ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA SMK NEGERI 1 GIRISUBO GUNUNG KIDUL YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Wuri Dariyati 07.12.2352 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011 1
2
ANALYSIS AND DESIGN OF FINANCIAL SYSTEM AT SMK NEGERI 1 GIRISUBO GUNUNG KIDUL YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA SMK NEGERI 1 GIRISUBO GUNUNG KIDUL YOGYAKARTA Wuri Dariyati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT School finance is a very important part because every activity in school will definitely need the money. At SMK Negeri 1 Girisubo data processing, especially the financial part is not computerized due to still use common software is Microsoft Excel and also recording manually, which is using Microsoft Excel data processing is still less effective and frequent errors. In this thesis research will be discussed how to analyze and design a financial information system for dealing with problems that occur on the systemused today. The results obtained by the construction of a functioning financial information system for processing and making financial reports, so that with the establishment of information systems is expected to process financial data processing becomes more accurate, faster, accurate, and timely than manual processing. Keywords : Finance, Information System, Analysis 3
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam beberapa tahun ini, teknologi komputer sebagai pengolah data telah berkembang sangat pesat, hal itu dapat dilihat dalam berbagai aspek kehidupan, misalnya pada instansi pemerintahan, instansi pendidikan, komunikasi, bisnis maupun ekonomi, semua aspek tersebut membutuhkan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan. Saat ini komputer sudah menjadi kebutuhan pokok bagi sebuah instansi, karena dengan adanya komputer maka proses penghitungan maupun pengolahan data akan menjadi lebih cepat. Dengan berkembangnya teknologi komputer saat ini memungkinkan pengguna dapat mengolah data secara cepat dan akurat, salah satunya adalah pengolahan data dengan menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah. Keuangan di sekolah merupakan bagian yang amat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan uang. Pada SMK Negeri 1 Girisubo proses pengolahan data khususnya bagian keuangan belum terkomputerisasi karena masih menggunakan software umum yaitu Microsoft Excel dan juga pencatatan secara manual, yang mana dengan menggunakan Microsoft Excel pengolahan datanya masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan. Setelah mempelajari dan mengamati permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka diambil judul penelitian yaitu ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA SMK NEGERI 1 GIRISUBO GUNUNG KIDUL YOGYAKARTA. Diharapkan dengan dibuatnya penelitian ini akan mempermudah dan membantu kelancaran kerja petugas dalam pengolahn dan pembuatan laporan keuangan sekolah. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, dapat diambil rumusan masalah yaitu bagaimana membuat sebuah sistem informasi keuangan pada SMK Negeri 1 Girisubo? 1.3 Batasan Masalah Dalam penelitian yang akan dilakukan, agar penulisan penelitian sesuai dengan tema yang diangkat dan tidak melenceng dari apa yang seharusnya dibuat maka diberikan batasan masalah pada sistem yang akan dibuat yaitu pembuatan laporan keuangan, khususnya pembuatan Rancangan Belanja dan Pendapatan Sekolah (RAPBS) setiap bulan yang masih menggunakan Micorsoft Excel dalam pengolahannya sekarang dapat diganti menggunakan sistem yang terkomputerisasi. 4
