Manajemen Human Resources Training Need Analysis in Action (1) oleh : Karya Bakti Kaban Dalam satu diskusi di milis (mailing list), salah seorang peserta (member) menanyakan bagaimana proses dalam melakukan training need analysis (TNA) yang bisa down to earth terhadap perkembangan bisnis yang ada. Peserta tersebut mengatakan meski jam terbangnya di bagian pelatihan dan pengembangan sudah lebih dari 5 tahun tapi rasanya dia belum pernah membuat Training Need Analysis baik secara formal maupun tidak. Yang selama ini terjadi adalah dia mendata semua pelatihan yang ada di perusahaan dia (secara internal) dan juga mendata history training yang pernah didapatkan karyawan dari pihak eksternal, kemudian data tersebut dia pakai untuk membuat training kalendar tahun berikutnya dan pesertanya biasanya saat training akan berlangsung diumumkan atau terkadang saat training akan dijalankan maka dia membuka kesempatan bagi semua karyawan untuk mendaftar menjadi pesertanya. Kebetulan pula selama ini performance dia di bagian training (atau KPI) hanya diukur dari jumlah man day training karyawan level staff dan level manajerial, dan selama ini menurut beliau dia sukses dalam mencapai target yang ditetapkan. Namun untuk tahun depan, manajemen ditempatnya menetapkan KPI untuk di bagian training adalah tersusunnya TNA, training calendar dan rate dari training yang berhasil dijalankan berdasarkan TNA yang sudah di buat diawal tahun. Hal ini tentu membuat dia kelabakan karena menjadi hal yang baru baginya, belum lagi berdasarkan pengalaman kebetulan belum pernah melakukan hal tersebut. Mungkin saja pengalaman teman kita diatas juga pernah kita alami atau bahkan masih kita lakoni sampai saat ini. Berdasarkan diskusi tersebut membuat saya tergerak untuk sharing tentang Training Need Analysis yang selama ini saya terapkan di tempat saya bekerja. Mungkin pengalaman praktis yang saya buat ini bukanlah yang terbaik tapi setidaknya berdasarkan pengalaman saya selama ini di dunia per-trainingan cukup memadai dan bisa menjawab tuntutan dari karyawan dan manajemen terhadap pelatihan dan pengembangan di perusahaan. Dalam pelaksanaan TNA dalam praktisnya bisa mengikuti bangan dibawah ini (gambar 1)
Training Standard Hasil Penilaian Karya (PA) Diskusi dengan Kepala divisi masing-masing pluss masukan dari HR Misi visi objective strategi perusahaan TNA Individual Training Plan Vendor/external Training Internal Training Training Calendar + Training Budjet Dalam pelaksanaan TNA yang pertama-tama dilakukan adalah tentu menyusun training standar di perusahaan untuk setiap posisi. Dalam penyusunan ini training bisa dibagi menjadi 2 bagian besar ada yang menyebutnya dengan istilah soft skill dan hard skill, mungkin ada juga dengan istilah lainnya. Saya kebetulan membaginya menjadi 2 bagian juga dengan istilah general training dan vocational training. General training adalah training standar yang umum untuk setiap posisi, misalnya seorang Manajer HRD dan seorang Manajer Keuangan atau Manajer Penjualan membutuhkan training standar tehnik pengambilan keputusan misalnya atau coaching & conseling technique atau 7 habits training, dan lain sebagainya. Vocational training adalah training yang lebih kearah teknis ke posisi yang ada misalnya seorang Manajer HRD membutuhkan training teknik dalam melakukan sistim penggajian misalnya sementara seorang Manajer Marketing membutuhkan training tehnik dalam melakukan survey pasar misalnya atau seorang Manajer Pabrik butuh
training cara-cara melakukan efisiensi mesin misalnya. Untuk training standar ini seharusnya dilakukan review paling tidak setiap tahun untuk mengikuti baik itu perkembangan posisi, job description maupun perkembangan bisnis di industri kita. Berikut dibawah ditampilkan contoh training standar. Training Standar Posisi: Business Consultant Divisi: Consulting Services General Training Vocational Training Orientasi ISO training Team Work/Team Building Communication skill Motivational Leadership Presentation skill Project Management Seminar/training perkembangan IT Writing report/writing proposal Cost Analysis Training Quality Service/Customer satisfaction Advance quality Service/Customer satisfaction training Basic knowledge in area solutions ; ERP, CRM Consulting Technique training FINON Training Training for Trainer Knowledge training in area manufacturing, telecom, financial, earth resources, utility Negotiantion skill Basic management strategy training Training Standar posisi : Programmer/Application Specialist Divisi: Consulting Services General Training Orientasi ISO training Team Work/Team Building Communication skill Motivational Seminar/training perkembangan IT Basic Managemen Vocational Training Quality Service/Customer satisfaction Advance knowledge progrmming tools ; C++, VB, Java, HTML, Application module (financial), database (RDBMS) Basic knowledge database, datawarehouse, CRM, application module (distribution, manufacturing), e- commerce. Presentation skill Writing report/writing proposal Project Management Cost analysis training Bersambung...
