MENDESAIN DAN MENGEVALUASI PELATIHAN

MENDESAIN DAN MENGEVALUASI PELATIHAN Ade Heryana Dosen Prodi Kesmas FIKES Universitas Esa Unggul Jakarta Email: heryana@esaunggul.ac.id Setelah mempelajari materi pada paper ini, diharapkan mahasiswa dapat: 1. Mengetahui bagaimana menganalisis kebutuhan terhadap pelatihan; 2. Mengidentifikasi berbagai metode pelatihan; 3. Mengetahui bagaimana menyusun program pelatihan; 4. Memahami teori psikologi yang melatarbelakangi pelatihan yang sukses; dan 5. Mengevaluasi efektivitas program Pada materi sebelumnya telah dibahas tentang seleksi karyawan untuk memprediksi perilaku dan kinerja karyawan jika diterima di perusahaan. Kemudian telah dibahas pula bagaimana mengevaluasi kinerja karyawan. Salah satu tujuan seleksi karyawan dan evaluasi kinerja karyawan adalah meningkatkan kemampuan atau kompetensi karyawan dengan memberikan Paper ini akan mengulas tentang aspek-aspek yang berhubungan dengan pelatihan beserta teori psikologi yang melatarbelakangi kesuksesan program Untuk memudahkan pemahaman, sebuah ilustrasi penulis buat sebagai berikut: Candra adalah seorang staff ahli keselamatan dan kesehatan kerja yang baru saja diterima di perusahaan nasional pada proyek pembuatan pabrik kimia. Candra melalui berbagai tahapan seleksi untuk diterima sebagai karyawan di sana. Dalam tugas seharihari ia bekerja dengan rekan satu tim yang bernama Hendry. Hendry adalah staff sanitarian yang sudah 5 tahun bekerja di perusahaan tersebut. Berdasarkan catatan saat seleksi karyawan, Candra yan baru lulus memiliki beberapa kelemahan dalam keterampilan di bidang K3. Candra tetap diterima bekerja karena HRD menganggap ia memiliki potensi untuk dikembangkan. Sementara Hendry meskipun sudah 5 tahun bekerja namun belum memiliki kemampuan akademis yang memadai. Karena dedikasinya perusahaan sedang mempertimbangkan untuk memberikan beasiswa pendidikan atau memberikan pelatihan secara intensif. Ilustrasi di atas menunjukkan bahwa seluruh karyawan membutuhkan peningkatan kompetensi (pengetahuan, keterampilan, sikap) untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik. Sebuah perusahaan terkadang sangat sulit mendapatkan karyawan yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Pada ilustrasi di atas, Candra adalah 1

contoh karyawan dengan keterampilan yang belum memadai, sedangkan Hendry adalah contoh karyawan dengan pengetahuan yang belum cukup. berfungsi untuk menutupi permasalah tersebut. Per definisi, pelatihan atau trainings adalah proses sistematik untuk menambah keterampilan, peran, konsep, atau sikap yang baru dalam rangka meningkatkan kinerja 1. MENENTUKAN KEBUTUHAN PELATIHAN Meskipun pelatihan bermanfaat bagi perusahaan, bukan berarti hal tersebut bisa langsung diterapkan. Hal pertama yang sebaiknya dilakukan adalah melakukan analisis apakah organisasi atau perusahaan membutuhkan pelatihan (training needs anaysis). Tujuan dilakukan training needs analysis adalah menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan agar sesuai dengan tujuan perusahaan. Ada tiga jenis analisis kebutuhan pelatihan yaitu: 1) organizational analysis; 2) task analysis; dan 3) person analysis 2. Analisis organisasi (organization analysis) bertujuan menentukan faktor-faktor organisasi yang mendorong dan menghambat efektivitas program Faktor-faktor tersebut antara lain: tujuan organisasi, kemampuan organisasi (mis: finansial, tempat, waktu), serta keterbatasan penerimaan dan kemampuan karyawan (mis: kesanggupan, komitmen, motivasi, dsb) 3. Analisis Organisasi Analisis Tugas Analisis Personal Tujuan organisasi Analisis ekonomi Analisis tenaga kerja Iklim organisasi dan sikap karyawan Analisis sumberdaya Daftar tugas-tugas Wawancara Pengukuran kinerja Observasi Job Descriptions Pengukuran kinerja Survey Wawancara Tes keterampilan dan pengetahuan Insiden kritis Gambar 1. Proses Analisa Kebutuhan (Sumber: Aamodt, 2010:289) Contoh kasus pada ilustrasi di atas, sebenarnya perusahaan ingin memberikan beasiswa kepada Hendry untuk melanjutkan pendidikan S1 Teknik Lingkungan, namun karena keterbatasan anggaran rencana tersebut masih belum terealisir. Masalah lainnya adalah perusahaan akan kehilangan jam kerja karena umumnya jam pendidikan di 1 Goldstein & Ford (2002) dalam Aamodt (2010:288) 2 Goldstein & Ford (2002) dalam Aamodt (2010:288) 3 McCabe (2001) dalam Aamodt (2010:289) 2

