USER MANUAL STAFFING MANAGEMENT SYSTEM Panduan Penggunaan Sistem Manajemen Kepegawaian Versi 1.2 (20 September 2012) http://academic.ittelkom.ac.id
DAFTAR ISI Daftar Gambar...4 Daftar Tabel...5 Navigasi Sistem Kepegawaian...6 Login...9 Beranda...11 Lihat Pegawai...11 Tambah Pegawai...13 Tambah Pegawai dari Calon Pegawai...17 Cetak Daftar Pegawai...17 Edit Pegawai...19 Set Status Pegawai...21 Riwayat Pegawai...23 Detail Pegawai...24 Pelatihan...29 Pendidikan...33 Penghargaan...37 Keluarga...40 Riwayat Kesehatan...46 Kenaikan Tingkat...50 Jabatan Fungsional Akademik...54 2
Riwayat Jabatan Struktural...55 Dokumen...56 Riwayat Status Pegawai...60 3
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Tampilan Umum Sistem Kepegawaian...7 Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-gracias...9 Gambar 3 Tampilan Halaman Login I-Gracias dengan Single Account(a) ; dengan Account Lama(b)...10 Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda ketika Login sebagai Admin SDM...11 Gambar 5 Tampilan Halaman Menu Lihat Pegawai...12 Gambar 6 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai...14 Gambar 7 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai dari Calon Pegawai...17 Gambar 8 Tampilan Cetak Daftar Pegawai...18 Gambar 9 Tampilan Halaman Menu Edit Pegawai...20 Gambar 10 Tampilan Halaman Detail Pegawai...23 Gambar 11 Tampilan Halaman Detail Pegawai...25 Gambar 12 Tampilan Halaman Cetak Detail Pegawai...29 Gambar 13 Tampilan Halaman Pelatihan...29 Gambar 14 Tampilan Halaman Sub-Menu Pendidikan...33 Gambar 15 Tampilan Halaman Sub-Menu Penghargaan...37 Gambar 16 Tampilan Halaman Sub-Menu Keluarga...40 Gambar 17 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Kesehatan...46 Gambar 18 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Tingkat Pegawai...50 Gambar 19 Tampilan Halaman Sub-Menu Jabatan Fungsional Akademik...54 Gambar 20 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Jabatan Struktural...55 Gambar 21 Tampilan Halaman Sub-Menu Dokumen...56 Gambar 22 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Status Pegawai...60 4
DAFTAR TABEL Tabel 1 Navigasi Sistem Kepegawaian...7 Tabel 2 Navigasi pada Halaman Detail Pegawai...26 5
NAVIGASI SISTEM KEPEGAWAIAN Sistem Manajemen Kepegawaian adalah sebuah sistem yang diperuntukkan untuk bagian Sumber Daya Manusia (SDM). Sistem ini bertujuan untuk mempermudah bagian SDM mendapatkan informasi terbaru terkait dengan sumber daya manusia yang ada di Institut Teknologi Telkom, menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian SDM dengan para pegawai untuk melakukan setiap perubahan, dan memberikan informasi yang akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi struktur kepegawaian, deskripsi kerja (per unit) maupun historikal kepegawaian. Navigasi Sistem Kepegawaian secara umum adalah sebagai berikut : 1 2 4 -J 5 3 6
6 7 8 Gambar 1 Tampilan Umum Sistem Kepegawaian Tabel 1 Navigasi Sistem Kepegawaian Nomor Nama Keterangan 1 Tambah Pegawai Untuk menambah data pegawai (dapat dipilih dari daftar calon pegawai) 2 Show by Institusi Untuk menampilkan daftar pegawai berdasarkan institusi yang dipilih dengan penyaringan data dari kolom Status Keaktifan Pegawai, Status Pegawai, dan Tipe JFA (*) (*) Daftar nama institusi yang muncul akan disesuaikan dengan privileges masing-masing Admin. Sebagai contoh, Admin SDM dari YPT dapat melihat daftar data seluruh pegawai yang ada di bawah naungan YPT, sedangkan Admin SDM dari institusi yang ada di bawah YPT hanya dapat melihat daftar data pegawai yang ada di bawah naungan institusi tersebut. 7
3 Show by Entry Untuk menampilkan jumlah data berdasarkan jumlah entry yang dipilih 4 Cetak Untuk mencetak data yang ditampilkan 5 Search Untuk mencari data yang dibutuhkan 6 Aksi Edit ( ) : Untuk mengubah data yang dipilih Set ( / ) : Untuk mengatur aktif tidaknya seorang pegawai Employee History ( ) : Untuk melihat riwayat dari seorang pegawai 7 Keterangan Data Showing 1 to 20 of 467 entries berarti menampilkan data ke-1 sampai data ke-20 dari 467 data yang ada 8 Next/ Previous Page Untuk pindah ke halaman pertama, halaman berikutnya, halaman sebelumnya, atau halaman terakhir 8
