V. HASIL DAN PEMBAHASAN A. DESKRIPSI PELAKSANAAN MAGANG Selain sebagai aktivitas akademik untuk memenuhi persyaratan tugas akhir mahasiswa, kegiatan magang juga berhubungan erat dengan kegiatan recruitment di perusahaan tempat magang. PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN) menggunakan beberapa metode untuk melakukan recruitment(merekrut) karyawan, diantaranya : 1. Reguler Merekrut secara langsung (untuk umum) melalui informasi di internet maupun media cetak. 2. Kerjasama dengan universitas Perekrutan melalui kerjasama dengan universitas-universitas yang dianggap berkualitas. Metode ini dilakukan dengan harapan mendapat karyawan yang bermutu dan mampu bersaing. 3. Internship Program Internship program (program magang) merupakan program Toyota yang diberikan kepada mahasiswa dari perguruan tinggi sebagai tempat kerja praktek maupun magang. Mahasiswa diharapkan mampu memberikan inovasi maupun improvement untuk meningkatkan unjuk kerja perusahaan tersebut. Program ini dibagi menjadi 2 berdasarkan pesertanya, yaitu Internship Program University Student (IPUS) untuk mahasiswa program sarjana selama 3 bulan dan Internship Program Academic Student (IPAS)untuk mahasiswa program diploma selama 6 bulan. Penulis melakukan kegiatan IPUSselama 4 bulan yang dibagi menjadi 2 periode yaitu mid review dan final review. Hasil dari kegiatan magang di PT TMMIN disajikan dalam bentuk laporan dari improvement (perbaikan) pada suatu sistem yang dilakukan selama magang dalam bentuk A3 report. Untuk efektifitas dan efisiensi pelaporan, penyajian A3 report menggunakan berbagai alat bantu seperti yang diuraikan dalam the 7 QC tools, antara lain check sheet, graph, dan histogram. 38
Dalam periode pertama (mid review), A3 report berisi permasalahan yang muncul hingga tahap penyelesaian masalah sesuai dengan langkah-langkah Toyota Business Practices dari step 1 (clarify the problem) hingga step 5 (Develop Countermeasures). Presentasi pada mid review dilakukan pada tanggal 14 Mei 2010, A3 report mid review dapat dilihat pada Lampiran 3. Dari hasil presentasi mendapat beberapa masukan (saran) dari mentor, HR Advisor, dan Assesor. Periode kedua (final review), merupakan kelanjutan dari hasil mid review yang telah diperbaiki dan mengimplementasikan langkah-langkah TBP berikutnya. Presentasi final review dilaksanakan pada tanggal 17 Juni 2010. A3 report final review dapat dilihat pada Lampiran 4. Jam kerja kegiatan magang di Karawang Plant mengikuti jam kerja staff PT TMMIN yaitu masuk pukul 07.15 WIB dan keluar pukul 16.00 WIB (hari Senin-Kamis) atau 16.30 (hari Jumat). Jam kerja untuk karyawan di Shop dibagi menjadi 2 shift (shift white dan shift red). Waktu untuk istirahat terbagi menjadi 3, yaitu antara pukul 09.30 09.45 WIB, pukul 11.45 12.30 WIB (untuk makan siang, sholat) dan 14.30 14.45 WIB.Sedangkan untuk hari Jumat istirahat siang diperpanjang 30 menit (11.45 13.00 WIB). Selain melakukan improvement (perbaikan) terdapat beberapa kegiatan yang dilakukan selama mengikuti Internship Program University Student ini, antara lain : 1. Training Toyota Business Practies (TBP) Training TBP dilakukan di Head Office PT TMMIN bersama peserta magang lainnya. Dalamtraining ini dijelaskan mengenai langkah-langkah yang digunakan oleh toyota untuk melakukan pemecahan suatu masalah, yaitu : problem clarification, breakdown analysis, setting target, root cause analysis, countermeasure, see countermeasure through, evaluation, dan standardization. 2. Training Safety Training Safety diberikan oleh bagian Safety, Health, and Environment (SHE) pada seluruh peserta magang. Di dalam kegiatan ini dijelaskan mengenai pengertian safety, unsafe action & unsafe condition, aturan 39