perguruan tinggi berbarengan dengan jam kerja perusahaan. Perusahaan juga belum memastikan kesiapan Hendry untuk mendapatkan pendidikan tambahan. Sementara untuk Chandra masih perlu dipertimbangkan kembali karena ada kekhawatiran yang bersangkutan mengundurkan diri setelah menerima Task analysis atau analisis tugas-tugas dilakukan jika hasil analisis organisasi menunjukkan hasil yang positif. Tujuan dari analisa tugas adalah menentukan: - Kinerja dalam menjalankan tugas pada masing-masing karyawan yang akan diberikan pelatihan - Kondisi-kondisi kerja yang melingkupi tugas karyawan - Kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas - Cara bagaimana seorang karyawan menyelesaikan tugas yang diberikan kepadanya. Contoh pada kasus Candra di atas. Tugas Candra sebagai staff K3 antara lain disajikan pada tabel 1 di samping. Jika hasil analisis tugas sudah dijalankan serta mendapatkan jenis pelatihan yang akan diberikan, tahap selanjutnya adalah melakukan person analysis. Tabel 1. Contoh Tugas dan Jenis yang Sesuai pada Ahli K3 Konstruksi Muda 4 Tugas 1. Menerapkan peraturan perundangan K3 2. Mengkaji dokumen kontrak dan metode kerja pelaksanaan 3. Merencanakan dan menyusun program K3 4. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja K3 5. Melakukan sosialisasi, penerapan & pengawasan pelaksanaan program, prosedur kerja dan instruksi kerja K3 6. Melakukan evaluasi dan membuat laporan penerapan SMK3 dan pedoman teknis K3 7. Mengusulkan perbaikan metode kerja pelaksanaan berbasis K3 8. Melakukan penanganan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja serta keadaan darurat Bagaimana cara Tugas dipelajari kebijakan di bidang K3 Kursus penyusunan kontrak kerja Kursus manajemen program K3 Kursus membuat SOP Kursus manajemen program K3 ergonomi SMK3 AK3 Umum dan AK3 khusus Person analysis ditujukan untuk menentukan karyawan mana dan pada area mana sebaiknya pelatihan diberikan. Analisis personal dilakukan berdasarkan pertimbangan bahwa tidak semua karyawan membutuhkan pelatihan lebih lanjut untuk menjalankan tugasnya. Contoh pada kasus Hendry di atas. Jika Hendry dapat mengoperasikan peralatan pengukur kualitas lingkungan (debu, air, udara) 4 Disadur dari uraiantugas.com 3

dengan baik sesuai dengan buku manual, maka tidak perlu dilakukan Beberapa metode dapat digunakan untuk melakukan analisis personal, antara lain menggunakan skor pengukuran kinerja, survey, wawancara, tes keterampilan & pengetauan, dan/atau catatan insiden kritis. menggunakan skor dari hasil pengukuran kinerja merupakan metode yang paling mudah. Skor rendah menandakan jenis pelatihan yang sebaiknya diberikan kepada karyawan. Contoh kasus pada tabel 2 yang menyajikan skor kinerja staff K3. Dari tabel 2 tersebut, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk memberikan pelatihan dokumentasi yang berhubungan dengan K3. Namun demikian, analisis dengan metode ini memiliki kelemahan yang disebabkan oleh cara pengukuran kinerja dilakukan. Lihat kelemahan-kelemahan pengukuran kinerja pada paper tentang mengukur kinerja karyawan. Tabel 2. Contoh Hasil Skor Pengukuran Kinerja Staff K3 untuk Menentukan Kebutuhan Dimensi Karyawan Ratarata Kinerja Rafi Tom Jim Roy Safety patrol 2 1 2 5 2,5 Sosialisasi 5 5 5 1 4 Tanggap 5 5 5 5 5 darurat Dokumentasi 2 2 2 2 2 Identifikasi 5 3 1 2 2,75 risiko RATA-RATA 3,8 3,2 3,8 3,0 menggunakan metode survey bertujuan menanyakan kepada karyawan jenis pengetahun dan keterampilan yang sebaiknya diberikan saat pelatihan 5. Kelebihan menggunakan metode survey adalah menghindari permasalahan analisis jika menggunakan pengukuran kinerja, karyawan biasanya memahami dengan baik kelemahan dan kelebihannya, dan dapat dilakukan pada perusahaan yang belum menerapkan pengukuran kinerja dan job analysis dengan baik. Kelemahannya adalah karyawan dapat berlaku tidak jujur, dan ada kemungkinan perusahaan tidak sepenuhnya menyanggupi jenis pelatihan yang diingikan karyawan. metode wawancara dilakukan hanya untuk beberapa karyawan terpilih saja. Meski tidak dilakukan kepada seluruh karyawan, metode wawancara memberika informasi yang mendalam tentang kebutuhan pelatihan pada karyawan 6. Dengan demikian kelebihan metode wawancara adalah perusahaan dapat mengetahui lebih jelas perasaan dan sikap karyawan terhadap kebutuhan pelatihan dibanding metode survey. Namun kelemahannya adalah data hasil wawancara umumnya sulit dikuantifikasi dan dianalisis 7. menggunakan data hasil tes keterampilan dan pengetahuan dilakukan untuk mengetahui 5 Kroehnert (2000) dalam Aamodt (2010:292) 6 Patton&Pratt (2002) dalam Aamodt (2010:292) 7 Brown (2002) dalam Aamodt (2010:292) 4

