APLIKASI WEB SISTEM KEWANGAN UNIVERSITI Manual Pengguna Modul Pengurusan Inventori & Stok (Pesanan Inventori & Stok oleh PTJ) 1.0 Pengenalan 2 2.0 Objektif 2 3.0 Definisi 2 4.0 Carta Aliran Proses Pesanan 3 4.1 Carta Alir Pesanan 3 4.2 Keterangan Carta Alir 4 5.0 Pengguna 4 5.1 Senarai Pengguna 4 5.2 Pengguna dan Menu Capaian 5 6.0 Capaian kepada Menu 6 6.1 Panduan Log Masuk 6 6.1.1 Panduan Log Masuk bagi Pemohon 6 6.1.2 Panduan Log Masuk bagi Pengesah 7 6.2 Panduan Capai Menu 8 6.2.1 Panduan Capai Menu bagi Pemohon 8 6.2.2 Panduan Capai Menu bagi Pengesah 9 7.0 Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) 10 7.1 Pesanan Baru Untuk Perabut / Alatulis / Alatganti Kenderaan 10 7.2 Pesanan Baru untuk Pakaian Seragam 14 7.3 Edit Pesanan 15 7.4 Pembatalan Pesanan 19 8.0 Senarai Pesanan 20 8.1 Senarai Pesanan 20 8.2 Senarai Pesanan PTJ 22 8.3 Perincian Pesanan 23 9.0 Pengesahan Pesanan 23 9.1 Edit Pesanan 24 9.2 Pembatalan Pesanan 25 9.3 Pengesahan Pesanan 26 9.4 Semakan Pengesahan 26 10.0 Penerimaan 27 10.1 Pengesahan Penerimaan 28 11.0 Popup 30 11.1 Popup Carian Kakitangan 30 11.2 Popup Carian Kod Item 31 12.0 Status BPSP 32 13.0 Lampiran 33 13.1 Senarai Stor & Keterangan 33 13.2 Senarai Jenis BPSP & Keterangan 33 13.3 Senarai Status Pesanan & Keterangan 33 13.4 Maklumat untuk Dihubungi 34 Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 1
1.0 Pengenalan Atas Aplikasi Web bagi Modul Pengurusan Inventori & Stok ini dibangunkan untuk pengurusan maklumat Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) oleh setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pengguna boleh membuat permohonan BPSP secara atas talian. Maklumat yang telah dikemaskini boleh dicapai oleh Ketua Jabatan/Penolong Pendaftar/Ketua Projek untuk Proses Pengesahan Pesanan. Pihak Jabatan Bendahari boleh mencapai rekod yang berkenaan untuk pemantauan dan seterusnya memproses BPSP tersebut bagi membuat pengeluaran barang yang dipohon. Modul ini boleh dicapai di http://www.warga.ukm.my 2.0 Objektif Atas Aplikasi ini dibangunkan untuk memberi kemudahan kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk membuat permohonan secara atas talian. Pihak Jabatan Bendahari boleh membuat pemantauan ke atas Pesanan BPSP secara atas talian dengan cepat di samping memperolehi maklumat terkini. Pihak pengguna boleh mencapai Aplikasi ini dari satu sumber yang sama (server/pelayan). Memudahkan Pihak Teknikal membuat pemantauan sekiranya terdapat sebarang permasalahan. 3.0 Definisi Atas Bil. Singkatan Huraian 1. 2. 3. BPSP MPIS PTJ Borang Pesanan Stor Pusat Modul Pengurusan Inventori dan Stok Pusat Tanggungjawab Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 2
4.0 Carta Alir Proses Pesanan Atas 4.1 Carta Alir Pesanan Atas Pesanan Inventori & Stok Oleh PTJ (BPSP) Stor Pengguna (Pembantu Tadbir / Ketua Projek) 1 2 Mula Isi Borang Pesanan Hantar Pesanan untuk Pengesahan 11 10 Akuan Penerimaan Terima Barang Permohonan 3 Pengesahan Stor Pengguna (Ketua Jabatan / Ketua Projek) 4 5 Terima Borang Pesanan Semak Borang Pesanan Sahkan Borang Pesanan Stor Pusat / Substor 6 Luluskan Borang Pesanan 7 8 Proses Borang Pesanan 9 Hantar Barang Pengeluaran Pemprosessan Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 3
