Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2010 TENTANG PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI BAB I PENDAHULUAN A. Umum Upaya perumusan kebijakan kearsipan yang komprehensif mengenai implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, membutuhkan pendekatan yang bersifat menyeluruh, legal, formal dan akademis untuk menjamin terciptanya standar dan prosedur teknis yang aplikatif. Dalam rangka menjamin efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dinamis maupun penyelamatan dan pelestarian arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional di lingkungan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri, penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana diatur dalam ketentuan Pasal 5 ayat (1) dan (2) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 perlu dilaksanakan dengan tertib dan prosedural. Sehubungan dengan hal tersebut, guna mengaplikasikan prosedural pengajuan permohonan dan proses persetujuan Jadwal Retensi Arsip yang benar, perlu diatur dalam bentuk suatu petunjuk pelaksanaan dan langkah langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri. B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip di lingkungan Direktorat.
- 2 - Tujuan Prosedur Tetap ini adalah sebagai pedoman/acuan teknis pelaksanaan kegiatan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip bagi pejabat fungsional (arsiparis) dan pejabat struktural di Lingkungan Direktorat dan unit kerja terkait dalam memberikan konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini berlaku dan digunakan oleh pejabat fungsional (arsiparis) dan pejabat struktural di lingkungan Direktorat dan unit kerja terkait. D. Dasar Hukum 1. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 3. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009 Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 7. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 05 Tahun 2007 Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan;
- 3-9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2009 Tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian. E. Pengertian 1. Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri adalah suatu daftar yang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusmahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip Lembaga Pencipta Arsip Tinggkat. 2. Pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia adalah catatan penilaian berupa hasil pemikiran sebaik baiknya untuk menentukan, memutuskan atau mempertimbangkan secara teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip Keuangan dalam bentuk surat yang dilakukan oleh Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. 3. Pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara adalah catatan penilaian berupa hasil pemikiran sebaik baiknya untuk menentukan, memutuskan atau mempertimbangkan secara teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dalam bentuk surat yang dibuat oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara. 4. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia adalah catatan penilaian berupa rekomendasi atau persetujuan teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip dalam bentuk surat yang dilakukan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. 5. Penetapan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri adalah pengesahan terhadap Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri yang dilakukan oleh pimpinan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dalam bentuk peraturan.
- 4 - BAB II MEKANISME PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI A. Mekanisme Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Pengajuan persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dilaksanakan dengan mekanisme sebagai berikut : 1. Mengajukan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri, diajukan oleh Pimpinan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri masing masing kepada Kepala dilengkapi dengan : a. Surat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk pengajuan rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian. b. Surat pertimbangan dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk pengajuan rancangan Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip Keuangan. c. Rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian sesuai dengan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara, Rancangan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sesuai dengan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian dan serta Rancangan Jadwal Retensi Arsip Substantif dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada akhir halaman hardcopy diparaf/diotentikasi oleh Pimpinan/Sekretaris atau Kepala Biro yang membawahi bidang administrasi umum dan kearsipan. 2. Menelaah Rancangan Jadwal Retensi Arsip Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang telah diajukan kepada selanjutnya ditelaah dengan tahapan sebagai berikut: a. Direktur memberikan disposisi dan arahan dalam rangka penelaahan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri kepada Kepala Subdirektorat I atau II sesuai dengan lokusnya; b. Kepala Subdirektorat I atau II melaksanakan penelaahan dan jika diperlukan berkoordinasi dengan Kepala Unit Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka persiapan pembahasan bersama; c. Kepala Subdirektorat I atau II bersama pejabat terkait dan atau arsiparis melaksanakan pembahasan dan telaah/analisis terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip yang diajukan;
- 5 - d. Kepala Subdirektorat I atau II menyampaikan hasil pembahasan dan telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip kepada Direktur dengan disertai hasil telaah dan revisi rancangan Jadwal Retensi Arsip, konsep surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan surat pendapat/pertimbangan rancangan Jadwal Retensi Arsip dari Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian/Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk Jadwal Retensi Arsip Keuangan; e. Direktur menganalisis dan kemudian menyampaikan hasil pembahasan dan telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana huruf d kepada Deputi ; f. Deputi menerima dan menganalisis atas telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip dari Direktur. Apabila tidak ada koreksi, maka Deputi menyampaikan berkas tersebut kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia untuk menerima arahan. 3. Menyetujui Rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepala menerima konsep surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip dilampiri rancangan Jadwal Retensi Arsip hasil telaah/analisis dan surat pendapat/pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara/Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dari Deputi. Apabila rancangan surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip tersebut mendapat koreksi, maka dilakukan perbaikan oleh Direktorat dan apabila Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia menganggap konsep surat persetujuan beserta kelengkapannya sudah benar, maka Kepala memberikan tanda persetujuan pada rancangan pada rancangan Jadwal Retensi Arsip dimaksud melalui penandatanganan surat persetujuan rancangan Jadwal Retensi Arsip yang diajukan dan lampirannya 4. Mengirimkan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dilampiri rancangan Jadwal Retensi Arsip dikirimkan kepada Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri pemohon. Untuk selanjutnya pihak pemohon menetapkan rancangan Jadwal Retensi Arsip tersebut dalam bentuk Peraturan. Tembusan Surat Persetujuan dikirimkan ke Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, dan ke Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk Jadwal Retensi Arsip Keuangan.