seberapa banyak karyawan memerlukan Jika hampir seluruh karyawan memiliki nilai yang buruk pada tes, maka dibutuhkan pelatihan dengan skala organisasi. Jika hanya sedikit yang bernilai buruk, maka pelatihan diberikan hanya kepada beberapa karyawan saja. Kelamahan metode ini adalah hanya terdapat beberapa jenis tes keterampilan dan pengetahuan yang dapat dijalankan. menggunakan metode catatan insiden kritis jarang sekali dilakukan. Metode ini menganalisis catatan insiden kritis, kemudian diurutkan atau diklasifikasikan menurut dimensinya dan dikelompokkan tingkat kinerjanya. MENGEMBANGKAN PROGRAM PELATIHAN Setelah mengetahui kebutuhan pelatihan seperti apa, jika memang perusahaan membutuhkan pelatihan, maka tahap selanjutnya adalah mengembangkan program pelatihan yang akan dijalankan. Dalam pengembangan program pelatihan, ada beberapa tahap dijalankan yaitu: 1) menentukan tujuan pelatihan; 2) memotivasi karyawan terhadap pelatihan; dan 3) memilih metode pelatihan yang terbaik. 1. Menentukan Tujuan Tujuan pelatihan disusun sesuai dengan hasil analisis kebutuhan pelatihan baik pada organisasi, tugas, dan pernonal. Jika hasil analisis organisasi menunjukkan bahwa karena alasan biaya dan waktu perusahaan/organisasi hanya sanggup menjalankan pelatihan paling lama 4 jam dalam sehari, maka tujuan pelatihan harus disesuaikan. Dengan demikian bila perusahaan bermaksud menyelenggarakan pelatihan bagi supervisor tentang keterampilan mengelola konflik, maka tujuan yang ideal adalah supaya supervisor dapat megidentifikasi penyebab konflik. Bila alokasi waktu yang diberikan selama lebih dari 4 hari, maka tujuan pelatihan bisa ditingkatkan hingga supervisor bisa memediasi konflik antar karyawan. Dalam menentukan tujuan pelatihan terdapat tiga hal yang harus disampaikan kepada peserta 8 : a. Apa yang diharapkan dari peserta pelatihan dalam pembelajaran b. Kondisi yang melatarbelakangi pencapaian pembelajaran c. Tingkatan pembelajaran yang diharapkan Misalnya untuk menentukan tujuan pelatihan Menjadi Tenaga Penjual Terbaik maka perlu disampaikan hasil yang diharapkan yaitu meningkatkan kontrak pelanggan sebanyak 10% dan menambah konsumen baru sebanyak 5%. 2. Memotivasi Karyawan terhadap 8 Mager (1997) dalam Aamodt (2010:293) 5

