ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN PADA PT. ASKES (PERSERO) KANTOR CABANG ENDE NUSA TENGGARA TIMUR Stella Maria The Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, stellathe@yahoo.com Yustininus Lobo Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999, justyustlobo@yahoo.co.id Jurike V. Moniaga Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat, Telp : (+62-21)536969, 53696999 ABSTRAK Tujuan Penelitian adalah untuk menganalisis, merancang, dan membangun sistem aplikasi absensi dan penggajian untuk mendukung proses kinerja pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan untuk pengumpulan data dilakukan dengan cara studi literatur (yakni mempelajari teori-teori yang ada pada buku pustaka sebagai pedoman untuk proses analisis dan pembuatan program aplikasi), Studi lapangan (yakni melakukan pengamatan dan mempelajari proses yang ada pada perusahaan serta mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk menganalisis masalah), Observasi sistem yang sedang berjalan, dan menyusun UML. Setelah melakukan analisis, didapat permasalahan pada sistem yang sedang berjalanpada perusahaan seperti, pemborosan yang terjadi pada kertas absensi dan sering terjadinya kesalahan pada perhitungan gaji karyawan. Hasil yang dicapai adalah penyelesaian aplikasi sistem absensi dan penggajian dapat membantu kinerja perusahaan dan menjawab permasalahan dari perusahaan tersebut. Simpulan yang dapat diambil adalah aplikasi yang dibuat dapat membantu perusahaan khususnya bagian personalia dan keuangan, dalam hal kegiatan absensi dan perhitungan gaji karyawan. Potensi manfaat aplikasi dapat ditingkatkan dengan dengan penyempurnaan dan penambahan fitur aplikasi. Implementasi dari aplikasi ini tidak membutuhkan investasi yang tinggi.(sy) Kata Kunci : sistem absensi, sistem penggajian, perancangan, absensi
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang sangat pesat saat ini merupakan kebutuhan setiap instansi yang ingin terus berkembang untuk kemajuan masing-masing. Hal yang cukup penting dalam suatu perusahaan salah satunya adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan elemen penting dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan juga sebagai penyangga utama dalam penggerak organisasi dalam usaha tujuan perusahaan, sehingga salah satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan adalah dengan memberikan gaji yang sesuai kepada setiap karyawan. Sistem penggajian yang baik dapat membantu pengguna dalam mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses penggajian tersebut. Untuk mendukung proses penggajian agar terhindar dari kecurangan atau penyalahgunaan maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian. Namun, dengan seiringnya perjalanan waktu, semakin maju teknologi yang digunakan, semakin pentingnya suatu software yang dapat mempermudah dalam operasional perusahaan. Sehingga, perusahaan dapat menentukan besar gaji karyawan yang di terima pada akhir bulan. Perusahaan harus memiliki pandangan tentang arah dan tujuan perkembangan teknologi saat ini, mengimplementasikan serta dapat memahami dan membuat solusi untuk permasalahan yang terjadi. Dipilihnya lingkungan PT.ASKES(Persero) Cabang Ende karena merupakan salah satu perusahaan yang dapat dilakukan penelitian. PT. ASKES yang saat ini dijadikan sebuah penelitian dengan maksud untuk mendapatkan masalah, menganalisa masalah serta merancang sebuah sistem absensi dan penggajian karyawan yang baik pada perusahaan. Pada saat melakukan wawancara, PT.ASKES(Persero) Cabang Ende menginginkan suatu sistem absensi dan penggajian yang dapat mengurangi keterlambatan karyawan dan juga dapat melakukan perhitungan gaji karyawan tiap bulan berdasarkan absensi harian. Absensi dan penggajian sendiri merupakan pendorong untuk sebuah perusahaan, apabila perusahaan tersebut menginginkan sebuah harmonisasi antara pekerja perusahaan. Karena tanpa adanya suatu sistem absensi dan penggajian yang baik maka harmonisasi tidak akan tercipta dengan baik.
