PERANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan) SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan pendidikan sarjana (S-1) pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Disusun Oleh: RAHMAT SYAIBANI 080903024 DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012 i
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA HALAMAN PERSETUJUAN Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Rahmat Syaibani Nim : 080903024 Departemen : Ilmu Administrasi Negara Judul : Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan (Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan) Dosen Pembimbing Medan, Ketua Departemen Ilmu administrasi Negara Drs. Kariono, M.Si Drs. M. Husni Thamrin Nasution, M.Si NIP: 196106191987011002 NIP: 196401081991021001 Dekan, FISIP USU MEDAN Prof. Dr. Baddaruddin, M.Si NIP. 196805251992031002 ii
KATA PENGANTAR Puji Syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telh memberikan rahmat dan karunia-nya sehingga Skripsi ini dapat penulis selesaikan. Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk meraih gelar Sarjana (S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universias Sumatera Utara. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam proses penyelesaian Skripsi ini, namun penulis juga menyadari bahwa Skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi isi maupun penulisan. akhirnya syukur Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang berjudul PERANAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (STUDI TENTANG PENGURUSAN AKTA KELAHIRAN DAN AKTA KEMATIAN DI KOTA MEDAN). Penulis telah banyak mendapat bantuan dan bimbingan baik morl maupun materil dari berbagai pihak dalam proses penyelesaian Skripsi ini. ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan kepada kepada kedua orang tua penulis yang telah mendukung penuh perjuangan selama menimba ilmu dari awal hingga akhir dapat meraih gelar sarjana. Pada kesempatan ini juga dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada berbagai pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Skripsi maupun selama masa perkuliahan yakni kepada: iii
1. Bapak Prof. Dr. Badaruddin, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 2. Bapak Drs. Husni Thamrin Nasution, M.Si, selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara. 3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.SP sebagai Sekretaris Departemen. 4. Bapak Drs. Kariono, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan yang sangat berharga bagi penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak dan Ibu Dosen Departemen Ilmu Adminstrasi Negara atas pengabdian dan dedikasinya menyumbangkan ilmu dan mendidik penulis selama menuntut ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 6. Bapak Drs. Darussalam Pohan, M.AP selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Dinas. 7. Bapak Arpian Saragih, S.Sos, M.Si selaku Kasubbag Penyusunan Perencanaan Dinas Kenpendudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yang telah banyak membantu dalam memberikan data dan informasi penulis selama penelitian berlangsung. iv
8. Kak Mega dan Kak Dian yang telah membantu dalam mengurus segala keperluan Administrasi dan memberikan segala informasi dari departemen. 9. Buat para sahabat-sahabatku Rizky, Tya, Ande, Ade, Rahmi, Ocha, Ririn, dan Alam, terima kasih buat kebersamaannya dan saling tolongmenolongnya. 10. Buat teman-teman yang pernah berbagi cerita Tika Nadeak, Bang Nawir, Nia, Marino, Cindy, Inuy, Dessy, Dewi, Nisa, dan seluruh AN 08 salam semangat. Akhirnya terima kasih penulis ucapkan kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini maupun selama masa perkuliahan. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Medan, April 2012 Rahmat Syaibani v
DAFTAR ISI HALAMAN PERSETUJUAN... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL... viii DAFTAR GAMBAR... iv DAFTAR LAMPIRAN... x ABSTRAK... xi BAB I : PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah... 1 I.2 Fokus Masalah... 5 I.3 Rumusan Masalah... 5 I.4 Tujuan Penelitian... 6 I.5 Manfaat Penelitian... 6 I.6 Sitematika Penulisan... 7 BAB II : STUDI KEPUSTAKAAN II.1 Pengertian Peranan... 9 II.2 Manajemen Pelayanan Publik... 10 II.2.1 Pengertian Pelayanan Publik... 10 II.2.2 Asas-Asas Pelayanan Publik... 12 II.2.3 Kualitas Pelayanan Publik... 14 II.2.4 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pelayanan Publik 19 II.3 Administrasi Kependudukan... 22 II.3.1 Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Dokumen Kependudukan... 22 II.3.2 Pencatatan Kelahiran dan Kematian... 25 II.3.3 Akta Kelahiran dan Akta Kematian... 27 II.4 Definisi Konsep... 31 vi
