Efektivitas. Sistem. Dalam. Skripsi. Negara OLEH: DEPARTEMEN MEDAN. Universitas Sumatera Utara

Transkripsi

1 Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi Skripsi Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Menyelesaika an Pendidikan Sarjana (S-1) Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik OLEH: Errin Ovien Situmorang DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARAA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIKK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2014 i

2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA HALAMAN PERSETUJUAN Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Errin Ovien Situmorang NIM : Departemen : Ilmu Administrasi Negara Judul : Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi Medan, 28 Maret 2014 Dosen Pembimbing, Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara, Dra, Elita Dewi M.SP Drs. M.Husni Thamrin Nst, M.Si NIP NIP Dekan FISIP USU MEDAN Prof.Dr. Badaruddin, M.Si NIP: UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA ii

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat serta kasih-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini berjudul Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar sarjana(s-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik. Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai, terutama kepada yang saya hormati:. 1. Bapak Prof.Dr. Badaruddin, M.Si Selaku Dekan fakultas Imu sosial dan Ilmu Politik. 2. Bapak selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik. 3. Bapak M.Husni Tambrin selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara.Ibu Elita Dewi sebagai sekretaris Departemen Ilmu Administarsi Negara dan selaku Dosen pembimbing penulis `yang telah banyak i

4 4. memberikan bimbingan,petunjuk,dan arahan di dalam penyusunan skrispi ini 5. Bapak Hatta Ridho S.Sos, MSP selaku Dosen Pembimbing Akademik Penulis yang memberikan arahan dan Motivasi Selama Perkuliahan. 6. Seluruh Dosen dan Staff pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuanya selama ini kepada penulis. 7. Kak Mega dan Kak Dian yang telah banyak membantu penulis dalam mengurus segala keperluan administrasi. 8. Bapak Ramses Situmorang, SH dan Seluruh Staff / pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian,dan memberikan informasi serta data yang penulis butuhkan. 9. Teristimewa kepada Orang Tua penulis K. Situmorang dan R br Manik dan seluruh keluarga besarku yang selalu mendoakan, memberikan motivasi dan pengorbanannya baik dari segi moril, materi kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 10. Teman seperjuang Bimbingan Jerimia Sinaga yang selalu setia menunggu dan memotivasi dalam perjalanan dalam penyelesaikan penulisan skripsi ini. 11. Sahabat ku The Boger Show (Riri,Rati,Ester dan Febi) terimakasih untuk waktu nya kebersamaan kita selama di bangku perkuliahan.terimakasih doa dan dukunganya. ii

5 12. Sahabat ku E5R (Efrida,Endy,Ecy,Elverina,Risma) ali, Henderson, Rizon dan keluarga besar PKS Methodist 1 Medan yang selalu setia mendegar keluh kesahku, terima kasih buat motivasi dan doa sahabatsahabat dan kakak,dan adik2 semua 13. Sahabatku Susan, Fitri yang secara tidak langsung memotivasi dan mengajarkan kemandirian tanpa bergantung Kepada orang lain dan terimah kasih sudah menjadi sahabat yang terbaik. 14. Kelompok Magang Desa Sampe Raya ( Martin, calvin.renata,arta, santa,rati, grace,yodo, jenette, charty, Chandra dan adit ) terimakasih untuk dukungan beserta doanya dan kebersamaan sewaktu magang 15. Seluruh teman teman stambuk 2010 dan adik-adik semua yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu terima kasih buat dukungannya. 16. Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu,terimaksih telah banyak membantu dengan menuangkan ide dan masukan yang bersifat membangun selama pembuatan skrispi. Penulis menyadari dalam penulisan ini masih banyak kekurangan oleh karena itu,penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak agar skrispi ini dapat menjadi lebih baik bagi. Akhir kata,penulis mengucapkan terima kasih.semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Medan, Maret 2014 Penulis Errin ovien situmorang iii

6 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... vi ABSTRAK... vii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip dan Kearsipan Defenisi Arsip dan Kearsipan Peranan Arsip Jenis jenis Arsip Sistem Kearsipan Sistem Penataan Arsip (Filling System) Sistem Penyimpanan Penemuan Kembali Efektivitas Pengertian Efektivitas Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Definisi Konsep BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Bentuk Penelitian Lokasi Penelitian Informan Penelitian Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data BAB IV DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 4.1 Gambaran Umum Kabupaten Dairi Profil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Sejarah Singkat Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil iv

7 4.2.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Pokok dan Fungsi (Dinas) Tugas Pokok Tugas Pokok Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Sekretaris Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Kepala Sub Bagian Umum Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Kepala Sub bagian Keuangan Tugas Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Kepala bidang Pendaftaran Penduduk DinaKependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Kepala bidang perencanaan dan pengembangan Penduduk Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Tugas Kepala Bidang Catatan Sipil Syarat syarat Pengurusan Akta Catatan sipil..68 BAB V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA 5.1 PENYAJIAN DATA Proses Penciptaan Arsip penyimpanan Arsip Penemuan Kembali pemeliharaan faktor yang mempengaruhi sistem Penataan Arsip Analisis Data Analisis Pelaksanaan sistem Penataan Arsip kriteria dalam meningkatkan efektivitas kerja dalam sistem penataan Arsip BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA v

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian Gamabar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data secara elektronik Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana) Gambar 6 Tumpukan Arsip vi

9 ABSTRAK SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN DAIRI Nama : Errin Ovien Situmorang Nim : Fakultas Depertemen Pembimbing : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Ilmu Administrasi Negara : Dra. Elita Dewi, MSP Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil. Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi Kata kunci: Arsip, Kearsipan, sistem penataan,efektivitas kerja vii