2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. (Hanif Al Fatta) 2.2 Pengertian Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang memberikan informasi kepada orang atau kelompok baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan. Informasi yang disajikan dalam bentuk laporan khusus, laporan periodik, hasil dari simulasi matematika, saran dari sistem pakar, dan komunikasi elektronik. (Maurizal Wahyu Pamungkas, 2010) 2.3 Borland Delphi 7.0 Delphi 7.0 merupakan salah satu program pengembangan aplikasi produksi dari Borland. Delphi 7.0 adalah bahasa pemrograman visual yang sudah terkenal akan keandalannya, di mana pengguna dapat dengan mudah untuk mengatur tampilan dari program aplikasi, sehingga pengguna dapat lebih memfokuskan ke dalam pembuatan program aplikasi tersebut. (Hengki Alexander Mangkulo, 2004) 2.4 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 merupakan sebuah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang ada, yaitu masalah yang terjadi pada sistem keuangan di SMKN 1 Girisubo, jenis analisis yang dilakukan yaitu analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services) yang merupakan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan sistem, dan pelayanan. 3.2 Flowchart Sistem Flowchart sistem yang diusulkan untuk sistem informasi keuangan pada SMK Negeri 1 Girisubo yaitu sebagai berikut: 5
Data Siswa Data Data Data Data SPP Siswa SPP Pengolahan Data Siswa Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data Pengolahan Data SPP Tabel Siswa A B Tabel Tabel C Tabel D Tabel SPP E Pembuatan Pembuatan Pembuatan Pembuatan SPP Data Data Data Data SPP B Tabel Tabel D C Tabel Proses Tabel SPP E A Tabel Siswa Keuangan Sekolah Detail Detail Realisasi Pembayaran SPP Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan 3.3 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram yang akan dibuat pada sistem informasi keuangan SMK Negeri 1 Girisubo secara keseluruhan adalah sebagai berikut : 6
Data Data Data Data SPP Bendahara 0 Sistem Informasi Keuangan Sekolah Data Siswa Tata Usaha/TU Detail Detail Realisasi SPP Keuangan Sekolah ACC Kepala Sekolah Gambar 3.2 Diagram Konteks Tata Usaha/TU Bendahara 1.0 Siswa 2.0 Data Siswa Data Siswa Data rekening Data Data rekening Data rekening 3.0 4.0 5.0 SPP Data Data Data SPP Olah data transaksi Olah data transaksi 6.0 Pengolahan Data & Keuangan Sekolah Olah data transaksi SPP Kepala Sekolah Gambar 3.3 DFD Level 1 7
Bendahara 3.1 Pemasukan 3.2 Pengeluaran Olah Data Pemasukan Olah Data Pengeluaran Data Pemasukan Data Pengeluaran Gambar 3.4 DFD Level 2 Proses Bendahara 4.1 Pemasukan 4.2 Pengeluaran Olah Data Pemasukan Olah Data Pengeluaran Data Pemasukan Data Pengeluaran Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 8
Data Data 7.1 Pembuatan 7.4 Pembuatan Data Data Data Data 7.2 Pembuatan Data Kepala Sekolah 7.5 Detail Pembuatan Data Detail Data Detail Data Detail Data Detail Data Detail 7.3 Pembuatan Detail Detail Realisasi 7.6 Pembuatan Realisasi Data Realisasi Data Realisasi SPP 7.6 Pembuatan SPP Data SPP Data SPP Gambar 3.6 DFD Level 2 Proses Pembuatan Keuangan Sekolah 3.4 Relasi Antar Tabel Merupakan bagan yang menggambarkan hubungan antar tabel satu dengan tabel yang lain sehingga membentuk Basis Data. Relasi antar tabel yang dibuat pada system informasi keuangan sekolah yaitu sebagai berikut : 9
Operator Username * Password Nama Alamat Tlp Level Siswa NIS * Nama Alamat Tlp Kelas Tempat_lahir Tgl_lahir Agama Kelamin Kode_rekening * Nama No_* Nama Tgl Pemasukan Pengeluaran Tipe Detail_ No_anggaran** Kode_rekening** Pemasukan Pengeluaran Realisasi_ No_realisasi* No_anggaran** Tgl Pemasukan Pengeluaran Detail_Realisasi_ No_realisasi** Kode_rekening** Pemasukan Pengeluaran No_ * Tgl Jumlah_debet Jumlah_kredit Status Detail_ No_jurnal ** Kode_** Debet Kredit Uraian _SPP Nota * Tgl NIS** Total_biaya Detail SPP Nota** Bulan_spp Tahun_spp Biaya_spp Gambar 3.7 Relasi Antar Tabel 10