4.2 Keterangan Carta Alir Atas 1. Pembantu Tadbir / Ketua Projek di Stor Pengguna mengisi Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP). 2. Borang pesanan dihantar kepada Ketua Jabatan / Ketua Projek untuk pengesahan. 3. Ketua Jabatan / Ketua Projek menerima borang pesanan. 4. Ketua Jabatan / Ketua Projek menyemak borang pesanan. 5. Pengesahan borang pesanan secara atas talian (online) oleh Ketua Jabatan / Ketua Projek. 6. Kakitangan Stor Pusat yang diberi kuasa meluluskan borang pesanan yang telah disahkan. 7. Stor Pusat/ Substor memproses borang pesanan yang telah diluluskan. 8. Stor Pusat / Substor membuat pengeluaran barang berdasarkan maklumat borang pesanan yang telah diproses. 9. Barang dihantar ke Stor Pengguna. 10. Stor Pengguna menerima barang yang dipohon. 11. Stor Pengguna membuat akuan penerimaan. 5.0 Pengguna 5.1 Senarai Pengguna Atas Pengguna terdiri daripada 2 kategori iaitu: 1. Pemohon Kakitangan Jabatan yang mendaftar Id untuk membuat permohonan BPSP. Pemohon adalah dari kategori Pembantu Tadbir / Kerani 2. Pengesah Ketua Jabatan / Ketua Projek diberi kuasa untuk membuat pengesahan BPSP. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 4
5.2 Pengguna dan Menu Capaian Atas BIL. PENGGUNA MENU KETERANGAN 1. Pemohon (Pembantu Tadbir / Kerani) Permohonan Senarai BPSP Kemasukan maklumat pesanan & item yang ingin dipesan oleh Stor Pengguna Senarai borang BPSP yang dipesan oleh kakitangan yang tersebut. Penerimaan Kemaskini status borang BPSP yang telah diproses dan telah dibuat penghantaran item dipesan kepada Stor Pengguna. Status BPSP Memaparkan urutan status BPSP. 2. Pengesah (Ketua Jabatan / Penolong Pendaftar / Ketua Projek) Pengesahan Senarai BPSP PTJ Pengesahan borang BPSP Senarai borang BPSP yang dipesan oleh kakitangan tersebut dan kakitangan di jabatannya. Status BPSP Memaparkan urutan status BPSP. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 5
6.0 Capaian kepada Menu 6.1 Panduan Log Masuk Atas 6.1.1 Panduan Log Masuk bagi Pemohon Atas Rajah 1: Skrin Log Masuk Aplikasi e-warga a) Sila masukkan Kod Pengenalan dan Kata Laluan pemohon pada ruangan yang disediakan. b) Kod Pengenalan adalah UKMPer dan katalaluan adalah sama seperti katalaluan Sistem e-warga. c) Klik butang Log Masuk. Skrin yang berikut akan dipaparkan : Foto Rajah 2 : Skrin Profil Pengguna (Pemohon) d) Skrin Profil Pengguna akan memaparkan maklumat umum kakitangan tersebut. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 6
6.1.2 Panduan Log Masuk bagi Pengesah Atas Rajah 3 : Skrin Log Masuk Aplikasi e-warga a) Sila masukkan Kod Pengenalan dan Kata Laluan pengesah pada ruangan yang disediakan. b) Kod Pengenalan adalah UKMPer dan katalaluan adalah sama seperti katalaluan Sistem e-warga. c) Klik butang Log Masuk. Skrin yang berikut akan dipaparkan : Foto Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 7
Rajah 4 : Skrin Profil Pengguna (Pengesah) Aplikasi Web Sistem Kewangan Universiti d) Skrin Profil Pengguna akan memaparkan maklumat umum kakitangan tersebut. 6.2 Panduan Capai Menu Atas 6.2.1 Panduan Capai Menu bagi Pemohon Atas a) Klik tanda + pada menu Inventori & Stok. Di bawah menu Inventori & Stok terdapat submenu Pesanan BPSP. Rajah 5 : Capaian Menu Pemohon b) Klik + pada menu Pesanan BPSP untuk memaparkan submenu bagi Pemohon, iaitu Permohonan dan Senarai BPSP. c d Rajah 6 : Capaian Submenu Pemohon Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 8
