UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA PEKELILING PEJABAT BENDAHARI Bilangan 3 Tahun 2012 GARIS PANDUAN PENYERTAAN ANAK-ANAK SYARIKAT UiTM DAN KOPERASI KOPERASI UiTM DALAM PEROLEHAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA TUJUAN 1. Pekeliling ini disediakan untuk memaklumkan garis panduan penyertaan anak-anak syarikat UiTM dan koperasi-koperasi UiTM di dalam perolehan Universiti Teknologi MARA. LATAR BELAKANG 2. Kementerian Kewangan melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 26 Tahun 1986 telah melarang penyertaan anak-anak syarikat badan berkanun, koperasi-koperasi, tabung kakitangan kerajaan dan pihak berkuasa kerajaan tempatan daripada menyertai di dalam perolehan badan induk. 3. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2011 telah bersetuju untuk membenarkan penyertaan anak syarikat badan berkanun termasuk Institusi Pengajian Tinggi (IPTA), koperasi-koperasi, tabung kakitangan kerajaan dan pihak berkuasa kerajaan tempatan dalam perolehan badan induk berkenaan. Ia adalah selaras dengan persetujuan kerajaan untuk memberi autonomi kepada badan berkanun termasuk IPTA dalam menguruskan perolehan yang melibatkan anak syarikat masing-masing serta berasaskan konsep let managers manage. 1
4. Terdapat beberapa anak syarikat UiTM dan Koperasi-koperasi UiTM yang dijangka akan menyertai perolehan UiTM. 5. Lembaga Pengarah Univerisiti Teknologi MARA dalam mesyuarat ke-120 pada 19 Julai 2011 dan ke-124 pada 13 Mac 2012 telah menerima pakai Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2011. TUJUAN PELAKSANAAN 6. Pekeliling ini boleh dijadikan panduan kepada semua semua staf UiTM di dalam urusan perolehan yang melibatkan anak-anak syarikat UiTM dan koperasi-koperasi UiTM. 7. Secara umum, setiap anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM yang ingin menyertai perolehan UiTM hendaklah memenuhi semua syarat-syarat perolehan kerajaan atau syarat-syarat perolehan UiTM. 8. Bagi penyertaan perolehan Tender / Sebut Harga Rasmi UiTM, mestilah: i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan mengikut bidang yang bekenaan. ii. Mempunyai Sijil Akuan Bumiputera sebagai pengesahan bertaraf Bumiputera. iii. Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor mengikut kepala dan sub kepala yang bekenaan. iv. Sah laku tempoh pendaftaran. 9. Bagi penyertaan perolehan Perolehan Buku/Jurnal UiTM, mestilah: i. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan mengikut bidang yang bekenaan. ii. Mempunyai Sijil Akuan Bumiputera sebagai pengesahan bertaraf Bumiputera. iii. Sah laku tempoh pendaftaran. 2
10. Bagi perolehan buku secara Pembelian Terus, Pengurusan UiTM mencadangkan ditetapkan maksimum peratus agihan perolehan buku daripada belanjawan tahunan bagi semua kumpulanwang yang akan dilaksanakan secara Pembelian Terus dengan anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM seperti berikut: Maksimum Peratus Agihan Dari Belanjawan Tahunan Setiap Pusat Kos Bagi Semua Kumpulanwang UiTM. 1. Seluruh Koperasi UiTM 10% 2. Anak Syarikat UiTM 40% Jumlah agihan di atas adalah bergantung kepada prestasi sebenar pembekalan buku oleh anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM dan tidak boleh melebihi kadar peratusan yang telah ditetapkan di atas. Walau bagaimanapun, sekiranya Anak Syarikat UiTM masih tidak berdaftar dalam bidang buku dengan Kementerian Kewangan, agihan 40% anak syarikat boleh diagihkan kepada Koperasi UiTM atau syarikat lain dengan syarat jumlah maksimum peratus agihan pembekalan buku untuk anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM tidak boleh melebihi 50% dari belanjawan tahunan setiap pusat kos bagi semua kumpulanwang UiTM. 11. Kriteria penilaian dan pengesyoran dalam pengurusan perolehan UiTM bagi anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM mestilah mengikut garis panduan yang berkuat kuasa. UiTM hendaklah membuat Pembelian Terus buku kepada Koperasi UiTM atau anak-anak syarikat sehingga had maksimum di atas. Sebarang pembelian buku yang telah melebihi had di atas hendaklah mendapatkan kelulusan Lembaga Pengarah UiTM. 12. Untuk memantapkan integriti Lembaga Perolehan UiTM dan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi di dalam membuat keputusan yang adil dan saksama, identiti pretender/penyebutharga hendaklah tidak didedahkan kepada ahli Lembaga Perolehan UiTM dan Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi semasa keputusan hendak dibuat. 13. Anak syarikat UiTM yang mengendalikan perkhidmatan makanan bermasak dan perhotelan di Intekma Resort boleh memberi perkhidmatan tersebut kepada UiTM dan adalah tidak tertakluk kepada peraturan perolehan kerajaan atau peraturan perolehan UiTM. 3
14. Pemberian ruang niaga kepada anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM secara Rundingan Terus hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Eksekutif UiTM Shah Alam. 15. Selain dari pengecualian di perenggan 13 dalam pekeliling ini, sebarang urusan perolehan yang melibatkan anak syarikat UiTM dan Koperasi UiTM yang tidak mematuhi peraturan kerajaan, misalannya tidak mempunyai bidang Kementerian Kewangan, permohonan rundingan terus, hendaklah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan. 16. Mana-mana Jabatan UiTM atau Strategic Business Unit UiTM yang membekal atau memberi perkhidmatan kepada jabatan lain di dalam UiTM adalah tidak tertakluk kepada peraturan perolehan kerajaan atau peraturan perolehan UiTM. 17. Pengecualian pada perenggan 16 di atas adalah tidak termasuk perkhidmatan perunding di mana perolehan perkhidmatan perunding daripada mana-mana Jabatan UiTM (seperti RMI) hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang yang berkaitan dan hendaklah mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. TARIKH DIKELUARKAN 18. Pekeliling ini dikeluarkan pada 20 Mac 2012 TARIKH KUATKUASA 19. Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 1 Mac 2012, dan hendaklah dibaca bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih berkuatkuasa. 20. Pekeliling ini membatalkan perenggan 9.3(e) dan perenggan 9.4(j) Pekeliling Bendahari Bilangan 4 Tahun 2010. 4
SANIP WAHID Bendahari Dikelilingkan Kepada: Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit Semua Dekan-Dekan Fakulti Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri Semua Penyelaras Kampus UiTM Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus Bil. Fail : No. Siri : 100-BP(100/PT.6/3) 100-BP(100/PT.6/3)1 5