1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan ekonomi dalam negeri saat ini sedang mengalami penurunan sebagai akibat dari krisis ekonomi global yang sedang berlangsung. Hal ini menyebabkan perkembangan industri ke depan akan mengalami perlambatan dan meningkatkan persaingan di antara perusahaan dalam bidang terkait untuk bertahan menghadapi kondisi ekonomi yang masih belum kondusif. Apabila terdapat kelalaian ataupun kurangnya persiapan didalam menghadapi krisis ini maka dapat dipastikan perusahaan tidak dapat bertahan dan tergusur oleh krisis. Oleh karena itu, untuk dapat bertahan serta meningkatkan performa, perusahaan harus menjalankan kegiatan operasionalnya dengan lebih efektif dan efisien. Salah satunya adalah dengan meningkatkan kinerja pada bagian persediaan dan distribusi. Didalam kegiatan operasional perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan distribusi, perencanaan persedian mempunyai peranan penting didalam meningkatkan kinerja perusahaan didalam menangani pemesanan pelanggan dan menghemat biaya operasional. Hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan sebagai wujud nyata peningkatan pelayanan perusahaan. Perencanaan persediaan harus disesuaikan dengan bidang industri yang dijalani. Sebagi contoh di antara industri manufaktur dan ritel memiliki perbedaan mendasar. Selain itu terdapat pula perbedaan proses bisnis di antara tiap bidang industri yang ada sehingga pembahasan topik perencanaan persediaan menarik untuk dibahas lebih lanjut.
2 1.2 Identifikasi Masalah PT. Panca Pipando Indah (PPI) adalah perusahaan penjualan dan distribusi yang menyediakan keperluan industri seperti besi, baja, dan material lainnya untuk kebutuhan konstruksi. Sejak awal pendiriannya, PT. PPI memiliki visi untuk menjadi perusahaan penjualan dan distribusi yang terkemuka di Indonesia, dengan sistem dan manajamemen pelayanan yang modern untuk memenuhi kebutuhan pelanggan serta memberikan kepuasan didalam berbelanja. Sebagai perusahaan penjualan dan distribusi, PT. PPI menangani sekitar 1000 jenis produk untuk keperluan konstruksi. Selain itu PT. PPI harus dapat memastikan tersedianya persediaan pada pusat distribusi utama (PDU) untuk dapat memenuhi permintaan dari pusat distribusi regional (PDR) dan pusat distribusi lokal (PDL). Selama ini PT. PPI mengalami kendala didalam pelaksanaan kegiatan operasionalnya yaitu terkadang tidak dapat memenuhi permintaan pelanggan karena kehabisan persediaan. Sebaliknya terjadi ketika terdapat persediaan yang banyak tetapi barang tersebut sulit untuk dijual yang menyebabkan tingginya biaya penanganan persediaan. Hal ini dapat kita lihat dari data historis permintaan untuk kategori pipes and tubes yang tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan : Tabel 1.1 Tabel Permintaan Produk yang Tidak Terpenuhi Total Permintaan Permintaan Periode Jenis Produk Permintaan yang Terpenuhi tidak Terpenuhi Mei 2008 WS DIN 1626 4586 4395 191 Mei 2008 SCH 10S 3743 3687 56
3 Permasalahan diatas terjadi karena metode peramalan yang digunakan selama ini kurang tepat dan tidak diterapkannya safety stock di dalam persediaan serta pencatatan dan perencanaan persediaan yang masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu perlu adanya perencanaan persediaan di PT. PPI sehingga tidak akan mengalami kehabisan persediaan ketika melakukan penjualan. Untuk mendukung agar tidak terjadi kehabisan persediaan ketika dibutuhkan, diperlukan titik pemesanan kembali sehingga persediaan dapat terjamin.selain itu, untuk mengingkatkan kinerja PT. PPI didalam perencanaan persediaan dibutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi untuk mengatur perencanaan persediaan dan pemesanan barang. 1.3 Perumusan Masalah Berdasarkan pengamatan awal dan identifikasi masalah, maka dapat dirumuskan masalah yang ada sebagai berikut : 1. Bagaimana proses perencanaan dan pengelolaan persediaan yang cocok untuk diterapkan pada PT. PPI? Apakah perusahaan membutuhkan safety stock di dalam persediaannya? 2. Metode peramalan apakah yang tepat untuk menggambarkan permintaan pesanan? 3. Sistem informasi seperti apa yang dapat dibutuhkan perusahaan untuk membantu dan meningkatkan efektifitas perencanaan persediaan? 1.4 Ruang Lingkup Mengingat keterbatasan data dan agar penyelesaian masalah dapat lebih terarah pada tujuan pembuatan skripsi ini, maka ruang lingkup pengerjaan skripsi ini akan dibatasi sebagai berikut :
