BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Era globalisasi sebagai era tanpa batas yang tercermin dengan adanya kebebasan dalam berusaha, kebebasan dalam berpendapat dan dalam bersaing. Hal ini menuntut perusahaan untuk terus berbenah diri dengan melakukan perubahaan. Karyawan sebagai sumber daya manusia dalam melaksanakan kegiatan operasional merupakan kunci keberhasilan perusahaan untuk dapat unggul dibanding perusahaan lain. Semakin besarnya suatu perusahaan, maka semakin dibutuhkan suatu cara untuk mengatur sumber daya yang ada. Jika tidak dilakukan dengan benar, maka ini akan menyebabkan ketidakteraturan terhadap informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik akan mendorong perusahaan ke arah pencapaian tujuan. Namun pada kenyataannya tidak hanya terjadi perusahaan kecil, tetapi perusahaan besar pun sering mengabaikan pengelolaan ini. Tujuan dari pengelolaan suatu perusahaan (hotel) adalah untuk memberikan produk, fasilitas dan pelayanan terbaik kepada setiap tamu yang datang, agar mereka puas, aman, dan nyaman untuk tinggal lebih lama. Sehingga peningkatan arus pengunjung, tingkat hunian kamar (room accupancy), pendapatan hotel (hotel revenue) dan tujuan bisnis hotel tersebut dikatakan berhasil. Untuk keberhasilan tersebut adalah dengan memberikan pendidikan dan pelatihan dan kesejahteraan kepada anggota (manajemen dan staff) beserta keluarganya agar mereka merasakan kepuasan, sehingga setiap karyawan memiliki sense of belonging yang tinggi terhadap
2 perusahaan, dengan demikian mutu produk dan pelayanan dapat dipertahankan serta ditingkatkan. The Sultan Hotel merupakan hotel bintang lima yang independent. The Sultan merupakan nama hotel baru persembahan Singgasana Hotels & Resorts. Hotel ini merupakan hotel lama yang harus bersaing dengan hotel-hotel disekitarnya dan hotel-hotel baru yang bermunculan. The Sultan hotel dalam upaya mengoptimalkan service-nya, menyadari akan pentingnya SDM dalam menyumbangkan keunggulan untuk bersaing. Dengan 768 karyawan tetap dan perkembangan bisnis yang semakin meningkat, sehingga sistem yang sedang berjalan memerlukan pengembangan agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara kepada pihak manajer personalia dan training, maka didapatkan kesimpulan bahwa perusahaan saat ini membutuhkan sistem informasi untuk membantu dalam proses perekrutan, penyeleksian, penempatan karyawan yang sesuai dengan kemampuan dan skill yang dimilikinya, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan karier. Sistem perekrutan dan penyeleksian dalam pemenuhan kebutuhan karyawan tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan terjadinya pengulangan proses bisnis yang sama, proses pendataan pelamar dengan penyimpanan menggunakan kertas akan memperlambat pencarian data dan pengambilan keputusan. Pelatihan yang ada di perusahaan saat ini, kurang dirasakan manfaatnya dan terjadi kesulitan dalam mengimplementasinya. Hal ini terjadi diakibatkan dalam menganalisis kebutuhan pelatihan hanya secara sepihak oleh bagian HRD serta evaluasi hanya berdasarkan opini peserta. Selain itu penyebaran informasi pelatihan ke setiap departemen yang terkait hanya menggunakan e-mail, sehingga informasi yang disampaikan kurang terintegrasi secara efektif satu sama lain. Dan terjadi kesulitan untuk pengambilan keputusan mengenai analisa kebutuhan pelatihan
3 dikarenakan tidak ada pencatatan tentang pelatihan apa saja yang sudah diikuti karyawan. Masalah selanjutnya yang terjadi adalah ketidakjelasan pengembangan karier untuk penyiapan, penerapan, dan pemantauan rencana-rencana karier yang dilakukan individu itu sendiri atau seiring dengan karier organisasi. Penilaian kinerja sebagai faktor yang menentukan pelatihan dan pengembangan karier kurang bersifat objektif dan tidak diimplementasikan untuk mendukung kegiatan tersebut. Sehingga berakibat pada sulitnya terisi posisi yang kosong oleh sumber internal dan kualitas kinerja individu menjadi tidak maksimal. Berdasarkan kondisi diatas maka dilakukan penelitian dengan judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA THE SULTAN HOTEL JAKARTA. Dengan adanya sistem ini, diharapkan membantu tugas divisi personalia dan training dalam tugasnya seharihari, baik untuk menyimpan data, memproses data, sampai dengan membuat laporan yang dibutuhkan oleh manajer tingkat atas perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem informasi sumber daya manusia sebagai berikut : 1. Perekrutan, penyeleksian dan penerimaan karyawan baru Kegiatan ini dilakukan untuk menarik dan memilih orang-orang atau pelamar yang mempunyai minat dan kualifikasi yang tepat dan memenuhi syarat untuk menduduki suatu jabatan atau posisi tertentu.
