BAB 3 ANALISA PERMASALAHAN 3.1 Gambaran Umum Sistem Berjalan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Essensilindo Perdana merupakan perusahaan yang menjadi distributor dari biskuit khong guan ( PT Khong Guan Biscuit Factory Indonesia LTD) dan biskuit monde (PT Monde Mahkota Biskuit Indonesia). PT Essensilindo Perdana dibangun pada tahun 1970 yang berbentuk PD (Perusahaan Dagang), yang dikenal dengan nama PD Essensil Niaga. Tetapi pada tahun 1985, Pemerintah membuat peraturan yang menyatakan apabila suatu perusahaan mempunyai omset lebih dari Rp 500.000.000,- setahun maka perusahaan tersebut tidak dapat berbentuk PD (Perusahaan Dagang), melainkan harus berbentuk PT (Perseroan Terbatas). Sehingga PD Essensil Niaga diubah namanya menjadi PT Essensilindo Perdana.
36 3.1.2 Struktur Perusahaan Komisaris Direktur Utama Direktur Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Penjualan Kepala Personalia Kepala Keuangan Kasir Pembukuan Kolektor Kepala Seksi Gudang Gambar 3.1 Struktur Perusahaan 3.1.3 Wewenang dan Tanggung jawab Komisaris : 1. Melakukan pengawasan dan memberikan nasihat atas kebijaksanaan Direksi. 2. Berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi. 3. Berhak mendapat penjelasan tentang segala hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional. 4. Berhak memberhentikan Direksi sementara apabila bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan atau Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
37 Direktur Utama : 1. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya. 2. Berhak mewakili Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian. Direktur : 1. Memimpin perusahaan, mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi Departemen keuangan, pemasaran, personalia dan penjualan agar dapat mencapai tujuan. 2. Mengembangkan, menyusun, dan merumuskan tujuan, rencana jangka pendek dan panjang serta kebijaksanaan-kebijaksanaan umum perusahaan. 3. Menilai, menganalisa dan mengevaluasi perkembangan perusahaan serta mengadakan perbaikan-perbaikan sesuai dengan perkembangannya. 4. Bertanggung jawab pada Direktur utama. Kepala Bagian Pemasaran : 1. Melaksanakan kebijaksanaan pemasaran dan mengadakan pengawasan serta evaluasi atas pelaksanaannya. 2. Merencanakan dan menyelenggarakan semua kegiatan pemasaran dari semua produk yang ada di perusahaan. 3. Mengadakan hubungan baik dengan pelanggan. 4. Bertanggung jawab pada Direktur.
38 Kepala Bagian Penjualan : 1. Melaksanakan penjualan bagi perusahaan, yaitu mencari langganan untuk memasarkan produk perusahaan. 2. Menentukan strategi penjualan yang paling efektif dan efisien. 3. Menagih hutang-hutang dari pelanggan yang sudah habis waktunya. 4. Bertanggung jawab kepada bagian pemasaran. Kepala Personalia : 1. Memotivasikan karyawan serta menempatkan tenaga kerja sesuai dengan keahliannya. 2. Mengadakan analisa dan evaluasi mengenai kerajinan dan prestasi karyawan. 3. Mengelola sistem dan mengatur penyelenggaraan gaji, bonus, dan komisi karyawan. Kepala Keuangan : 1. Menyiapkan rencana anggaran, pendapatan dan belanja perusahaan. 2. Melakukan analisa dan mengevaluasi atas kondisi perusahaan secara periodik. 3. Mengusahakan sumber penggunaan data, bekerja sama dengan lembaga keuangan atau bank. 4. Bertanggung jawab pada Direktur.