LOGIN Pengaksesan Sistem Manajemen Kepegawaian memerlukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user. Pengecekan privilege user dilakukan di halaman login, seperti gambar di bawah ini. URL dari Sistem Manajemen Kepegawaian yaitu di http://academic.ittelkom.ac.id (i-gracias) Gambar 2 Tampilan Halaman Depan i-gracias 9
Langkah-langkah untuk melakukan autentifikasi atau pengecekan hak akses user pada Sistem Manajemen Kepegawaian adalah sebagai berikut : 1. Buka Sistem Kepegawaian pada URL http://academic.ittelkom.ac.id 2. Masukkan username dan password pada kotak isian masing-masing, sesuai dengan username dan password yang telah terdaftar sesuai dengan user dalam user group. Klik pada bagian tersebut apabila belum memiliki single account 3(a) 3. Klik tombol Login 3(a) Gambar 3 Tampilan Halaman Login I-Gracias dengan Single Account(a) ; dengan Account Lama(b) Setelah login berhasil, maka akan muncul tampilan beranda dan terdapat menu untuk mengelola data kepegawaian, seperti gambar berikut ini : Menu yang disediakan untuk Admin SDM pada aplikasi ini adalah sebagai berikut : 10
BERANDA Beranda adalah menu yang pertama kali terlihat ketika login sebagai Admin SDM berhasil. Pada menu ini akan menampilkan kalimat yang menyatakan login sebagai Admin SDM. Gambar 4 Tampilan Halaman Beranda ketika Login sebagai Admin SDM LIHAT PEGAWAI Lihat Pegawai adalah menu untuk mengelola data pegawai yang ada di Institut Teknologi Telkom. Pada menu ini disediakan beberapa fitur, diantaranya adalah menambah pegawai, mengubah data-data seorang pegawai, dan melihat riwayat seorang pegawai. Informasi tabel tampilan menu Lihat Pegawai adalah sebagai berikut : NIP : Nomor Induk Pegawai yang dipakai untuk membedakan seorang pegawai dengan pegawai lainnya Nama Lengkap : Nama lengkap seorang pegawai Unit/ Bagian : Nama unit atau bagian tempat Pegawai bekerja Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan dari seorang Pegawai pada unit atau bagian tempat kerja Jenis Kelamin : Jenis kelamin pegawai (Pria / Wanita) JFA : Jabatan Fungsional Akademik pegawai (NJFA sampai Guru Besar) Jabatan Struktural : Nama Jabatan Struktural seorang pegawai (Rektor, Dekan, Kepala Program Studi, dsb) Status Pegawai : Status pekerjaan seorang pegawai Durasi(jam) : Lama bekerja seorang pegawai dihitung dari awal bekerja sampai saat ini Aksi : Untuk mengubah data pegawai, menonaktifkan pegawai, dan untuk melihat riwayat pegawai Berikut adalah tampilan untuk menu Lihat Pegawai : 11
Gambar 5 Tampilan Halaman Menu Lihat Pegawai 12
TAMBAH PEGAWAI Tambah Pegawai adalah sebuah fitur dari menu Lihat Pegawai. Fitur ini digunakan untuk menambahkan seorang pegawai ke dalam daftar pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan pegawai : 1. Klik tombol Tambah Pegawai 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data pribadi pegawai tersebut 13
Gambar 6 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai Jika, Jenis Profesi = TPA Tetap 14
Field yang harus diisi untuk menambahkan data pegawai adalah sebagai berikut : NIP : Nomor Induk Pegawai yang membedakan seorang pegawai dengan pegawai lainnya 2 digit tera khir tahun kelahira n 4 digit Nomor urut pegawai. Dilihat dari nomor urut pegawai yang terakhir kali ditambahkan [] [] [] [] 2 digit tera khir tahun rekrut pegawai NIDN : Nomor Induk Dosen Nasional Nama Lengkap : Nama lengkap pegawai Tanggal Lahir : Tanggal lahir pegawai Tempat Lahir : Tempat lahir pegawai Status Perkawinan : Status perkawinan pegawai (Lajang / Menikah) Golongan Darah : Golongan darah pegawai Jenis Kelamin : Jenis kelamin pegawai (Pria / Wanita) Agama : Agama yang dianut pegawai Alamat : Alamat rumah pegawai Kode Pos : Kode pos alamat rumah pegawai Nomor KTP : Nomor Kartu Tanda Penduduk yang dimiliki pegawai Nama Bank : Nama bank yang digunakan pegawai Nama Cabang : Nama cabang dari bank yang digunakan pegawai Nomor Rekening : Nomor rekening bank pegawai NPWP : Nomor Pokok Wajib Pajak masing-masing pegawai 1 Menunjukkan kode dari status pegawai [1]. Dosen Tetap/ Tenaga Penunjang Akademik Tetap [2]. Calon Pegawai [3]. Part Time/ Full Time [4]. Dosen Kopertis [5]. Tenaga Kerja Waktu Tertentu (TKWT) 1 digit 15
