,dimana setiap pengguna sistem memiliki batasan-batasan sesuai tugas dan fungsi yang telah ditetapkan. 3. Memberikan kemudahan bagi para guru dalam mengolah data nilai siswa dengan memberikan sistem perhitungan yang tepat dan akurat, sehingga meningkatkan kinerja dan efisiensi waktu. 4. Memberikan kemudahan bagi wali kelas dalam pencetakan laporan penilaian secara cepat dan meningkatkan kualitas laporan penilaian siswa dengan format tulisan yang rapi dan teratur pada sistem komputerisasi. 5. Memberikan kemudahan bagi tata usaha dalam merekap pembayaran SPP, serta memudahkan dalam pengecekan pembayaran siswa secara cepat, tepat dan akurat.