Pabrik Telepon Kirim Ke Luar Kota Gudang Dicatat & dicek Bag. Penjualan Pelanggan Pembayaran Datang Langsung Tunai Piutang Komputer Ekspedisi Kirim Dalam Kota Buku Laporan Pembayaran Piutang Bg. Keuangan Kolektor
40 Keterangan Rich Picture : Sistem yang berjalan pada PT Essensilindo Perdana masih manual dan sederhana. Setiap transaksi yang terjadi, dapat dilaksanakan melalui datang langsung ke perusahaan maupun telepon. Setiap transaksi dicatat di atas kertas dan dibuat secara tertulis. Komputer hanya dipakai sebagai alat bantu untuk pengetikan dan pencetakan laporan-laporan. Pelanggan yang memesan melalui telepon maupun yang datang langsung ke perusahaan, dicatat diatas kertas oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mengecek laporan pembayaran piutang yang belum dibayar dan stok barang dikomputer. Apabila pelanggan masih memiliki piutang yang sudah melewati batas waktu pembayaran, maka pesanan akan ditolak. Jika stok barang yang diinginkan oleh pelanggan tidak ada atau tidak mencukupi pesanan, maka barang dipesan ke supplier sedangkan pesanan barang yang lain tetap dikirim. Produk yang dipesan ke supplier dibayar secara kredit dengan membuka cek tidak lebih dari 1 bulan setelah pemesanan. Jika tidak ada masalah setelah pengecekan, maka bagian penjualan menelepon ke bagian gudang untuk melakukan pengiriman ke tempat tujuan. Pengiriman pesanan dalam kota dikirim langsung ketempat tujuan. Sedangkan pengiriman pesanan luar kota dikirim ke ekspedisi yang ditentukan oleh pihak pelanggan sebelumnya. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Pembayaran yang dilakukan secara tunai dapat dibayar langsung pada saat barang dikirim maupun melalui transfer antar bank (pembayaran dalam waktu 1 sampai 2 minggu masih terhitung tunai). Pembayaran yang dilakukan secara kredit dicatat oleh bagian
41 keuangan sebagai laporan pembayaran piutang yang belum dibayar. Piutang dibayar paling lambat 1 bulan setelah pemesanan. Apabila lebih dari 1 bulan pelanggan belum membayar hutangnya, maka kolektor akan menagih hutang tersebut kepada pelanggan yang bersangkutan. Jika ada kerusakan produk maka produk dapat dikembalikan kepada supplier dan dicatat sebagai retur. Produk yang sudah kadaluarsa dapat dikembalikan kepada supplier dan juga dicatat sebagai retur (dengan syarat produk yang kadaluarsa tidak boleh lebih dari 3 bulan). 3.3 Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunities and Threats) Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunities, and Threats ) pada PT Essensilindo Perdana adalah sebagai berikut : 1. Kekuatan ( Strength ) a. PT Essensilindo Perdana memiliki pengalaman sejak tahun 1970. b. PT Essensilindo Perdana menjual biskuit khong guan dan monde yang lengkap. c. PT Essensilindo Perdana tetap dapat bertahan pada waktu krisis moneter. 2. Kelemahan ( Weakness) a. Informasi tentang adanya produk baru yang terbatas pada jarak dan waktu karena pelanggan hanya dapat melihat produk baru dengan datang langsung ke perusahaan. 3. Kesempatan ( Opportunities ) a. Pangsa pasar yang masih luas diluar Jakarta.
42 b. Penggunaan internet yang memudahkan pelanggan memperoleh informasi tentang apa saja, terutama tentang produk baru. c. Penggunaan internet merupakan nilai tambah bagi perusahaan, sehingga lebih maju dalam bidangnya dibandingkan perusahaan lain. 4. Ancaman ( Threats ) a. Munculnya perusahaan pesaing dalam lokasi yang berdekatan. 3.4 Analisis CSF (Critical Success Factors) Dalam menganalisa apa yang telah dicapai oleh perusahaan selama ini, di dalamnya terdapat faktor-faktor yang sangat mempengaruhi kemajuan suatu perusahaan, faktor-faktor inilah yang kita kenal dengan sebutan Critical Success Factors (CSF). Suatu faktor yang memerlukan perhatian yang lebih demi perkembangan perusahaan (sesuatu yang dapat diukur). Pada PT Essensilindo Perdana faktor-faktor tersebut adalah : 1. Perhatian atas sejumlah klaim yang dilakukan oleh konsumen atas suatu pelayanan, sebagai masukkan di dalam memperbaiki pelayanan kepada konsumen secara lebih baik lagi, dimana akan menimbulkan rasa kepercayaan dan kepuasan konsumen atas pelayanan perusahaan. 2. Pemantauan atas jumlah suatu produk yang masuk dan keluar pada suatu gudang yang dapat menginformasikan trend produk yang diminati oleh konsumen pada waktu tertentu dan wilayah tertentu. 3. Peningkatan posisi antara pesaing-pesaing yang sejenis untuk menggapai market leader, dengan membandingkan informasi total penjualan produk perusahaan dengan pesaing lainnya.
