PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMA KOLOMBO SLEMAN Naskah Publikasi diajukan oleh Marsha Anjanette Violetta 09.22.1075 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
DEVELOPMENT OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT KOLOMBO SENIOR HIGH SCHOOL IN SLEMAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SMA KOLOMBO SLEMAN Marsha Anjanette Violetta Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Academic information system in a school is one of the important factors that must be paid attention to. In doing student data processing; teachers, supervisors, and instruction staff often find difficulties caused by the administration which they made manually so that they often find obstacles. The good, neat, and well organized way of data collecting and data processing should have got more attention to ease in searching for data. A number of data which must be processed in limited time often make the colletion of student data inaccurate. In other words, school will know about the changing of data easily and quickly if the data are immediately needed, so we are going to make the development of academic information system at Kolombo Senior High School in Sleman. In this scientific writing it will be completed by flowchart, program structure, and designing of input and output. The computer technology, which is developing, gives facility for computerization system developers, because nowadays a number of computers, which are equipped with many facilities, are more afforded and cheaper. Academic information system using data collecting method and student data processing is meant to facilitate in administration processing during registration, class distribution, and class-advisor selection. If student data can be entered and processed in the computer automatically, we are be able to know the data processing and the result we want. Keywords: Academic Information System, Computer Technology
1. Pendahuluan Sistem informasi akademik dalam sebuah sekolah merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan. Dalam melakukan pengolahan data siswa, guru, wali kelas dan staf pengajaran sering kali mengalami kesulitan dikarenakan administrasi yang mereka buat masih menggunakan cara manual sehingga seringkali menimbulkan kendala. Pendataan dan proses pengolahan data yang baik, rapi dan terorganisir sudah sebaiknya perlu mendapatkan perhatian demi mempermudah setiap pencarian data Banyaknya data yang harus diolah dalam waktu yang singkat, membuat pendataan siswa yang dilakukan seringkali tidak akurat. Dengan kata lain, sekolah akan dapat dengan mudah dan cepat mengetahui keberadaan dan perubahan data bila sewaktu waktu akan dibutuhkan, oleh karena itu kami membuat pengembangan sistem informasi akademik pada SMA Kolombo Sleman. Pada Penulisan Ilmiah ini akan dilengkapi flowchart, struktur program dan rancangan input dan output. Teknologi komputer yang berkembang pesat ini sangat memberi kemudahan bagi para pengembang sistem komputerisasi, karena saat ini semakin banyak bermunculan komputer-komputer yang dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas yang lebih terjangkau dengan harga yang lebih murah. Sistem informasi akademik menggunakan metode pendataan dan pengolahan data kesiswaan dimaksudkan agar mempermudah dalam proses administrasi baik pada waktu pendaftaran, pembagian kelas dan pemilihan wali kelas. Apabila ada pendataan kesiswaan dapat di masukkan ke dalam komputer dan secara otomatis akan diproses sehingga dapat mengetahui proses pendataan dan hasil yang kita inginkan. 2. Landasan Teori Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem lebih menekankan pada prosedur menurut Jerry Fitz Gerald, mendefenisikan sistem sebagai berikut ini : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem.prosedur di definisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal ( tulis-menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemenya mendefiniskan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemn yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Komponen-komponen saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut tercapai. 3. Analisis (Proses Penelitian) Tujuan utama dari tahap analisis adalah untuk melihat secara keseluruhan permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, dalam hal ini adalah pada SMA Kolombo Sleman. Hal ini bertujuan untuk menemukan kelemahan-kelemahan dalam sistem sehingga dapat diusulkan perbaikan. 