Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSEJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis Penyelarasan dan Anggaran telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Plt. SEKRETARIS UTAMA, Gina MasudahHusni
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 33 TAHUN 2010 TENTANG PELAKSANAAN RAPAT KERJA TEKNIS PENYELARASAN PROGRAM DAN ANGGARAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Sesuai Amanat Undang-Undang Nomor: 25 Tahun 2004 tentang Sistem Pembangunan Nasional, Undang-Undang Nomor: 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, Peraturan Pemerintah Nomor: 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah, dan Peraturan Pemerintah Nomor: 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga, Rancangan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) merupakan dokumen perencanaan tahunan yang disusun berdasarkan rencana strategis masing-masing kementerian/lembaga digunakan sebagai acuan penyusunan RAPBN. Rancangan RKP merupakan penjabaran dokumen rencana strategis. Rancangan RKP tersebut mencakup usulan kegiatan prioritas, tujuan, sasaran, kebijakan dan program dalam bentuk kerangka regulasi serta usulan pendanaan. Berkaitan dengan hal tersebut, perlu disusun suatu perencanaan yang lebih komprehensif dan sistematis, berkelanjutan, sehingga dalam prosesnya dapat mendefinisikan tujuan-tujuan organisasi dan menyajikan dengan jelas strategi, taktik dan pelaksanaan tugas pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dalam merancang dan membangun bidang kearsipan masa yang akan datang. Pada tahun 2010 merupakan awal penyusunan Rencana Kinerja Pembangunan Bidang Kearsipan Jangka Menengah (Rencana Strategis Tahun 2010-2014). Rencana kinerja tahunan sebagai dasar penyusunan rancangan rencana kerja pemerintah. Rencana kinerja tahuan ini sebagai pertimbangan bahwa program dan kegiatan disusun oleh unit kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi serta berdasarkan rencana strategis tahun 2010-2014. Oleh karena itu perlu dilaksanakan Rapat Kerja Teknis untuk mencapai keselasaran antara program dan anggaran. Konsistensi usulan unit kerja yang telah disepakati tersebut, tercermin dalam rencana kinerja yang diberikan alokasi anggaran pada tiap-tiap unit kerja. Alokasi tersebut tercermin dalam program-program dan kegiatannya.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran dimaksudkan agar proses penyelenggaraan sistem perencanaan dapat terkoordinasi dengan baik sehingga kegiatan yang diusulkan oleh unit kerja bersifat realistik, mendesak, terukur, dan menghasilkan output dan outcome sesuai dengan pagu anggaran yang tersedia. Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran: 1. Memperkuat koordinasi dan sinergi kebijakan bidang kearsipan melalui kerangka pembangunan jangka menengah (rencana strategis bidang kearsipan 2010-2014). 2. Melakukan sinkronisasi dan penyempurnaan rencana kerja dengan pagu anggaran yang tersedia. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran ini berlaku dan digunakan oleh seluruh Unit Kerja di Lingkungan Biro. Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran ini meliputi jenis kegiatan, uraian prosedur, cara mengerjakan, pelaksana, dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. D. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421); 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4700); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2006 tentang Tata Cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 97, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4664);
- 3-5. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen yang telah enam kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2005; 6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 8. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 9. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Rencana Strategis adalah dokumen perencanaan untuk periode 5 (lima) tahun. 2. Rencana Kinerja Tahunan adalah dokumen yang berisi informasi rencana kinerja/kegiatan tentang tingkat atau target kinerja berupa output dan atau outcome yang ingin diwujudkan oleh suatu unit kerja pada satu tahun tertentu. 3. Rencana Kerja Kementerian/Lembaga adalah dokumen rencana perencanaan kementerian/lembaga periode 1(satu) tahun. 4. Rencana Kerja Pemerintah adalah dokumen perencanaan nasional periode 1 (satu) tahun. 5. Rapat Kerja Teknis dan Anggaran adalah pertemuan pejabat untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan tercapainya keselarasan antara program dan anggaran sehingga tercapai efektifitas dan efisiensi. 6. adalah berbagai rencana secara menyeluruh dan merupakan satu kesatuan antara satu dengan yang lainnya saling berhubungan, dan secara urut-urutan, atau rencana yang masih bersifat menyeluruh dijabarkan kedalam kegiatan-kegiatan operasional, kegiatan-kegiatan operasional mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya sudah terarah dan khusus. 7. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa satuan kerja sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program yang terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya baik berupa personil, barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana atau kombinasi dari beberapa jenis sumber daya
- 4 - tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
- 5 - BAB II PROSEDUR PELAKSANAAN RAKERNIS PROGRAM DAN ANGGARAN Prosedur Pelaksanaan Rakernis dan Anggaran Arsip Nasional Republik Indonesia () dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Sekretaris Utama berkonsultasi dengan dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara Rapat Kerja Teknis (Rakernis) dan Anggaran, serta menugaskan kepada Biro (Karo) untuk merumuskan/menyusun materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran. 2. Karo menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan kepada Bagian (Kabag) dan Anggaran untuk menyiapkan materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran. 3. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan kepada Sub Bagian (Kasubag) Penyusunan untuk menyiapkan konsep materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran. 4. Kasubag Penyusunan menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan kepada Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran. (Proses 1 s.d. 4 dilakukan 1 hari kerja) 5. Perencana/Pelaksana menerima penugasan, merumuskan dan menyiapkan konsep materi dan agenda acara Rakernis dan dan menyampaikan kepada Kasubag Penyusunan. (1 hari kerja) 6. Kasubag Penyusunan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran dan menyampaikan pada Kabag dan Anggaran. (1 hari kerja) 7. 7.1 Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan dan memaraf konsep konsep materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran dan menyampaikan kepada Karo ; 7.2 Kabag dan Anggaran mengoordinir seluruh anggota tim dalam rangka Persiapan Pelaksanaan kegiatan Rakernis dan Anggaran. (Proses 7.1 dan 7.2 dilakukan 1 hari kerja) 8. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan memaraf materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran dan menyampaikan kepada Sekretaris Utama. (1 hari kerja) 9. Sekretaris Utama menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi dan agenda acara Rakernis dan Anggaran. (1 hari kerja) 10. Kabag dan Anggaran dibantu Kasubag Penyusunan dan
