BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1 Sejarah Singkat. Badan usaha ini bernama Cipta Kreasi Furniture. Perusahaan ini merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang furniture dari berbagai merk. Perusahaan ini didirikan pada 11 maret 1991. tujuan dari pendirian perusahaan ini adalah memberikan pelayanan kepada masyarakat dengan jalan menjual dagangan berupa meja, kursi, tempat tidur, dan lemari dengan merk tertentu sehingga memuaskan pelanggan. Sturktur Organisasi. Agar kegiatan pelayanan pada ini berjalan sesuai dengan yang diinginkan, tentu ada pengurus yang menjalankan fungsi-fungsi ataupun kegiatan-kegiatan tersebut. Adapun tugas-tugas dari masing-masing bagian meliputi, sebagai berikut: PIMPINAN BAGIAN PENJUALAN BAGIAN PENGIRIMAN Gambar 3.1 Struktur Organisasi.
Fungsi Dan Tugas 1. Pimpinan Bertugas langsung sebagai pimpinan harian dan mengawasi jalannya operasional perusahaan secara continue, serta mengatasi masalah yang ada dari setiap bagian organisasi perusahaan, selain itu juga mengoreksi Laporan Akhir dari kegiatan akhir perusahaan yang telah diselesaikan.serta melakukan negosiasi dengan bagian keuangan dalam penyusunan perubahan Anggaran Belanja. Tugasnya : a. Setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha minimal untuk satu tahun mendatang. b. Mengkoordinasikan karyawan dibawahnya untuk menjalankan kegiatan usaha. c. Mengevaluasi dan menilai kinerja karyawan dibawahnya Menyetujui pengeluaran keuangan perusahaan dalam jumlah tertentu. 2. Bagian Penjualan Bertugas melakukan pencatatan transaksi keluar masuknya data keuangan, dan bertanggung jawab atas pengeluaran untuk keperluan perusahaan. a. Melaporkan realisasi program penjualan dan pemasaran serta analisanya kepada Pimpinan untuk dievaluasi. 3. Bagian Pengiriman Melakukan tugas sebagai pengirim barang apabila barang tersebut hendak diantar kepada pelanggan yang memesan. a. Melaksanakan pengiriman barang ke Pelanggan.
3.1.1 Prosedur Sistem yang berjalan Prosedur system yang sedang berjalan ini dapat terbagi menjadi beberapa prosedur-prosedur tertentu yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan membentuk satu system, prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : 1. Proses Transaksi Penjualan Pelanggan memesan barang yang diinginkan secara langsung. Pelanggan melihat daftar harga dan dicatat ke daftar harga yang diinginkan, setelah itu catat data penjualan sebagai bukti pelunasan pembayaran barang secara tunai, maka penjual akan membuatkan tanda bukti pelunasan pembayaran yaitu berapa faktur penjual. 2. Proses Faktur Setelah proses pemesanan barang dan pembayaran selesai, maka barang tersebut dikirimkan ke pelanggan berdasarkan Faktur. 3. Proses Laporan Penjualan Bagian keuangan mencatat hasil penjualan secara tunai dan hasil pengiriman ke pelanggan. Selanjutnya catatan tersebut dijadikan laporan dan diberikan kepada Pimpinan.
3.1.2 Flow Of Document yang berjalan Gambar 3.2 FOD yang berjalan
3.1.3 Kendala Sistem yang dihadapi Berdasarkan analisa penulis menemukan beberapa beberapa masalah dan kelemahan yang dihadapi pada Sistem Penjualan Tunai pada CV. Cipta Kreasi Furniture, antara lain : a. Pencatatan dan Proses yang dilakukan masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu sehingga pelayanan penjualan pada CV. Cipta Kreasi Furniture kepada pelanggan menjadi lambat. b. Dengan keadaan system manual, laporan tidak tersedia secara tepat waktu karena perlu waktu yang cukup lama dalam penyusunannya, jika terjadi kesalahan akibat tidak telitinya perhitungan maka penyusunan laporan harus diulang. c. Banyak data transaksi yang tidak tersusun secara rapih, sehingga cukup sulit untuk mencarinya kembali. 3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan 3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan Sistem penjualan yang sedang berjalan sekarang masih memiliki prosedur yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis mengajukan sebuah rancangan Sistem Informasi untuk Penjualan Tunai yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Keseluruhan Sistem pada CV. Cipta Kreasi Furniture 3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan Adapun system yang diusulkan ini dapat diharapkan dapat mempermudah pencarian data dan dapat dirasakan langsung oleh berbagai pihak baik pada bagian penjualan, pelanggan maupun pimpinan 1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja bagian penjualan dalam mengolah informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam menangani pengolahan informasi
2. ketelitian dan ketepatan pencarian data penjualan yang telah tersusun rapih.