keselamatan di dalam pabrik maupun di luar pabrik, serta Alat Pelindung Diri (APD). Dalam kegiatan ini dilakukan sebuah simulasi mengenai identifikasi safety. Di akhir pertemuan, seluruh peserta magang mendapat pinjaman beberapa APD berupa helm, safety shoes, baju elektro statik, masker, arm protector, dan ear plug. 3. PendalamanCompany profile Kegiatan ini berupa penjelasan dari pihak HRD mengenai sejarah perusahaan Toyota baik secara global maupun Toyota yang berada di Indonesia, lokasi perusahaan, struktur organisasi, produk, proses produksi secara umum dan tata tertib peserta magang. Kegiatan dilakukan di dalam kelas bersama dengan peserta magang lainnya. Selain itu, penjelasan ditambahkan oleh departement head masing-masing yang berkaitan dengan lokasi penempatan magang. 4. On the Job Development (OJD) OJD adalah suatu cara untuk mengembangkan anggota-anggota dalam suatu tim agar dapat melewati pekerjaanya dengan mudah. Cara ini dilakukan setelah peserta menerima pelatihan dalam kelas dengan materi-materi untuk menunjang OJD ini. Pelatihan yang diberikan bertujuan agar peserta mengetahui ilmu, sedangkan OJD adalah alat untuk menerapkan ilmu tersebut langsung di lapangan, sehingga dalam masa yang akan lewat, peserta dapat dengan mudah melewati kesulitan-kesulitan yang ada karena sudah terbiasa untuk melakukan pemecahan masalah.tujuan dari OJD adalah untuk menciptakan tempat kerja yang nyaman dan aman untuk bekerja sehingga bawahan (subordinat) akan merasa nyaman. 5. Olahraga Olahraga merupakan aktivitas rutin yang dilakukan selama 15 menit. Adapun tujuan utama dari olahraga adalah menjaga kesehatan & kebugaran dari para karyawan. Kegiatan ini berupa pemanasan sebelum bekerja dengan gerakan Senam Kebugaran Jasmani (SKJ) sederhana dan dengan diiringi oleh lagu SKJ. 6. Five Minute Talk 40
Setelah melakukan olahraga masing-masing departemen melakukan Five Minute Talk atau berbicara 5 menit. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah menyampaikan aktifitas yang akan dilakukan pada hari itu dan aktifitas yang telah dilakukan pada hari kerja sebelumnya, membahas hal-hal yang penting terkait dengan pekerjaan atau sharing sesuatu hal atau informasi. Kegiatan inidapat digunakan oleh departement headmengenai kegiatan yang dilakukan oleh staff. Selain itu, suatu permasalahan dapat diketahui dengan segera dan dapat dicari solusi secara sederhana, jika memerlukan waktu diskusi khusus untuk memecahkan suatu permasalahan maka dapat usulkan untuk mengadakan suatu diskusi pada waktu lain. Kegiatan ini juga digunakan oleh atasan untuk melakukan pengarahan, memberi masukan, atau menyampaikan informasi yang dianggap perlu untuk diberitahukan kepada masing masing staff. B. HASIL MAGANG DAN PEMBAHASAN A3 report final review terdiri dari : Background, Purposes, Problem Clarification, Breakdown Analysis, Setting Target, Root Cause Analysis, Countermeasure, See Countermeasure Through, Evaluation, dan Standardization. Selain itu, terdapat satu lembar A3 (Lampiran 5) yang merupakan lampiran dari A3 report final review untuk menjelaskan lebih detail bagian yang mengalami improvement. Judul dari A3 report yang diajukan adalah Akurasi Penggunaan Material F1 (Pigmen). 1. Background Background (latar belakang) dari improvement yang dilakukan adalah : adanya fluktuasi biaya per unit kendaraan yang dihasilkan dari Toso Shop dalam setiap bulannya. Selain itu, terdapat juga perbedaan antara laporan bulanan kendali anggaran (monthly report of item budget control) dengan pemakaian aktual beberapa material. Fluktuasi biaya per unit di Toso Shop dapat ditunjukkan dengan adanya standard penggunaan material yang fluktuatif setiap bulannya. Misalnya standard pemakaian material F1 dan F2 pada Gambar 31. 41