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap di mana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Tahap implementasi terdiri dari beberapa tahap, yaitu: 1. Menerapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi 4.2 Hasil Pengetesan Sistem Hasil yang diperoleh setelah dilakukan pengetesan terhadap system baru yaitu sebagai berikut: No Keterangan Sistem Lama Sistem Baru Hasil 1 Kinerja Waktu yang dibutuhkan Pengolahan data Sistem baru lebih untuk pembuatan laporan berupa pembuatan menghemat anggaran cukup lama laporan anggaran waktu. karena pencatatan a masih lebih cepat karena dilakukan secara manual diproses secara dan jumlah laporan yang terkomputerisasi. dihasilkan kurang maksimal. 2 Informasi Informasi yang dihasilkan kurang akurat, relevan, dan tepat waktu karena sering terjadi kesalahan dan kekeliruan pada saat proses pencatatan laporan keuangan. 3 Ekonomi Dibutuhkan banyak biaya untuk pengolahan laporan keuangan. 4 Keamanan Tingkat keamanan pada laporan keuangan masih kurang karena laporan keuangan yang ada saat ini masih dicatat secara manual dan disimpan dalam bentuk arsip-arsip. 5 Efisiensi Sistem lama kurang efisien karena dibutuhkan waktu yang lama dalam proses pembuatan dan pencarian data. 6 Pelayanan Pelayanan dan pencarian data oleh bendahara pada pihak yang membutuhkan kurang cepat karena harus membuka arsip-arsip. Lebih akurat, relevan, dan tepat waktu karena tidak terjadi banyak kesalahan dan kekeliruan dalam pengolahan laporan. Biaya yang dikeluarkan tidak terlalu banyak. Tingkat keamanan terjamin karena dilengkapi dengan password pada form aplikasi dan database. Lebih cepat dan efisien karena proses pembuatan laporan dilakukan secara komputerisasi. Pelayanan dan pencarian data dapat dilakukan lebih cepat dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem baru lebih akurat, relevan, dan tepat waktu dalam penyampaian laporan. Sistem baru lebih menghemat biaya operasional. Sistem baru lebih aman dan terhindar dari adanya kerusakan dan kehilangan data. Sistem baru menghasilkan laporan yang lebih cepat. Sistem baru memberikan pelayanan yang lebih cepat. 11
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan pada sistem informasi keuangan sekolah SMK Negeri 1 Girisubo, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a) Sistem baru lebih menghemat waktu dalam proses pengolahan data. b) Sistem baru lebih akurat, relevan, dan tepat waktu dalam penyampaian laporan. c) Sistem baru lebih menghemat biaya operasional. d) Sistem baru lebih aman dan terhindar dari adanya kerusakan dan kehilangan data. e) Sistem baru memberikan pelayanan yang lebih cepat. Selain memiliki kelebihan, sistem baru juga memiliki kelemahan yaitu pembuatan anggaran tidak dilakukan pada awal semester, melainkan anggaran dapat dibuat sewaktu-waktu. 5.2 Saran Berdasarkan analisa dari kesimpulan yang telah dibuat, ada beberapa saran yaitu : 1. Untuk penelitian ke depannya diharapkan diperbaiki lagi, khususnya untuk menu anggaran perlu adanya validasi, seharusnya tanggal yang terdapat pada menu anggaran diganti dengan bulan. Di mana anggaran hanya dapat dibuat pada awal semester, yaitu pada bulan Juli dan Januari. Selain bulan yang sudah ditentukan tersebut, maka anggaran tidak dapat dibuat. 2. Pada menu anggaran dilengkapi dengan tahun ajaran yang menunjukkan kapan anggaran tersebut dibuat. 12
DAFTAR PUSTAKA Al Fata, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset: Yogyakarta. Mangkulo, Hengky Alexander. 2004. Pemrograman Database Menggunakan Delphi 7.0 dengan Metode ADO. PT Elex Media Komputindo: Jakarta. http://maurizalwepe.wordpress.com/2010/04/14/sistem-informasi-keuangan/ Tanggal akses 30 November 2010 13