43 3.5 Analisa terhadap Website Pembanding. Sebelum merancang website, kami telah melakukan survei pada satu website lain pada perusahaan distributor produk tropicana slim sebagai bahan perbandingan. Website yang kami survey adalah situs dari PT Nutrexindo Prima, http://www.nutrexindo.co.id. PT Nutrexindo Prima adalah merupakan perusahaan distributor dari produk-produk Tropicana Slim, Nutrisari, dan lain-lain. Situs Nutrexindo ini kami ambil sebagai pembanding dari situs ecrm yang kami usulkan untuk PT Essensilindo Perdana. Berikut ini adalah halaman-halaman dari website pembanding kami, www.nutrexindo.co.id :
Gambar 3.3 Halaman Home 44
45 Gambar 3.4 Halaman Profil Perusahaan Gambar 3.5 Halaman Jaringan Distribusi
46 Gambar 3.6 Halaman Login Internal Gambar 3.7 Halaman Detil Produk
47 Berikut ini adalah perbandingan situs yang kami usulkan terhadap situs nutrexindo.co.id : Tabel 3.1 Perbandingan Sistem yang diusulkan dengan Situs Nutrexindo Website EssenOnline Nutrexindo Menu Bahasa Inggris - - Indonesia V V Belanja Online V - Pengkategorian Produk V - Menu Jenis Pembayarann Informasi V V Perusahaan Faq V - Hubungi Kami V - Komentar, Saran & Kritik (Buku Tamu) V - Pencarian V V Produk Informasi Cara V - Belanja dan Pembayaran ATM BCA V - Transfer Bank V - Rekomendasi V - Produk Tanya Jawab V - Dari hasil analisa penulis, situs Nutrexindo.co.id ini masih tergolong sangat sederhana, dan masih banyak kelemahannya. Kelemahannya antara lain :
48 1. Layanan yang diberikan kepada pelanggan hampir tidak ada. Semua fitur yang ada hanya mengenai perusahaan itu sendiri. Yang berhubungan dengan pelanggan hanya list-menu produk dan menu keluhan pelanggan saja. 2. Sistem CRM dalam situs ini tidak ada. 3. Dalam segi pewarnaan, warna yang ditampilkan senada, dan terkesan membosankan dan monoton. 4. Ada layanan yang belum diaktifkan, tetapi sudah ditampilkan di situs. Yaitu layanan Order Online. Meskipun kelemahannya cukup banyak, situs tersebut juga memiliki kelebihan tersendiri. Yaitu : 1. Adanya Flash text untuk masuk kehalaman awal. Dengan adanya flash text tersebut, dapat mengundang user untuk melihat situs tersebut. 2. Karena tidak adanya animasi atau flash yang begitu besar, waktu pengaksesan perhalaman tidak memakan banyak waktu. 3. User dapat dengan mudah untuk mencari produk yang diinginkan, karena pada setiap halaman terdapat list-menu produk. 3.6 Gambaran Umum Permasalahan Perusahaan-perusahaan sekarang ini menghadapi dunia bisnis dengan persaingan yang ketat. Dimana perusahaan-perusahaan harus mengubah cara mereka berbisnis agar dapat tetap bertahan dalam persaingan. Dalam dunia persaingan bisnis yang kian ketat, pelanggan memiliki banyak pilihan untuk menentukan produk dan jasa yang diperlukan. Hal ini menyebabkan makin sulitnya mendapatkan pelanggan yang baru. Dimana
49 dengan adanya produk dan jasa sejenis dari perusahaan lain, pelanggan bisa memilih dan membandingkan suatu produk dan jasa dari suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Salah satu faktor penentu dalam memenangkan persaingan bisnis adalah bagaimana kita mempertahankan pelanggan kita. Dimana kita seharusnya mempunyai data tentang pelanggan yang tersentralisasi. Sehingga setiap karyawan dari perusahaan dapat memberikan tingkat pelayanan yang sama bagi pelanggan perusahaan, karena mereka memiliki akses terhadap data pelanggan yang ada. Secara garis besar, masalah yang dihadapi oleh PT Essensilindo Perdana saat ini adalah : 1. Pelanggan kurang mendapatkan informasi mengenai PT Essensilindo Perdana, dan produk-produk yang dijual. 2. Sistem pembayaran yang dilakukan adalah setelah barang diterima oleh pelanggan. Sehingga perusahaan harus terus menghubungi pelanggan untuk melakukan pembayaran atas pembelian. 3. Kurangnya layanan kepada pelanggan terutama untuk melakukan transaksi pembelian, karena saat ini perusahaan hanya dapat melayani pelanggan pada jam kerja saja. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang dapat diusulkan adalah melalui perancangan dan penerapan suatu aplikasi ecrm dari PT Essensilindo Perdana. Di mana sistem yang dimaksud adalah berupa aplikasi ecrm berbasiskan web (internet),
50 yang nantinya dapat digunakan sebagai media komunikasi, yaitu untuk penyebaran informasi produk ke pelanggan dan berinteraksi dengan pelanggan secara langsung, serta menyediakan suatu sarana bagi pelanggan untuk melakukan transaksi pembelian produk-produk PT Essensilindo Perdana secara online tanpa terbatas waktu dan jarak. 1. Dengan modul belanja online beserta fasilitas yang interaktif sehingga pelanggan dapat memesan produk secara mudah dan cepat. 2. Menyediakan data lengkap tentang perusahaan dan produknya dalam modul katalog produk sehingga pelanggan dapat mendapatkan informasi mengenai produk terbaru PT Essensilindo Perdana secara cepat dan mudah. 3. Menyediakan sarana feedback yang dapat menampung kritik dan saran pelanggan agar keinginan dapat diketahui sehingga dapat dibuar solusi bagaimana pemenuhan keinginan pelanggan tersebut.