4 1. Penelitian dibatasi hanya pada salah satu kategori produk yaitu kategori pipes and tubes. Pemilihan produk ini dikarenakan kategori tersebut menempati urutan pertama berdasarkan hasil klasifikasi ABC. 2. Data yang akan digunakan adalah data historis pada periode Mei 2008 hingga periode Oktober 2008. 1.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian ini memiliki tujuan sebagai berikut : 1. Menentukan jumlah safety stock dari masing-masing produk berdasarkan hasil pemilihan melalui klasifikasi ABC. 2. Menentukan kapan dan berapa jumlah persediaan yang harus dipesan oleh masing-masing pusat distribusi. 3. Menentukan metode pemesanan persediaan yang paling cocok untuk pusat distribusi utama (PDU). 4. Menganalisa dan merancang sistem perencanaan dan pengendalian persediaan yang sesuai untuk diterapkan di PT. PPI. Penelitian ini memiliki manfaat sebagai berikut : 1. Mengetahui jumlah safety stock untuk mengantisipasi kekurangan persediaan di PT. PPI. 2. Mengetahui kapan sebaiknya pusat distribusi pada PT. PPI melakukan pemesanan kembali agar tidak terjadi keterlambatan pemesanan. 3. Mengetahui jumlah persediaan yang disarankan untuk dimiliki oleh PT. PPI pada masing-masing pusat distribusi supaya tidak mengalami kelebihan persediaan. 4. Melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan secara lebih cepat.
5 1.6 Gambaran Umum Perusahaan 1.6.1 Sejarah Perusahaan PT. Panca Pipando Indah (PPI) adalah perusahaan distributor bahan keperluan industri seperti besi, baja dan material lainnya untuk konstruksi. PT. PPI berdiri pada tanggal 7 Januari 1990 berdasarkan akta notaris Andre No. XXVII/90 yang beralamat di Jl. Pangeran Jayakarta No.28A. Pada awal berdirinya, PT. PPI hanya memiliki 10 orang karyawan dan lokasi gudang yang kecil. Selanjutnya pada tahun 1994, PT. PPI melakukan perluasan usaha dengan menambah gudang di Jl. Manis II No. 7 Curug, Tangerang dan menjadikannya sebagai pusat distribusi utama (PDU) sedangkan gudang yang berada di Jl. Pangeran Jayakarta digunakan sebagai pusat distribusi regional (PDR). Dalam perkembangannya ini, jumlah karyawan PT. PPI juga bertambah menjadi 40 orang dengan penambahan beberapa divisi untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta penambahan jumlah produk yang dijual semakin beragam. Sejak saat inilah, penjualan PT. PPI mengalami peningkatan yang signifikan. Permintaan akan produk-produk yang dijual oleh PT. PPI semakin meningkat dari waktu ke waktu. Kemudian pada tahun 1996, PT. PPI kembali melakukan penambahan pusat distribusi regional (PDR) dengan membangun sebuah gudang di Bekasi untuk memenuhi tingkat permintaan yang semakin bertambah. Pada tahun 1997, PT.PPI menambah pusat distribusi regional (PDR) untuk wilayah Bogor. Hasil yang diperoleh pun semakin baik dengan jumlah pusat distribusi yang bertambah, sehingga pelanggan semakin percaya dengan kemampuan PT. PPI untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Peningkatan penjualan dan permintaan pada PT. PPI selanjutnya menuntut perencanaan yang lebih untuk dapat memenuhi kepuasan pelanggan.
6 Gambar 1.1 Struktur Distribusi PT. PPI Keterangan PDU : Pusat Distribusi Utama PDR : Pusat Distribusi Regional PDL : Pusat Distribusi Lokal Tabel 1.2 Data Informasi Pusat Distribusi PT. PPI No Tingkatan Lokasi Alamat 1 PDU Tangerang Jl. Manis II No. 7, Curug 2 PDR 1 Jakarta Jl.Pangeran Jayakarta No.28A 3 PDR 2 Bogor Jl. Bangbarung Raya No.14 4 PDR 3 Bekasi Jl. Rawa Tembaga No.78 5 PDL-A Jakarta Jl. Kayu Putih Utara Raya No.8 6 PDL-B Depok Jl. Margonda Raya No.495
7 Sumber: Digambar ulang berdasarkan penjelasan dan arsip bagian HRD PT. PPI (2008) Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. PPI
8 Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam PT. PPI adalah : 1. Director a. Menentukan visi dan misi perusahaan. b. Menentukan arah dan tujuan perusahaan, beserta strategi-strategi dan kebijakan umum. 2. Store Manager a. Memastikan ketersediaan barang di toko. b. Membuat target penjualan setiap bulannya. c. Mengontrol kegiatan operasional setiap harinya. 3. Marketing and Promotion Manager a. Merancang kegiatan promosi dan pemasaran atas produk-produk perusahaan. b. Menyusun strategi jangka pendek maupun jangka panjang pemasaran perusahaan. c. Mencari konsumen dan melakukan penawaran penjualan d. Melaporkan kepada director perkembangan yang terjadi di pasar untuk menetukan langkah-langkah kebijaksanaan pemasaran yang akan datang guna mempertahankan pangsa pasar yang ada. e. Memelihara dan menjaga kepuasan pelanggan. 4. Bagian Finance, Accounting and Tax a. Mengelola keuangan perusahaan baik penerimaan maupun pengeluaran sesuai dengan ketetapan perusahaan. b. Melakukan audit keuangan dan membuat laporan keuangan setiap periode yang ditujukan kepada director.
