PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/2008

PEKELILING BENDAHARI BIL : 1/2008 PEJABAT BENDAHARI PEKELILING PEJABAT BENDAHARLILING PEJABAT BENDAHARI No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 2 Januari 2008 Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia Pengarah UiTM Negeri Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri Yg. Bhg. Datuk / Dato / Datin / Prof. / Tuan / Puan GARIS PANDUAN MENGENAI PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SECARA PEMBELIAN TERUS 1.0 TUJUAN Tujuan garis panduan ini dikeluarkan ialah untuk memberi penerangan mengenai peraturan perolehan bekalan dan perkhidmatan Universiti Teknologi MARA (UiTM) secara Pembelian Terus yang telah dipinda selaras dengan peraturan terbaru di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 bertarikh 19 Disember 2007. 1

2.0 TAKRIFAN 2.1 Pusat Tanggungjawab (PTJ) meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima agihan peruntukan tahunan. 2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab bermaksud ketua yang telah diberi kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya. 2.3 Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan. 2.4 Perolehan adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 2.5 Bekalan adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. 2.6 Perkhidmatan adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:- 2

(a) Perkhidmatan Bukan Perunding: Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan. (b) Perkhidmatan Perunding: Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak termasuk dalam skop pekeliling ini. 2.7 Kerja adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal. 2.8 Perolehan melalui Tender adalah perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000. 2.9 Panggilan Tender adalah proses mempelawa syarikat yang berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan. 2.10 Analisa Tender adalah proses penilaian ke atas tawaran yang dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: 3

a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal. b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender. 2.11 Lembaga Perolehan UiTM adalah lembaga yang membuat keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti berikut: a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak melebihi RM5 juta bagi setiap projek. b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta. c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta. 2.12 Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga 4

RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000. 2.13 Panggilan Sebut Harga Rasmi adalah proses mempelawa syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi: a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera. b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan. c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan. 2.14 Pembelian Terus bermaksud perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item. 2.15 FAIS adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat Bendahari. 2.16 Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerjakerja kepada pembekal / kontraktor. 2.17 Katalog adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan / 5

perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenisjenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal, cetakan dari internet, fotostat dan faks. 2.18 Jenis Item Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana pembekal berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau berstatus Bumiputera atau bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut: a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza. Contoh ialah kasut, meja dan kerusi. b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika: Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir sama misalannya mikroskop pelajar ( low-end ), mikroskop penyelidikan ( high-end ) atau Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1, paku 1.5 atau Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara bersama misalannya settee, set komputer. 3.0 PEMBELIAN TERUS DAN PERKHIDMATAN Pembelian Terus bagi bekalan dan perkhidmatan adalah diuruskan oleh Pusat Tanggungjawab UiTM Malaysia dan UiTM Negeri melalui Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing. 6

4.0 HAD NILAI PEMBELIAN 4.1 Pembelian Terus bagi bekalan dan perkhidmatan yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item boleh dibuat daripada mana-mana pembekal/syarikat yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. 4.2 Kaedah perolehan melalui Tender, Sebut Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan. 5.0 PERATURAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PERKHIDMATAN Perenggan 3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 mensyaratkan setiap Ketua PTJ hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan dan perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu: 1 Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 7

2 Diuruskan Secara Semua dasar, peraturan dan proses Telus perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 3 Nilai Faedah Yang Pengurusan perolehan hendaklah Terbaik memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. 4 Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. 5 Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan. Sebut harga perlu diperolehi sebagai satu kaedah kajian pasaran untuk menentukan bahawa bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi adalah sesuai dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip perolehan di atas. 5.1 Pembelian Terus Bagi Bekalan Yang Bernilai Sehingga RM10,000.00. 5.1.1 Bagi perolehan bekalan bernilai sehingga RM3,000.00, memadai dengan 1 (satu) sebut harga daripada manamana pembekal/syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal 8