c) Submenu Permohonan adalah untuk membuat permohonan baru BPSP. (Rujuk 7.1 untuk keterangan lanjut). d) Submenu Senarai BPSP adalah menyenaraikan semua BPSP yang dipohon oleh pengguna tersebut. (Sila rujuk 7.3 untuk keterangan lanjut). 6.2.2 Panduan Capai Menu bagi Pengesah Atas a) Klik tanda + pada tajuk Inventori & Stok. Di bawah menu Inventori & Stok terdapat submenu Pesanan BPSP. Rajah 7 : Capaian Menu Pengesah b) Klik + pada menu Pesanan BPSP untuk memaparkan submenu bagi Pengesah, iaitu Senarai BPSP PTJ dan Pengesahan. Rajah 8 : Capaian Submenu Pengesah c) Submenu Senarai BPSP PTJ adalah untuk menyenaraikan semua BPSP yang dipohon oleh Jabatannya. (Sila rujuk 8.2 untuk keterangan lanjut). c d Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 9
d) Submenu Pengesahan adalah untuk membuat pengesahan BPSP. (Sila rujuk 9.0 untuk keterangan lanjut). 7.0 Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) Atas 7.1 Pesanan Baru untuk Perabut/Alatulis/Alatganti Kenderaan Atas a) Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) yang baru seperti di bawah akan dipaparkan apabila pengguna memilih Submenu Permohonan dalam MPIS. b c d e f Rajah 9 : Skrin Pesanan BPSP (1) g b) Sila pilih Stor yang berkenaan pada dropdown. c) Klik pada radiobutton untuk pilihan jenis BPSP. d) Bagi Pesanan Untuk, sila buat pilihan samada pesanan untuk Fakulti/Jabatan/Pusat atau untuk Projek IRPA. Untuk Fakulti/ Jabatan/Pusat sila pilih dropdown pertama kemudian pilih Program/Bahagian berkenaan pada dropdown kedua. Untuk Projek IRPA, sila masukkan UKMper Ketua Projek (contohnya K004898 atau 4898) dan klik butang Capai, atau klik butang Cari UKMper untuk carian kakitangan (Rujuk 11.1 untuk keterangan lanjut). Seterusnya, sila buat pilihan Projek IRPA pada dropdown. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 10
e) Bagi jenis BPSP yang mempunyai caj, pengguna perlu memasukkan kod peruntukan yang berkaitan. f) Sila masukkan catatan umum pada ruangan justifikasi. g) Klik butang Seterusnya dan skrin berikut akan dipaparkan. h k Rajah 10 : Skrin Pesanan BPSP (2) h) Semua maklumat pesanan akan dipaparkan berdasarkan input pada skrin pertama tadi. Nombor Pesanan BPSP akan dijana secara automatik. i) Bagi BPSP berjenis F(Perabot) dan U(Pakaian Seragam), maklumat Pemilik perlu dilengkapkan. Rajah 11 : Skrin Maklumat Pemilik j) Bagi BPSP berjenis K(Alatganti Kenderaan), maklumat Pemandu perlu dilengkapkan. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 11
Rajah 12 : Skrin Maklumat Pemandu k) Lengkapkan bahagian Maklumat Item Dipesan dengan klik pada butang Tambah Item Baru untuk memasukkan maklumat item. Rajah 13 : Skrin Tambah Item Baru k l) Masukkan kod item dan klik butang Capai atau klik butang Cari Kod Item (Rujuk 11.2) untuk membuat carian kod item. Masukkan kuantiti dan klik butang Kemas. Rajah 14 : Skrin Maklumat Kod Item Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 12
m) Ulangi langkah (k) dan (l) untuk menambah item lain. n) Semua maklumat item yang dipilih akan dipaparkan seperti berikut: Rajah 15 : Skrin Maklumat Item Dipesan o p r t s o) Jika ingin mengubahsuai maklumat, klik butang Pilih atau klik butang Hapus untuk menghapuskan rekod tertentu. p) Sekiranya pesanan telah lengkap, klik butang Hantar Untuk Pengesahan bagi menghantar borang permohonan tersebut untuk disahkan oleh Pengesah. Sistem akan menghantar emel kepada Pengesah yang menyatakan terdapat borang pesanan yang perlu disahkan. q) Status borang akan bertukar dari E (Edit (Item&BPSP)) ke S (Pengesahan Pesanan (BPSP)). r) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu. s) Klik butang Borang Pesanan Baru untuk membuat pesanan seterusnya atau t) Klik butang Keluar untuk keluar daripada borang BPSP. Skrin akan kembali ke menu utama. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 13