9 c. Mengurus dan bertanggung jawab atas kewajiban pajak-pajak perusahaan. 5. Bagian Supply Chain a. Mengatur transportasi dan pergudangan. b. Mengatur pembelian barang ke supplier. c. Mengatur persediaan antar pusat distribusi. 6. Bagian HRD a. Melaksanakan promosi, pemindahan, penurunan, serta pemberhentian karyawan. b. Menyusun rencana pendidikan dan pelatihan karyawan. c. Mengatur jadwal recruitment, test, dan interview. d. Mengatur jadwal kerja dan shift kerja. Store Manager Assitant Manager Bagian Administrasi Bagian Persediaan Gambar 1.3 Struktur Organisasi di Pusat Distribusi PT. PPI
10 Tugas, dan wewenang dari masing-masing bagian di pusat distribusi PT. PPI adalah: 1. Store Manager, a. Memastikan ketersediaan barang di pusat distribusi. b. Membuat target penjualan bulanan. c. Mengontrol kegiatan operasional harian. 2. Assistant Manager, a. Membantu store manager dalam memastikan ketersediaan barang b. Membantu store manager dalam mengontrol kegiatan operasional c. Melakukan pemantauan terhadap kinejera bagian persediaan 3. Bagian Persediaan, a. Membuat laporan mengenai persediaan barang. b. Memperhatikan secara berkala terhadap tingkat persediaan produk. 4. Bagian Administrasi, a. Mengetik dan mencetak surat-surat untuk kegiatan operasional perusahaan. b. Membuat perencanaan untuk cycle count barang setiap harinya.
11 Adapun visi dan misi PT. Panca Pipando Indah adalah sebagai berikut : Visi PT. Panca Pipando Indah : Pada tahun 2010, PT. Panca Pipando Indah akan menjadi perusahaan distribusi dengan jaringan yang luas, memiliki sistem dan manajemen yang modern untuk menghadapi persaingan global. Misi PT. Panca Pipando Indah Menjual produk bahan konstruksi dengan kualitas pilihan dan menjadi mitra utama bagi stakeholder terkait untuk memberikan pelayanan dan kepuasan dalam segala aspek. 1.6.2 Produk yang Dijual Perusahaan PT. Panca Pipando Indah (PPI) memulai usahanya pada tahun 1990 dengan jenis produk yang masih terbatas. Dalam perkembangannya hingga tahun 2002, jumlah produk yang dijual telah bertambah menjadi 1000 jenis sebagai wujud tingginya respon dari pelanggan lokal akan pelayanan yang baik dari perusahaan. Seiring perkembangannya, PT. PPI terus meningkatkan jenis produk yang dijual disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan dari pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan akan produk dengan kualitas tinggi, PT. PPI juga menyediakan beragam produk berkualitas tinggi yang diimpor langsung dari produsen utama diluar negri. Selain itu perusahaan juga menerima permintaan untuk mengimpor jenis produk yang tidak tersedia dengan persyaratan minimal order pada jumlah tertentu sesuai kesepakatan.
12 Pengkategorian produk-produk yang dijual oleh PT. Panca Pipando Indah terbagi menjadi 5 kategori sebagai berikut : 1. Steel meliputi Besi Beton, Besi Siku, Besi WF, Besi IF, Besi UNP, Besi CNP dan lain-lain. 2. Pipe and Tubes meliputi seamless steel pipe and tubes dan welded steel pipe and tubes 3. Stainless Steel meliputi elbow, tee, v-shock, dan lain-lain. 4. Plate meliputi High tensile plate, plate putih, plate hitam, plate SPHC, plate SPCC, dan lain-lain. 5. Wire meliputi wiremesh, wirescreen, expanded mesh, dan lain-lain.