tertentu. Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan. 5.1.2 Bagi perolehan bekalan bernilai melebihi RM3,000.00 sehingga RM10,000.00, sekurang-kurangnya 2 (dua) sebut harga hendaklah diterima daripada mana-mana pembekal/syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu. Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan. 5.1.3 Sekiranya syarat di perenggan 5.1.2 tidak dapat dipatuhi, di mana sebut harga yang diterima adalah kurang daripada 2 (dua) pembekal / syarikat, PTJ hendaklah mengemukakan permohonan Pembelian Terus yang telah diperakukan (dengan justifikasi) oleh Ketua PTJ, kepada pegawai-pegawai berikut untuk tujuan kelulusan. 5.1.3.1 Bendahari atau Ketua Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Malaysia bagi Pembelian Terus di UiTM Malaysia. 5.1.3.2 Pengarah atau Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri yang berkenaan bagi Pembelian Terus di UiTM Negeri. 5.1.4 Pengecualian kepada peraturan di perenggan 5.1.2 adalah diberi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan daripada pembekal/pembuat tunggal dengan disertakan surat/sijil perlantikan sebagai pembekal tunggal atau surat 9

akuan pembuat tunggal bagi sesuatu bekalan atau perkhidmatan. 5.2 Pembelian Terus Bagi Perkhidmatan Yang Bernilai Sehingga RM10,000.00. 5.2.1 Bagi perolehan perkhidmatan kurang dari RM10,000.00, memadai dengan 1 (satu) sebut harga daripada manamana pembekal / syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu. 5.2.2 Walaubagaimanapun, adalah digalakkan untuk mendapatkan sebut harga lebih daripada satu pembekal /syarikat supaya perbandingan harga dapat dibuat. Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan. 5.3 Pembelian Terus Bagi Bekalan Dan Perkhidmatan Yang Bernilai Melebihi RM10,000.00 Hingga RM50,000.00. 5.3.1 Sebut harga hendaklah diperolehi daripada sekurangkurangnya 3 (tiga) syarikat yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan, yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu. Pelawaan di kalangan pembekal / syarikat bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan. 10

5.3.2 Sekiranya syarat di perenggan 5.3.1 tidak dapat dipatuhi di mana sebut harga yang diterima adalah kurang daripada 3 (tiga) pembekal / syarikat, PTJ hendaklah mengemukakan permohonan Pembelian Terus yang telah diperakukan (dengan justifikasi) oleh Ketua PTJ, kepada pegawai-pegawai berikut untuk tujuan kelulusan. 5.3.2.1 Bendahari atau Ketua Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Malaysia bagi Pembelian Terus di UiTM Malaysia. 5.3.2.2 Pengarah atau Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri yang berkenaan bagi Pembelian Terus di UiTM Negeri. 5.3.3 Pengecualian kepada peraturan di perenggan 5.3.1 adalah diberi bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan daripada pembekal/pembuat tunggal dengan disertakan surat/sijil perlantikan sebagai pembekal tunggal atau surat akuan pembuat tunggal bagi sesuatu bekalan atau perkhidmatan. 5.4 Jika terdapat syarikat atau panel syarikat yang telah dilantik oleh Kementerian Kewangan bagi suatu bekalan atau perkhidmatan, pelawaan mestilah dibuat kepada syarikat tersebut. 5.5 Pelawaan sebut harga adalah tidak diwajibkan dalam keadaan berikut: a. Perkhidmatan yang mana kadar harga telah ditetapkan secara umum dan tidak boleh dirunding seperti yuran kursus / seminar / konferens, sewaan bilik hotel dan seumpamanya. 11

b. Perkhidmatan kecil-kecilan seperti perkhidmatan makanan bermasak (bagi tujuan mesyuarat, majlis perasmian), perkhidmatan pembaikan peralatan ( termasuk alat ganti) yang setiap kali keperluannya bernilai kurang dari RM 1,000.00. Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk berhubung dengan Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing untuk mempastikan peruntukan mencukupi untuk menampung perbelanjaan di atas. 6.0 KUASA MELULUSKAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PERKHIDMATAN 6.1 Ketua PTJ adalah diberi kuasa untuk meluluskan pembelian terus bagi Pusat Tanggungjawab masing-masing kecuali jika syarat-syarat di perenggan 5.1.2 dan 5.3.1 dalam pekeliling ini tidak dapat dipatuhi sepenuhnya. 6.2 Ketua PTJ boleh menentukan tawaran akan dibuat kepada pembekal secara pakej atau untuk setiap item. 7.0 TATACARA PEMBELIAN TERUS BEKALAN DAN PERKHIDMATAN- 7.1 TANGGUNGJAWAB PTJ 7.1.1 Membuat perancangan tahunan supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang sesuai serta memastikan pembelian terus tidak dipecahkecil untuk mengelakkan sebut harga atau tender. 12