Manajemen Human Resources Training Need Analysis in Action (2) oleh : Karya Bakti Kaban Dalam tulisan yang lalu kita sudah membahas bahwa dalam menyusun TNA kita terlebih dahulu menyusun Training Standard untuk setiap posisi berdasarkan job description masing-masing posisi. Tugas selanjutnya adalah mengumpulkan data lain yang dibutuhkan untuk menyusun Training Need Analysis (TNA) yaitu hasil performance appraisal (PA) dari karyawan. Seperti kita ketahui bahwa tujuan dari PA adalah untuk: Penentuan Training & Pengembangan karyawan Perhitungan kenaikan salary dan atau bonus Dari hasil PA yang dilakukan oleh karyawan dengan atasannya, maka kita dapat menganalisa training yang di diusulkan oleh si karyawan dan atasannya sebagai masukan dalam pembuatan TNA. Misalnya karyawan x dari bagian MIS yang berposisi Programmer dimana hasil PA nya memberikan usulan oleh yang bersangkutan dan atasannya agar si x mendapatkan training teknikal tentang unix system karena saat ini dia belum memiliki skill dan kompetensi dibidang tersebut sementara dalam pekerjaannya dibutuhkan skill dan kompetensi tersebut, selain itu juga diusulkan untuk mendapatkan training teknik presentasi dan supervisori skill karena kedepannya dia direncanakan untuk dipersiapkan (promosi) menjadi supervisor. Data selanjutnya adalah hasil diskusi dengan kepala divisi masing-masing dan hasil pengamatan dan masukan dari team HR sendiri. Akan sangat baik jika kita bisa diskusi juga dengan semua atasan yang ada, tidak hanya kepala divisi tapi juga sampai ke level supervisor dan team leader. Sebagai contoh hasil diskusi atau masukan dari bagian keuangan bahwa didapatkan masukan untuk tahun depan mereka berniat untuk mengimplementasikan sistim baru sehingga tentu semua karyawan di bagian tersebut perlu mendapatkan training pengenalan sistim tersebut, contoh lain misalnya dari masukan kepala divisi sales dan admin ternyata kurangnya komunikasi diantara ke dua divisi tersebut sehingga sering terjadi kesalahan komunikasi maupun informasi, sehingga disimpulkan perlu adanya program training komunikasi ataupun team bulding diantara kedua divisi tersebut, atau yang lain misalnya team sales yang tahun depan
akan diukur level kepuasan pelanggan sehingga tentu dibutuhkan training Customer Service misalnya. Selain data diatas kita juga perlu memasukkan di TNA kebutuhan dari visi, misi, objective maupun strategi perusahaan. Misalnya ditempat saya pernah satu waktu dikarenakan operating expenses sangat tinggi sehingga dari manajemen memberlakukan cost cutting program atau program penghematan untuk tahun depan dan dari hal ini maka dalam TNA dimasukkan training yang mengarah ke program tersebut, misalnya training/seminar tentang penghematan dan lain sebagainya. Contoh lain misalnya adanya program dari manajemen untuk tahun depan meningkatkan kepuasan pelanggan, sehingga tentu dalam TNA perlu di set training yang lebih kearah customer satisfaction ataupun customer service misalnya. Contoh lain yang pernah terjadi dimana untuk tahun depan manajemen merencanakan untuk mengimplementasikan pengukuran kinerja dengan metode balance scorecard, sehingga TNA kita tentu memasukkan training tentang balance scorecard bagi karyawan, atau contoh yang lain saya pernah punya pengalaman dimana manajemen menetapkan untuk tahun depan akan melakukan migrasi dari sistem komputer MS Office (berdasarkan licence) ke Open Office (berbasiskan sistim yang free/gratis) yang tentu saja dalam TNA kita mesti masukkan training open office