Gambar 31. Grafik fluktuasi standard pemakaian material F1 dan F2 2. Purpose Purpose(tujuan) dari improvement ini adalah meningkatkan akurasi antara Shop. Gentan i (kg/unit) F2 (Resin) 3. Problem Clarification penggunaan aktual material penelurusan masalah mengenai perbedaan akurasi tersebut diperoleh dari akurasi penggunaan aktual sebesar 100% dan data laporan bulanansebesar 97,16%. Alur perolehan gap antara data laporan bulanan dan penggunaan aktual material dapat dilihat pada Gambar 32 berikut ini. 10 8 6 4 2 0 F1 (Pigmen) Standar Gentan i pemakaian material F1 dan F2 Maret 5,59 1,473 April 7,18 1,92 Bulan (tahun 2010) laporan bulanan agar sesuai dengan penggunaan materialaktualpada Toso Masalah akuasi, yaitu perbedaan antara akurasi dataa laporan bulanan dan Mei 6,27 1,67 F2 (Resin) F1 (Pigmen) (gap), padaa Toso Shop membuat perlunya ini. Perbedaan yang diperoleh pada periode Januari hingga maret 2010 sebesar 2,84%. Nilai -Current situation- ----------------------------------------- Report Actual using Accuration : 97,16 % gap -Ideal situation- ---------------------------------------- Report = Actual using Accuration : 1000 % -Problem-- ---------------------------------------- Report Actual using gap Accuration : 2,84 % Keterangan : dataa bulan Januari - Maret 2010 Gambar 32. Problem Clarification 42
4. Breakdown Analysis Breakdown analysis dilakukan untuk menelusuri masalah yang ada sehingga diperoleh titik letak permasalahan. Gap sebesar 2, 84% pada Toso Shop merupakan gabungan tingkat penyimpangan akurasi dari tiap line produksi. Tingkat akurasi berdasarkan biaya penggunaan material tiap line pada Toso Shop (bulan Januari Maret 2010) dapat dilihat pada Gambar 33. Akurasi i (%) Akurasi antara laporan dengan penggunaan material aktual (Biaya per line) 100 95 90 94,65 98,21 PTC ED PVC Sealer 99,7 Surfacer linee di Toso Shop 94,8 Top Coat 97,43 99,26 Top Coat Inspection Bumper & Resin Gambar 33. Grafik akurasi dalam tiap line di Toso Shop Berdasarkan Gambar 33, penyimpangan terbesar (tingkat akurasi terkecil) terdapat pada line PTC-ED sebesar 5,35% diikuti oleh line Top Coat sebesar 5,20% %. Untuk upaya perbaikan, analisa akan difokuskan pada line PTC-ED. Jika berhasil, pendekatan yang sama dapat dilakukan pada line Top Coat. Penyimpangan pada line PTC-ED dipecah lagi berdasarkan konsumsi tiap materialnya seperti pada Gambar 34. Akurasi antara laporan dengan penggunaan material aktual (Konsumsi material dalam line PTC ED) Akurasi (%) 110 90 70 85,71 100 96,86 85,1 69,45 95,86 98,36 50 Fine Cleaner Palbond F1 (pigmen) Add A Material in line PTC ED Gambar 34. Grafik akurasi konsumsi material dalam line PTC ED 43
Berdasarkan Gambar 34, material yang memiliki tingkat akurasi terendah pada line PTC-ED adalah material F1 (pigmen) dengan tingkat akurasi 69,45%.Pigmen (F1) dan resin (F2) merupakan material yang digunakan pada proses Electric Dipping(ED). ED merupakanproses pengecatan dengan cara dicelupuntuk memperkuat anti karat. Untuk break down analysis lebih lanjut akan digunakan dua pendekatan, yaitu berdasarkan sumber material (dari supplier hingga material digunakan pada body) atau berdasarkan perhitungan penggunaan material. Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam proses mencari letak permasalahan dalam penggunaan material F1 adalah : a. Mengukur Stok awal dan stok akhir Stok awal dan stok akhir diukur menggunakan leveling gauge (seperti pada gambar 35). Satuan yang digunakan untuk pengukuran stok adalah satuan panjang dengan skala terkecil milimeter (mm) dengan tingkat ketelitian 0,05 cm. Gambar 35. Leveling gauge b. Menghitung konsumsi harian Konsumsi harian diperoleh dari hasil konversi selisih level antara stok awal dan stok akhir pada saat memindahkan material dari receiving tank ke main tank ED. Contoh perhitungan : Konsumsi material F1 shift Merah pada tanggal 4 Januari 2010. 44