Nomor Telepon : Nomor telepon lokal pegawai Nomor HP : Nomor telepon genggam pegawai Alamat Email : Alamat email pegawai Pendidikan : Pendidikan terakhir pegawai Jurusan : Jurusan dari pendidikan terakhir. Jika tidak ada jurusan dari pendidikan terakhir, dapat diisi dengan Lainnya Tanggal Rekruitmen : Tanggal seseorang menjadi pegawai Kode Dosen : Kode jika seorang pegawai adalah seorang dosen Unit / Bagian (TPA) Homebase (Dosen) : Unit / bagian dimana seorang pegawai ditempatkan Kode Dosen : Kode yang diberikan kepada masing-masing Dosen Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan pegawai DPLK : Tunjangan hari tua (Ya/ Tidak) Jabatan Fungsional Akademik : Jabatan yang melekat pada diri pegawai. Jabatan ini terhitung mulai dari Surat Keputusan untuk jabatan tersebut dikeluarkan. Jabatan Struktural : Jabatan struktural pegawai. Pegawai dapat memiliki lebih dari satu jabatan struktural dalam satu waktu yang bersamaan. Tanggal mulai sebuah jabatan struktural adalah tanggal Surat Keputusan untuk jabatan tersebut dikeluarkan. Sedangkan tanggal akhir jabatan struktural dapat dikosongkan jika dalam Surat Keputusan tidak terdapat tanggal akhir jabatan tersebut. Tanggal akhir sebuah jabatan juga dapat diisi dengan tanggal mulai sebuah jabatan struktural yang baru. 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data pegawai tersebut ke database. 16
TAMBAH PEGAWAI DARI CALON PEGAWAI Tambah Pegawai dari Calon Pegawai adalah fitur yang diperuntukkan untuk menambah pegawai dari calon pegawai yang telah diterima (status penerimaannya adalah Diterima ). Berikut adalah langkah-langkah untuk menambah pegawai dari calon pegawai yang telah diterima : 1. Klik tombol Tambah Pegawai dari Calon Pegawai 2. Lalu akan muncul form seperti di bawah ini: Gambar 7 Tampilan Halaman Menu Tambah Pegawai dari Calon Pegawai 3. Klik tombol Set as Employee ( ) pada kolom Aksi untuk menambahkan calon pegawai tersebut menjadi pegawai. CETAK DAFTAR PEGAWAI Cetak Daftar Pegawai adalah fitur untuk mencetak daftar pegawai yang terdapat dalam struktur organisasi dan datanya telah dimasukkan menjadi pegawai. Untuk mencetak daftar pegawai, klik tombol Cetak dan akan terbuka halaman baru yang berisi daft ar pegawai yang siap untuk dicetak. 17
Gambar 8 Tampilan Cetak Daftar Pegawai 18
EDIT PEGAWAI Edit Pegawai adalah fitur dari menu Lihat Pegawai dimana fitur ini digunakan untuk mengubah data pegawai. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengubah data pegawai melalui fitur Edit Pegawai : 1. Klik tombol Edit Pegawai ( ) 2. Lalu akan muncul data pegawai yang ingin diubah seperti gambar di bawah ini : 19
Gambar 9 Tampilan Halaman Menu Edit Pegawai 3. Ubah data yang ingin diubah. 4. Klik tombol Ubah agar perubahan data tersimpan ke database dan akan muncul pesan notifikasi bahwa data telah tersimpan ke database. 20
SET STATUS PEGAWAI Set Status Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Lihat Pegawai. Aksi ini dilakukan untuk menonaktifkan seorang pegawai yang terdapat dalam struktur, tetapi datanya tetap terdapat dalam database. Untuk mengubah status aktif seorang pegawai, berikut adalah langkah-langkahnya : 1. Klik tombol ( ) untuk menonaktifkan pegawai. 2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog isian Non-aktifkan Pegawai seperti di bawah : (*) (*) Tampilan kotak dialog Non-aktifkan Pegawai untuk pegawai dengan Kode Status Pegawai pada NIP adalah -1, -2, dan -4 21