bagi karyawan karena biar bagaimanapun secara sistim tentu Open Office berbeda dengan MS Office yang biasa dipakai. Setelah TNA selesai dilaksanakan maka yang selanjutnya adalah menyusun Individual training plan (ITP), yaitu training plan yang direncanakan untuk setiap karyawan. ITP ini seharusnya mendapatkan approval dari kepala divisi masing-masing dan jika perlu di publikasikan sehingga masing-masing karyawan tahu dia akan mendapatkan training apa di tahun depan sehingga dia bisa lebih memperisiapkan diri dan juga waktu (lihat contoh ITP di bawah). Dalam menyusun ITP ini kita juga sudah mulai menentukan tipe training yang akan dijalankan apakah berupa in-house training dengan trainer dari internal atau in house training dengan mengundang trainer dari luar, atau mengirimkan peserta ke luar (public training). Biasanya tipe training ini ditentukan oleh jumlah peserta yang direncanakan dan juga kompetensi trainer di perusahaan. Jika misalnya jumlah peserta training lebih dari 10 orang dan secara kompetensi perusahaan tidak memiliki trainer untuk training tersebut, maka mungkin pertimbangan yang terbaik dari segi efektifitas dan efisiensi adalah in house training dengan mengundang trainer dari luar. Dilain pihak
jika jumlah peserta training sedikit, misalnya dibawah 5 orang maka mungkin ada baiknya pesertanya dikirim saja untuk ikut di dalam training public class yang diselenggrakan oleh vendor. Untuk hal ini dibutuhkan informasi dan kerjasama dengan semua trainer yang ada di perusahaan (internal) maupun dengan vendor training yang ada di luaran. Selain itu pertimbangan lain adalah kebutuhan training tersebut kedepannya, misalnya ada satu training yang kedepannya direncanakan akan cukup banyak karyawan yang akan diikut sertakan ditraining tersebut, maka sangat memungkinkan jika perusahaan mengirimkan 1 atau 2 orang untuk ikut training tersebut dan setelah itu keduanya akan dijadikan trainer internal untuk topik training tersebut. Name: XXXX DOJ: DD/MM/YY Position: Business Consultant Supervisor: ZZZ Dept./Div.: YYYY Year: 2007 General Training Vocational Training Training Record Training Plan Date Budget Remarks Orientation Training ISO introduction QS Training Basic knowledge in database (SQL, MySQL, Oracle, etc.) Orientation Advance VB training IT Seminar July 1,000,000 in house Jan - June - Nov 5,000,000 Public Team building Presentation skill Writing report Project Management Oct. 500,000 in house Communication skill Project management Basic management Cost analysis IT Seminar Advance knowledge in Programming (C++, VB, etc.) Contoh ITP dari hasil TNA Setelah ITP terbentuk, maka selanjutnya dibuat traning calendar yaitu jadwaljadwal pelaksanaan traning beserta trainernya serta menghitung biayanya sehingga bisa mendapatkan proposal training budjet untuk dimasukkan kedalam HRD program atau HRD Business Plan untuk tahun berikutnya untuk mendapatkan approval dari
manajemen. Setelah semuanya selesai, kita tinggal mengatur pelaksaan training yang telah dijadwalkan, namun tidaklah tabu untuk tetap melakukan review terhadap training plan yang ada untuk lebih memberikan hasil yang benar-benar down to earth seperti yang di katakan teman saya itu... selamat melaksanakan TNA ditempat masingmasing... salam penulis... (KB) Jakarta, April 2009 Salam sukses (penulis) Riwayat Penulis Nama: Karya Bakti Kaban Saat ini masih bekerja sebagai professional dan juga sebagai konsultan Mobile +62 81 5943 0283 Email: karya@lt-indonesia.com ; karyakaban@yahoo.com