13 1.6.3 Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 1.4 Rich Picture Sistem Berjalan di PT.PPI
14 Berikut merupakan penjelasan rich picture (gambar 1.4) : 1. Penggambaran sistem dimulai ketika terjadi pemesanan oleh pelanggan dan kemudian kasir mencetak Faktur. Pada sistem yang berjalan, pencetakan Faktur tidak otomatis mengurangi jumlah persediaan yang tercatat pada bagian persediaan. Salinan Faktur kemudian diberikan kepada bagian persediaan untuk ditinjau kembali. 2. Bagian persediaan akan melakukan pemantauan terhadap persediaan barang secara berkala dan kemudian mencetak laporan persediaan barang untuk selanjutnya diberikan kepada bagian admin. Permasalahan yang terjadi adalah sering terjadinya perbedaan catatan persediaan pada komputer dengan jumlah sebenarnya. 3. Bagian admin akan melihat hasil laporan dan kemudian melakukan pemesanan barang sesuai permintaan dari bagian persediaan. Pemesanan barang akan dicatat di lembar SPB (Surat Permintaan Barang) untuk selanjutnya diberikan kepada store manager. 4. Store manager akan meninjau kembali SPB (Surat Permintaan Barang) yang diajukan oleh bagian admin dan selanjutnya memutuskan apakah akan melakukan pemesanan atau tidak. Untuk mengetahui kondisi persediaan barang yang akan dipesan pada PDR, store manager harus melakukan telpon secara manual. 5.1 Bagian admin PDL akan mengirimkan SPB (Surat Permintaan Barang) yang telah disetujui oleh store manager ke bagian admin PDR.
15 5.2 Bagian admin PDR akan menerima dan mencatat SPB (Surat Permintaan Barang) yang terima, kemudian diberikan kepada store manager PDR untuk mendapatkan persetujuan SBKB (Surat Bukti Pengeluaran Barang). 5.3 Store manager PDR akan mempertimbangkan SPB (Surat Permintaan Barang) yang diterima. Apabila persediaan yang diminta tersedia, maka SPB (Surat Permintaan Barang) akan disetujui dan diberikan kembali kepada bagian admin untuk diproses lebih lanjut. 5.4 Berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang) yang telah disetujui oleh store manager, bagian admin PDR akan mencetak SBKB (Surat Bukti Pengeluaran Barang) sebagai bukti pengeluaran barang dan dikirimkan kepada PDL. 6. Bagian persediaan akan melakukan pencetakan laporan persediaan barang secara berkala untuk diberikan kepada bagian admin PDR. 7.1 Bagian admin akan melihat hasil laporan dan kemudian melakukan pencatatan barang yang perlu dipesan. Pemesanan barang akan dicatat di lembar SPB (Surat Permintaan Barang) untuk selanjutnya diberikan kepada store manager. 7.2 Store manager akan meninjau kembali SPB (Surat Permintaan Barang) yang diajukan oleh bagian admin dan selanjutnya memutuskan apakah akan melakukan pemesanan atau tidak. Untuk mengetahui kondisi persediaan barang yang akan dipesan pada PDU, store manager harus melakukan telpon secara manual. 7.3 Bagian supply chain akan mempertimbangkan SPB (Surat Permintaan Barang) yang diterima, apabila disetujui maka akan dicetak SBKB (Surat
16 Bukti Pengeluaran Barang) sebagai bukti bukti pengeluaran barang dan dikirimkan kepada PDR. 8.1 Bagian supply chain akan melakukan pengecekan persediaan secara berkala. Apabila terdapat persediaan yang sudah menipis, maka akan dibuat purchase order request form yang diberikan kepada supply chain manager.permasalahan yang sering terjadi adalah peramalan yang kurang tepat didalam mengantisipasi permintaan dari PDR untuk periode mendatang sehingga jumlah pemesnanan yang dipesan kurang tepat. Supply chain manager akan mempertimbakan purchase order request form yang diajukan. Apabila disetujui maka akan diberikan kembali kepada bagian supply chain. Permasalahan yang terjadi adalah jumlah dan waktu pemesanan sering tidak tepat sesuai kebutuhan. 8.2 Selanjutnya bagian supply chain akan mengirimkan purchase order yang telah disetujui oleh supply chain manager kepada supplier sebagai bukti permintaan barang. 8.3 Supplier akan mempertimbakan permintaan dari PDU. Apabila disetujui maka akan dicetak surat jalan sebagai pengantar pengiriman barang. 8.4 Setelah barang diterima dari supplier, bagian supply chain akan membuat dan mencetak STT (Surat Tanda Terima) dan memberikannya kepada supplier. 8.5 Rangkap dari Surat Tanda Terima akan diberikan kepada bagian financial & accounting sebagai bukti penerimaan barang dari supplier pada saat penagihan pembayaran barang pesanan tersebut.