(**) Tampilan kotak dialog Non-aktifkan Pegawai untuk pegawai dengan Kode Status Pegawai pada NIP adalah -3 dan -5 (**) 3. Klik tombol Nonaktifkan untuk melakukan non-aktifasi pada pegawai tersebut. 4. Setelah itu, akan muncul kotak dialog konfirmasi seperti di bawah : 5. Klik OK untuk mengubah status aktif pegawai atau klik Cancel untuk membatalkan. 22
RIWAYAT PEGAWAI Riwayat Pegawai adalah salah satu aksi yang dapat dilakukan pada menu Lihat Pegawai. Aksi ini dilakukan untuk melihat riwayat dari pekerjaan pegawai yang datanya tetap terdapat dalam database. Riwayat pegawai terdiri dari Detail Pegawai, Pelatihan, Pendidikan, Penghargaan, Keluarga, Riwayat Kesehatan, Pengajuan Cuti, Kenaikan Tingkat, Jabatan Fungsional Akademik, Riwayat Jabatan Struktural, Dokumen, Riwayat SPMPD Pegawai, dan Riwayat Status Pegawai. Untuk melihat riwayat seorang pegawai, berikut langkah-langkahnya: 1. Klik tombol ( ) pada kolom Aksi untuk melihat riwayat pegawai. 2. Setelah itu, akan muncul daftar sub-menu dari Riwayat Pegawai dengan Detail Pegawai sebagai default sub-menu yang ditampilkan pertama kali seperti gambar di bawah ini: Gambar 10 Tampilan Halaman Detail Pegawai 23
DETAIL PEGAWAI Detail Pegawai adalah salah satu sub-menu yang terdapat dalam menu Riwayat Pegawai. Detail Pegawai memberikan informasi mengenai data pribadi, data bank dan data pekerjaan dari seorang pegawai. Informasi mengenai data pegawai tersebut akan ditampilkan seperti gambar berikut: 1 24
2 3 Gambar 11 Tampilan Halaman Detail Pegawai 25
Tabel 2 Navigasi pada Halaman Detail Pegawai Nomor Nama Keterangan 1 Cetak Untuk mencetak data detail pegawai yang ditampilkan 2 Bank Seorang pegawai dapat memberikan data Bank, maksimal 2 Bank yang berbeda, dimana dapat diatur Bank mana yang menjadi primary 3 Ubah Klik tombol Ubah untuk menyimpan data detail pegawai apabila dilakukan perubahan terhadap data tersebut Berikut merupakan tampilan yang diberikan aplikasi apabila tombol Cetak pada sub-menu Detail Pegawai ditekan. 26
27
28
Gambar 12 Tampilan Halaman Cetak Detail Pegawai PELATIHAN Pelatihan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pelatihan menampilkan informasi mengenai data jenis-jenis pelatihan yang telah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu Pelatihan. Gambar 13 Tampilan Halaman Pelatihan 29
TAMBAH PELATIHAN Tambah Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data jenis pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai ke dalam daftar pelatihan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan data pelatihan dari seorang pegawai : 1. Klik tombol Tambah Pelatihan 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data pelatihan yang diikuti oleh pegawai tersebut Field yang harus diisi untuk menambahkan data pelatihan yang pernah diikuti pegawai adalah sebagai berikut : Nama Pelatihan : Nama dari pelatihan yang diikuti pegawai Tipe Pelatihan : Tipe dari pelatihan yang diikuti pegawai. Tipe pelatihan tersebut ditampilkan seperti gambar berikut: 30
(*) Pilih tipe pelatihan sesuai dengan tipe pelatihan yang ada. Deskripsi : Penjelasan dari pelatihan yang diikuti pegawai. Mulai Pelatihan : Tanggal pelatihan dimulai. Selesai Pelatihan : Tempat pelatihan selesai. 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data pe latihan tersebut ke database. (*) EDIT PELATI HAN Edit Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pelatihan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Pelatihan ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Pelatihan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke database. 31
HAPUS PELATIHAN Hapus Pelatihan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pelatihan. Fitur ini digunakan untuk menghapus pelatihan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pelatihan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Pelatihan ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pelatihan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 32