Sistem absensi pada PT. ASKES (Persero) Cabang Ende saat ini masih menggunakan kertas absensi yaitu setiap karyawan yang akan melakukan absensi harus menandatangani kertas absensi setiap jam masuk dan pulang kerja dan perhitungan pembayaran gaji dilakukan dengan menggunakan microsoft excel. Sehingga, dibutuhkan suatu sistem baru yang dapat memperbaiki sistem yang dipakai saat ini. PT ASKES (Persero) Cabang Ende merencanakan untuk membangun suatu sistem informasi yang nantinya proses yang saat ini masih menggunakan sistem yang lama dapat di perbaharui, juga data-data dan informasi yang diperlukan dapat disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan laporan atau rekapitulasi. Pembuatan program sistem absensi dan penggajian karyawan pada PT.ASKES (Persero) cabang Ende ini diharapkan akan dapat mendukung kinerja perusahaan secara menyeluruh. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan adalah : 1. Metode Pengumpulan Data Teknik yang dilakukan untuk mendapatkan data antara lain : a. Metode Wawancara Metode wawancara dilakukan terhadap pihak pihak yang terkait untuk memperoleh informasi strategis mengenai sistem perpustakaan. b. Metode Studi Pustaka Dalam laporan skripsi ini juga digunakan metode studi pustaka dengan menggunakan sumber sumber seperti buku buku panduan laporan skripsi yang berhubungan dengan topik ini sebagai landasan teori. 2. Metode Analisis Metode ini dilakukan antara lain : 1. Menganalisis hasil studi lapangan, wawancara langsung dengan kepala pustaka dan survei atas sistem yang berjalan. 2. Identifikasi kebutuhan Informasi 3. Metode Perancangan Dalam skripsi ini, metode perancangan yang digunakan adalah metode percangan terstruktur melalui tahapan : a. Pembuatan Usecase Diagram. b. Pembuatan Class Diagram. c. Pembuatan Sequence Diagram. d. Pembuatan Activity Diagram. e. Pembuatan Rancangan Layar. Setelah mengetahui gambaran umum permasalahan serta menentukan usulan pemecahan masalah, maka selanjutnya adalah merancang aplikasi. Sebagai langkah pertama kita terlebih dahulu membuat usecase. Dengan membuat usecase maka kita akan mengetahui interaksi apa saja yang terjadi antara user dan sistem. Selanjutnya adalah merancang class diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Hal ini berguna untuk melihat aliran fungsi fungsi yang ada di dalam sistem. Setelah itu membuat kamus database yang akan digunakan untuk perancangan sistem yang akan dibuat. Setelah itu membuat
rancangan layar sebagai gambaran user interface dari aplikasi yang akan dibuat. HASIL DAN BAHASAN Berikut merupakan hasil perancangan berbasis web : Keamanan Permasalahan keamanan terjawab dengan adanya pembatasan hak akses antara admin dengan pengguna lainnya, sehingga keamanan data dapat dijaga dari para pengguna yang tidak berwenang. Gambar 1 Login Personalia Gambar 2 Login Keuangan
Gambar 3 Login Manager Kemudahan User Dalam Melakukan Absensi User dalam Hal ini adalah karyawan perusahaan yang melakukan absensi di permudah dengan hanya meng-input NIK yang dimiliki masing-masing karyawan aktif perusahaan Gambar 4 Absensi Karyawan Kemampuan Mengelola Data Karyawan, Data jabatan dan Lembur karyawan Pengelolaan data karyawan dapat dilakukan dengan mudah. Pengelolaan data karyawan dan jabatannya ini dapat dilakukan oleh admin, fitur ini membuat proses pengelolaan data karyawan dan jabatan menjadi lebih terorganisir.
Gambar 5 Halaman Pengaturan aplikasi Keterangan : Setelah melakukan login, admin personalia akan masuk pada halaman pengaturan aplikasi, dimana pada halaman tersebut admin dapat mengatur jam masuk serta pengumuman yang akan di sampaikan kepada seluruh karyawan. Gambar 6 Halaman tambah data Karyawan Keterangan : Pada sub menu tambah karyawan, admin personalia dapat menambah data karyawan berupa Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, Nama,
Alamat, Telp, Jenis Kelamin, Gaji, dan Tanggal Lahir yang kemudian akan di simpan di dalam data admin personalia. Gambar 7 Halaman Mengisi data jabatan Keterangan : Pada menu master data terdapat sub menu tambah jabatan dimana pada halaman ini, admin personalia dapat melakukan pengisian data jabatan yang ada pada PT. ASKES (Persero) Cab. Ende berupa nama jabatan dan besarnya tunjangan jabatan yang diterima. Gambar 8 : Halaman Melihat daftar karyawan
Keterangan : Pada sub menu lihat data karyawan, admin personalia dapat melihat data karyawan yang telah diisi pada halaman form tambah data karyawan berupa NIK, Nama Karyawan, Jabatan, Gaji Pokok, Status. Selain itu admin juga dapat mengubah data-data karyawan yang telah diisi. Gambar 9 Halaman Melihat Daftar Jabatan Keterangan : Setelah melakukan pengisian jabatan, admin Personalia dapat melihat nama jabatan dan tunjangan jabatan yang telah diisi pada menu master data terus pilih jabatan kemudian pilih lihat jabatan yang akan menampilkan jabatan berserta tunjangan jabatan yang diterima oleh karyawan. Selain itu, admin personalia juga dapat mengubah atau mengedit nama jabatan dan tunjangan jabatan yang di terima oleh karyawan yang bersangkutan. Kemudahan Dalam Pengelolaan Data Absensi Data absensi karyawan dapat tersimpan dengan baik yang disertakan dengan detail yang lengkap seperti tanggal absensi, dan jam masuk dan jam keluar karyawan, sehingga pencarian pada data absensi dapat dilakukan dengan mudah.
Gambar 10 Halaman tambah absensi karyawan Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat melakukan penambahan absensi karyawan yang sakit, izin, maupun alpa pada menu absensi kemudian pilih tambah absensi. Gambar 11 Halaman Daftar absensi harian karyawan Keterangan : Admin personalia dapat melihat absensi harian karyawan pada menu absensi kemudian pilih absensi harian dengan memasukkan tanggal yang ingin dilihat, kemudian akan muncul tanggal, NIK, nama karyawan, jabatan, jam masuk, jam keluar, serta keterangan.