7.2 Pesanan Baru Untuk Pakaian Seragam Atas a) Ulangi langkah 7.1 (a-g). b) Bagi BPSP berjenis U (Pakaian Seragam), maklumat Pemilik pada skrin kedua Borang BPSP perlu dilengkapkan. c) Masukkan UKMPer Pemilik dan klik butang Capai atau klik butang Cari UKMPer (Rujuk 11.1) d) Maklumat item yang layak bagi pemilik akan dipaparkan. b d e Rajah 16: Borang BPSP untuk Pakaian Seragam e) Sila masukkan saiz dan kuantiti yang ingin dipesan. * Peringatan : 1) Kuantiti pesan mesti kurang atau sama dengan kuantiti layak. 2) Kuantiti pesan tidak boleh bernilai negatif (contoh : -1, -3, -5). 3) Masukkan 0 atau tinggalkan kosong pada ruangan kuantiti Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 14
pesan bagi kod item yang tidak ingin dipesan. Aplikasi Web Sistem Kewangan Universiti f) Klik butang Kemas. g) Klik butang Hantar Untuk Pengesahan, status akan bertukar dari E (Edit (Item & BPSP)) ke S (Pengesahan Pesanan(BPSP)). h) Klik butang Borang Pesanan Baru untuk membuat pesanan seterusnya atau klik butang Keluar untuk keluar daripada borang BPSP. 7.3 Edit Pesanan Atas a) Klik pada menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP Rajah 17 : Capaian Menu Senarai BPSP b) Skrin Senarai Pesanan akan dipaparkan. Sila pilih jenis capaian pada radiobutton samada mengikut Jenis BPSP atau Status BPSP atau Nombor BPSP. b Rajah 18 : Pilihan Capaian Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 15
c) Bagi pilihan mengikut Jenis BPSP, sila pilih radiobutton jenis BPSP dan pilih dropdown Tahun Pesanan dan Klik Capai. Rajah 19 : Capaian mengikut Jenis BPSP d) Klik pada medan Perinci untuk pilihan BPSP yang berstatus E-Edit. Rajah 20 : Skrin Senarai Pesanan e) Jika pilihan mengikut Status BPSP, sila pilih status BPSP pada dropdown yang aktif dan pilih dropdown Tahun Pesanan.Klik capai. Rajah 21 : Capaian mengikut Status BPSP Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 16
Nota :Pengguna hanya dibenarkan Edit BPSP yang berstatus E sahaja. Bagi BPSP yang berstatus S dan Q pengguna dikehendaki klik Butang Edit untuk menukarkan status kepada E. f) Klik pada medan Perinci untuk pilihan BPSP yang berkenaan berstatus E-Edit Rajah 22 : Capaian mengikut Status BPSP g) Skrin Borang Edit BPSP akan dipaparkan: f1 Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 17
f2 f3 g Rajah 23 : Borang Edit BPSP Pengguna hanya dibenarkan mengedit maklumat : 1. Pesanan Untuk Fakulti/ Jabatan / Pusat atau Pesanan Untuk Projek IRPA. Klik pada radiobutton Fakulti/Jabatan/Pusat atau Projek IRPA Untuk Fakulti/Jabatan/Pusat Sila klik pada dropdown untuk pilihan Fakulti/Jabatan/Pusat, seterusnya klik pada dropdown yang berikut untuk pilihan Bahagian Bagi BPSP yang mempunyai caj, pengguna boleh mengedit Kod Peruntukan. Atau Untuk Projek IRPA Sila masukkan UKMper Ketua Penyelidik (contoh : K007533 atau 7533). Tekan Enter atau klik butang Capai. Pengguna juga diberi pilihan membuat carian UKMper Ketua Penyelidik dengan cara klik butang Cari UKMper. (Rujuk 11.1). Klik pada dropdown untuk pilihan Kod Projek jika perlu. Bagi BPSP yang mempunyai caj, maklumat peruntukan telah ditentukan mengikut Kod Projek yang telah dipilih. 2. Justifikasi atau catatan bagi BPSP Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 18