7.1.2 Perancangan pembelian perlu juga dibuat untuk perolehan berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat secara berasingan melalui kaedah pembelian terus yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis, kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya. Pembelian seumpama ini hendaklah dikumpulkan bersama-sama dan kaedah perolehan ditentukan mengikut nilai keseluruhan yang mana boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun sebelumnya. Pembelian hendaklah dibuat bersama-sama melalui kaedah perolehan yang ditentukan berdasarkan nilai keseluruhan jika jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau akan digunakan secara bersama-sama, (bukan set), Dalam keadaan ini, perolehan secara Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga kurang kompetitif. 7.1.3 Memastikan Pembelian Terus bagi jenis item yang sama dalam setahun yang melebihi had nilai Pembelian Terus dibuat mengikut peraturan perolehan semasa yang ditetapkan. 7.1.4 Menyediakan senarai atau spesifikasi bagi bekalan atau perkhidmatan yang diperlukan. 13

7.1.5 Sebelum urusan perolehan dimulakan, dapatkan kelulusan khas pembelian bekalan/perkhidmatan yang dikawal seperti berikut : a. Bagi pembelian bekalan / perkhidmatan ICT, kelulusan Jawatankuasa Penilaian Dan Penggunaan Komputer (JPPK) mengikut had yang telah ditentukan. b. Bagi pembelian semua kenderaan, kelulusan Pejabat Pendaftar. c. Kelulusan Kementerian Kewangan adalah diperlukan bagi pembelian kereta salon untuk kegunaan pegawai yang layak mendapat kemudahan kereta. 7.1.6 Bagi pembelian barangan yang berbentuk teknikal, pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah diperlukan. Walaubagaimanapun, pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan: a. bahan-bahan pakai habis (consumables), b. perkhidmatan penyelenggaraan peralatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000 7.1.7 Jika barang yang hendak dibeli memerlukan pengesahan spesifikasi dari Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berpusat di UiTM Malaysia, kemukakan dokumen seperti berikut: 14

a. Peralatan Pandang Dengar - Jawatankuasa alat Pandang Dengar. b. Peralatan Komputer - Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelidikan ICT (JPPICT). c. Peralatan Elektronik - Jawatankuasa Alat Elektronik d. Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi - Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Malaysia, mengikut Fakulti masing-masing. Pengecualian daripada mendapat kelulusan JPPICT diberikan jika komponen ICT yang diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain. 7.1.8 Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal di peringkat UiTM Negeri, pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan mampu. 7.1.9 Bagi memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu, pembekal yang dipelawa untuk menyertai sebut harga hendaklah digilirkan. 7.1.10 Menentukan tempoh pelawaan sebut harga di antara 2 hari bekerja sehingga 14 hari bekerja dari tarikh fax / surat / e- mail kepada pembekal. 7.1.11 Mengeluarkan pelawaan sebut harga melalui fax/surat/e-mail kepada pembekal mengikut peraturan pembelian terus barang/perkhidmatan seperti di Perenggan 5.0. 15

Pelawaan hendaklah dibuat kepada setiap pembekal secara berasingan. Pelawaan kepada satu pembekal untuk mendapatkan lebih daripada satu sebut harga adalah TIDAK DIBENARKAN. Format dan maklumat yang perlu disertakan di dalam dokumen pelawaan adalah seperti di Lampiran 1. Pembekal boleh juga menyertai sebut harga dengan menggunakan kepala surat/ letter head syarikat mereka serta menggunakan format tersendiri dengan memasukkan maklumat penting seperti spesifikasi, jenama, model, tempoh serahan, tempoh jaminan, negara pembuat, kuantiti, harga seunit (Ringgit Malaysia), nombor telefon, dan fax, tandatangan dan nama pegawai pembekal tersebut. 7.1.12 Sebut harga yang dihantar oleh pembekal melalui fax atau e-mail TIDAK BOLEH diterima atau dipertimbangkan kecuali jika ia melibatkan perolehan bekalan atau perkhidmatan yang memerlukan hanya satu pembekal sahaja untuk menyertai sebut harga. 7.1.13 Membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama. Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga. Menulis Kod Syarikat di muka hadapan setiap dokumen sebut harga sebelum ditandatangani. 16