3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
3.3 Data Flow Diagram 3.3.1 Diagram Konteks Gambar 3.4 Diagram Konteks
3.3.2 Diagram Zero Pelangan Data Pesanan Data Pelanggan Input Data Pelanggan & Input Pesanan 1.0 Data Pelanggan Pelanggan Data Barang Barang Data Pesanan Pesanan Faktur Bayar 2.0 Data Pesanan Faktur Cetak Laporan 3.0 Data Pelanggan Data Pesanan Data Barang Laporan Pimpinan Gambar 3.5 Diagram Zero
Level 1 Proses 1 Pelangan Data Pesanan Data Pelanggan Input Data Pelanggan 1.1 Data Pelanggan Pelanggan Data Barang Barang Input Pesanan 1.2 Data Pesanan Pesanan Gambar 3.6 Level 1 Proses 1 Level 1 Proses 3 Gambar 3.7 Level 1 Proses 3
3.3.3 Entity Relationship Diagram Gambar 3.8 Entity Relationship Diagram
3.3.4 Normalisasi A. Unnormalized Form (Bentuk Tidak Normal) / Normalisasi 1NF Kd_Plg Nm_Plg Almt_Plg No_Telp No_Psnan Tgl_Psn Kd_Plg Kd_Brg Harga_Psn Jml Kd_Brg Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock Gambar 3.9 Normalisasi 1NF B. Normalisasi 2NF Data Pelanggan Kd_Plg* Nm_Plg Almt_Plg No_Telp Kd_Brg* Nm_Brg Jns_Brg Hrg_Brg Stock Data Pesan No_Psnan* Tgl_Psn Kd_Plg** Kd_Brg** Harga_Psn Jml Gambar 3.10 Normalisasi 2NF
C. Normalisasi 3NF Gambar 3.11 Normalisasi 3NF
3.4 Sistem Pengkodean Sistem Pengkodean Pelanggan System ini digunakan untuk mempermudah mencari pelanggan dengan cara pembuatan pengkodean pelanggan. Gambar 3.12 Kode Pelanggan Sistem Pengkodean Barang System ini digunakan untuk mempermudah mencari barang dengan cara pembuatan pengkodean barang. Gambar 3.13 Kode Barang Sistem Pengkodean Pesanan System ini digunakan untuk mempermudah mencari pesanan dengan cara pembuatan pengkodean pesanan. Gambar 3.14 Kode Pesanan
3.5 Struktur File Dalam mengerjakan file data dapat disesuaikan menurut kebutuhn sesuai struktur file. File database terdiri dari 3 file terpisah yaitu : 1. Struktur File Pelanggan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Pelanggan Primary Key : Kd_Plg No Nama Field Type Width Description 1 Kd_Plg* Text 5 Kode Pelanggan 2 Nm_Plg Text 20 Nama Pelanggan 3 Almt_Plg Text 30 Alamat Pelanggan 4 No_Telp Text 12 Nomer Telpon Pelanggan Table 3.1 File Pelanggan 2. Struktur File Barang, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Barang Primary Key : Kd_Brg No Nama Field Type Width Description 1 Kd_Brg* Text 5 Kode Barang 2 Nm_Brg Text 15 Nama Barang 3 Jns_Brg Text 10 Jenis Barang 4 Hrg_Brg Currency Harga Barang 5 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang Table 3.2 File Barang
3. Struktur File Pesan, file ini memiliki struktur dan record-record sebagai berikut : Nama File : CiptaPenjualan.mdb Nama Table : Pesan Primary Key : No_Psnan Foreign Key : Kd_Plg Kd_Brg Tgl_Psn No Nama Field Type Width Description 1 No_Psnan * Text 8 Nomer Pesanan 2 Tgl_Psn Date/Time Short Date Tanggal Pesanan 3 Kd_Plg Text 5 Kode Pelanggan 4 Kd_Brg text 5 Kode Barang 5 Hrg_Psn Currency Harga Barang yang DIpesan 6 Jml Number Integer Jumlah Barang yang Dipesan Table 3.1 File Pesanan
3.6 Rancangan Input / Output 3.6.1 Rancangan Input 3.6.1.1 STRUKTUR MENU Gambar 3.15 Sturktur Menu
3.6.1.2 MENU UTAMA Gambar 3.16 Menu Utama 3.6.1.3 INPUT DATA PELANGGAN Gambar 3.17 Input Data Pelanggan
3.6.1.4 INPUT DATA BARANG Gambar 3.18 Input Data Barang 3.6.1.5 INPUT PESANAN Gambar 3.19 Input Pasanan
3.6.1.6 CETAK FAKTUR Gambar 3.20 Cetak Faktur 3.6.1.7 CETAK LAPORAN PENJUALAN Laporan Penjualan PENJUALAN X PERIODE TANGGAL TANGGAL Tgl_Psn V S/D Tgl_Psn V CETAK RESET KELUAR Gambar 3.21 Cetak Laporan Penjualan
3.6.1.8 CETAK LAPORAN STOCK BARANG Gambar 3.22 Cetak Laporan Stock Barang
3.6.2Rancangan Output 3.6.2.1 Faktur LOGO CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689 NO PESANAN : XXXXXXXX Kode Pelanggan : XXXXX Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tanggal : dd/mm/yyyy Faktur / JS : BARANG Kode Nama Harga jumlah Sub Total X-5-X X 15 - X 999999999 9999 999999999 PERHATIAN!!! Barang2 yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan / ditukar Pembeli Total Hormat Kami 999999999 ( ) ( ) Gambar 3.23 Faktur
3.6.2.2 Laporan Penjualan LOGO CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689 NO PESANAN : XXXXXXXX Kode Pelanggan : XXXXX Nama : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Tanggal : dd/mm/yyyy Kode Nama Harga jumlah Sub Total X-5-X X 15 - X 999999999 9999 999999999 Total 999999999 Bagian Penjualan Pimpinan ( ) ( ) Gambar 3.24 Laporan Penjualan
3.6.2.3 Laporan Stock Barang LOGO CIPTA KREASI FURNITURE LARANGAN UTARA CILEDUG ( Samping Bank Mandiri ) TELP : (021) 73446689 STOCK BARANG Tanggal : dd/mm/yyyy Kode Nama Harga jumlah Sub Total X-5-X X 15 - X 999999999 9999 999999999 Bagian Penjualan Pimpinan ( ) ( ) Gambar 3.25 Laporan Stock Barang