BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan Ditinjau dari perkembangannya, perusahaan ini merupakan perusahaan group yang terdiri dari PT. Shinta Indah Jaya, PT. Sital Jaya dan PT. Sulindafin. Pada tahun 1971 berdirilah PT. Shinta Indah Jaya dengan modal pertama sebesar Rp. 1.040.000.000,00 yang bergerak di bidang pabrik kain atau polyster. Lokasi pertama perusahaan ini berada di Jalan Pintu Kecil Pasar Pagi, Jakarta Kota. Sejalan dengan pertumbuhan perusahaan, maka pada tahun 1975 diresmikan PT. Sital Jaya yang bergerak di bidang tekstil. Dalam waktu yang relatif singkat terbentuklah perusahaan baru agar lebih memantapkan usahanya yang diberi nama yaitu PT. Sulindafin. Perusahaan ini berdiri tepatnya pada tanggal 21 Januari 1979 berlokasi di Jalan Imam Bonjol No.133 Karawaci, Tangerang, Jawa Barat. Sedangkan kantor pusatnya terletak di Jalan Zainul Arifin Komplek Ketapang Indah Blok B1 Nomor 15-16 Jakarta. Bentuk dari PT. Sulindafin yaitu Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan peraturan Nomor IV/PPI/PMDN/1985 dan merupakan suatu perusahaan swasta nasional yang terdaftar di Departemen Kehakiman dengan surat Notaris Nomor 209/SK/5/1986. PT. Sulindafin mulai beroperasi tahun 1980 dengan produksi pertamanya adalah Polyster POY dan DTY. Sejalan dengan perkembangannya maka pada tahun 1986, CHIPS dan FIBER dipadukan secara vertikal dengan unit Poly Kondensasi.
7 Karyawannya yang berbakti hingga sekarang ini berjumlah kurang lebih 2.000 orang. Wilayah pemasarannya mencakup seluruh dunia baik dalam negeri maupun luar negeri seperti Eropa, Timur-Tengah, Asia termasuk Jepang, CIS, dan Amerika Serikat.. Perusahaan selalu menitikberatkan pada peningkatan disiplin di segala bidang, program pelatihan yang efektif untuk mendukung suksesnya program pengkaderan dan peningkatan karir, keselamatan kerja, mutu barang dan kepuasan pelanggan. 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antar bagianbagian komponen dan posisi dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi menspesifikasikan pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan, juga menunjukkan hirarki dan struktur wewenang organisasi. Adapun struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Sulindafin Tangerang selalu berubah-ubah disesuaikan dengan perkembangan perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi yang dimiliki perusahaan sekarang ini pembagiannya menjadi luas.
8 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Perusahaan 1. Presiden Direktur Dalam hubungan organisasi Presiden Direktur mengawasi langsung Direktur Produksi dan Engineering, Direktur Marketing dan Purchasing dan Direktur Keuangan dan Administrasi. Tugas dan tanggungjawab: a. Menjaga kontinuitas hidup dan perkembangan perusahaan dengan mempertahankan dan mengusahakan peningkatan kegiatan usaha. b. Merumuskan dan menetapkan rencana dan tujuan umum perusahaan, anggaran, kebijaksanaan-kebijaksanaan umum dan wewenang untuk divisi-divisi yang
9 dibawahinya, yang diperlukan sebagai pedoman di dalam menjalankan operasi perusahaan. c. Memeriksa, menganalisis dan mengevaluasi laporan-laporan berkala yang diterima baik dari unit organisasi PT. Sulindafin Tangerang maupun dari unitunit perusahaan yang lainnya dan mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan jika timbul masalah-masalah. d. Memelihara dan membina hubungan baik dengan instansi pemerintah, perbankan, rekanan dan pejabat-pejabat penting lainnya dalam dunia perdagangan, perindustrian, sosial dan kepemerintahan. 2. Direktur Keuangan dan Administrasi Bertanggungjawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam kegiatan keuangan, akuntansi, personalia dan umum sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. Dalam menjalankan tugas Direktur Keuangan dan Administrasi dibantu oleh dua orang penasehat yaitu Penasehat Keuangan dan Penasehat Akunting, yang tugasnya memberikan saran dan nasehat mengenai keuangan dan akunting. Direktur Keuangan dan Administrasi bertanggungjawab kepada Presiden Direktur dan dibantu oleh beberapa orang manajer dari tiap-tiap departemen, yaitu: a. Departemen Electronic Data Processing (EDP) b. Departemen General Affair (GA) c. Departemen Personalia