PENDIDIKAN Pendidikan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Pendidikan menampilkan informasi mengenai data riwayat pendidikan yang telah diselesaikan oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu Pendidikan. Gambar 14 Tampilan Halaman Sub-Menu Pendidikan TAMBAH PENDIDIKAN Tambah Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan riwayat pendidikan yang telah dan/ atau sedang diselesaikan oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat pendidikan pegawai. Berikut adalah langkahlangkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan riwayat pendidikan pegawai : 1. Klik tombol Tambah 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat pendidikan pegawai tersebut. 33
Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat pendidikan pegawai adalah sebagai berikut : Nama Institusi : Nama institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya Jenis Institusi : Jenis institusi tempat pegawai menyelesaikan pendidikannya Tingkat : Tingkat pendidikan yang diselesaikan atau gelar yang diterima oleh pegawai (SD sampai S3) Program Studi : Program Studi yang dipilih oleh pegawai ketika menyelesaikan pendidikannya IPK : Indeks Prestasi Kumulatif yang diperoleh pegawai Tanggal Masuk : Tanggal masuk seorang pegawai di tempat menyelesaikan pendidikannya Tanggal Lulus : Tanggal lulus seorang pegawai dari tempat menyelesaikan pendidikannya Ijazah : Dokumen Ijazah yang dimiliki oleh seorang pegawai sebagai tanda kelulusan dari pendidikan yang telah diselesaikannya 34
Aktif : Status keaktifan seorang pegawai pada pendidikan yang ditempuhnya - Ya : Seorang pegawai masih menempuh atau belum menyelesaikan pendidikan tersebut. - Tidak : Seorang pegawai telah lulus atau sudah menyelesaikan pendidikan tersebut. 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data riwayat pendidikan tersebut ke database. EDIT PENDIDIKAN Edit Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data pendidikan yang pernah diikuti oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data pendidikan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Pelatihan ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Pendidikan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase 35
HAPUS PENDIDIKAN Hapus Pendidikan adalah sebuah fitur dari sub-menu Pendidikan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat pendidikan yang pernah dilakukan oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data pendidikan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Pendidikan ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data pendidikan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 36
PENGHARGAAN Penghargaan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Penghargaan menampilkan informasi mengenai data penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub -menu Penghargaan. Gambar 15 Tampilan Halaman Sub-Menu Penghargaan TAMBAH PENGHARGAAN Tambah Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data penghargaan yang telah diterima oleh seorang pegawai ke dalam daftar penghargaan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar penghargaan pegawai : 1. Klik tombol Tambah Penghargaan 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data penghargaan yang diterima oleh pegawai tersebut 37
Field yang harus diisi untuk menambahkan data penghargaan pegawai adalah sebagai berikut : Jenis Penghargaan : Jenis dari penghargaan yang diterima oleh pegawai Deskripsi Penghargaan : Deskripsi dari jenis penghargaan yang diterima oleh pegawai Tanggal Penghargaan : Tanggal diberikannya penghargaan tersebut kepada pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data penghargaan tersebut ke database. EDIT PENGHARGAAN Edit Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk mengubah data penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data penghargaan seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Penghargaan ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Penghargaan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 38