- 6-5. Melakukan evaluasi dan pelaporan Setelah mengirimkan hasil persetujuan Jadwal Retensi Arsip maka dilaksanakan evaluasi dan pelaporan sebagai bahan pertanggungjawaban untuk acuan bagi kegiatan pembinaan. Mekanisme Pengajuan Permintaan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam bentuk bagan adalah sebagai berikut: MEKANISME PENGAJUAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI Rancangan JRA LN/BP Pengajuan rancangan JRA oleh Pimpinan LN/BP kepada Kepala Pembahasan Rancangan JRA di Surat Pengajuan dilengkapi: 1. Surat Pertimbangan dari Kepala BKN untuk JRA Kepegawaian 2. Surat Pertimbangan dari Ketua BPK untuk JRA Keuangan 3. Rancangan JRA Kepegawaian dan Keuangan hasil pertimbangan Kepala BKN, dan Ketua BPK, Rancangan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, serta Rancangan Jadwal Retensi Arsip Substanstif (hardcopy dan softcopy) Tidak Persetujuan Rancangan JRA oleh Kepala (Tembusan ke Kepala BKN/Ketua BPK) Ya Pengiriman Surat Persetujuan JRA ke LN/BP untuk ditetapkan
- 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini disusun untuk menjadi acuan bagi pelaksana di lingkungan Direktorat Keasipan Arsip Nasional Republik Indonesia, dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam melakukan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri secara efisien dan efektif dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT, M. TAUFIK
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2010 TENTANG PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI A. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI
DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Pemohon Instansi menyampaikan surat permohonan persetujuan rancangan JRA Lembaga Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 2 Membaca, meneliti kelengkapan surat dan lampirannya, mencatat pada buku agenda dan ekspedisi, serta menyampaikan kepada TU Deputi 3 Menerima, memeriksa dan menempelkan lembar disposisi, mencatat pada buku agenda menyampaikan kepada Deputi 4 Membaca dan memberikan disposisi serta menyerahkan kepada Direktur melalui TU Deputi 5 Menyampaikan kepada Direktur melalui TU Direktur
- 3 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 6 Mencatat dalam Buku Agenda dan menyampaikan kepada Direktur Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 7 Menerima, membaca dan memberi disposisi serta menyerahkan kepada Kasubdit KP I/II melalui TU Direktur 8 Menyampaikan kepada Kasubdit I/II 9 Menerima, membaca, meneliti surat dan melakukan koordinasi dan telaah rancangan JRA 10 Penelaahan bersama arsiparis dan pejabat terkait 11 Pembuatan dan penetikan konsep persetujuan, telaah JRA dan rancangan JRA
- 4 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 12 Memeriksa konsep surat persetujuan, telaah JRA dan rancangan dan menyerahkan ke Direktur Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 13 Memeriksa hasil telaah rancangan JRA, membuat nota dinas dan menyampaikan kepada deputi melalui TU Deputi 14 Mencatat dan menyampaikan kepada Deputi 15 Memeriksa kelayakan rancangan JRA dan kelengkapan dokumennya dan menyiapkan konsep nota dinas kepada Kepala 16 Mengetik dan menyelesaikan nota dinas deputi dan menyampaikan kepada Kepala melalui TU Kepala 17 Memeriksa kelengkapan, mencatat dan menyampaikan kepada Kepala
- 5 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 18 Memeriksa dan memberikan paraf persetujuan dan menyerahkan ke TU Kepala Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 19 Memeriksa kelengkapan dokumen, dan menyampaikan kepada deputi melalui TU Deputi 20 Memeriksa kelengkapan dokumen dan menyampaikan kepada Deputi 21 Mengetahui dan meminta TU Deputi untuk meneruskan ke Direktur 22 Menyampaikan rancangan JRA yang disetujui/diparaf Kepala kepada Direktur melalui TU Direktur 23 Mencetak net surat persetujuan JRA dan lampiran dengan kertas bun dan menyampaikan kepada Direktur melalui Kepala Subdit I/II
- 6 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 24 Memeriksa hasil cetak (net) surat persetujuan JRA dan lampiran dan menyampaikan kepada Direktur Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 25 Memeriksa net surat persetujuan JRA dan lampiran dan meminta tanda tangan persetujuan Kepala melalui TU Direktur 26 Menyampaikan net surat persetujuan JRA dan lampiran kepada TU Kepala melalui TU Deputi 27 Mengecek dan menyampaikan kepada Kepala melalui TU Kepala 28 Mengecek net surat persetujuan JRA dan menyampaikan kepada Kepala 29 Menandatangani net surat persetujuan JRA dan lampirannya dan mengembalikan kepada TU Kepala
- 7 - Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 30 Memberikan nomor dan stempel surat persetujuan dan mengirim ke Subbagian Persuratan melalui TU Deputi Pemohon Subbagian Persuratan TU Deputi Deputi TU Direktur Direktur Kasubdit I/II Arsiparis TU Kepala Kepala 31 Memasukan surat persetujuan JRA dan lampiran dan mengetik alamat pemohon pada sampul serta mengirim ke instansi pemohon melalui Subbagian Persuratan 32 Mengirimkan surat persetujuan JRA 33 Menerima surat persetujuan JRA dan menyimpan pertinggal persetujuan JRA Norma Waktu : - 14 hari kerja untuk JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, JRA Kepegawaian, JRA Keuangan dengan kelengkapannya (Lampiran JRA yang dimintakan persetujuan pertimbangan di BKN dan BPK beserta lampirannya) - 30 hari kerja untuk penyelesaian JRA substantif DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT, M. TAUFIK