Aplikasi Web Sistem Kewangan Universiti Sila edit maklumat justifikasi pada ruang yang disediakan, jika perlu. 3. Maklumat Item Yang Dipesan Klik butang Tambah Item Baru untuk membuat penambahan item yang dipesan. Seterusnya klik butang Kemas untuk mengemaskini maklumat. Klik butang Hapus pada baris yang berkenaan untuk menghapuskan maklumat item yang tersebut. Maklumat akan dikemaskini secara automatik. Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan untuk mengubah kuantiti item yang berkenaan. Seterusnya klik butang Kemas untuk mengemaskini maklumat. g) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai BPSP. 7.4 Pembatalan Pesanan Atas a) BPSP yang berstatus E (Edit(Item & BPSP)) dan S (Pengesahan Pesanan(BPSP)) sahaja boleh dibatalkan. b) Sila ulangi langkah 7.3 (a-f). c) Klik butang Batal untuk membatalkan Borang BPSP tersebut. Status BPSP dan status item akan ditukar kepada X (Batal Pesanan (BPSP)). d) Pengemaskinian akan dibuat secara automatik. e) Pengguna tidak dibenarkan mengedit borang yang telah dibatalkan. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 19
8.0 Senarai Pesanan Aplikasi Web Sistem Kewangan Universiti 8.1 Senarai Pesanan Atas a) Skrin Senarai Pesanan ini boleh dicapai oleh pengguna yang berstatus Pemohon. b) Klik pada Menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP. Skrin Senarai Pesanan akan dipaparkan. c) Klik pada radiobutton Pilihan Capaian. Tiga pilihan disediakan iaitu capaian mengikut Status BPSP dan Jenis BPSP dan Nombor BPSP. d) Jika pengguna memilih Jenis BPSP, dropdown akan memaparkan senarai Jenis BPSP. Rajah 24 : Pilihan Capaian mengikut Jenis BPSP e) Klik pada dropdown Senarai Jenis BPSP dan pilih tahun pesanan. f) Senarai BPSP akan dipaparkan mengikut pilihan. g) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan.(rajah 24) Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 20
h) Sekiranya pengguna memilih Status BPSP,dropdown senarai Status dan tahun pesanan akan aktif. Rajah 25 : Pilihan Capaian mengikut Status i) Pilih pada dropdown Status BPSP dan pilih Tahun Pesanan.Klik Capai. j) Senarai BPSP akan dipaparkan mengikut Status yang dipilih. k) Klik Perinci untuk ke Skrin Perincian BPSP yang berkenaan.(rajah 25) l) Jika pengguna memilih Nombor BPSP, pengguna perlu mengisi ruangan dengan nombor BPSP (Rajah 26). Sebagai contoh : i. Petak Pertama- Kod Stor Pemesan{A} ii. Petak Kedua- Kod Jenis BPSP{S} iii. Petak Ketiga- Nombor BPSP{2380} iv. Petak Keempat- Tahun Pesanan{2010} Rajah 26 : Pilihan Capaian mengikut Nombor BPSP Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 21
m) Masukkan seperti AS 2380/2010 mengikut ruangan yang betul. n) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan(rajah 26) 8.2 Senarai Pesanan PTJ Atas Rajah 27: Skrin Senarai Pesanan PTJ a) Skrin Senarai Pesanan ini boleh dicapai oleh pengguna yang berstatus Pengesah. b) Klik pada Menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP PTJ. Skrin Senarai Pesanan BPSP PTJ akan dipaparkan. c) Ulangi langkah 8.1 (c-n). d) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan. Rajah 26 : Skrin Senarai Pesanan PTJ Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 22
8.3 Perincian Pesanan Atas a) Skrin Perincian BPSP ini akan dipaparkan sekiranya pengguna klik pada senarai BPSP yang berstatus Q, T, X, K, H, G. b) Borang BPSP ini adalah untuk tujuan semakan sahaja. Sebarang perubahan tidak boleh dilakukan. 9.0 Pengesahan Pesanan Atas a) Pengguna yang berstatus Pengesah sahaja dibenarkan membuat Pengesahan Pesanan. b) Borang BPSP yang disenaraikan adalah semua borang yang dipesan oleh jabatannya atau borang yang dipesan oleh Pengesah tersebut. c) Capaian menu adalah seperti pada Rajah 27. Rajah 27 : Skrin Menu Pengesahan Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 23