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase HAPUS PENGHARGAAN Hapus Penghargaan adalah sebuah fitur dari sub-menu Penghargaan. Fitur ini digunakan untuk menghapus riwayat penghargaan yang pernah diterima oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus data penghargaan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Penghargaan ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data penghargaan 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 39
KELUARGA Keluarga adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Keluarga menampilkan informasi mengenai data daftar keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Data keluarga tersebut terdiri dari data istri atau suami, anak, aya h kandung, ibu kandung, ayah mertua dan ibu mertua. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Keluarga. Gambar 16 Tampilan Halaman Sub-Menu Keluarga TAMBAH KELUARGA Tambah Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menambahkan daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai ke dalam daftar keluarga pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar keluarga pegawai : 1. Klik tombol Tambah Keluarga 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data anggota keluarga dari pegawai tersebut 40
Field yang harus diisi untuk menambahkan data anggota keluarga pegawai adalah sebagai berikut : STATUS HUBUNGAN Status Hubungan : Status hubungan keluarga antara seorang pegawai dengan anggota keluarga yang akan ditambahkan datanya. Status hubungan tersebut diantaranya dijelaskan pada gambar berikut. 41
- Istri/ Suami** Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Istri atau Suami - Anak* Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Anak - Ayah, Ibu, Ibu Mertua, dan Ayah Mertua Berikut merupakan tampilan form yang harus diisi apabila memasukan data anggota keluarga dengan status hubungan Ayah, Ibu, Ayah Mertua, atau Ibu Mertua 42
Tanggal Menikah* : Tanggal menikah dari seorang pegawai dengan istri atau suaminya Jenis Kelamin** : Jenis kelamin dari anak (Pria/ Wanita) Keterangan : Menunjukkan bahwa anggota keluarga tersebut Masih Hidup atau Meninggal IDENTITAS Nama Lengkap : Nama lengkap dari anggota keluarga pegawai Tempat Lahir : Tempat lahir dari anggota keluarga pegawai Tanggal Lahir : Tanggal lahir dari anggota keluarga pegawai Alamat : Alamat dari anggota keluarga pegawai Pekerjaan : Pekerjaan dari anggota keluarga pegawai Alamat Tempat Kerja : Alamat dari tempat kerja anggota keluarga pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data anggota keluarga pegawai tersebut ke database. EDIT KELUARGA Edit Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data anggota keluarga dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Keluarga ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Keluarga, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah. 43
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase. Jika data berhasil diubah, akan muncul kotak dialog pesan berikut. 44
HAPUS KELUARGA Hapus Keluarga adalah sebuah fitur dari sub-menu Keluarga. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar anggota keluarga yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar anggota keluarga seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Keluarga ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data anggota keluarga. 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. 45
RIWAYAT KESEHATAN Riwayat Kesehatan adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Kesehatan menampilkan informasi mengenai data riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampil an halaman sub-menu Riwayat Kesehatan. Gambar 17 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Kesehatan TAMBAH RIWAYAT KESEHATAN Tambah Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data riwayat jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai ke dalam daftar riwayat kesehatan pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan daftar riwayar kesehatan pegawai : 1. Klik tombol Tambah 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data riwayat kesehatan pribadi pegawai tersebut 46