1. Mengidentifikasi masalah Analis sistem mengidentifikasi kebutuhan pemakai dan menentukan bahwa pemecahannya memerlukan sistem informasi. 2. Analisis Kelemahan Sistem Lama Analisa terhadap kelemahan sistem yang lama bertujuan untuk menunjukan apa saja yang tidak optimal dalam sistem tersebut yang dapat diidentifikasi dan dievaluasi melalui beberapa faktor, yaitu pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen. 3. Perancangan Sistem Perancangan sistem bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. 4. Penulisan program atau pengkodean Menerjemahkan hasil proses perancangan menjadi sebuah bentuk program komputer yang dimengerti oleh mesin komputer. 5. Implementasi Merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Tahapan ini meliputi pengetesan program, dan pengetesan sistem secara keseluruhan. 6. Pemeliharaan Merupakan proses pemeliharaan keseluruhan sistem, jika dirasa sistem ini tidak bisa digunakan atau ada masalah maka perlu dilakukan perbaikan-perbaikan. Analisis kelayakan merupakan proses menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis ini adalah
menguji apakah sistem yang baru layak diterapkan sebagai pengembangan sistem yang lama layak dipakai atau tidak. Analisis kelayakan sistem memiliki beberapa segi antara lain : a. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusum dari aspek teknologi yang akan digunakan dan memberikan nilai tambah bagi sistem yang ada. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. b. Kelayakan Operasional Kelayakan operasional proyek pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem yang baru, baik kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi dan kemampuan pengendali operasi dari sistem sehingga akan lebih efisien. c. Kelayakan Sumber Daya Penerapan dan pengembangan sistem yang baru membutuhkan sumber daya, khususnya sumber daya manusia yamng mampu mengoperasikan sistem tersebut. untuk itu diperlukan bimbingan dan pelatihan. Kegiatan ini juga sebagai ajang pembuktian bahwa sistem ini layak digunakan. d. Kelayakan Hukum Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini merupakan peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung siste. Tujuannya adalah penggunaan perangkat lunak yang original atau berlisensi kalau tidak memungkinkan akan dicari perangkat lunak open source yang berlisensi publik. Perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum, karena menggunakan CD original baik bahasa pemrograman yang digunakan maupun sistem operasi yang digunakan. 4. Kesimpulan Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Sistem Informasi Akademik pada SMA Kolombo Sleman dapat membantu pengguna, khususnya staf Tata Usaha dan Guru untuk mengolah data guna menyelesaikan tugas masing-masing sekaligus saling membantu antara pihak Guru sebagai pengajar dan Tata Usaha sebagai pihak yang wajib menjamin keterlangsungan proses belajar mengajar.
2. Program dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan kinerja Administrasi di bagian Tata Usaha. 3. Kelemahan sistem adalah belum mencakup semua bidang administrasi kesiswaan secara lengkap, seperti penjadwalan, target pencapaian nilai mata pelajaran per kelas dan prestasi siswa diluar nilai mata pelajaran. 4. Kelebihan sistem sistem ini adalah mampu menggabungkan kerja Tata Usaha dan penilaian Guru pengampu dalam sebuah database terpadu berikut bagian keuangan.
DAFTAR PUSTAKA Sutabri, Tata.S.Kom., 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Hariyanto.Ir., 1993, Konsep dan Perancangan DATABASE Edisi ke 1, Andi, Yogyakarta. Madcoms, 2005, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta. Madcoms, 2005, Panduan Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta. HM Jogiyanto, PhD, Akt, MBA., 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta. Abdul Kadir, Penuntun Praktis Belajar SQL, Penerbit Andi, 2003. Ben Forta, Belajar Sendiri : SQL dalam 10 Menit, Penerbit Andi, 2002. Kok Yung, Membangun Database dengan Visual Basic 6.0 dan Perintah SQL, Elex Media Komputindo, 2002. Kok Yung, Trik Menguasai Perintah SQL, Elex Media Komputindo, 2003. M. Suyanto, Pengantar Teknologi Informasi untuk Bisnis, Penerbit Andi, 2005. Widodo Budiharto, S.Si, Aplikasi Database dengan SQL Server & Visual Basic 6, Elex Media Komputindo, 2002.