9.1 Edit Pesanan Atas a) Klik pada menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP PTJ. b) Ulangi langkah 8.1 (c-g). c) Skrin Borang Edit Pesanan akan dipaparkan. f Rajah 28 : Skrin Borang Edit Pesanan d) Butang-butang pada skrin adalah mengikut Id dan had capaian yang telah ditetapkan. e) Pengesah perlu menyemak kembali maklumat yang telah dimasukkan oleh Pemohon. f) Klik butang Edit sekiranya terdapat maklumat yang perlu diedit. Status akan bertukar daripada S ke E. Pengesah boleh mengedit maklumat Pesanan Untuk, Justifikasi dan maklumat item iaitu samada menambah item baru atau menukar kuantiti bagi item. g) Klik butang Kemas untuk mengemaskini maklumat. h) Klik butang Hantar untuk Pengesahan untuk menukarkan status kepada S. i) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai BPSP PTJ. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 24
9.2 Pembatalan Pesanan Atas a) Ulangi langkah 8.2 (b-d), klik pada baris yang berkenaan. b) Skrin BPSP yang berkenaan akan dipaparkan Rajah 29 : Skrin Pembatalan Pesanan c) Untuk membuat pembatalan, pengesah perlu klik pada butang Batal. Status akan ditukarkan kepada X. d) Hanya BPSP yang berstatus E dan S sahaja boleh dibatalkan. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 25
9.3 Pengesahan Pesanan Atas a) Untuk proses Pengesahan Pesanan BPSP, pengesah perlu klik pada submenu Senarai Pesanan PTJ (Rujuk 8.2). b) Sila klik Perinci pada baris Pesanan BPSP yang berkenaan. Borang BPSP akan dipaparkan. c) Borang BPSP yang berstatus S sahaja boleh disahkan. d) Klik butang Pengesahan untuk proses pengesahan pesanan, Status BPSP akan bertukar kepada Q. e) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai Pesanan PTJ. 9.4 Semakan Pengesahan Atas a) Skrin ini menyediakan kemudahan kepada Pengesah untuk melihat senarai borang BPSP yang telah disahkan dan yang belum disahkan. b) Pilih Status Pesanan dan Tahun Pesanan,klik butang Capai. Rajah 30 : Skrin Semakan Pengesahan c) Klik Perinci bagi melihat borang BPSP berkenaan. d) Bagi borang yang belum disahkan, Pengesah boleh membuat pengesahan dengan klik butang Pengesahan. e) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 26
f) Jika pengguna memilih Nombor BPSP, pengguna perlu mengisi ruangan dengan nombor BPSP(Rajah 31) i. Petak Pertama-Kod Stor Pemesan ii. Petak kedua-kod Jenis BPSP iii. Petak ketiga-nombor BPSP iv. Petak Keempat-Tahun Pesanan g) Klik Perinci bagi melihat borang BPSP berkenaan. Rajah 31 : Skrin Semakan Pengesahan 10.0 Penerimaan Atas a) Skrin Penerimaan akan diisi oleh pemohon yang telah menerima item yang dipesan. b) Untuk ke Skrin Penerimaan, pemohon perlu klik pada menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Penerimaan. c) Skrin berikut akan dipaparkan,pemohon perlu memilih status BPSP dan tahun pesanan.kemudian klik capai. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 27
Rajah 31 : Skrin Penerimaan Inventori dan Stok d) Skrin ini memberi kemudahan kepada pemohon untuk melihat Senarai BPSP yang telah diterima dan yang belum diterima. e) Klik Perinci untuk melihat perincian borang BPSP. f) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu. 10.1 Pengesahan Penerimaan. Atas a) Untuk membuat pengesahan penerimaan, sila klik menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Penerimaan. b) Klik pada radiobutton Belum Terima. Rajah 32 : Pilihan capaian Skrin Penerimaan c) Klik Perinci pada baris nombor BPSP yang ingin dibuat pengesahan penerimaan. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 28