Field yang harus diisi untuk menambahkan data riwayat kesehatan pegawai adalah sebagai berikut : Sakit : Nama jenis penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai Deskripsi : Deskripsi dari penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh pegawai Tanggal Mulai : Tanggal pegawai mulai menderita penyakit tersebut Biaya : Biaya pengobatan yang dikeluarkan pegawai Image : Gambar yang berkaitan dengan data riwayat kesehatan pegawai dari penyakit tersebut Aktif : Menunjukkan penyakit tersebut masih diderita( Ya ) atau sudah tidak diderita ( Tidak ) oleh pegawai 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data riwayat kesehatan pegawai tersebut ke database. EDIT RIWAYAT KESEHATAN Edit Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk mengubah riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data riwayat kesehatan dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Riwayat Kesehatan ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Kesehatan, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 47
3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase. 4. Jika data berhasil diubah, akan muncul kotak dialog berikut. 48
HAPUS RIWAYAT KESEHATAN Hapus Riwayat Kesehatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Riwayat Kesehatan. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar riwayat penyakit yang pernah dan/ atau sedang diderita oleh seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar riwayat kesehatan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Riwayat Kesehatan ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data riwayat kesehatan. 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data. 4. Jika data berhasil dihapus, akan muncum kotak dialog pesan berikut. 49
KENAIKAN TINGKAT Kenaikan Tingkat adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Kenaikan Tingkat menampilkan informasi mengenai tingkat jabatan dari seorang pegawai TPA. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Kenaikan Tingkat. Gambar 18 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Tingkat Pegawai 50
TAMBAH TINGKAT JABATAN Tambah Level Posisi adalah sebuah fitur dari menu Kenaikan Tingkat. Fitur ini digunakan untuk menambahkan data tingkat posisi seorang pegawai dalam instansi ke dalam daftar tingkat posisi pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan tingkat posisi pegawai : 1. Klik tombol Tambah Tingkat Jabatan 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data tingkat jabatan pegawai tersebut Field yang harus diisi untuk menambahkan data tingkat jabatan pegawai adalah sebagai berikut : Tingkat Jabatan : Tingkat jabatan baru yang dimiliki oleh pegawai tersebut (1 sampai 8) Tanggal SK : Tanggal Surat Keputusan pengangkatan jabatan tersebut disahkan No. SK : Nomor dari Surat Keputusan pengangkatan jabatan tersebut Tanggal Mulai : Tanggal jabatan tersebut mulai berlaku bagi seorang pegawai Tanggal Akhir : Tanggal jabatan tersebut berakhir bagi seorang pegawai 51
Upload SK : Mengunggah berkas Surat Keputusan pengangkatan jabatan (dalam format.jpg) 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data tingkat posisi dari pegawai tersebut ke database. HAPUS TINGKAT JABATAN Hapus Riwayat Tingkat Jabatan adalah sebuah fitur dari sub-menu Kenaikan Tingkat. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar riwayat tingkat jabatan yang pernah dimiliki oleh seorang pegawai untuk diganti dengan tingkat jabatan yang baru. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus tingkat jabatan yang lama untuk dimasukkan ke dalam daftar riwayat tingkat jabatan seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Riwayat Tingkat Jabatan ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data riwayat tingkat jabatan 52
