BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PD. Cahaya Fajar adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri manufaktur. Perusahaan ini menjalankan usahanya dalam memproduksi berbagai jenis tissue. PD. Cahaya Fajar saat ini beralamat di Jl. Selembaran Pergudangan 99 No.99 Blok V Tangerang. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Budi Santoso berdasarkan akte pendirian no. 24.140/7391/02/09-03/PK/V/1996 tgl 23 Mei 1996 bertempat di Jl. Trisula Raya no. 27 Rt. 006/010 Kel. Tegal Alur, Jakarta Barat. Pada awal berdirinya, PD. Cahaya Fajar merupakan suatu perusahaan kecil yang hanya memproduksi dua jenis tissue yaitu tissue gulung dan napkin dalam jumlah kecil. Daerah pemasaran produk masih terbatas pada daerah Jakarta. Setelah beberapa tahun karena perkembangan perusahaan cukup pesat dan meningkatnya permintaan konsumen, maka Bapak Budi Santoso memindahkan lokasi usahanya dari Jakarta Barat ke Tangerang. Jenis tissue yang diproduksi juga semakin beragam seperti tissue basah, facial tissue(perfumed dan nonperfumed), tissue gulung dan napkin yang dikemas dalam berbagai bentuk dan ukuran. Seluruh produk yang dihasilkan dipasarkan melalui agen dan pedagang besar/grosir yang tersebar di Jabodetabek dan sekitarnya. 36
Adapun visi yang dimiliki oleh PD. Cahaya Fajar adalah menjadi perusahaan yang bisa bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya yang bergerak di bidang yang sama. Sementara, misi perusahaan ini adalah memperluas pangsa pasar dan mengembangkan usahanya. 3.1.2 Tujuan Perusahaan PD. Cahaya Fajar mempunyai tujuan utama yang jelas, yaitu ingin memenuhi permintaan konsumen dan pasar terhadap beberapa jenis tissue yang dibutuhkan masyarakat untuk berbagai kepentingan. Akan tetapi, jenis tissue yang diproduksi oleh PD. Cahaya Fajar ini bukanlah jenis tissue yang baru. Sebelumnya sudah banyak perusahaan yang menjalankan bisnis yang sama dengan PD. Cahaya Fajar. Oleh karena itu, untuk dapat menarik konsumen dan pangsa pasar yang lebih banyak, setiap produk yang dihasilkan harus memenuhi standar kualitas yang ada atau bahkan melebihi standar yang ditetapkan serta melakukan berbagai strategi yang membuat produk tersebut unik dan sesuai dengan kebutuhan dan selera konsumen. Perusahaan akan terus memperhatikan mutu barang yang diproduksi serta memberikan pelayanan dan kepuasan kepada konsumen. 3.1.3 Kegiatan Bisnis Utama PD. Cahaya Fajar adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri manufaktur. Oleh karena itu, kegiatan bisnis utamanya adalah memproduksi tissue. Tissue yang diproduksi oleh PD. Cahaya Fajar saat ini terdiri dari 37
beberapa jenis, seperti tissue basah, facial tissue (perfumed dan nonperfumed), tissue gulung dan napkin yang dikemas dalam berbagai bentuk dan ukuran. 3.1.4 Struktur Organisasi Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasinya membutuhkan suatu struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai suatu tujuan tersebut maka suatu perusahaan umumnya mempunyai struktur organisasi yaitu kerangka yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutan dan pengaturan yang logis serta hubungan wewenang dan tanggung jawab antardivisi yang terdapat di dalam perusahaan tersebut. Untuk menjalin kerja sama yang baik antardivisi di dalam perusahaan tersebut perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggung jawab dari masingmasing divisi tersebut. Dengan adanya organisasi yang baik tentu perusahaan akan lebih mudah menjalankan kegiatan usahanya karena masing-masing divisi dapat dimintakan pertanggungjawabannya atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan wewenang yang dilimpahkan. 38
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PD. Cahaya Fajar 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab, dan wewenang divisidivisi yang ada dalam struktur organisasi PD. Cahaya Fajar adalah sebagai berikut: 1. Direktur Bertanggung jawab dalam pengembangan dan pengelolaan perusahaan secara keseluruhan. Menetapkan kebijakan perusahaan dan strategi operasional dalam pengembangan perusahaan. Mengkoordinasikan seluruh sistem kerja dan mengadakan perubahan-perubahan untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan. Menentukan pengambilan keputusan akhir untuk intern perusahaan. 39