4 2. Penilaian Kinerja Kegiatan ini dilakukan untuk membantu perusahaan dalam menentukan pelatihan, pengembangan karier, perpindahan jabatan. 3. Pelatihan Kegiatan pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan karyawan dalam melaksanakan pekerjaanya. 4. Pengembangan karier Kegiatan ini dilakukan agar dapat mencapai tujuan karier yang diinginkan berdasarkan kesempatan yang tersedia dalam perusahaan. 5. Perpindahan Jabatan Pelaksanaan perpindahan jabatan karyawan bertujuan untuk menempatkan sumber daya manusia pada posisi yang tepat sehingga dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja yang lebih tinggi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis dan mengidentifikasi masalah yang terjadi pada pengelolaan sumber daya manusia yang ada dan sistem informasi sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh The Sultan Hotel Jakarta. 2. Merancang dan memperbaiki sistem informasi sumber daya manusia yang sedang berjalan khususnya yang terkait dengan perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan, penilaian kinerja, pelatihan, pengembangan karier dan perpindahan jabatan.
5 Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Memberikan usulan-usulan perbaikan untuk mengatasi masalah yang terjadi pada pengelolaan sumber daya manusia dan membantu perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia yang tepat guna. 2. Membantu memudahkan pendataan dan pelaporan pihak manajemen dalam perekrutan, penyeleksian, penerimaan karyawan baru, penilaian kinerja, pelatihan, pengembangan karier serta perpindahan jabatan sehingga perusahaan mendapatkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam pengambilan keputusan. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini meliputi: a. Metode pengumpulan data 1. Studi kepustakaan dengan mempelajari buku-buku, literatur-literatur dan penelitian-penelitian sebelumnya dengan tujuan untuk memperoleh data sekunder yang berhubungan dengan topik ini. 2. Metode riset lapangan melalui : Wawancara dengan pihak HRD The Sultan Hotel Jakarta untuk mendapatkan informasi terhadap kondisi perusahaan untuk mengetahui kebutuhan perancangan sistem informasi sumber daya manusia. Observasi dengan meninjau dan mengamati langsung ke perusahaan mengenai hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem. Kuesioner yang dibagikan kepada karyawan The Sultan Hotel Jakarta untuk menganalisa kebutuhan perancangan sistem informasi sumber daya manusia.
6 Pengumpulan data yang berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, prosedur yang sedang berjalan dan dokumen-dokumen yang behubungan dengan penulisan. b. Metode analisis perusahaan Metode analisis perusahaan menggunakan Audit SDM untuk menilai aktivitas sumber daya manusia. c. Metode analisis dan perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan Mathiassen serta khusus untuk sequence diagram menggunakan Bennett. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan, terdiri dari lima bab, berikut ini adalah perincian singkat dari masing-masing bab : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini, memberikan penjelasan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan. Bab 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini, memberikan penjelasan mengenai teori-teori yang mendukung penulisan dan pedoman dalam perancangan sistem. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan membahas tentang latar belakang dan sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, sistem yang sedang berjalan saat ini, permasalahan dan usulan pemecahan masalah.
7 BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA THE SULTAN HOTEL JAKARTA Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design dengan pendekatan Mathiassen. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan membahas mengenai garis besar simpulan dari keseluruhan isi penulisan dan saran-saran yang merupakan tindak lanjut dari kesimpulan yang diperoleh.