10 d. Departemen Umum e. Departemen Finance f. Departemen Accounting 3. Direktur Produksi dan Engineering Tugas Direktur Produksi dan Engineering adalah mengadakan hubungan langsung dengan manajer pabrik dalam masalah produksi perusahaan, juga masalah peralatan produksi, mesin produksi dan konstruksi perusahaan yang dibantu oleh beberapa orang manajer dari beberapa divisi, yaitu: a. Divisi produksi terdiri dari beberapa departemen, yaitu departemen quality contol laborat, production planning control, texturizing, staple fiber, spinning poy dan polymer. b. Divisi engineering terdiri dari beberapa departemen, yaitu departemen mechanic, electric, utility, civil dan ware house. 4. Direktur Marketing dan Purchasing Tugas Direktur Marketing dan Purchasing adalah di bidang pemasaran dan pembelian, setiap hasil produksi perusahaan di pasarkan baik ke dalam negeri maupun ke luar negeri (ekspor), juga menangani masalah pembelian peralatan produksi, mesin produksi dan kebutuhan yang berhubungan dengan produksi, Dalam menjalankan tugasnya Direktur Marketing dan Purchasing dibantu oleh beberapa orang manajer dari tiap-tiap departemen, yaitu departemen pembelian, penjualan dan spare part.
11 Dari uraian tersebut di atas, maka struktur organisasi PT. Sulindafin Tangerang adalah garis dan staf. Dimana setiap atasan berwenang memberi komando kepada bawahannya. Dalam sistem organisasi ini diharapkan bahwa setiap pimpinan atau pengawas memiliki suatu wawasan serta ilmu pengetahuan yang luas agar pimpinan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. 2.3 Struktur Sistem Manajemen Mutu Sistem Manajemen Mutu terdiri dari suatu tingkatan dokumen-dokumen. Gambar 2.2 Struktur Sistem Manajemen Mutu Manajemen sistem mutu didokumentasikan guna menunjang: Sasaran-sasaran, komunikasi, kebijakan, perencanaan dan pendataan Pemantauan arus informasi dan pengawasan yang dilakukan terhadap kegiatan Pencapaian mutu produk yang diperlukan secara konsisten Pengevaluasian sistem yang sesuai dan efektif Peningkatan pencapaian dalam proses dan hasil usaha dan memelihara semua perkembangan tersebut.
12 Pendokumentasian terdiri dari hal-hal sebagai berikut: Quality System Manual Menjelaskan sistem manajemen mutu perusahaan dan dihubungkan dengan prosedur mutu. Memberikan informasi umum pada sistem dan isinya, kebijakan mutu dan penjelasan ketentuan-ketentuan, organisasi dan tanggung jawab, serta Process Maps (Flow Charts) yang menjelaskan kegiatan di PT. Sulindafin dari awal sampai akhir. Quality Procedures Memberikan penjelasan terperinci dari kesimpulan tanggung jawab yang berlaku dalam ruang lingkup prosedur. Mendokumentasikan dan mendemonstrasikan komitmen terhadap kebijakan yang terletak di Pedoman Sistem Mutu. Menjelaskan kegiatan-kegiatan guna mencapai hasil proses. Menentukan tanggung-jawab pada tiap kegiatan. Menjelaskan kapan dan dimana kegiatan dilakukan. Mengidentifikasikan catatan-catatan yang diterbitkan. Work Instructions Dokumen ini menjelaskan metodologi dan kriteria pada penampilan dari pekerjaan yang spesifik di dalam suatu cakupan tanggung jawab, atau singkatnya memberikan uraian bagaimana suatu pekerjaan khusus harus dilakukan.
13 Documents & Records Catatan yang tertulis atau tercetak yang menunjukkan informasi yang tepat, dan form-form yang digunakan untuk memberikan catatan yang sesuai dengan Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja. Catatan mutu menyediakan bukti kesesuaian dan mendemonstrasikan kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditentukan dan Sistem Mutu Manajemen. Masa simpan disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku. Job Descriptions Menentukan tanggung-jawab, wewenang dan tugas untuk semua Departemen dari Manager sampai dengan Supervisor. Organization Chart Menentukan hubungan dari jabatan yang satu dengan yang lainnya. Daftar Induk Dokumen Daftar induk dokumen menunjukkan status revisi, lokasi atau pemegang dokumen terkendali.