Level awal (B) : 154,2 cm Level akhir (C) : 147,4 cm Selisih level : B C : 154,2 147,4 = 4,8 cm Selisih level dikonversi menggunakan tabel konversi F1 (Lampiran 6), sehingga diperoleh konsumsi pada shift merah pada tanggal 4 Januari 2010 sebanyak : 177,2 kg. c. Menghitung konsumsi bulanan Konsumsi material bulanan dapat dihitung dengan cara menjumlahkan seluruh billing (pengebonan) material dalam 1 bulan ditambah dengan stok awal material di awal bulan kemudian dikurangi dengan stok akhir pada bulan tersebut. Stok awal dan stok akhir bulan dapat dilihat pada check sheet pengisian material F1 dan F2 di sudut kiri atas seperti pada Lampiran 5. Satuan stok awal dan stok akhir yang tertera dalam check sheet masih dalam panjang (cm), sedangkan total billing dalam satuan massa (kg). Untuk itu perlu dilakukan konversi dari satuan panjang ke satuan massa dengan melihat tabel konversi (Lampiran 6). Setelah dikonversi, konsumsi material bulanan dapat diperoleh dengan menggunakan rumus : Konsumsi 1 bulan = billing + stok awal bulan stok akhir bulan 5. Setting Target Setting target dilakukan untuk mengetahui letak kesalahan yang terjadi. Dari pengisian lembar check sheet material F1 dan F2, diketahui permasalahan terletak pada pencatatan pengisian material yang tidak dilakukan secara tertib. 6. Root Cause Analysis Root cause analysisdilakukan untuk menelusuri penyebab tidak dilakukannya pencatatan pengisian material F1 dan F2. Diperoleh bahwa permasalahannya adalah tidak adanya kolom pengisian bulk pada checksheet pengisian F1 dari supplier ke dalam receiving tank. Untuk lebih jelasnya, penelurusan penyebab masalah berdasarkan analisis sebab akibat dapat dilihat pada Gambar 36. 45
Man Machine Method Material Environment Calculate the monthly consumption wrong Calculate the daily consumption w rong Unit material F1 billing difference with using Calculate the daily consumption wrong Stock initial and stok end not accurate Table convertion not accurate reading level gauge less accurate data between shift red & shift white not maching nothing coordination between shift Materials F1 (pigmen) filling not recorded Check sheet filling F1 from supplier to receiving tank not used again Gambar 36.Root cause analysis Current dencity difference with standard 7. Countermeasure Countermeasure dibuat untuk memperjelas cara penyelesaian masalah lebih detail. Countermeasure dapat dilihat pada Tabel 3. No 1 Problem What Check sheet filling F1 from supplier to receiving tank not used again. Tabel 3. Countermeasure Solution Change check sheet filling material F1 & F2. How Detail Increase item of filling F1 & F2 from supplier into current check sheet. Where Location Toso production When Time June 2010 Who PIC Dodik Countermeasure dapat menjelaskan secara detail mulai dari permasalahan yang dihadapi, solusi yang harus diambil, detail solusi yang diambil, lokasi, waktu dan penanggung jawab penyelesaian masalah. Permasalahan terletak pada tidak digunakannya checksheet pengisian material F1 dan F2 dari supplier ke receiving tank. Solusi penanggulangan masalah ini adalah dengan memperbaiki checksheet pengisian material F1 dan F2 sehingga pengisian dari supplier dapat tercatat. Perbaikan checksheet yang utama adalah penambahan kolom pengisian bulk. Selain itu juga dilakukan penambahan formula untuk mempermudah perhitungan dan informasi cara pengisian checksheet. Lokasi perbaikan checksheet dilakukan di toso production pada bulan Juni 2010. 8. See Countermeasure Through Setelah dilakukan countermeasure diperoleh format check sheet yang baru dengan beberapa tambahan penjelasan berupa keterangan pilihan waktu, simbol A-Z, formula perhitungan, kolom pengisian Bulk, kolom total dan kolom ringkasan dalam satu bulan. Untuk lebih jelasnya, bentuk checksheet sebelum dan sesudah perbaikan dapat dilihat pada Lampiran 5. 46
9. Evaluation Evaluasi dilakukan dengan cara mengganti asumsi satu bulk yang setara dengan 1 kg dengan data aktual yang terbaca pada leveling gauge di dalam receiving tank.volume bulk sebelum dipindahkan ke dalam receving tankseharusnya selalu dicek (ditimbang) oleh pihak warehouse PT TMMIN, namun hal ini tidak dilakukan. Oleh karena itu, perhitungan penggunaan material dapat diketahui secara lebih akurat dengan menggunakan data aktual yang tercatat pada checksheet pengisian material F1 dan F2. 