Menilai dan menganalisa semua laporan yang diterima. Memeriksa dan menyetujui rencana kegiatan dan anggaran perusahaan. 2. Kepala Divisi Akuntansi dan Keuangan Menyusun program kerja divisi akuntansi dan keuangan. Memberikan petunjuk dan pengarahan kerja kepada divisi keuangan dan akuntansi. Mengawasi pelaksanaan administrasi keuangan perusahaan. Mengendalikan pemasukan dan pengeluaran uang. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. 3. Akuntansi Menjaga agar sistem serta prosedur pembukuan selalu mengikuti prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku secara umum. Melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Mengurus pajak-pajak perusahaan. Membuat jurnal pembelian, penjualan, penerimaan, dan pengeluaran kas. 40
4. Keuangan Menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan. Menyetujui pengeluaran-pengeluaran uang dalam batas wewenang. Membuat surat tagihan(faktur penjualan) customer. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas. Menukarkan giro atau cek dari customer ke bank. Menyusun laporan keuangan perusahaan secara periodik dan dilaporkan kepada kepala divisi keuangan dan akuntansi. 5. Kepala Divisi Pembelian Memilih supplier yang akan memasok bahan baku. Mengkoordinasi semua aktivitas pembelian bahan baku agar selalu tersedia sehingga tidak menghambat proses produksi. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. 6. Pembelian Memesan bahan baku kepada supplier setelah disetujui kepala divisi pembelian. Mengecek jumlah pesanan bahan baku dari supplier baik yang sudah diterima maupun yang belum. 41
Mengurus retur pembelian. Membuat dan menyerahkan laporan pembelian ke kepala divisi pembelian. Menyerahkan faktur pembelian ke divisi akuntansi dan keuangan. 7. Kepala Divisi Personalia Mengatur perpindahan karyawan dari satu bidang ke bidang lainnya sesuai dengan pendidikan dan keahliannya. Mengontrol dan mengawasi kualitas kerja serta memotivasi karyawan perusahaan. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. 8. Personalia Mengatur pembagian gaji serta tunjangan lainnya setiap akhir bulan. Menyeleksi karyawan baru yang melamar ke perusahaan. Membuat laporan data karyawan perusahaan. 9. Kepala Divisi Produksi Mengatur dan mengkoordinir kegiatan produksi. Bertanggung jawab atas ketepatan waktu penyelesaian. 42
Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. Bertanggung jawab atas hasil produksi dan kualitas produk. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. 10. Penanggung jawab Produksi & Quality Control Melaksanakan proses produksi. Menjaga dan mengawasi kelancaran produksi. Memeriksa kualitas produk yang dihasilkan. Membuat dan melaporkan kegiatan produksi yang dilakukan kepada kepala divisi produksi. 11. Pemeliharaan Memelihara peralatan produksi yang digunakan perusahaan agar kondisinya tetap bagus dan siap digunakan. Menjaga semua fasilitas perusahaan. Membeli peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Menjaga kebersihan di dalam perusahaan. 12. Kepala Divisi Penjualan Bertanggung jawab dalam kegiatan penjualan dan promosi produk. 43
Membuat analisa terhadap pangsa pasar dan menentukan strategi penjualan. Bertanggung jawab dalam pengiriman barang kepada customer. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. 13. Penjualan Mempromosikan dan menjual produk kepada customer. Mengecek status kredit customer saat customer melakukan pembelian kredit. Mengurus retur penjualan. Membuat laporan penjualan ke kepala divisi penjualan. Melakukan penagihan ke customer. 14. Pengiriman Mengirimkan barang kepada customer. Menyerahkan surat tanda terima ke staf penjualan. 15. Kepala Divisi Gudang Menyetujui permintaan pembelian bahan baku ke divisi pembelian. Bertanggung jawab atas persediaan bahan baku dan barang jadi. 44
Menjalin kerja sama yang baik dengan kepala divisi lain serta para bawahannya demi kelangsungan perusahaan. Bertanggung jawab kepada direktur atas hasil kerja bagiannya. 16. Gudang Menyimpan dan mencatat jumlah barang yang masuk atau keluar dari gudang. Mengecek bahan baku dan barang jadi yang ada di gudang. Menerima, memeriksa, dan menyimpan bahan baku dan barang jadi. Membuat laporan persediaan bahan baku dan barang jadi kepada kepala divisi gudang. Bertanggung jawab kepada kepala divisi gudang terhadap kuantitas bahan baku maupun barang jadi yang ada dalam gudang. Bertanggung jawab atas isi gudang. Gudang terbagi atas dua jenis yaitu : o o Gudang bahan baku Gudang barang jadi Setiap barang yang keluar dari gudang, dicatat dalam buku persediaan. Membuat surat jalan 45