7.1.14 Memastikan semua maklumat berkaitan dengan sebut harga berkenaan dirahsiakan. 7.1.15 Menyediakan Jadual Analisa Harga mengikut format yang ditetapkan dan diluluskan oleh Ketua PTJ, jika sebut harga disertai lebih daripada satu pembekal. Format Jadual Analisa Harga adalah seperti di Lampiran 2. Analisa harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap jenis item mengikut keperluan dan keputusan Ketua PTJ. Syarikat Bumiputera hendaklah dipilih jika harga yang ditawarkan adalah dalam lingkungan 10% lebih tinggi daripada harga yang ditawarkan oleh syarikat Bukan Bumiputera. (Syarikat Bumiputera boleh ditentukan melalui Sijil Akuan Pendaftaran Kontraktor Bumiputera yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan). 7.1.16 Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkenaan pada Jadual Analisa, adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal Peralatan. Walau bagaimanapun, pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan: a. bahan-bahan pakai habis (consumables) b. setiap perkhidmatan penyelenggaraan peralatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000 17

7.1.17 Bagi perolehan bekalan bernilai di bawah RM 3,000 atau perolehan perkhidmatan bernilai di bawah RM 5,000 di mana hanya 1 (satu) sebut harga daripada mana-mana pembekal diperolehi, Ketua PTJ boleh memberikan kelulusan dengan menurunkan tandatangan serta mencatatkan LULUS di atas sebut harga pembekal berkenaan. Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang berkenaan pada Jadual Analisa adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal Peralatan. Walaubagaimanapun, pengesahan daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai habis (consumables) dan perkhidmatan penyelenggaraan peralatan 7.1.18 Mengemukakan dokumen-dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam sampul surat yang digamkan, bagi tujuan pengeluaran pesanan jabatan :- (a) Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002 ) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ. (b) Dokumen sebut harga yang asal. (c) Jadual Analisa Harga (Jika sebut harga disertai lebih daripada satu pembekal /syarikat) (d) Surat kelulusan khas seperti Jawatankuasa Penilaian Dan Penggunaan Komputer (pembelian 18

perkakasan dan perisian komputer), Pejabat Pendaftar (pembelian kenderaan) dan Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang lain (jika berkaitan). 7.1.19 Membuat susulan secara bersurat dengan pembekal ke atas pesanan jabatan yang tidak dibekalkan / disempurnakan, setelah tempoh serahan tamat. 7.1.20 Bagi perkhidmatan yang dikecualikan daripada pelawaan sebut harga (sila rujuk perenggan 5.5), pesanan jabatan adalah tidak diperlukan. Memadai dengan menghubungi syarikat untuk tujuan pesanan. 7.1.21 Mengemukakan dokumen berikut kepada Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia / Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri masing-masing dalam tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh terima perkhidmatan tersebut, bagi tujuan bayaran :- a. Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002) yang telah ditandatangani oleh Ketua PTJ. b. Inbois asal pembekal. c. Jika pesanan jabatan telah dikeluarkan, salinan biru pesanan jabatan yang telah disahkan oleh pembekal dan Ketua PTJ. d. Pengesahan Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan. e. Dokumen sokongan bayaran yang lain, jika diperlukan seperti borang keraian.. 19

7.2 TANGGUNGJAWAB UNIT KEWANGAN ZON PEJABAT BENDAHARI UiTM MALAYSIA/ KETUA PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI 7.2.1 Menyemak semua dokumen dengan lengkap. 7.2.2 Memastikan semua peraturan dalam pekeliling ini telah dipatuhi. 7.2.3 Memasukkan dan meluluskan permohonan belian dalam FAIS. 7.2.4 Mengeluarkan Pesanan Jabatan dalam tempoh 5 hari bekerja selepas tarikh kelulusan permohonan belian dalam FAIS. 7.2.5 Membuat semakan ke atas pesanan jabatan yang telah dikeluarkan untuk memastikan bekalan/perkhidmatan telah disempurnakan oleh pembekal dalam tempoh yang ditetapkan. 7.2.6 Membuat susulan dari masa ke semasa dengan PTJ terhadap pesanan jabatan yang telah melampaui tempoh serahan. 7.2.7 Menguruskan bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen bayaran yang lengkap dari PTJ. 8 PEMAKAIAN DAN TARIKH KUAT KUASA 8.1 Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA Malaysia dan Negeri, bagi semua Kumpulan Wang mulai 2 Januari 2008. 20

8.2 Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bil: 3/2007 - Garis Panduan Mengenai Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Secara Pembelian Terus. Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) 4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5. Timbalan Naib. Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 21