Field yang harus diisi untuk menghapus tingkat jabatan, antara lain : Tanggal SK : Tanggal dikeluarkannya Surat Keputusan pemberhentian seorang pegawai dari tingkat jabatannya yang lama. No. SK : Nomor dari Surat Keputusan pemberhentian seorang pegawai dari tingkat jabatannya yang lama. Tanggal Akhir : Tanggal berakhirnya tingkat jabatan lama yang dimiliki oleh seorang pegawai. Upload SK : Mengunngah berkas Surat Keputusan pemberhentian jabatan (dalam format JPEG) 3. Pilih tombol Hapus untuk menghapus tingkat jabatan pegawai tersebut. 4. Selanjutnya, akan muncul kotak notifikasi yang memberikan informasi bahwa tingkat jabatan tersebut telah dihapus dan disimpan ke database riwayat tingkat jabatan. 53
JABATAN FUNGSIONAL AKADEMIK Jabatan Fungsional Akademik adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Jabatan Fungsional Akademik menampilkan informasi mengenai data jabatan fungsional akademik yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut merupaka n tampilan halaman sub-menu Jabatan Fungsional Akademik. Gambar 19 Tampilan Halaman Sub-Menu Jabatan Fungsional Akademik 54
RIWAYAT JABATAN STRUKTURAL Riwayat Jabatan Struktural adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Jabatan Struktural menampilkan informasi mengenai data riwayat jabatan berjenis struktural yang dimiliki oleh seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Riwayat Jabatan Struktural. Gambar 20 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Jabatan Struktural 55
DOKUMEN Dokumen adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Dokumen menampilkan informasi mengenai data dokumen yang dimiliki oleh seorang pegawai. Dokumen tersebut berupa dokumen-dokumen yang menyangkut jabatan atau pekerjaan dan data pribadi pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Dokumen. Gambar 21 Tampilan Halaman Sub-Menu Dokumen TAMBAH DOKUMEN Tambah Dokumen adalah sebuah fitur dari submenu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menambahkan dokumen yang berhubungan dengan status kepegawaian seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menambahkan dokumen : 1. Klik tombol Tambah Dokumen 2. Setelah itu, akan muncul form yang harus diisi berkaitan dengan data dokumen yang ingin ditambahkan 56
Field yang harus diisi untuk menambahkan data pegawai adalah sebagai berikut : Nomor Dokumen : Nomor dokumen Deskripsi : Deskripsi dokumen yang akan dimasukkan Tipe : Tipe dokumen Tanggal Dokumen : Tanggal dokumen Gambar : Gambar/ printscreen sebuah dokumen 3. Setelah semua data sudah diisikan dengan benar, klik tombol Tambah untuk menyimpan data dokumen tersebut ke database. 57
EDIT DOKUMEN Edit Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk mengubah daftar dokumen yang menyangkut data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah data dokumen dari seorang pegawai : 1. Klik aksi Edit Dokumen ( ) 2. Setelah itu akan muncul form Edit Dokumen, sehingga pengguna dapat mengubah data yang perlu diubah 3. Setelah mengubah data yang perlu diubah, klik tombol Ubah untuk menyimpan perubahan tersebut ke da tabase. 4. Selanjutnya akan muncul pesan informasi apabila data berhasil diubah. 58
HAPUS DOKUMEN Hapus Dokumen adalah sebuah fitur dari sub-menu Dokumen. Fitur ini digunakan untuk menghapus daftar dokumen yang menyangkut data pekerjaan dan/ atau pribadi seorang pegawai.. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghapus daftar dokumen seorang pegawai : 1. Klik aksi Hapus Dokumen ( ) 2. Setelah itu akan muncul dialog box yang akan mengkonfirmasi proses penghapusan data dokumen pegawai 3. Pilih OK untuk menghapus data atau Cancel untuk membatalkan proses penghapusan data 59
RIWAYAT STATUS PEGAWAI Riwayat Status Pegawai adalah sub-menu yang terdapat pada menu Riwayat Pegawai. Sub-menu Riwayat Status Pegawai menampilkan informasi mengenai data riwayat status pegawai dalam pekerjaan dari seorang pegawai. Berikut merupakan tampilan halaman sub-menu Riwayat Status Pegawai. Gambar 22 Tampilan Halaman Sub-Menu Riwayat Status Pegawai 60