3.2 Gambaran sistem yang sedang berjalan 3.2.1 Data Flow Diagram ( DFD ) Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Aliran Data atau Data Flow Diagram. Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang berjalan 46
Diagram Nol Gambar 3.3 Diagram Nol sistem yang berjalan 3.2.2 Prosedur Kerja yang sedang Berjalan Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem penjualan pada PD. Cahaya Fajar adalah sebagai berikut : 47
3.2.2 Prosedur Kerja yang sedang Berjalan Prosedur kerja yang sedang berjalan pada sistem penjualan pada PD. Cahaya Fajar adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penjualan a. Divisi penjualan menerima order barang dari customer (Proses 3.0 Terima dan Validasi Order Penjualan). Kemudian divisi penjualan akan mengecek batas kredit customer serta meminta divisi gudang melakukan pengecekan terhadap kuantitas barang yang tersedia di gudang. Setelah pengecekan selesai, akan dilakukan konfirmasi order ke customer. Jika customer setuju, divisi penjualan membuat surat order penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap,dimana: Surat order penjualan rangkap pertama (asli) diberikan kepada divisi akuntansi dan keuangan. Surat order penjualan rangkap kedua (copy I) diberikan ke divisi gudang. Surat order penjualan rangkap ketiga (copy II) diarsip permanen oleh divisi penjualan sesuai urutan nomor. b. Jika barang yang diorder tidak tersedia atau jumlahnya tidak mencukupi, divisi gudang akan membuat surat order produksi yang ditujukan ke divisi produksi (Proses 1.0 Permintaan Produksi Barang). Setelah selesai memproduksi, divisi produksi akan memberikan barang beserta daftar barang ke gudang (Proses 48
2.0 Penerimaan Produksi Barang). Berdasarkan daftar barang tersebut, divisi gudang mengupdate buku barang. c. Berdasarkan surat order penjualan, divisi gudang menyiapkan barang yang akan dikirim ke customer dan membuat surat jalan (Proses 4.0 Penyiapan Barang dan Pengiriman) sebanyak 3 rangkap, yaitu : Surat jalan rangkap pertama (asli) untuk dikirimkan kepada customer. Surat jalan rangkap kedua (copy I) kemudian diberikan ke divisi akuntansi. Surat jalan rangkap ketiga (copy II) diarsip permanen oleh divisi gudang sesuai urutan nomor. d. Berdasarkan surat order penjualan, divisi keuangan membuat faktur penjualan(surat tagihan) sebanyak 2 rangkap, yaitu : Faktur penjualan rangkap pertama (asli) disimpan divisi keuangan untuk diberikan ke customer ketika penagihan. Faktur penjualan rangkap kedua (copy I) disimpan sebagai arsip akuntansi. 49
2. Prosedur Retur Penjualan a. Divisi penjualan menerima surat retur penjualan beserta barang yang mau diretur oleh customer dan mengecek apakah barang tersebut layak retur atau tidak (Proses 7.0 Terima & Validasi Retur). b. Jika permohonan retur dari customer disetujui, divisi penjualan akan membuat surat bukti retur untuk customer, divisi gudang, dan arsip divisi penjualan. c. Berdasarkan surat bukti retur, divisi gudang menyiapkan barang untuk menggantikan barang yang diretur. d. Prosedur retur yang berlaku pada PD. Cahaya Fajar hanya memperbolehkan penggantian barang dengan barang. Dengan demikian, tidak akan pernah terjadi proses apapun pada divisi keuangan dalam melakukan prosedur retur pada PD. Cahaya Fajar. 3. Prosedur Pengiriman a. Divisi pengiriman akan mengirimkan barang yang dipesan beserta surat jalan ke customer. b. Pengiriman dilakukan setiap hari kerja. Jika customer langsung ingin mengambil barang yang telah dipesannya, maka pengiriman tidak dilakukan. Proses pengiriman tidak dilakukan untuk customer yang baru pertama kali melakukan order. 50