Rajah 33 : Skrin Penerimaan Inventori dan Stok d) Skrin berikut akan dipaparkan. e Rajah 34 : Skrin Pengesahan Penerimaan e) Klik butang Terima untuk membuat pengesahan penerimaan. f) Status akan bertukar daripada H (Keluar Fizikal (Item)) ke G (Terima Stok (Item)). Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 29
Rajah 35 : Skrin Pengesahan Penerimaan Status G 11.0 Popup 11.1 Popup Carian Kakitangan Atas c d f e Rajah 36 : Skrin Popup Carian Kakitangan a) Skrin ini adalah untuk membuat carian maklumat kakitangan. b) Pengguna boleh memilih satu atau lebih pilihan carian yang telah disediakan iaitu Nama, Fakulti, Jabatan atau Jawatan. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 30
c) Klik pada kotak yang berkenaan dan masukkan maklumat yang hendak dicari pada ruangan yang disediakan. d) Klik butang Capai dan maklumat akan dipaparkan. e) Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan. f) Klik butang Semula jika pengguna ingin membuat carian lain. 11.2 Popup Carian Kod Item Atas e f g h j Rajah 37: Popup Carian Kod Item a) Skrin ini adalah untuk membuat carian kod item. b) Terdapat tiga pilihan carian iaitu Semua, Kod Item dan Perihal Item. c) Pengguna perlu memilih salah satu daripada pilihan carian yang telah disediakan. d) Klik pada radiobutton yang berkenaan. e) Bagi pilihan Semua, carian akan dibuat kepada semua kod item yang ada. f) Bagi pilihan Kod Item, sila masukkan kod item yang hendak dicari pada ruang yang berkenaan. Carian dilakukan berdasarkan kod item yang dimasukkan. g) Bagi pilihan Perihal Item, sila masukkan sebahagian daripada perihalan item yang berkenaan. Carian dilakukan berdasarkan perihalan item yang dimasukkan. h) Klik butang Capai dan maklumat akan dipaparkan. i) Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan. j) Klik butang Semula untuk membuat carian berikutnya. Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 31
12.0 Status BPSP Atas a) Status BPSP memaparkan urutan status borang daripada mula pemohon mengisi borang BPSP sehingga proses penerimaan borang. b) Untuk mencapai skrin ini, sila klik Inventori & Stok Pesanan BPSP Status BPSP. c) Rajah berikut akan dipaparkan. Rajah 38 : Status BPSP Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 32
13. 0 Lampiran 13.1 Senarai Stor & Keterangan Atas Stor A B C D E F G H I J K L M N Keterangan Stor Pusat, Bangi Stor Pusat, HUKM CSSD Stor Dewan Bedah Utama Stor Dewan Bedah A & E Stor Dewan Bedah O & G Stor Dewan Bedah Anestesiologi Stor Jabatan Dietetik Stor Jabatan Pengurusan Bangunan Patologi Kimia Hematologi Histopatologi/Sitopatologi/Forensik Zon Mikrobiologi Tabung Darah 13.2 Senarai Jenis BPSP dan Keterangan Atas Jenis BPSP F S K U C O E D R Keterangan Perabot Alatulis Alatganti Kenderaan Pakaian Seragam Pakai Habis Peralatan Pejabat Peralatan Perubatan Makanan Kering Reagen 13.3 Senarai Status Pesanan dan Keterangan Atas Status E S Q T K X H G Keterangan Edit (Item&BPSP) Pengesahan Pesanan Pesan (BPSP & Item) Sudah Proses (BPSP) Daftar Keluar (Item) Batal Pesanan (BPSP) Keluar Fizikal (Item) Terima Stok (Item) Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 33
13.4 Maklumat Untuk Dihubungi Atas Sebarang pertanyaan mengenai polisi atau pekeliling boleh hubungi : Pejabat Am Stor Pusat Bangi 03-8921 4005 Sebarang aduan teknikal perlu menggunakan Sistem Pelaporan Kerosakan ICT ( http://www.ukm.my/sai) Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 34