10. Standardization Standardization (standardisasi) dilakukan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi. Standardisasi yang dibuat berupa Standard Operating Procedure (SOP) Check sheet pengisian material F1 dan F2. Tujuan dari pembuatan SOP ini adalah mempermudah operator dalam menjalankan tugasnya sehingga mengurangi terjadinya kesalahan dalam pengisian checksheet pengisian material F1 dan F2. Standard Operating Procedure (SOP) checksheet pengisian material F1 dan F2 dapat dilihat pada Tabel 4 berikut. Tabel 4. Standard Operating Procedure (SOP)Check sheet Pengisian Material F1 dan F2 No Aktivitas Waktu PIC 1. Melingkari bulan & mengisi tahun penggunaan Awal bulan 2. Mengisi unit ratio, gentan i & level akhir bulan lalu Awal bulan Eng. Service 3. Mengisi unit aktual Harian 4. Menghitung unit aktual ratio (= unit aktual x ratio) Harian 5. Menghitung konsumsi standard (unit aktual ratio x gentan i) 6. Melihat level awal pada leveling gauge receiving tank, memastikan level awal = stok akhir shift malam 7. Mentransfer material dari receiving tank ke main tank berdasarkan konsumsi standard 8. Melihat stok akhir setelah transfer (dari bulk ke receiving tank) 9. Mengisi stok awal shift malam, Memastikan level awal sebelum pengisian F1 = level akhir F1 pada shift siang 10. Mengisi F1 dari supplier ke receiving tank sesuai SOP pengisian Harian Siang, Harian Harian Harian Pengisian bulk Pengisian bulk WH, 11. Melihat level akhir dan menghitung selisih level setelah Pengisian bulk 47
pengisian bulk 12. Memastikan level awal shift malam = level akhir shift siang (jika tidak ada pengisian bulk) / = level akhir pada item pengisian bulk (jika ada pengisian) Malam, harian Pengisian checksheet F1 dan F2 mempengaruhi tingkat akurasi data pemakaian material F1 dan F2. Pengamatan penggunaan checksheet baru dilakukan setelah sosialisasi pada operator. Terdapat beberapa data aktual yang tidak sesuai dengan asumsi yang digunakan pada volume 1 bulk material F1. Sebagai contoh pada tanggal18 Juni 2010,stok awal pada leveling gauge receiving tank sebelum pengisian material F1 menunjukkan level 69,9 cm, setelah diisi 1 bulk (stok akhir) leveling gauge menunjukkan pada angka 95,4 cm. Terdapat selisih level sebesar 25,5 cm (stok akhir stok awal). Jika dikonversi dengan tabel konversi (seperti pada Lampiran 6) hal tersebut berarti receiving tankhanya mendapat tambahan pengisian sebesar 941,3 kg. Angka tersebut tidak sesuai dengan asumsi sebelumnya, yaitu massa 1 bulk adalah sebesar 1000 kg. Terdapat selisih 58,7 kg (tingkat akurasi sebesar 94,13 %) antara asumsi dengan aktual massa material dalam 1 bulk. Dari hasil perhitungan di atas (dengan menggunakan check sheet baru) dapat diidentifikasi beberapa hal yang menyebabkan terjadinya selisih data pengisian material F1, antara lain : 4. Massa jenis material berbeda dengan standard yang digunakan pada tabel konversi. Sehingga perlu dilakukan pengecekan terhadap akurasi tabel konversi material F1 dari satuan panjang menjadi satuan massa. 5. Alat (leveling gauge) tidak berfungsi dengan baik, sehingga menyebabkan kesalahan data. 6. Terjadi kesalahan dalam pembacaan leveling gauge yang memiliki tingkat akurasi rendah (0,5 cm). Dari uraian di atas, diketahui bahwa pengisian material F1 dan F2 secara tertib akan dapat memberikan informasi yang aktual dalam hal penggunaan dan pengisian kembali material. Check sheet pengisian material F1 dan F2 yang baru telah diterapkan mulai 15 Juni 2010. Untuk mengetahui peningkatan akurasi sistem manajemen material setelah dilakukan improvement (perbaikan) 48
dibutuhkan data pengisian material F1 dan F2 selama 1 bulan. Keterbatasan waktu magang menyebabkan peningkatan akurasi secara umum belum dapat diketahui secara pasti. Oleh karena itu, perlu adanya analisis dan perhitungan lebih lanjut terhadap check sheet yang baru agar dapat diketahui peningkatan akurasinya. Selain itu, perlu adanya pengecekan terhadap beberapa hal yang diidentifikasi menjadi penyebab terjadinya selisih data pengisian material F1. 49