4. Prosedur Penagihan Penjualan secara tunai Untuk penjualan secara tunai, tanggal tagihan sama dengan tanggal surat jalan. Penjualan secara kredit Untuk penjualan secara kredit, tanggal tagihan terhitung 14 hari setelah tanggal surat jalan. Pada waktu jatuh tempo tiba, divisi penjualan melakukan penagihan ke customer (Proses 5.0 Tagihan Customer) dengan membawa surat tagihan (faktur penjualan). 5. Prosedur Pembayaran a. Customer akan membandingkan surat tagihan (faktur penjualan) yang dibawa oleh divisi penjualan dengan surat order penjualan yang dimiliki oleh customer. Apabila sesuai, customer akan melakukan pembayaran (Proses 6.0 Terima Pembayaran). Sebaliknya jika tidak sesuai, akan dilakukan pengecekan ulang oleh kedua belah pihak. b. Untuk customer yang baru pertama kali melakukan order, pembayaran dilakukan secara tunai. 51
6. Prosedur Penentuan Batas Kredit Bagian dari manajemen yang bertugas menentukan peraturan mengenai batas kredit adalah direktur, kepala divisi penjualan, kepala divisi akuntansi dan keuangan (Proses 9.0 Penentuan Batas Kredit). Peraturan ini dibuat sejak perusahaan didirikan dan dapat direvisi (jika diperlukan) seiring dengan perkembangan perusahaan. Batas kredit yang diberikan kepada customer tergantung pada besar kecilnya customer. Sebagai contoh, untuk semua customer yang termasuk perusahaan/agen besar, jumlah batas kredit yang diberikan lebih besar dibandingkan dengan semua customer yang termasuk perusahaan/agen kecil dan perorangan. Jumlah batas kredit yang diberikan sudah tercantum dalam peraturan perusahaan. 3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, dapat diketahui secara jelas mengenai data apa saja yang diperlukan dalam merancang suatu basisdata dan informasi apa yang akan dihasilkan oleh basisdata untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Kebutuhan-kebutuhan informasi pada PD. Cahaya Fajar adalah sebagai berikut : 52
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi No. Nama Entiti Deskripsi 1. Karyawan Merupakan entiti yang berisi informasi karyawan yang bekerja pada PD. Cahaya Fajar 2. Customer Merupakan entiti yang berisi informasi tentang customer pada PD. Cahaya Fajar 3. Barang Merupakan entiti yang berisi informasi mengenai barang yang dijual PD. Cahaya Fajar 4. OrderPenjualan Merupakan entiti yang berisi informasi transaksi penjualan barang jadi ke customer 5. ReturPenjualan Merupakan entiti yang berisi informasi transaksi retur barang jadi dari customer 6. Pengiriman Merupakan entiti yang berisi informasi pengiriman barang ke customer 7. Tagihan Merupakan entiti yang berisi informasi jumlah harga yang harus dibayar oleh customer 8. Pembayaran Merupakan entiti yang berisi informasi penerimaan uang dari customer atas barang yang dibeli 9. BatasKredit Merupakan entiti yang berisi informasi batas kredit yang dimiliki setiap customer 10. OrderProduksi Merupakan entiti yang berisi informasi permintaan produksi barang 3.2.4 Permasalahan yang dihadapi Dari hasil analisis prosedur kerja yang sedang berjalan pada PD. Cahaya Fajar didapatkan beberapa masalah antara lain sebagai berikut : 53
1. Sebagian besar prosedur masih menggunakan sistem pencatatan dan proses yang manual sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam hal penginputan, pengaksesan, dan pengolahan data khususnya pada divisi penjualan. 2. Terdapat begitu banyaknya penyimpanan bukti-bukti transaksi sebagai arsip yang menyebabkan pencarian dan pengupdatean data menjadi lama. 3. Hilangnya data (seperti file, bukti transaksi) akibat data tidak tersusun dengan rapi atau karena kecerobohan karyawan. 4. Kerumitan dalam menyusun laporan penjualan yang akurat pada akhir bulan karena banyaknya data yang tersebar di beberapa divisi dalam perusahaan. 3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalahnya : 1. Merancang basisdata untuk pengelolaan data penjualan secara terkomputerisasi sehingga transaksi-transaksi yang terjadi secara langsung dapat saling berhubungan dan mempengaruhi untuk membantu proses peningkatan kinerja kerja perusahaan dalam mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. 2. Sistem basisdata yang sudah dilengkapi dengan perhitungan otomatis yang dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam perhitungan. 54
3. Penggunaan program aplikasi yang dapat mengakses basisdata yang dibuat. Program aplikasi ini akan digunakan oleh beberapa divisi dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penjualan. 4. Menyediakan kontrol akses ke basisdata berupa sistem keamanan (security system) untuk mencegah agar pengguna yang tidak mempunyai hak akses tidak dapat mengakses basisdata. 55