14 2.4 Proses Bisnis Quality Management System RESOURCE MANAGEMENT Business Strategy DOCUMENT MANAGEMENT MAINTENANCE OF PLANT, EQUIPMENTS & FACILITIES Customer Processes Product Development Production Planning CONTINUAL IMPROVEMENT INFORMATION MANAGEMENT Purchasing Materials CALIBRATION MANAGEMENT Manufacturing Product Storage & Delivery INVOICE & COLLECT CASH Gambar 2.3 Proses Bisnis
15 CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM Customer MANAGEMENT RESPONSIBILITY -Business Strategy -Customer Process -Product Development -Purchasing Materials Customer RESOURCE MANAGEMENT -Maintenance of Plant -Equipments & Facilities -Document Management -Information Management MEASUREMENT, ANALYSIS AND IMPROVEMENT -Calibration Management Satisfaction PRODUCT REALIZATION Requirements Input -Manufacturing -Product Storage & Delivery PRODUCT Output Key : Value adding activities Information Flow Gambar 2.4 Continual Improvement of the Quality Management System Business Strategy : Menentukan tujuan yang jelas dan rencana untuk yang masa depan. : Dari identifikasi dan analisa perkembangan pasar masa lalu dan yang sekarang operating performance sampai dengan persetujuan business plan. : Direktur
16 Menganalisa Market Trends. Memperkirakan kebutuhan pelanggan saat ini dan selanjutnya. Membuat Rencana Usaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat. Tujuan usaha akan dikembangkan melalui pengorganisasian dan penampilan yang terukur terhadap semua kegiatan tersebut. Struktur organisasi akan ditinjau sesuai kebutuhan untuk meyakinkan kesesuaian selanjutnya dalam memenuhi kebutuhan. Pelaksanaan dan tanggung jawab akan ditetapkan lebih jelas. Quality Management System yang resmi akan ditetapkan. Customer Processes : Menetapkan dan mengindentifikasi kebutuhan pelanggan guna tercapainya kepuasan pelanggan. : Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan termasuk yang diperlukan tetapi tidak dinyatakan dan memenuhi persyaratan perundang-undangan. : Marketing Manager Menetapkan kebutuhan produksi yang ditentukan oleh pelanggan.
17 Menetapkan kebutuhan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diperlukan untuk maksud tertentu atas penggunaan tertentu. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan produk termasuk persyaratan perundang-undangan. Melaksanakan tinjauan terhadap permintaan-permintaan. Memasang dan memelihara sistem komunikasi dengan pelanggan. Product Development : Untuk meyakinkan bahwa rancangan produk sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. : Dari rancangan sampai pemrosesan input melalui peninjauan, verifikasi, validasi output dan perubahan yang diperlukan. : Manager R & D Menentukan dan mendokumentasikan input pengembangannya. Mendokumentasikan output pengembangannya. Melakukan verifikasi untuk meyakinkan bahwa output memenuhi persyaratan input. Melakukan validasi untuk mengkonfirmasikan bahwa hasil produksi memenuho tujuan yang telah ditentukan. Mengendalikan perubahan pengembangannya.
18 Production Planning : Untuk mengawasi bahan baku dan memastikan pengiriman pada tepat waktunya. : Mulai dari penerimaan order hingga pengiriman barang jadi. : Production Planning Manager Menentukan semua proses produksi dan yang terkait dengannya. Menguraikan bahan baku yang dibutuhkan kepada purchasing. Menerbitkan Rencana Produksi. Purchasing : Untuk meyakinkan bahwa Raw Material (bahan baku) yang dibeli sesuai dengan persyaratan. : Dari kegiatan evaluasi dan seleksi supplier sampai memonitor penunjukkan supplier. : Purchasing Manager Evaluasi dan seleksi pemasok. Dokumen pembelian yang memadai untuk meyakinkan persyaratan yang ditentukan dengan benar. Verifikasi produk yang dibeli bilamana dipersyaratkan.