Gambar 12 Halaman daftar absensi bulanan karyawan Keterangan : Pada halaman ini, admin personalia dapat memasukkan bulan absensi yang ingin dilihat kemudian akan muncul data-data karyawan berupa NIK, nama karyawan, jabatan, terlambat, sakit, izin, pulang cepat, hadir, alpa dan lembur. Kemudahan Dalam Perhitungan Gaji Bagian keuangan dipermudah dalam melakukan perhitungan gaji karyawan, Hasil perhitungan dapat disimpan dengan baik beserta detail perhitungan untuk dijadikan arsip perusahaan dapat dilakukan cetak slip gaji untuk karyawan.
Gambar 13 Halaman pengaturan gaji karyawan Keterangan : Setelah melakukan login, admin keuangan akan masuk pada form pengaturan keuangan, dimana pada form tersebut admin dapat melakukan pengaturan keuangan perusahaan dengan memasukkan besarnya tunjangan dan juga besar presentase potongan berupa Tunjangan Daerah Terpencil, Transportasi, Lembur, THT, Jamsostek, PPH, Korpri, dan Koperasi. Gambar 14 : Halaman perhitungan gaji karyawan
Gambar 15 : Halaman Slip Gaji karyawan Laporan Absensi, Penggajian dan Lembur Laporan hasil absensi dan penggajian karyawan merupakan fitur penting dalam menganalisa kinerja karyawan dan perusahaan. Adanya fitur cetak laporan memungkinkan penilaian kinerja pegawai dan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.
Gambar 16 : Halaman Laporan absensi karyawan Gambar 17 Halaman Laporan pembayaran gaji
Gambar 18 : Halaman Laporan SPKL Gambar 4.19 : Halaman Tambah SPPG
Gambar 20 : Halaman Verifikasi SPPG SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pengujian dan analisa yang telah di bahas pada bab sebelumnya maka dibuat suatu kesimpulan dan mengajukan beberapa saran-saran yang berhubungan dengan pembahasan tersebut : Simpulan 1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi absensi dan penggajian yang sudah dibuat diharapkan dapat membantu dan mempermudah pencarian data karyawan dan penggajian bisa berjalan dengan lancar. 2. Aplikasi yang digunakan mempermudah dalam pencarian berkas yang digunakan dalam melakukan pengabsenan dan penggajian. 3. Dengan adanya sistem informasi absensi dan penggajian maka akan mempermudah dalam pembuatan laporan absensi dan penggajian. 4. Dengan adanya sistem informasi ini data tersebut tidak akan hilang karena sudah di simpan kedalam database.
Saran 1. Menambahkan fitur-fitur lain di dalam data absensi dan penggajian yang terlibat dalam sistem agar dapat mempermudah proses pelayanan Absensi dan Penggajian. 2. Tampilan program belum begitu bagus untuk perusahaan maka diperlukan perubahan tampilan program. 3. Setelah dibuatnya sistem ini. Maka, diharapkan selalu melakukan maintenance sistem sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan. REFERENSI Ahmad, F., Baharom, F., Husni, M. (2012). www.ijcsi.org/papers/ijcsi-9-2-3-125-129.pdf Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Boston: Pearson Education. Darmayuda, Ketut. (2007). Program Aplikasi Client Server. Bandung : Informatika. Kendall, Kenneth E., & Kendall, Julie E. (2005) System Analysis and Design. (6th edition). New Jersey : Pearson Education Khan, M.Ehmer. (2010). www.ijcsi.org/papers/7-3-1-11-16.pdf Pressman, Roger S. (2010). Software Engineering A Preatitioner's Approach. (7th edition). New York : McGraw-Hill. Rob Allen, Nick Lo, Steven Brown. (2008). Zend Framework in Action. USA: Manning Publications Co. Sasankar, Ashish B., & Chavan, Vinay. (2011). www.ijcsi.org/papers/ijcsi-8-5-3-390- 399.pdf Shneiderman, Ben., & Pleisant, Catherine. (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human-Computer Interaction. USA : Pearson Education. Slamet Riyanto (2009). Membuat Web Portal Multi Bahasa Jomla 1.5X. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Tian, Jeff. (2008). Software Quality Engineering ; Testing, Qualiti Assurance, and Quantifiable Improvement. New Jersey : John Wiley & Sons.
Welling, Luke., & Thomson, Laura. (2009). PHP and MySQL Web Development. (4th edition). USA : Pearson Education. Whitten, Jeffrey L., and Lonnie D. Bentley, (2007). Systems analysis and design methods, (7th edition) MHHE. New York : McGraw-Hill. Williams, Brian K., & Sawyer, Stacey C. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (edisi 7). Klaten : Penerbit ANDI. RIWAYAT PENULIS Stella Maria The Lahir di Kupang pada tanggal 5 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 2013. Yustininus Lobo Lahir di Ende pada tanggal 10 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2009 2013.