- 6 - Perencana/Pelaksana melaksanakan kegiatan Rakernis dan Anggaran. (2 hari kerja) 11. Kasubag Penyusunan menerima dan mempelajari Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran dari masing-masing anggota tim dan menugaskan Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep: 11.1 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. 11.2 Nota Dinas dan buku Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. (Proses 11.1 dan 11.2 dilakukan 1 hari kerja) 12. Perencana/Pelaksana menerima penugasan dan menyiapkan konsep: 12.1 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. 12.2 Nota Dinas Kasubag Penyusunan kepada Kabag dan Anggaran perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. 12.3 Nota Dinas Kabag dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. 12.4 Nota Dinas Karo kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. 12.5 Nota Dinas Biro kepada seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. (Proses 12.1 s.d. 12.5 dilakukan 2 hari kerja) 13. Kasubag Penyusunan menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. (1 hari kerja) 14. Kabag dan Anggaran menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. (1 hari kerja) 15. Karo menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Karo kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran. (1 hari kerja) 16. Sekretaris Utama menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan Kegiatan Rakernis dan Anggaran kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I. (1 hari) Total waktu Penyelesaian Pelaksanaan : 15 hari kerja
- 7 - BAB III PENUP Prosedur Tetap Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran sebagai pedoman unit kerja dalam menyusun rencana kinerja tahunan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga program dan kegiatan akan berdayaguna bagi kemajuan pembangunan bidang kearsipan. Sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Pelaksanaan Rapat Kerja Teknis dan Anggaran ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2010 Biro, MULTI SISWATI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 33 TAHUN 2010 TENTANG PELAKSANAAN RAPAT KERJA TEKNIS PENYELARASAN PROGRAM DAN ANGGARAN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PELAKSANAAN RAPAT KERJA TEKNIS PENYELARASAN PROGRAM DAN ANGGARAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN RAPAT KERJA TEKNIS PENYELARASAN PROGRAM DAN ANGGARAN
Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Juni 2010 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN RAPAT KERJA TEKNIS (RAKERNIS) PENYELARASAN PROGRAM DAN ANGGARAN Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana/ Pelaksana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Karo Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 1. Berkonsultasi dengan dalam rangka meminta arahan sehubungan pelaksanaan acara Rapat Kerja Teknis (Rakernis) Penyelarasan dan Anggaran Arsip Nasional Republik Indonesia, serta menugaskan perumusan materi dan agenda acara Rapat Kerja Teknis (Rakernis) Penyelarasan dan Anggaran 1 1 2. Menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan penyiapan materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 2 3. Menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan penyiapan konsep materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan 3 4. Menerima, mempelajari, memahami disposisi dan menugaskan penyiapan konsep materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 4 5. Menerima penugasan, merumuskan, menyiapkan dan menyampaikan konsep materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 5
No. 6. Tahapan Kegiatan Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan, memaraf dan menyampaikan konsep materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran Perencana/ Pelaksana Biro Sestama Unit Penyelesaian Kasubag Penyusunan 6 Kabag dan Anggaran Karo Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 7. 7.1. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, menyempurnakan, memaraf, dan menyampaikan konsep materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 7 7.2. Mengkoordinir seluruh anggota tim dalam rangka Persiapan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 8. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, memaraf dan menyampaikan materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 8 9. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi, dan menetapkan materi dan agenda acara Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 9 10. Melaksanakan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 10 10 10 11. Menerima dan mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran dari masing-masing anggota Tim dan menugaskan Perencana/Pelaksana untuk menyiapkan konsep : 11 11.1. Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran
Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana/ Pelaksana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Karo Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 11.2. Nota Dinas dan buku laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran Arsip Nasional Republik Indonesia 12. Menerima penugasan dan menyiapkan konsep : 12 12.1. Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 12.2. Nota Dinas Kasubag Penyusunan kepada Kabag dan Anggaran perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 12.3. Nota Dinas Kabag dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 12.4. Nota Dinas Karo kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 12.5. Nota Dinas Karo kepada seluruh pejabat Eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 13. Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Kabag dan Anggaran kepada Karo perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 13
Unit Penyelesaian No. Tahapan Kegiatan Perencana/ Pelaksana Biro Sestama Kasubag Penyusunan Kabag dan Anggaran Karo Sekretaris Utama Unit Kerja Eselon I 14 Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan memaraf nota dinas Karo kepada Sekretaris Utama perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 14 15 Menerima, mempelajari, meneliti, mengoreksi konsep laporan dan menandatangani nota dinas Karo kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I perihal Laporan Pelaksanaan kegiatan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran 15 16 Menerima, membaca, memberi nomor, mendokumentasikan dan menyampaikan nota dinas perihal Laporan Pelaksanaan Rakernis Penyelarasan dan Anggaran kepada Sekretaris Utama dan seluruh pejabat eselon I 16 Norma waktu: 15 Hari kerja Biro, Multi Siswati