19 Memonitor penunjukkan supplier. Manufacturing : Untuk mengendalikan proses pembuatan, mengoptimalkan kualitas dan kapasitas mesin serta meminimalkan produk yang tidak sesuai. : Mulai pemrosesan bahan baku hingga barang jadi yang siap untuk dikirimkan. : Production Manager Pengendalian proses. Identifikasi dan penelusuran produk. Memonitor dan pengukuran produk. Pengendalian ketidaksesuaian. Pemeliharaan produk selama proses produksi. Product Storage and Delivery : Untuk memastikan pemeliharaan produk selama penyimpanan dan pengiriman. : Semua bahan baku dan barang jadi : Logistic Manager
20 Penyediaan fasilitas penyimpanan yang memadai. Pengaturan pengiriman yang sesuai. SUPPORT PROCESS Resource Management : Untuk memastikan bahwa sumber-sumber yang memadai tersedia untuk mengimplementasikan dan meningkatkan proses Sistem Manajemen Mutu dan ditujukan untuk kepuasan pelanggan. : Penugasan personel, penetapan pelatihan, kesadaran dan kompetisi karyawan dan pengadaan fasilitas yang diperlukan. : Manager Personalia Mengidentifikasikan kompetensi yang dibutuhkan karyawan yang kegiatannya mempengaruhi mutu. Menyediakan pelatihan yang diperlukan. Evaluasi keefektifan pelatihan. Mempromosikan kesadaran antara karyawan tentang andil mereka terhadap sistem mutu. Mengidentifikasikan, menyediakan dan memelihara fasilitas yang diperlukan untuk tercapainya kesesuaian produk.
21 Mengidentifikasi dan mengelola Sumber Daya Manusia dan faktor fisik lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk. Document Management : Untuk mengawasi persetujuan, penerbutan dan perubahan pendokumentasian sistem mutu dan pengendalian catatan mutu. : Semua document internal maupun eksternal serta cacatancatatan mutu yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu. : Management Representative Untuk mengawasi persetujuan, penerbitan dan perubahan dokumen Sistem Manajemen Mutu. Untuk mengendalikan catatan mutu yang diperlukan guna memperagakan keefektifan sistem manajemen mutu. Maintenance of Plant, Equipment & Facilities : Untuk memelihara lingkungan kerja yang memadai serta memastikan kemampuan dan kesinambungan proses. : Seluruh mesin, peralatan serta fasilitas dan lingkungan pabrik yang kinerjanya mempengaruhi mutu produk perusahaan. : Maintenance Manager
22 Untuk mengoperasikan preventive maintenance program yang efektif. Memperkirakan suku cadang yang akan dipergunakan. Menganalisa kecenderungan pemeliharaan peralatan. Calibration Management : Untuk mengendalikan, mengkalibrasi dan memelihara alat pengujuan dan pengukuran yang diperlukan guna memperoleh kesesuaian produk terhadap persyaratan yang telah ditentukan. : Seluruh alat pengukur dan penguji yang dipakai untuk mengukur dan menguji kesesuaian produk. : Quality Assurance Manager, Instrument Manager & perijinan Untuk melaksanakan suatu program kalibrasi. Untuk mengawasi fasilitas kalibrasi di dalam perusahaan. Untuk mengendalikan pelayanan kalibrasi yang dilakukan oleh pemasok. Untuk memastikan bahwa semua kalibrasi dapat disetujui pada standar Nasional maupun Internasional yang ada. Laporan hasil kalibrasi.
23 Information Management : Untuk mengelola suatu sistem komunikasi yang efektif dan pelaksanaan key performance indicators. : Semua informasi internal yang diperlukan untuk memelihara dan meningkatkan mutu. : Management Representative Untuk melaksanakan suatu metode komunikasi internal yang efektif. Untuk menyediaka kepada karyawan hasil performance terhadap target yang telah ditentukan. Continual Improvement : Untuk meningkatkan keefektifan dari sistem manajemen mutu secara berkesinambungan. : Sistem Manajemen Mutu PT. SULINDAFIN : Management Representative Perencanaan pengembangan secara berkesinambungan. Pelaksanaan audit mutu internal. Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Analisa data.
24 Pelaksanaan tinjauan manajemen. 2.5 Bidang Usaha Perusahaan PT. Sulindafin Tangerang bergerak di bidang produksi yang menghasilkan produk, yaitu: a. Chips, yaitu polymer sintetis kering untuk bahan benang atau benang polyster. b. Staple fiber, yaitu serat sintetis dengan panjang tertentu atau seragam. c. Filament dan Textured, yaitu bahan untuk membuat benang. Dalam kemajuan industri tekstil di Indonesia dan kondisi persaingan yang ketat dalam memproduksi jenis produk tersebut, maka seluruh upaya dilakukan untuk dapat menghadapi kondisi yang demikian itu. Hal ini diwujudkan dengan pengadaan kebutuhan di dalam negeri dan di luar negeri. Kebutuhan tenaga ahli dan mesinnya didatangkan dari Jepang dan Jerman. Mesin-mesin yang digunakan umumnya bersifat semi otomatis dengan kapasitas chips sebanyak 60 ton per hari dan produksi filament-nya sebanyak 60 ton per hari. Saat ini PT. Sulindafin Tangerang merupakan pabrik polyster yang cukup besar di Indonesia. Keempat jenis produk yang dihasilkan oleh PT. Sulindafin Tangerang atas dasar pesanan dari langganan yang terdiri dari para pengusaha pertenunan dan pengusaha benang filament, yaitu para pengusaha dari dalam negeri maupun dari luar negeri. Kapasitas produksi PT. Sulindafin Tangerang kurang lebih 60.000 ton per tahun dan cukup baik di antara perusahaan yang ada di daerah Tangerang.