Untuk mencapai pelatihan yang efektif maka, perusahaan sebaiknya memberikan motivasi kepada karyawan dalam: a. Mengikuti pelatihan b. Menunjukkan prestasi terbaik dalam pelatihan c. Mengaplikasikan hasil pelatihan dalam pekerjaannya Memotivasi karyawan untuk mengikuti pelatihan bisa dilakukan dengan berbagai strategi, seperti: - Menghubungkan jenis pelatihan dengan pekerjaan karyawan saat ini atau yang berpengaruh langsung terhadap penyelesaian masalah pekerjaan. Misalnya pada studi kasus di awal paper, sebagai seorang yang bekerja menangani sanitasi industri tentu Hendry lebih memilih pelatihan yang bertema Tekni pengukuran terkini kadar debu lingkungan dibanding pelatihan yang bertema Kondisi lingkungan industri pada abad 22 ; - Mendesain pelatihan agar menyenangkan peserta, misalnya dengan mengundang pembicara tenaga ahli di bidangnya; - Melibatkan karyawan dalam menentukan jenis atau topik Sebuah studi menunjukkan karyawan lebih termotivasi jika diberi pilihan terhadap jenis pelatihan yang akan diberikan 9 ; - Menyediakan insentif. Jenis insentif yang bisa diberikan antara lain: sertifikat, uang saku/transport, kesempatan promosi, dan kredit (SKP). Contohnya adalah yang dilakukan Microsoft dengan memberikan poin kepada peserta pelatihan yang bisa ditukar dengan merchandise, travel, dan sertifikat. Strategi ini mampu meningkatkan angka partisipasi pelatihan hingga 2000% 10 ; - Menyediakan akomodasi berbentuk makanan; - Mengurangi tekanan/stress saat Perusahaan sebaiknya memberikan toleransi keringanan beban kerja karena waktu terbuang akibat pelatihan, atau dengan menyediakan asisten yang menggantikan tugas karyawan saat Sedangkan strategi untuk memotivasi karyawan agar menunjukkan prestasi ketika melakukan pelatihan antara lain: - Memberikan insentif untuk belajar. Jenis instentif dapat berbentuk: uang, jaminan pekerjaan, peningkatan karir, bersenangsenang (berbentuk pelatihan yang menyenangkan), dan kesempatan berkembang. Insentif tersebut bisa diberikan jika memenuhi persayaratanpersyaratan seperti menyelesaikan seluruh sesi pelatihan, mendemonstrasikan pengetahuan baru, mendemonstrasikan 9 Baldwin, Magjuka, & Loher (1991) dalam Aamodt (2010:294) 10 Renk (2004) dalam Aamodt (2010:294) 6

keterampilan baru, atau peningkatan kinerja. - Menciptakan pelatihan yang menarik keinginan peserta untuk belajar. Misalnya: trainer yang tidak efektif memberikan pelatihan sebaiknya diganti. Topik pelatihan sebaiknya juga dibuat semenarik mungkin disesuaikan dengan pekerjaan sehari-hari peserta; - Memberikan umpan balik. Terdapat bebagai jenis umpan balik yang bisa diberikan kepada peserta pelatihan, antara lain: a. Umpan balik positif. Umpan balik ini cocok diberikan ketika peserta pelatihan berhasil menjalankan tugas saat berlangsungnya training; dan b. Umpan balik negatif. Umpan balik ini sebaiknya diberikan untuk meningkatkan sugesti peserta pelatihan dalam menyelesaikan tugasnya. Untuk memotivasi karyawan agar mengaplikasikan apa yang didapat selama pelatihan pada pekerjaannya sebaiknya dilakukan sebagai berikut: - Melibatkan atasan/supervisor dalam menerapkan hasil pelatihan, bukan hanya menjadi tugas trainer; - Memberi kesempatan yang luas bagi karyawan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan baru yang didapat, segera setelah menyelesaikan pelatihan; - Menjaga reputasi pelatihan agar peserta merasa puas dan mau menerapkan hasil pelatihan pada pekerjaannya; - Memberikan pelatihan kepada satu tim/area pada waktu yang sama. Hal ini dimaksukan agar peserta pelatihan bisa saling mengingatkan/mendorong peserta yang lain untuk menerapkan hasil 3. Memilih Metode Terbaik Berbagai metode pelatihan memiliki kelemahan dan kelebihan sehingga penerapannya harus disesuaikan dengan tujuan Terkadang perusahaan menggunakan kombinasi metode pelatihan untuk mendapatkan hasil yang terbaik. Berbagai metode pelatihan yang akan dibahas pada paper ini adalah: classroom training, distance learning, dan on-the-job training. REFERENSI Aamodt, Michael G. Industrial/Organizational Psychology, Sixth Edition. CA: Cengage Learning, 2010 Levy, Paul E., Industrial Organizational Psychology: Understanding the Workplace, New York: Worth Publishers, 2010. 7