BAB III : PENDAHULUAN III.1 Bentuk Penelitian... 33 III.2 Lokasi Penelitian... 33 III.3 Informan Penelitian... 34 III.4 Teknik Pengumpulan Data... 35 III.5 Jenis dan Sumber Data... 36 III.6 Validitas Data... 36 III.7 Teknik Analisis Data... 38 BAB IV : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN IV.1 Gambaran Umum Kota Medan... 40 IV.1.1 Letak Geografis Kota Medan... 40 IV.1.2 Gambaran Penduduk Kota Medan... 42 IV.2 Gambaran Umum Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 45 IV.2.1 IV.2.2 IV.2.3 IV.2.4 Visi, Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 45 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 50 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 60 Karakteristik Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 64 BAB V : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN V.1 HASIL PENELITIAN... 67 V.1.1 Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 67 V.1.2 Sosialisasi... 69 V.1.3 Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan... 71 V.1.4 Penerapan Jangka Waktu dan Biaya Pelayanan... 73 vii
V.1.5 Penerapan Sanksi Administratif... 77 V.1.6 Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan... 79 V.1.7 Kutipan Wawancara... 81 V.2 PEMBAHASAN... 90 V.2.1 V.2.2 BAB VI : PENUTUP Peranan Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil Kota Medan... 90 Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dalam Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian... 94 1. Sosialisasi... 96 2. Penerapan Sistem dan Prosedur Pelayanan... 98 3 Penerapan Jangka Waktu dan Biaya Pelayanan. 100 4. Penerapan Sanksi Administratif... 102 5. Penanganan Pengaduan, Saran, dan Masukan... 104 V.2.3 Faktor Yang Mempengaruhi Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Dalam Pelayanan Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian... 107 VI.1 Kesimpulan... 110 VI.2 Saran... 112 DAFTAR PUSTAKA... 113 LAMPIRAN viii
DAFTAR TABEL Tabel IV.1 Penduduk Kota Medan Menurut Kecamatan dan Jenis Kelamin... 44 Tabel IV.2 Misi dan Tujuan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 49 Tabel IV.3 Daftar Nama Pegawai Pada Jabatan Struktural... 63 Tabel IV.4 Karakteristik Pegawai Berdasarkan Golongan... 64 Tabel IV.5 Karakteristik Pegawai Berdasarkan Jabatan... 65 Tabel V.1 Ketetapan Tarif Retribusi... 74 Tabel V.2 Besarnya Denda Keterlambatan Pengurusan Akta Catatan Sipil... 78 ix
DAFTAR GAMBAR Gambar IV.1 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan... 62 x
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 6 LAMPIRAN 7 LAMPIRAN 8 LAMPIRAN 9 LAMPIRAN 10 LAMPIRAN 11 LAMPIRAN 12 LAMPIRAN 13 : Surat Pengajuan Judul Skripsi : Transkrip Nilai : Surat Permohonan Persetujuan Judul Skripsi : Surat Penunjukkan Dosen Pembimbing : Undangan Seminar Proposal Usulan Penelitian Skripsi : Daftar Hadir Peserta Seminar Proposal Rancangan Usulan Penelitian (RUP) Mahasiswa FISIP USU : Berita Acara Seminar Proposal Rencana Usulan Penelitian : Surat Izin Penelitian untuk Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan : Surat Izin Penelitian untuk Badan Penelitian dan Pengembangan Kota Medan : Surat Rekomendasi Penelitian : Undangan Ujian Meja Hijau : Surat Keterangan Telah Melakukan Penelitian : Pedoman Wawancara xi
ABSTRAK Peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Administrasi Kependudukan (Studi Tentang Pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian Di Kota Medan) Nama : Rahmat Syaibani Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dosen Pembimbing : Drs. Kariono, M.Si Pelayanan administrasi kependudukan merupakan bagian dari urusan wajib Pemerintah Daerah yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mempunyai tugas dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian yang yang diatur sesuai dengan Undang-Undang No. 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan. Medan merupakan ibukota provinsi Sumatera Utara dengan jumlah penduduk yang cukup besar sehingga memiliki berbagai macam masalah kependudukan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan khususnya dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan serta untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi peranan Dinas tersebut. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif dengan analisa data kualitatif. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini terdiri dari informan kunci yaitu Arpian Saragih, S.Sos, M.Si dan Ritawaty, SH, M.AP. Informan utama adalah masyarakat para pengguna palayanan dalam pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kamatian. Kesimpulan dari penelitian menunjukkan bahwa Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berperan penting dalam memberikan pelayanan pengurusan Akta Kelahiran dan Akta Kematian di Kota Medan. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan berperan penting dalam pelaksanaan sosialiasi, penerapan sistem dan prosedur pelayanan, penerapan jangka waktu dan biaya pelayanan, penerapan sanksi administratif dan penanganan pengaduan, saran, dan masukan. Ternyata dalam melaksanakan peran-peran tersebut terdapat faktor yang mempengaruhinya yaitu faktor pendukung dan faktor penghambat. Faktor pendukung terdiri dari faktor organisasi, faktor aturan dan faktor sarana. Sedangkan faktor penghambat terdiri dari faktor terbatasnya sumberdaya manusia yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus di bidang teknologi informasi, faktor kesadaran dan kedisiplinan pegawai, dan belum terisinya struktur organisasi sesuai dengan latar belakang pendidikan. Kata Kunci: Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, Akta Kelahiran dan Akta Kemataian, Kota Medan xii