25 POLYESTER PRODUCTION PROCESS BLOCK DIAGRAM PTA EG SLURRY ESTERIFICATION POLYMERIZATION POLYMERIZATION CHIP CUTTING Direct Spinning CHIP DRYING Direct Spinning POLYESTER Chip Spinning FIBER SPINNING HIGH SPEED SPINNING CANING PRE ORIENTED YARN (POY) DRAWING CRIMPING DRAW DRAW TWISTER CUTING BALING DRAW TWISTER YARN FULL ORIENTED YARN (FOY) STAPLE FIBER (FSP) Ket : = RAW MATERIAL = PRODUCTS Gambar 2.4 Flow Chart Polyester Production Process
26 Kegiatan produksi yang dilakukan PT. Sulindafin Tangerang dalam memproduksi produknya secara garis besarnya adalah sebagai berikut: a. Esterifikasi polimerisasi pengumpalan pemotongan. b. Proses pemintalan atau spinning. c. Proses take up. d. Proses drawing crimping drying heat setting atau pemanasan awet. e. Proses cutting balling packing. 2.6 Sumber Daya Manusia 2.6.1 Jumlah Karyawan Jumlah karyawan PT. Sulindafin saat ini adalah 1786 orang, yang terbagi ke dalam 3 bagian: Karyawan kantor PPC = 6 orang Sales and Marketing = 15 orang Purchasing = 21 orang Accounting = 22 orang Finance = 19 orang Export Import = 14 orang Personalia = 8 orang Gudang bahan baku dan bahan jadi = 94 orang Umum Telkom = 16 orang Umum Kendaraan = 82 orang
27 Umum Rumah Tangga = 20 orang Satpam = 43 orang Karyawan produksi Texturizing = 489 orang Spinning = 223 orang Polymer = 62 orang Staple Fiber = 163 orang Karyawan engineering Laborat/QA = 73 orang Utility = 92 orang Mechanic = 207 orang Electric Instrument Diesel = 117 orang 2.6.2 Waktu Kerja Karyawan Jam kerja Karyawan dibedakan berdasarkan pembagian karyawan diatas, yaitu: Karyawan Kantor Hari kerja = Senin Jumat Waktu kerja = pk. 08.00 pk 17.00 Waktu istirahat = pk. 12.00 pk. 13.00
28 Karyawan Produksi Hari kerja = Senin Minggu Waktu kerja terbagi menjadi 3 shift: Shift 1 = pk. 07.00 pk. 15.00 Shift 2 = pk. 15.00 pk. 23.00 Shift 3 = pk. 23.00 pk. 07.00 Setiap karyawan produksi hanya bekerja 6 hari dalam 1 minggu, karena produksi di PT. Sulindafin dilakukan selama 24 jam/hari dan 7 hari/minggu, maka setiap karyawan produksi memiliki hari libur yang berbeda-beda (1 hari dalam 1 minggu). Waktu libur karyawan telah diatur agar tidak mengganggu sehingga produksi dapat terus berjalan setiap hari. Karyawan Engineering Hari kerja = Senin Minggu Waktu kerja terbagi menjadi 2 shift: Shift 1 = pk. 07.00 pk. 15.00 Shift 2 = pk. 15.00 pk. 23.00 Setiap karyawan engineering hanya bekerja 6 hari dalam 1 minggu, karena produksi di PT. Sulindafin dilakukan selama 24 jam/hari dan 7 hari/minggu, maka setiap karyawan engineering memiliki hari libur yang berbeda-beda (1 hari dalam 1 minggu). Waktu libur karyawan telah diatur agar tidak mengganggu sehingga produksi dapat terus berjalan setiap hari.